Wil je meer weten over je voorouders en verwanten, maar weet je niet goed hoe of waar te beginnen? Met een tool als MyHeritage kun je snel een beginnetje maken zonder stoffige archieven te hoeven doorpluizen. Op basis van overlappende stambomen, historische documenten en zelfs DNA-gegevens kun je je eigen familiestamboom uitbouwen.

Vroeger vereiste het opzetten van een uitgebreide familiestamboom intensieve rondgangen bij familieleden en tijdrovend speurwerk in onder meer bevolkingsregisters, de burgerlijke stand, het kadaster, en kerkelijke, notariële, en krantenarchieven. Dit kun je nog steeds doen, maar dankzij de wereldwijde digitalisering van veel archieven kun je, in combinatie met gebruiksvriendelijke en slimme software, veel tijd besparen.

Een lijst op Wikipedia toont aan dat er heel veel genealogische sites en tools zijn, maar in dit artikel focussen we op de software van MyHeritage. Deze heeft zo’n 100 miljoen geregistreerde gebruikers, samen goed voor 50 miljoen stambomen en bijna 6 miljard stamboomprofielen. Tegen betaling krijg je toegang tot meer dan 20 miljard historische gegevens – ook in Europa – en kun je je DNA laten analyseren voor het bepalen van je etnische afkomst, het ontdekken van verre familieleden en het detecteren van genetische defecten.

Aanmelden

Of je met de MyHeritage-software werkt via de desktopapplicatie (voor Windows en macOS), de mobiele app (beschikbaar in de appstores) of je browser: zonder aanmelding kom je niet ver. In dit artikel focussen we op de webapplicatie via de browser, omdat deze platformonafhankelijk is en hier alle functies beschikbaar zijn.

Wil je gratis (maar wel met beperkingen) aan de slag, surf dan naar www.myheritage.nl. Meld je aan met je Google- of Apple-account of vul de gevraagde gegevens in, zoals de naam van je ouders, en klik op Aan de slag.

Wil je direct met alle beschikbare functies aan de slag, ga dan voor de gratis proefperiode van 14 dagen. Je moet hierbij wel je betaalgegevens verstrekken. Zorg dat je op tijd annuleert als je verdere maandelijkse betalingen wilt vermijden (tot 21,58 euro per maand).

Verkenning

Na aanmelding kom je terecht in je persoonlijke dashboard. Rechtsboven kun je de interfacetaal aanpassen. Je vindt hier ook knoppen voor het Help Centrum (met FAQ’s) en het Kennisplatform met artikelen, webinars en instructievideo’s.

De knop KiesPremium is bedoeld voor het upgraden van je MyHeritage-account. Er zijn drie pakketten: Premium (5,75 euro per maand), PremiumPlus (10,75 euro per maand) en Compleet (13,25 euro per maand).

De gratis versie is beperkt tot 250 personen in je stamboom en je hebt geen toegang tot functies als Smart Matches, Instant Discoveries, Record Matches en volledige toegang tot de historische database. Upgraden naar een hoger pakket kan op elk moment. In dit artikel wordt duidelijk dat precies dergelijke functies je stamboom een flinke boost kunnen geven.

Informatiebeheer

Om persoonsinformatie aan te passen, open je Stamboom / Mijn stamboom en selecteer je de naam van de persoon. Klik op het potloodicoontje om de informatie te wijzigen of er iets aan toe te voegen. Wanneer je hier een e-mailadres invult, kun je contact opnemen met die persoon vanuit de app of hem/haar voor je site uitnodigen.

Klik op Bewerk meer voor een venster waarin je nog meer gegevens kunt toevoegen, zoals Contactinformatie, Beroepen en Bronvermeldingen. Klik zeker ook op Al mijn feiten en vervolgens op Voeg nog een feit toe. Er duiken nu diverse feitencategorieën op, zoals Overlijden, Onderwijs en Militaire. Elke categorie bestaat uit diverse feittypes. Bij Overlijden bijvoorbeeld zijn dit onder meer Begrafenisceremonie, Herdenking en Testament. Afhankelijk van het type verschijnt er een aangepast invoervenster.

Bij overleden personen komt in het profiel de knop AI Biography maken beschikbaar. Een ingebouwde OpenAI-module zorgt dan voor een biografie op basis van de gegeven informatie, die ook in pdf-formaat wordt doorgemaild (lees hier meer over in de paragraaf ‘Matching’).

Media en AI

Verder is het mogelijk foto’s en video’s te uploaden. Selecteer een profiel en klik in het profielpaneel bij Foto’s en video’s op Voegtoe. Je kunt nu mediabestanden selecteren. Standaard worden alle geüploade media met de profielnaam getagd.

Je vindt deze media terug in het menu Foto’s, waar je bij Personen alleen de media van een specifiek persoon kunt bekijken. In dit menu vind je ook handige tools zoals Foto’s inkleuren, waarmee je met AI zwart-witfoto’s kunt laten inkleuren. Met Verbeter foto’s optimaliseer je onscherpe of bekraste foto’s en met Foto’s animeren breng je gezichten in familiefoto’s tot leven.

En er is nog meer AI: via DeepStory breng je een close-up van een overleden persoon tot leven. De persoon vertelt namelijk een levensverhaal op basis van ingevoerde tekst en afbeeldingen (vooralsnog niet met de eigen stem).

Naast mediabestanden is het ook mogelijk documenten uit allerlei bronnen te uploaden. Ga hiervoor naar Stamboom en kies Meer / Bronnen. Vul de benodigde gegevens in zoals Brontitel en upload het gewenste bestand. Je kunt deze documenten op elk moment bekijken, personen eraan koppelen, en trefwoorden en notities toevoegen. Met een gratis account heb je 500 MB cloudopslag tot je beschikking.

Nieuwe profielen

Je kunt ook nieuwe profielen aan je stamboom toevoegen. Dit kan rechtstreeks vanuit de stamboom door op het plusknopje bij een profiel te klikken of via Voeg toe in het profielpaneel.

Er verschijnt nu een schema waarin je de verwantschap aanduidt, zoals Vader toevoegen, Partner toevoegen of Zus toevoegen. Nadat je de gegevens hebt ingevuld, neemt het nieuwe profiel de juiste plek in je stamboom in. Op deze manier kun je je stamboom verder uitbreiden. Via Meer in het profielpaneel kun je een persoon verwijderen of verbinden met een al toegevoegd persoon.

Weergave en afdruk

Naarmate je stamboom groeit, kan de weergave minder overzichtelijk worden. Met de knopjes rechtsonder kun je snel in- en uitzoomen en via kleurcodering de profielen langs moeders- en vaderszijde herkennen.

Met de knoppen rechtsboven kun je de weergave aanpassen en snel schakelen tussen de familie-, stamboom-, waaier- en lijstweergave. Een zoekfunctie helpt je snel de gewenste persoon te vinden, en via het tandwielpictogram kun je diverse stamboomvoorkeuren instellen.

Handig is ook Start / Familiestatistieken. Dit biedt je in één oogopslag interessante informatie over de profielen in je stamboom, zoals relaties, woonplaatsen en leeftijden. Wil je dit op papier afdrukken, ga dan naar Stamboom / Printdiagrammen & boeken. Bij Diagramopties kies je het type, zoals Naaste familie of Familieboek, en de stijl. Veel meer instellingen vind je bij Geavanceerdeaanpassingsopties. Kort na het klikken op Maak diagram ontvang je een mail met het pdf-bestand, waarna je het zelf kunt afdrukken.

Matching

De eerder genoemde AI-biografie bevat naast historische context en een etymologische verklaring van de achternaamnaam mogelijk ook informatie over familieleden die je zelf niet in je stamboom had opgenomen. Dit lijkt vreemd, maar komt doordat MyHeritage, op basis van gegevens als naam en geboorte- of sterfdatum, die persoon met eventuele verwanten in andere stambomen heeft gevonden.

Het vinden van profielovereenkomsten tussen stambomen zijn de zogeheten ‘Smart Matches’. Hoe meer profielen je toevoegt, hoe groter de kans op zulke matches. Soms wordt een profiel in een historische bron gevonden: dit is een ‘Record Match’.

Je vindt deze matches in het menu Ontdekkingen, via Matches per persoon of Matchesper bron. Is er een match gevonden, klik dan op Beoordeel [x] match(es). Als het om dezelfde persoon gaat, klik op Bevestig Match en kies Haal informatie handmatig op of klik op Bewaar in stamboom of Sla opin uw stamboom om nieuwe of verbeterde informatie automatisch in je stamboom op te nemen. Het is niet uitgesloten dat er langs deze weg ook andere profielen of hele takken aan je eigen stambomen kunnen worden gekoppeld. Meestal krijg je dan ook de gelegenheid contact op te nemen met de beheerder van de betreffende stamboom.

Het kan ook gebeuren dat er in je stamboom een gele indicatie ‘Ontdekking!’ verschijnt (ook bereikbaar via Ontdekkingen / Instant Discoveries), wat inhoudt er op basis van een match in een andere stamboom een tak werd gevonden die je zo aan je eigen stamboom kunt hangen. Je kunt deze dan altijd openen in je stamboom door op het icoontje met de twee blokjes te klikken.

Onderzoek

MyHeritage kan voor zijn record matches putten uit een database van wel 20 miljard records. Met het juiste account kun je deze bronnen ook zelf raadplegen vanuit het menu Onderzoek. Hier vind je items als Geboorte,huwelijk en overlijden, Volkstellingsgegevens, Kranten en Immigratiegegevens. Je kunt hier ook Verzamelingencatalogus openen om gericht te zoeken in zo’n 7400 gerubriceerde collecties. Een trefwoord als Nederland bijvoorbeeld leverde 49 collecties op met miljoenen records.

Een andere manier om historische records te doorzoeken is via Zoek in alle gegevens, waar je op het tabblad Doorzoeken op diverse criteria kunt filteren (klik op +Meer voor extra filters). Het tabblad Chatten laat je zelfs een AI-chatbot bevragen die toegang heeft tot de beschikbare historische records.

Privacy-instellingen

Dat MyHeritage vaak zo snel en zo veel informatie uit stambomen van medegebruikers weet op te vissen is best leuk, maar betekent dit dat anderen ook zomaar je eigen stamboom kunnen bekijken en hieruit gegevens kunnen halen? Tot op zekere hoogte wel, maar je bepaalt gelukkig zelf wat mag en kan.

Klik op je eigen naam rechtsboven, en kies Mijn privacy. We raden je aan alle onderdelen door te nemen, waaronder Mijn lidmaatschapsvoorkeuren. Bekijk zeker de onderdelen Toegang en Inhoud. Misschien wil je hier wel de opties Stagasten toe om beperkte informatie in mijn site te bekijken of Sta siteleden toe om inhoudop de site te plaatsen uitschakelen. Het is namelijk mogelijk om andere leden een uitnodiging voor deelname aan je stamboom te versturen. Je vindt deze optie bij Start / Familie uitnodigen.

Verder is het handig bij Mijn stamboom ook even te klikken op het tandwielpictogram (rechts) en bij Meer acties naar de opties Privacy instelling van de stamboom en Bevoegdhedenom de stamboom te wijzigen te kijken. Stel ook hier alles naar wens in.

DNA-procedure

Naast Instant Discoveries, Smart Matches en Record Matches biedt MyHeritage nog een andere mogelijkheid om je stamboom uit te breiden: een DNA-analyse (standaardprijs 89 euro, op het moment van schrijven 39 euro).

Je ontvangt per post een testkit met een activatiecode waarmee je je op www.myheritage.nl/dna/activate registreert. Met een wattenstaafje strijk je langs de binnenkant van je wangen en dit stuur je in een kleine flacon met je code terug. Na enkele weken ontvang je een bericht van ontvangst, en nog een paar weken later krijg je een melding dat het lab aan je DNA-analyse begint. Enkele dagen later kun je je resultaten bekijken vanuit je MyHeritage-applicatie.

We kunnen ons voorstellen dat dit vragen oproept met betrekking tot je privacy. Margaux Stelman, pr-manager bij MyHeritage, verzekerde ons dat overeenkomstig hun officiële privacybeleid DNA-data onder geen enkele voorwaarde aan derden worden doorgegeven. Gebruikers kunnen ook altijd vragen om verwijdering van hun data. De analyses worden uitgevoerd in Texas, in een laboratorium met CLIA-certificering en CAP-accreditatie, en alle data worden met meerdere encryptielagen opgeslagen.

Het is aan jou om te beoordelen of dit voldoende geruststelling biedt.

DNA-resultaten

Om je DNA-resultaten te bekijken, open je het menu DNA en kies je Overzicht. Klik hier bijvoorbeeld op Bekijk de volledigeschatting bij Geschatte etniciteit om je etnische afkomst op een wereldkaart te zien. Klik op DNA Matches om de stambomen van de profielen te bekijken die een bepaald DNA-percentage met je delen, en om eventueel deze personen een bericht te sturen. Bij een ouder-kindrelatie is de gemiddelde DNA-overeenkomst 50%, maar bij een derdegraadsrelatie is dat bijvoorbeeld 12,5%, volgens de formule: (1/2)^n × 100, waarbij n het aantal stappen in de genealogische relatie is (ouder-kind = 1, grootouder-kleinkind = 2 enzovoort). Bij een achterneef (vierdegraads) zou dit nog (1/2)^4 × 100 = 6,25% zijn.

Bij elke match zie je de hoeveelheid gedeelde DNA, uitgedrukt in zowel percentage als cM (centimorgan). Hoe langer het grootste gedeelde segment, hoe nauwer de verwantschap normaliter is. Je kunt je matches tevens filteren op diverse criteria, zoals locaties, labels en relaties.

Afhankelijk van je aanvraag kun je bij DNA / Gezondheidsrapporten, na het invullen van je wachtwoord, de vastgestelde genetische risico’s en je dragerschapsstatus bekijken. Bij elk item kun je ook extra feedback opvragen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).