Maak je back-ups graag volgens de regels, maar wil je niet te veel betalen? Diensten als Google Drive en Dropbox bieden standaard al aardig wat cloudopslag voor niks. Zoek je extra ruimte, dan kun je bijvoorbeeld Hetzner Storage Box overwegen. Deze optie gaan we in dit artikel verkennen. We laten ook zien hoe je slim en efficiënt een back-up naar de cloud kunt maken.

Volgens de 3-2-1-regel hoor je drie kopieën van je data te hebben, waarvan twee lokaal op verschillende media maar ook één op een andere locatie. Dat systeem beschermt je bij diefstal, waterschade of brand. Hiervoor zijn meerdere opties. Bij veel data is een NAS ideaal. Bij een bescheiden dataset of voor een extra kopie van alleen de belangrijkste data is de cloud een prima bestemming. Je bent dan niet van anderen afhankelijk. Met de huidige hoge internetsnelheden en incrementele back-ups is dat ook voor grotere back-ups goed te doen, zeker als je het automatiseert. De cloudback-up is vaak een laatste redmiddel, dus je hoeft data niet vaak terug te halen.

Cloudopslag is tegenwoordig relatief goedkoop als je meerekent dat je geen aanschafkosten voor hardware en stroomkosten meer hebt. Je hebt bovendien geen onderhoudsperikelen én kunt makkelijk opschalen, zonder nieuwe investeringen te hoeven doen. De cloud groeit gewoon met je mee.

In dit artikel laten we zien hoe je een back-up naar de cloud kunt maken met relatief voordelige opslagopties en enkele handige tools. We gaan met Hetzner Storage Box aan de slag én benutten de gratis goedkope cloudopslag die je wellicht al hebt, zoals Dropbox en Google Drive. Als back-uptool gaan we Kopia gebruiken, maar ook Rclone komt aan bod, waar Kopia voor sommige opslagdiensten op leunt.

©Kanlaya - stock.adobe.com

Cloudopslag

1 Dropbox en co

Beschik je over bijvoorbeeld Dropbox, Google Drive of OneDrive, dan is die dienst zeker geschikt voor een back-up in de cloud. Ook veel tools werken ermee samen, waaronder Kopia. De ruimte is vaak wel beperkt. Bij Google Drive wordt de standaard 15 GB gedeeld tussen Drive, Gmail en Google Foto’s. Wel kun je dit tegen betaling uitbreiden met bijvoorbeeld 100 GB (€ 1,99/maand) of 2 TB (€ 9,99/maand). De genoemde prijzen zijn bij betaling per maand. Bij jaarlijkse betaling bespaar je ongeveer 20 procent. Bij zulke prijzen zijn ook alternatieven interessant, zoals Hetzner Storage Box, dat we in dit artikel gaan gebruiken naast Dropbox en co.

Google Drive deelt de opslag met onder meer Gmail en Google Foto’s.

2 Hetzner Storage Box

Voor betaalbare en flexibel toegankelijke cloudopslag nemen we een Storage Box van Hetzner als voorbeeld. De verschillende abonnementen kun je vinden op de website van Hetzner onder Storage / Storage Box. Wij kiezen 1 TB (€ 3,81/maand). Andere opties zijn bijvoorbeeld 5 TB (€ 12,97/maand) of 10 TB (€ 24,75/maand). Betalen kan onder meer via een SEPA-overschrijving, creditcard of PayPal. Er zijn geen eenmalige kosten en er worden ook geen kosten voor dataverkeer berekend. Bij opzegging betaal je alleen voor de periode waarin je de beschikking had over de dienst, wat dus ook een gedeelte van een maand kan zijn.

De grotere capaciteiten geven je meer snapshots, maar verder zijn de specificaties gelijk. Zulke snapshots zijn handig, omdat je in feite een momentopname van de hele inhoud van de Storage Box kunt maken, die je terug kunt zetten als de situatie daarom vraagt. Het staat overigens los van de snapshots die we zelf met Kopia gaan maken.

Overzicht met abonnementen en specificaties voor Hetzner Storage Box.

3 Aanvraag Storage Box

Het is handig om een account te maken als je dat nog niet hebt en daarna een aanvraag te starten voor de gewenste Storage Box. Hierbij kun je kiezen tussen een datacenter in Finland of Duitsland. Duitsland ligt voor Nederlanders het meest voor de hand. We raden aan om tweestapsverificatie aan te zetten voor je account. Dit kan direct na je aanvraag. Vrij snel na je aanvraag staat de cloudopslag voor je klaar. Je kunt hier op meerdere manieren toegang toe krijgen. De website toont een tabel met alle beschikbare protocollen voor toegang en enkele compatibele toepassingen, waaronder BorgBackup, Restic, Rclone en rsync.

Je kunt bij de aanvraag kiezen tussen een datacenter in Finland of Duitsland.

4 Toegang instellen

We gaan eerst naar Hetzner Robot voor het instellen van toegang en beheer van de opslag. Begin onder Storage Box data. Stel een nieuw sterk wachtwoord in via Reset password. Noteer dit direct: het wordt slechts eenmalig getoond.

We willen voor Kopia een sub-account gebruiken, waarvoor we eerst een eigen map moeten maken. Om dat te kunnen doen, is eerst toegang tot de opslag nodig. Hiervoor gaan we WebDAV onder Windows gebruiken. Zet daarom een vinkje bij WebDAV support. Noteer de gebruikersnaam achter User name. Ga in Windows naar Verkenner en dan Deze pc. Klik rechts op een lege plek en kies Een netwerklocatie toevoegen en dan Een aangepaste netwerklocatie selecteren. Vul het adres in, in de vorm https://gebruikersnaam.your-storagebox.de. Log daarna in met je gebruikersnaam en het zojuist ingestelde wachtwoord. Nu kun je als het goed is door de nog lege cloudopslag bladeren.

Via Hetzner Robot kun je je Storage Box beheren.

5 Sub-account maken

We willen zoals aangegeven Kopia via een sub-account gaan gebruiken met een eigen map. Het voordeel is dat Kopia met dat sub-account enkel toegang tot de bewuste map heeft, terwijl de hoofdgebruiker wel alle mappen kan benaderen. Maak daarvoor eerst een map in de via WebDAV gekoppelde opslag (bijvoorbeeld met de naam kopia). Maak daarna onder Sub-account een sub-account. Selecteer hierbij de zojuist gemaakte map. Zet vinkjes bij Allow SSH en External reachability voor toegang van buitenaf via ssh. Klik dan op Save. Noteer de gebruikersnaam en het wachtwoord.

We maken een sub-account waarmee gebruik van Kopia kan worden gemaakt.

Kopia

6 Compatibiliteit

We gaan in dit artikel actief met Kopia aan de slag, dat flexibel inzetbaar is en cross-platform, al richten we ons hier vooral op Windows. Je kunt een back-up naar lokale opslag of je netwerk maken, maar ook naar de cloud. Voor Hetzner Storage Box gaan we SFTP gebruiken. Voor Dropbox kiezen we Rclone als ‘back-end’ waar Kopia mee kan samenwerken. Diezelfde optie kun je gebruiken voor Google Drive of OneDrive. Belangrijk om te onthouden, is dat de locatie waar je back-ups bewaart repository worden genoemd. De back-ups zelf noemen we snapshots. Qua terminologie zijn er overigens veel overeenkomsten met andere tools, zoals Rclone Restic en BorgBackup.

Kopia ondersteunt talloze soorten opslag, zowel lokaal als in de cloud.

7 Snapshots bij Kopia

Een snapshot is een momentopname van de inhoud van je systeem. Je kunt in een repository meerdere snapshots maken, bijvoorbeeld één voor elke map. Zo’n snapshot is bij Kopia altijd incrementeel. Dat betekent dat bestanden maar één keer worden geüpload. Daarna worden alleen bestanden waarvan de inhoud is gewijzigd geüpload. Het werkt ook heel efficiënt voor grotere bestanden, omdat alleen de gewijzigde delen worden geüpload en dus niet het volledige bestand.

Als je een bestand hernoemt of verplaatst, herkent Kopia zelfs dat het bestand dezelfde inhoud heeft, waardoor het evenmin opnieuw hoeft te worden geüpload. Retentie zorgt dat meerdere versies in de tijd beschikbaar zijn. Kopia ondersteunt ook compressie en de-duplicatie. Compressie helpt om de omvang van de back-up te beperken, waardoor je wellicht wat aan opslagcapaciteit en dus geld kunt besparen. Standaard is compressie uitgeschakeld, maar je kunt deze instelling per snapshot aanpassen. Dankzij de-duplicatie, wat óók standaard is, wordt een bestand waarvan je meerdere kopieën hebt maar één keer in de back-up bewaard. Dit helpt om de benodigde opslagruimte verder te beperken.

Voorbeeld van snapshots die door Kopia zijn gemaakt.

8 Aan de slag met Kopia

Bij Kopia kun je kiezen tussen twee versies: cli en gui (zie kader). Niet iedereen werkt graag met een opdrachtprompt, waardoor we hier met de gui werken, ook wel KopiaUI genoemd. Op de pagina met releases vind je alle installatiebestanden hiervoor. Voor Windows kun je het installatieprogramma downloaden en uitvoeren (KopiaUI-Setup-0.17.0.exe) óf het zip-bestand (KopiaUI-0.17.0-win.zip) downloaden en uitpakken in een map, waarna je in die map KopiaUI.exe start.

Als je het programma start, wordt gevraagd om een eerste repository toe te voegen. We gaan eerst een lokale map als repository gebruiken. Daarna gaan we een repository inrichten bij Hetzner Storage Box en Dropbox (via Rclone). Je kunt binnen Kopia zonder problemen meerdere repository’s toevoegen en apart van elkaar gebruiken.

Via GitHub kun je de verschillende releases voor Kopia downloaden.

9 Lokale back-up

We beginnen met een back-up naar een lokale map. Dit is de eenvoudigste optie. Het kan overigens ook een netwerkschijf zijn die je onder Windows hebt gekoppeld. Kies op het beginscherm de optie Local Directory or NAS. Blader dan naar de map en kies Next. Nu wordt om een sterk wachtwoord gevraagd. Op basis van dat wachtwoord wordt de inhoud van de repository versleuteld. Het is zeer belangrijk dat je dit wachtwoord niet verliest.

Klik op Create Repository om de repository te maken. Je zult zien dat er al direct enkele bestanden worden gemaakt in de bewuste map die we als repository hebben aangewezen. Als voorbeeld gebruiken we de repository voor een back-up van een map met administratie. Je kunt ook snapshots voor andere mappen toevoegen aan dezelfde repository. Verander eventueel de naam van de repository. Ga daarvoor naar Repository, vul een passende naam in, zodat je weet dat dit de lokale map betreft en kies Update Description. Dat is handig als je straks meerdere repository’s hebt.

Als eerste kun je kiezen om wat voor soort repository het gaat.

10 Eerste snapshot maken

We gaan nu een eerste snapshot maken van een map met administratie. Ga daarvoor naar Snapshots en kies New Snapshot. Blader naar de gewenste map. Je kunt nu de beleidsregels aanpassen, ook wel policy’s genoemd. Zo regel je bijvoorbeeld hoe vaak een snapshot moet worden gemaakt, welke bestanden moeten worden uitgesloten, wat het retentiebeleid voor snapshots is en of compressie moet worden gebruikt. Voor nu accepteren we de standaardopties en kiezen Snapshot Now om de eerste snapshot te maken. Een volgende keer is een snapshot veel sneller gemaakt, omdat alleen de veranderingen worden geback-upt.

Via New Snapshot kun je ook voor andere mappen een snapshot maken met eigen beleidsregels die dan in dezelfde repository worden bewaard. Als je door de gemaakte snapshots bladert, kun je onder Start time op de datum en tijd van de snapshot klikken. Hierna zie je de optie Mount as Local Filesysteem. Daarmee koppel je de bewuste snapshot als lokaal bestandssysteem, zodat je door de volledige inhoud kunt bladeren. Gebruik eventueel een programma als WinMerge om eventueel mappen en bestanden met elkaar te vergelijken, waarbij je visueel de verschillen kunt zien.

Je kunt bladeren door gemaakte snapshots en ze als bestandssysteem koppelen.

11 Beleidsregels

We kijken nog in iets meer detail naar de beleidsregels. Je kunt ze aanpassen onder Snapshots, door in de kolom Actions op Policy te klikken. Wil je bijvoorbeeld compressie gebruiken, dan vouw je Compression uit en kies je achter Compression Algorithm voor bijvoorbeeld zstd, gzip of pgzip. Je kunt er ook voor kiezen om alleen bestanden met een bepaalde extensie te comprimeren, of bestandsextensies invullen die helemaal niet gecomprimeerd moeten worden. Onder Scheduling kun je kiezen hoe vaak de snapshot gemaakt moet worden. Omdat alleen veranderingen worden geback-upt, kun je prima een hogere frequentie kiezen, zoals elk uur. Merk op dat als je compressie inschakelt, alleen toekomstige gegevens worden gecomprimeerd. De bestaande gegevens blijven dus niet gecomprimeerd.

Via beleidsregels kun je bijvoorbeeld ervoor kiezen om compressie te gebruiken.

Kopia naar Storage Box

12 Back-up naar Storage Box

Voor een back-up naar Hetzner Storage Box met Kopia gaan we SFTP gebruiken. Dit staat voor Secure File Transfer Protocol. Met het protocol kun je via ssh (Secure Shell) bestanden uitwisselen tussen je systeem met bijvoorbeeld Windows en je opslag in de cloud. Hierbij wordt gebruikgemaakt van een versleutelde verbinding. Merk op dat de gegevens zelf dankzij de end-to-end-encryptie van Kopia natuurlijk al versleuteld zijn, maar extra versleuteling tijdens de overdracht kan natuurlijk nooit kwaad.

We gaan SFTP gebruiken voor toegang tot onze Hetzner Storage Box.

13 Verbinding via ssh

We gaan eerst een verbinding via ssh opzetten met OpenSSH, dat standaard deel uitmaakt van Windows. Open hiervoor een opdrachtprompt. Je kunt nu direct verbinding maken met het sub-account op de ssh-server van je Storage Box. Voor gebruiker u123456 is het eerste sub-account in principe u123456-sub1. Om met dit sub-account in te loggen via ssh geef je dan de volgende opdracht:

Accepteer de verbinding bij een melding over de authenticiteit van de host. Hiermee wordt de host toegevoegd aan het bestand met bekende hosts (known_hosts). Voer ook je wachtwoord in. Als het goed is, ben je hierna verbonden en zit je in je thuismap onder /home.

We testen eerst de verbinding via ssh via de opdrachtprompt.

14 Repository toevoegen

Voeg nu in Kopia een nieuwe repository toe voor de Storage Box via de optie SFTP Server. Hiervoor kun je rechts op het icoontje in de taakbalk klikken en kies je Connect to Another Repository. Vul de host (zoals u123456.your-storagebox.de), de gebruikersnaam van het sub-account (zoals u123456-sub1), het poortnummer 23 en wachtwoord in voor het sub-account. Bij Path vul je /home in. Bij Path to known_hosts File vul je het pad naar known_hosts van Windows in. Dit kun je opzoeken voor jouw gebruikersnaam in Verkenner onder C:\Users.

In de volgende stap kun je, als de verbinding lukt, een wachtwoord instellen voor de repository, net als hiervoor bij de lokale map. Het maken van een snapshot werkt op vergelijkbare wijze. Een back-up van 3,3 GB was met een rappe internetverbinding binnen vier minuten gemaakt en neemt online dankzij compressie ongeveer 2,1 GB in. Een volgende back-up gaat veel sneller, afhankelijk van de hoeveelheid wijzigingen. Je kunt via de WebDAV-koppeling volgen wat er in de map gebeurt.

Configureer de repository met de correcte gegevens van je Storage Box.

Kopia naar Dropbox

15 Back-up naar Dropbox

Kopia ondersteunt een back-up naar bijvoorbeeld Dropbox, Google Drive of OneDrive. Je kunt deze diensten gebruiken via Rclone. Kopia kent wel wat ondersteuning voor Google Drive, maar alleen in de CLI-versie. We beginnen met de installatie van Rclone. Ga daarvoor naar https://rclone.org/downloads/ en download het zip-bestand voor Windows. Pak het zip-bestand uit. Je hebt alleen het uitvoerbare bestand rclone.exe nodig. Je kunt dit naar C:\Windows\System32 kopiëren, zodat je er vanaf elke map toegang toe hebt.

Je kunt Rclone vanaf elke map in je systeem aanroepen.

16 Configuratiebestand maken

Open een opdrachtprompt en geef de opdracht rclone config. Er start een wizard. Kies daarin n voor een nieuwe remote. Vul een naam in, bijvoorbeeld dropbox, googledrive of onedrive. Je ziet nu een lijst met alle ondersteunde opslagdiensten, waar ook Dropbox, Google Drive en Microsoft OneDrive tussen staan. Vul het bijbehorende nummer in. Volg daarna de instructies voor autorisatie. Dit verschilt per opslagdienst.

Voor Dropbox is het eenvoudig. Je kunt zoals door de wizard ook wordt aangegeven de client_id en client_secret leeglaten. De geavanceerde configuratie kun je overslaan. Als je systeem een webbrowser heeft, kun je daarna automatisch autoriseren. In de browser hoef je alleen op Toestaan te klikken. Ga daarna terug naar de wizard. Kies y (yes) om de configuratie te bewaren en q (quit) om de tool te verlaten. Hiermee is de configuratie van Rclone al klaar, en kunnen we verder in Kopia.

Wil je zien hoe de configuratie eruitziet? De locatie van het bestand kun je achterhalen met rclone config file. Overigens is de configuratie van Google Drive iets lastiger. Je kunt eventueel de interne client_id gebruiken, maar is het aan te raden een eigen client_id te maken, voor betere prestaties. Voor de instructies kun je de link volgen die je krijgt te zien als je de stappen van de wizard doorloopt.

Kies de gewenste opslag voor je nieuwe repository, zoals Dropbox.

17 Kopia

In Kopia kun je nu een repository voor je cloudopslag maken via Rclone door de optie Rclone Remote te kiezen. Gebruik de naam die je eerder koos (zoals dropbox) en bedenk in welke map Kopia de bestanden moet gaan bewaren binnen je cloudopslag (bijvoorbeeld /kopia). Achter Rclone Remote Path vul je dan in dit geval simpelweg dropbox:/kopia in. Bij Rclone Executable Path kun je rclone.exe invullen, omdat het uitvoerbare bestand vanuit elke map kan worden aangeroepen. Hierna kun je snapshots gaan maken die in je cloudopslag zullen worden opgeslagen, zoals in dit voorbeeld het Dropbox-account. Merk op dat Rclone naast Dropbox, Google Drive en OneDrive ook andere opslagdiensten ondersteunt, maar die zijn niet allemaal getest in combinatie met Kopia.

De configuratie van Rclone voor Dropbox binnen Kopia is nu heel eenvoudig.

Met de Dreame H15 Pro Foamwash gaat het Chinese merk net een stapje verder als het om dweilen gaat, terwijl het de stofzuigprestaties niet laat overschaduwen. Ondanks dat pakt het merk niet elk probleem aan van het 699 euro kostende apparaat.

2025 is het jaar van de Dreame H15 Pro-serie, waarvan de Dreame H15 Pro Foamwash de meest recente versie is. Het is ook een van de duurdere modellen binnen deze reeks (waartoe onder meer ook de H15 Pro en H15 Mix behoren). Dit model richt zich vooral op de dweilfunctie en introduceert daarvoor een speciale foamkop. Deze kop spuit schuim op de vloer, waardoor hardnekkig vuil en uitwerpselen van huisdieren beter loskomen.

In de basis is dit nog steeds de vertrouwde H15 Pro, maar dan met een paar opvallende extra's. De Foamwash heeft net als het standaardmodel een robotarm die voorkomt dat muren nat worden en een ingebouwde wisser die de dweilborstel schoonhoudt. Je kunt het apparaat zowel rechtop als plat gebruiken, waardoor je ook moeiteloos onder banken en stoelen dweilt. Instellen en bedienen doe je eenvoudig via de Dreame-app.

©Wesley Akkerman

Dezelfde basis

Ook heb je er qua onderhoud bijna geen omkijken naar. Je plaats hem op de meegeleverde oplaadbasis, drukt op de knop voor zelfreiniging en vervolgens doet het apparaat de rest. Het maakt schoon met heet water en neemt de tijd voor het drogen, waardoor er geen nare geurtjes ontstaan. Je kunt alles zó instellen dat er om de zoveel tijd een extra schoonmaakbeurt wordt uitgevoerd, zodat je huis fris blijft en nare geurtjes geen kans krijgen.

Hoewel we over het algemeen positief zijn over de Dreame H15-serie, blijven er ook aandachtspunten. Net als bij het Pro-model zonder toevoeging, herkent dit model geen kabels en kan het die dus per ongeluk opzuigen. Tapijtherkenning ontbreekt eveneens, en water en vuil belanden samen in één opvangbak in plaats van apart. Bovendien zit de schoonwaterbak ondersteboven – en dat levert geregeld een kliederboel op.

©Wesley Akkerman

Unieke eigenschappen

In vergelijking met de H15 Pro en H15 Pro Heat biedt de Foamwash net wat meer zuigkracht, met 23.000 Pa. Ook heeft deze variant, net als de robotstofzuigers, een speciale borstel die korte metten maakt met (dieren)haren, zodat ze niet vast blijven zitten of zich ophopen tijdens het schoonmaken. Dat maakt dit apparaat een uitstekende optie voor mensen met huisdieren of lang haar (of allebei), vooral op harde vloeren.

Net zoals veel andere H15-versies biedt de Foamwash dus een unieke functie aan. Zoals gezegd kun je tijdens het schoonmaken een laagje schuim op de grond spuiten. Dit gaat heel soepel met een klein hendeltje dat onder je duim rust. Als je dat naar beneden duwt en kort ingedrukt houdt, spuit de stofzuigermond wat foam op de grond. Vervolgens ga je hier met de nat-droogstofzuiger overheen en maak je schoon zoals je dat ook zonder schuim zou doen.

©Wesley Akkerman

Met of zonder schuim

Maar waarom zou je dat doen? Nou, die extra schuimlaag kan twee dingen doen. Ten eerste helpt het schuim om nare geurtjes te verdoezelen en een frisse geur te verspreiden, waardoor je bijvoorbeeld geen last meer hebt van de geurtjes afkomstig van huisdierongelukjes. Daarnaast maakt het schuim grondiger schoon. Door wat extra schuim op een hardnekkige vlek te spuiten, verdwijnt die vaak sneller dan zonder foam.

Over het algemeen is de Dreame H15 Pro Foamwash al capabel genoeg om na één duw flink wat soorten vuil weg te halen. Denk dan aan sauzen, stof, brokjes, pap, appelmoes, noem maar op. In een enkel geval moet je er misschien een tweede keer overheen, maar dat is standaard voor dit soort machines. De grootste uitdaging blijft het aanpakken van aangekoekte vlekken. Vetvlekken op de grond naast het fornuis krijgt hij nog niet helemaal weg, maar vrijwel al het andere verdwijnt zonder moeite.

©Wesley Akkerman

Dreame H15 Pro Foamwash kopen?

Tijdens het gebruik merkten we dat de Dreame H15 Pro Foamwash dankzij de extra schuimfunctie goed presteert bij hardnekkige of opgedroogde vlekken. Je moet er soms wel een paar keer overheen gaan en bij elke beweging wat schuim laten vrijkomen, maar dat is precies waarom je dit apparaat in huis haalt. Het schuim weekt het vuil los, waardoor het na een paar bewegingen moeiteloos verdwijnt.

Tel daarbij op dat de Foamwash niet heel zwaar in de hand ligt, gemakkelijk over de vloer rijdt en redelijk flexibel is en je houdt een betrouwbare nat-droogcombinatie over die vuil sneller en beter weghaalt dan menig ander dweilstofzuiger. De prijs is vrij fors, maar met een goede aanbieding haal je een sterke allrounder in huis. Dat laagje schuim maakt echt verschil. Bovendien is de basis op orde, aangezien de H15 Pro het fundament vormt.

Microsoft 365 puilt uit van apps en functies, maar de meeste mensen beperken zich tot Outlook, Teams en Word. Daardoor blijven vele tools onbenut die je werkdag juist soepeler, creatiever en meetbaar productiever kunnen maken. In dit artikel bespreken we vijf minder bekende Microsoft-apps die al binnen enkele minuten tijdswinst opleveren.

We weten allemaal dat Microsoft 365 meer is dan alleen Word. Alleen zodra de mail is weggewerkt en de meeting is afgelopen, grijpen we automatisch terug naar onze vaste patronen. Zonde, want juist in die minder gebruikte apps zit de winst. Ze zijn al opgenomen in je licentie, vragen geen installatiestress en sluiten naadloos aan op de gegevens waarmee je toch al werkt.

Deze apps zijn eigenlijk nog je ongeopende gereedschapsladen voor onder meer snelle polls, interactieve presentaties en slim taakbeheer. We laten stap voor stap zien hoe je Forms, Sway, To Do, Whiteboard en Clipchamp inzet. Daarmee versnel je je routineklussen, trigger je je creativiteit en maak je het samenwerken leuker. Elk voorbeeld kun je in enkele minuten uitproberen, direct in de browser. Pak dus een kop koffie, open de app-launcher en ontdek wat er al klaarstaat om jouw werkdag soepeler te maken. 

Microsoft Forms: Instant enquêtes

Microsoft Forms is waarschijnlijk de snelste manier om feedback te verzamelen, maar weinig mensen weten dat de app standaard tot hun beschikking staat. Open Forms via de app-launcher of open de url en klik op Nieuw formulier. Geef je formulier een titel en beschrijving, druk op + en kies Keuze om meerkeuzevragen toe te voegen. Probeer ook eens de optie Likert nadat je een nieuwe vraag toevoegt met het plusje. Hiermee kun je verschillende vragen en antwoordopties combineren in een handige tabel.

Klik na het invoeren van al je vragen bovenaan op Voorbeeld om het resultaat te testen in de desktop- en de mobiele weergave. Zodra alles klopt, gebruik je Antwoorden verzamelen en selecteer je Koppeling kopiëren. Binnenkomende antwoorden vind je onder Antwoorden weergeven, waar je met één klik op Resultaten openen in Excel een realtime gekoppeld werkblad krijgt. Zo voeg je data toe aan bestaande dashboards zonder handmatige import. Daarmee is Forms een handige tool om snel data in een Excel-sheet te krijgen.

Sway: Interactief en meetbaar

Sway is Microsofts digitale canvas waarmee je in een handomdraai een interactieve presentatie, nieuwsbrief of rapport publiceert, zonder ook maar één dia te ontwerpen. Klik in de app-launcher op Sway (of ga naar de browserversie) en selecteer Nieuwe maken. Je start met een lege Verhaallijn waarin elke kaart een inhoudsblok vertegenwoordigt. Typ een titel, druk op Enter en klik op + om tekst, afbeeldingen of video toe te voegen. Wanneer je bij Media kiest voor Zoeken, haalt de app rechtenvrije beelden uit Bing Image Search en slaat deze meteen op in de presentatie.

Open vervolgens het rechtervenster Ontwerpen via de knop linksboven en klik op Stijlen. Met het vergrootglas-pictogram pas je lettertype en kleuren aan. De knop Remix! draait het complete ontwerp net zo lang tot het fris oogt. Druk op Afspelen om de verticale of horizontale scrolrichting te testen. Door bovenaan Delen te kiezen en de optie Invoegcode ophalen te kopiëren, plaats je de presentatie in SharePoint of op een externe site. Zo verruil je de statische dia’s voor dynamische, mobielvriendelijke verhalen voor elk publiek.

Een Sway-presentatie wordt pas echt interessant wanneer je interactiviteit toevoegt. Klik in de verhaallijn op + en kies Groep; selecteer vervolgens Stapel om een stapel kaarten te maken. Gebruik Groep / Vergelijking als je een effect wilt, bijvoorbeeld om productfeatures te onthullen.

Heb je alles gepubliceerd, ga dan naar het dashboard en open je project. Klik rechtsboven op Analyse. Hier zie je leestijd, scroltempo en de hoeveelheid tegels die zijn bekeken. Als te weinig lezers het einde halen, experimenteer dan met kortere tekstkaarten of een extra accentkleur via Stijlen. Door deze datagedreven tweaks te herhalen, optimaliseer je je verhaal op een vergelijkbare manier als A/B-testen in marketing, maar zonder ingewikkelde tools of code.

To Do: dagelijkse focus

Microsoft To Do lijkt op het eerste gezicht een takenlijst, maar de app bevat krachtige functies om afleidingen te minimaliseren. Start de dag in Mijn dag en klik op Taak toevoegen en vervolgens op Toevoegen, zodat ze in de dagplanning verschijnen. Klik vervolgens op een taak en stel via het bel-pictogram een herinnering in, bijvoorbeeld tien minuten voor je vergadering. Gebruik bij grotere projecten de functie Stap toevoegen om subtaken te definiëren, zodat je progressie ziet zonder het hoofdticket af te vinken. Door consequent prioriteiten en vervaldatums in te vullen, ontstaat een realtime dashboard dat je minder tijd kost dan een handmatig bijgehouden spreadsheet.

Whiteboard: virtueel brainstormen

Microsoft Whiteboard verandert elk toestel in een gedeeld canvas waarop je samen met anderen realtime schetst, post-its plakt en processen visualiseert. Klik op Nieuw whiteboard; er verschijnt een leeg bord voor iedereen die je ervoor uitnodigt. Klik onderaan op Notitie of notitieraster toevoegen om digitale sticky’s te plaatsen en druk na iedere regel op Ctrl+Enter voor een nieuwe kaart. Gebruik vervolgens Reacties en selecteer het smiley-pictogram om stemmen uit te brengen zonder de flow te onderbreken.

Wil je structuur aanbrengen, open dan het pictogram Sjablonen en selecteer bijvoorbeeld Kanban of SWOT. Sleep de sjabloon naar het bord en laat collega’s hun bestaande notities erin gooien. Als iemand liever tekent, activeer je de pennen onderaan. Na de sessie klik je op Instellingen / Exporteren / Afbeelding om het resultaat van je brainstorm te downloaden.

Clipchamp: snel sociale video’s maken

Clipchamp is Microsofts video-editor waarmee je zonder zware software toch professionele filmpjes in elkaar zet. De app staat standaard geïnstalleerd in Windows 11. Meld je aan met je account, en kies welk soort video’s je wilt gaan maken.

Klik op Een nieuwe video maken en kies het gewenste beeldformaat, bijvoorbeeld 16:9 voor YouTube of 9:16 voor Instagram Reels. Sleep vervolgens je ruwe beelden naar het mediaveld of importeer rechtstreeks vanaf OneDrive. Trek een clip op de tijdlijn, selecteer hem en druk op S om het fragment exact op de cursor te splitsen. Gebruik de knop Tekst aan de linkerkant en selecteer een sjabloon om de video van je eigen tekst te voorzien.

Voor dynamische overgangen klik je tussen twee clips op Overgang toevoegen, in de rechterzijbalk vind je verschillende opties. Klaar? Druk rechtsboven op Exporteren en zet de dropdown op 1080p voor de beste balans tussen scherpte en bestandsgrootte. Dankzij directe upload naar OneDrive kun je de clip meteen delen in Teams zonder extra handelingen of mails.

Maak meer impact!

Je hoeft dus geen nieuwe software te kopen om sneller, creatiever en datagedreven te werken. Forms levert je in vijf minuten bruikbare inzichten op, zeker wanneer je de antwoorden via Power Automate omzet in acties. Sway vervangt statische dia’s door responsive verhalen die zich aanpassen aan elk scherm. Met To Do combineer je persoonlijke focus en teamtaken zonder dubbelwerk. Met Whiteboard kun je intuïtief brainstormen, terwijl Clipchamp binnen de browser video’s produceert die klaar zijn voor sociale kanalen. Door deze minder bekende onderdelen slim in te zetten, verhoog je de productiviteit én de betrokkenheid zonder een cent extra.