De Fritz!Box 7590 is het nieuwe topmodel van de Duitse fabrikant AVM. Dit apparaat slechts een modemrouter noemen is het tekortdoen, want het is tegelijk een telefonieserver, dect-basisstation, mediaserver, hub voor ‘home automation’ én een wifi-mesh in één apparaat. Lees hier onze Fritz!Box 7590 review.

De Fritz!Box 7590 is het nieuwe topmodel van de Duitse fabrikant AVM. Deze wifi-router annex xdsl-modem ondersteunt de allernieuwste standaarden. Het volledig van kunststof vervaardigde apparaat heeft een nieuw design: overwegend ivoorwit met een rood accentje aan de achterkant. Het rood-grijze design van zijn vorige generatie routers heeft de Duitse fabrikant AVM laten vallen. Persoonlijk vinden we het nieuwe jasje mooier dan het vorige. Het past ook beter in een modern kantoor of hedendaagse huiskamer.

De AVM Fritz!Box 7590 is een draadloze dualband-router met 4x4:4 multi-user mimo (mu-mimo). De bruto wifi-snelheden bedragen 1.733 Mbit/s in de 5GHz-frequentie en 800 Mbit/s in de 2,4GHz-frequentie. Daarnaast is het ook een xdsl-modem die de snelle vdsl-standaard ‘supervectoring profiel 35b’ ondersteunt tot een snelheid van maximaal 300 Mbit/s.

Gebruikers met een adsl- of vdsl-internetaansluiting kunnen de Fritz!Box als modem gebruiken en sparen op die manier één apparaat uit. Andere gebruikers kunnen een aparte glasvezel- of kabelmodem koppelen aan de blauwe gigabit-wan-poort op de achterkant. Dat geldt ook voor gebruikers met een adsl-gateway waarvan de provider de inloginformatie niet beschikbaar stelt. De Fritz!Box werkt dan zoals elke andere wifi-router.

Functies en poorten

Deze modemrouter functioneert tegelijk als dect-basisstation en telefonieserver waarmee je analoge-, digitale- en internet-telefonie door elkaar gebruikt met bestaande dect-telefoons of met de apart verkrijgbare dect-telefoons van AVM zelf. Een digitaal antwoordapparaat met voice-to-mail is ingebouwd; je kunt tot vijf aparte antwoordapparaten inrichten.

Ook een fax-functie met e-mail forwarding is van de partij. Het dect-basisstation kan verder de apart verkrijgbare dect-stekkers van AVM bedienen, waarmee je allerlei functies in huis automatiseert, zoals verlichting of verwarming.

©PXimport

De AVM Fritz!Box 7590 heeft acht antennes, maar daar zie je aan de buitenkant niets van: alle antennes zijn onzichtbaar aan de binnenkant gemonteerd. Op de zijkant zit een usb3.0-poort, een tweede exemplaar zit achterop. Daar bevinden zich ook de vier gigabit-ethernetpoorten en een aparte gigabit-wan-poort, iets dat tot nu toe op de meeste routers van AVM ontbrak.

Verder heeft het apparaat naast twee analoge en één digitale zwarte telefoonaansluitingen een grijze dsl-poort. Ten slotte zit er aan de zijkant nog een isdn-s0-bus.

Op de bovenkant bevinden zich vijf groene status-leds en drie drukknoppen, onder meer om het wifi-signaal uit te schakelen en om een wps-verbinding te initiëren. De leds dimmen automatisch, afhankelijk van de hoeveelheid omgevingslicht. Verder kun je drie helderheidsniveaus instellen. De toetsen op de Fritz!Box kunnen in de beheerinterface worden geblokkeerd om te verhinderen dat iemand al dan niet opzettelijk de instellingen wijzigt. Een aparte stroomknop ontbreekt echter.

Fritz!Box 7590 instellen

De verbindings- en inloggegevens vind je aan de onderzijde van het apparaat of je koppelt de router initieel direct aan je pc of switch en surft naar http://fritz.box. Er is ook een ‘nood-ip’ dat altijd werkt, namelijk 169.254.1.1. Allereerst dien je een taalkeuze te maken. Daarbij wordt nu eindelijk ook het Nederlands ondersteund. Vervolgens typ je het beheerwachtwoord in dat je aan de onderzijde vindt. Daarna kies je het land.

Ten slotte kies je het type dsl zoals je dat is medegedeeld door je provider. Dit kun je merkwaardig genoeg niet overslaan, zelfs al gebruik je een eigen internetmodem dat je op de wan-poort aansluit. Het duurt enkele minuten voordat het apparaat eventueel detecteert dat er geen dsl-lijn is aangesloten. Dan moet je het verstekwachtwoord nogmaals invullen, waarna de werkelijke installatiewizard verschijnt.

De installatie-wizard helpt je aan de hand van enkele simpele vragen bij de inrichting van het netwerk. Nu pas kun je bijvoorbeeld aangeven dat je geen dsl-aansluiting, maar netwerktoegang via een wan-aansluiting gebruikt. Het is overigens mogelijk om de instellingen over te nemen van een andere Fritz!Box of compatibel Speedport-apparaat waarvan een back-up is gemaakt.

Klein minpuntje: we moesten de router opnieuw starten om te kunnen inloggen met onze nieuwe instellingen, terwijl de wizard ons dat niet duidelijk maakte en liet doorschemeren dat we direct na het doorvoeren ervan aan de slag konden met het beheer. Zoiets kan behoorlijk verwarrend zijn voor een beginnende gebruiker.

©PXimport

Standaard hebben beide wifi-frequenties hetzelfde ssid; clients verbinden automatisch met het beste signaal. Deze router is ook klaar voor ‘mesh-networking’, maar om dat in te schakelen is een firmware-update nodig (zie verderop). Recente wifi-repeaters, Powerline-stekkers en routers van AVM werken daarna in combinatie met deze router als onderdeel van een zichzelf regelende wifi-mesh.

AVM heeft diverse mobiele apps beschikbaar, onder meer om de status van de verbinding te controleren en de snelheid te testen, of om de router en bepaalde netwerkonderdelen veilig via het internet te gebruiken. Overigens past de klassiek ogende, want volledig menu- en tabgestuurde webinterface ook perfect op het kleinere scherm van een mobiel of tablet.

Je kunt rechtstreeks naar deze webinterface surfen of de MyFRITZ!app-gebruiken. Met behulp van de MyFRITZ!-clouddienst bereik je de router en het achterliggende thuisnetwerk eenvoudig en veilig via het internet. Met FRITZ!App Fon verbind je smartphones via wifi met de FRITZ!Box en kun je ze als voip-telefoon gebruiken.

Praktijktest

Tijdens de volledige duur van de test werkte de router stabiel, zonder storingen in het wifi-signaal. We hoefden het apparaat niet één keer opnieuw te starten. Ook het telefoniegedeelte functioneerde evenwichtig. We koppelden en gebruikten probleemloos draadloze dect-telefoons van AVM, Gigaset en TopCom met zowel analoge als internettelefonie via sip.

De ingebouwde nas- en upnp-mediaservers zijn vooral nuttig voor wie nog geen aparte nas heeft. De usb-snelheid valt echter tegen; dat is een punt van kritiek. Gemeten via lan is de gemiddelde snelheid met 12,6 MB/s al niet denderend, draadloos gemeten valt die nog eens terug tot een ronduit slechte 3 MB/s gemiddeld. En dat is dan nog met de usb-poorten geconfigureerd met de snellere ‘power mode’; standaard zijn ze ingesteld op de ‘green mode’ die de boel terugschakelt naar een nog tragere usb2.0-snelheid.

Wel werken usb-apparaten als printers, scanners en opslagmedia optioneel ook via ‘usb remote connection’. Dan kun je ze op een aangesloten computer met aangepaste apparaatdrivers gebruiken alsof ze direct zijn aangesloten. Je regelt dat apart voor elke usb-poort; nas/media kun je op één poort en de directe verbinding op de tweede usb-poort gebruiken.

Handig is dat je op de router zelf abonnementen voor internetradio en podcasts kunt instellen die dan worden weergegeven op upnp-compatibele afspeelapparaten. De mediastreams kun je ook beluisteren op sommige dect-telefoons van AVM die over een analoge audiopoort beschikken, zoals de FRITZ!Fon C5 en C3. Dat kan dan helaas wel alleen in mono.

Fritz!Dect 200

Verder hebben we enkele slimme stekkers van AVM getest, zoals de Fritz!Dect 200. Daarmee schakel je elektrische apparatuur als boilers en verlichting in of uit en controleer je het verbruik. Dat lukt overigens niet alleen via de webinterface, maar ook via de mobiele app en zelfs via het schermpje van een gekoppelde dect-telefoon van AVM zelf. Bovendien werkt het overal ter wereld veilig via een internetverbinding als je de MyFritz!-dienst inschakelt.

Je schakelt elke stekker manueel in of uit, of je automatiseert de in- en uitschakeltijden volgens verschillende tijdsschema’s: dagelijks, per dag en per uur, toevallig, periodisch (beginnen op …), eenmalig, volgens zonsopgang en zonsondergang, of volgens een gedetailleerd schema dat je in Google Calendar programmeert. In de tab ‘Energy Display’ van het Smart Home-menu vind je gedetailleerde verbruiksgegevens van elke stekker.

(Lees verder onder de afbeelding)

©PXimport

Fritz!Box 7590 prestaties

Onze eerste indruk van deze rond een Intel (voorheen Lantiq) AnyWan GRX350-soc gebouwde modemrouter is zeer positief. De ingebruikname verloopt vlot en snel. De vele functies vergen wel enige aandacht, maar blijken in de praktijk eenvoudig te configureren en te gebruiken. De AVM Fritz!Box 7590 haalt in de gebruikte IPerf3-benchmark gemiddelde draadloze doorvoersnelheden van 377,5 Mbit/s in de 5GHz- en 107,5 Mbit/s in de 2,4GHz-wifi-frequenties.

In de 5GHz-frequentie is de Fritz!Box 7590 daarmee sneller dan de best presterende router in onze database met 48 recent geteste routers, namelijk de Synology RT1900ac, die in dezelfde benchmark een gemiddelde van 352,5 Mbit/s haalt. In de 2,4GHz-frequentie is de Fritz!Box 7590 trager dan de gemiddeld 175,5 Mbit/s scorende Synology RT1900ac. Beide routers hebben een vergelijkbaar bereik, maar de usb-poort van de Synology RT1900ac is in de gebruikte Parkdale-benchmark wel significant sneller dan die van de Fritz!Box 7590.

Functioneel biedt de router van AVM nog wat meer dan die van Synology, maar inzake gebruiksvriendelijkheid en kracht van het besturingssysteem doet de Synology het weer beter. In de praktijk is het moeilijk kiezen tussen deze twee geavanceerde routers, maar de extra telefonie- en ‘home automation’-functies geven de AVM Fritz!Box 7590 net dat duwtje om hem wat ons betreft uit te roepen tot de beste geavanceerde router die er vandaag te koop is. De eerder eveneens door ons besproken Synology RT1900ac is dan een nipte tweede.

©PXimport

De firmware van de Duitse versie van de Fritz!Box 7590 is voorzien van wifi-mesh-functies. Bij de door ons geteste internationale versie was de mesh-firmware tijdens de testperiode alleen beschikbaar in een zogenoemde ‘Fritz Lab’-versie, oftewel bètaversie. De officiële uitrol volgt ergens in het eerste kwartaal van 2018. We hebben de bètaversie van Fritz!OS enkele weken uitgeprobeerd en merkten eigenlijk weinig verschil met de actuele versie. De telefonie-, nas-, mediaserver- en thuisautomatiseringsfuncties werkten exact als voorheen.

De belangrijkste nieuwigheid is dat ‘Mesh Wifi’ voortaan de standaard manier van werken is voor het draadloze netwerk. Dat betekent in de praktijk dat alle gebruikte wifi-repeaters en Powerline-stekkers van AVM naadloos en automatisch worden opgenomen in hetzelfde, centraal via de router beheerde wifi-netwerk. Indien nodig wordt de firmware van de aangesloten stekkers automatisch vernieuwd, zodat de nieuwe mesh-functies beschikbaar worden.

Wij probeerden een en ander uit met de AVM Fritz!Wlan Repeater 1750E en AVM Fritz!Powerline 1000E. De firmware van de eerste werd automatisch vernieuwd; de Powerline had blijkbaar al de juiste ‘mesh’-compatibele firmware. Binnen enkele minuten was ons nieuwe mesh-wifi-netwerk in de lucht.

Als mesh-netwerk

Het Thuisnetwerkoverzicht toont een overzicht van de wifi-mesh en de eventuele updates van aangesloten stekkers die nog moeten worden uitgevoerd. Het volledige wifi-netwerk gebruikt één ssid, één security-instelling en wordt volledig centraal beheerd en aangestuurd. Stel je op de router bijvoorbeeld een nachtdienst in, waarbij het wifi-signaal wordt uitgeschakeld om stroom te besparen, dan zullen alle aangesloten stekkers zich daaraan houden. Op dezelfde manier kun je centraal het gastnetwerk inrichten.

Via ‘seamless roaming’ koppelen client-apparaten zich voor een zo optimaal mogelijk bereik en ontvangst automatisch aan het sterkste wifi-signaal. ‘Band steering’ duwt dualband-clients vanzelf in de richting van de minst drukke 5GHz-frequentieband. Op die manier optimaliseert het wifi-netwerk zich in een omgeving met veel draadloze apparaten helemaal zelf.

©PXimport

Toekomstige updates van de firmware gebeuren voortaan centraal. Nieuwe stekkers aan het mesh-netwerk toevoegen gebeurt met één druk op de wps- of Powerline-security-knop, waarna alle instellingen hetzelfde zijn als in de rest van het netwerk.

Mesh vereenvoudigt vooral het beheer van een groter wifi-netwerk. Het betreft een bètaversie, dus hecht niet te veel belang aan de benchmarks. Opvallend is dat het bereik verbetert, terwijl de draadloze prestaties niet dramatisch verslechteren. In de 2,4GHz-frequentie zijn die ongeveer hetzelfde (110 Mbit/s gemiddeld), terwijl ze in de 5GHz-frequentie iets terugvallen (afhankelijk van het gebruikte testapparaat 277,5 à 300 Mbit/s).

Conclusie

De AVM Fritz!Box 7590 presteert snel en is veel méér dan zomaar een wifi-router. De vele functies lijken overweldigend, maar werken in de praktijk gebruiksvriendelijk. Dit is geen goedkoop apparaat, maar het is evenmin de duurste wifi-router die je kunt kopen. Ben je in de markt voor een snelle wifi-router, dan is de Fritz!Box 7590 een goede kandidaat, zelfs puur als router bekeken. De vele andere functies krijg je er als het ware gratis bij, want zelfs veel duurdere concurrenten hebben die niet.

Toch: Eigenlijk heeft deze router geen echte concurrenten. Heb je het modemgedeelte niet nodig, dan zijn er andere geavanceerde routers op de markt. We vermeldden al de Synology RT1900ac, ook een router met eigenzinnige trekjes en een geavanceerd besturingssysteem. Die heeft intussen een broertje, de RT2600ac, wat betreft wifi-specificaties en kostprijs vergelijkbaar met de Fritz!Box 7590.

Maar geavanceerde routers zoals deze Synology’s of de duurdere apparaten van Asus, D-Link, Linksys, Netgear of TP-Link – die soms (veel) méér kosten dan de Fritz!Box – hebben geen mesh-functies. En de mesh-oplossingen van deze fabrikanten zijn functioneel minder uitgebreid dan die van de Fritz!Box 7590, terwijl ze soms veel duurder zijn. Misschien kan de aangekondigde Synology Mesh Router, die ook werkt met de RT2600ac, een waardige concurrent worden? De toekomst zal het uitwijzen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).