Het is het onderdeel van Windows waar we ongemerkt het meest naar kijken, maar ook het onderdeel dat we misschien wel het slechtst gebruiken: het Bureaublad. Je kunt er veel productiever mee omgaan. In dit artikel laten wij zien hoe.

Toon me je bureaublad en ik zeg wie je bent. Zowel een fysiek bureau als zijn digitale tegenhanger zegt veel over de gebruiker. Bij de een staat het Windows-logo er nog precies hetzelfde op als na de aanschaf, en bij de ander vechten tientallen snelkoppelingen en bestanden om een plekje. Behoor je tot laatstgenoemde categorie? Dan ben je in goed gezelschap. Lees in dat geval zeker verder om te zien hoe je in een paar stappen een opgeruimd bureaublad hebt én houdt.

De juiste resolutie instellen

Het is het eerste dat je ziet nadat je de pc opgestart hebt, en het is vaak ook het laatste dat je op een werkdag ziet voordat je je pc uitschakelt: het Bureaublad van Windows. Beter gebruik begint bij de juiste resolutie. Die bepaalt namelijk niet alleen hoe strak het geheel eruitziet, maar ook hoeveel ruimte er is om alle andere dingen te doen die in de rest van deze workshop volgen. De juiste resolutie stel je in door met de rechtermuisknop op het Bureaublad te klikken en te kiezen voor Beeldscherminstellingen. Open bij Beeldschermresolutie het dropdownmenu en kies een resolutie. Vaak wordt er een aanbevolen, probeer die als eerste, maar zeker niet als enige. Ook Windows zit er nog weleens naast, zeker bij grote schermen. Is de resolutie goed, maar de tekst te groot of te klein, pas deze dan aan door een andere Schaal te kiezen. Bij hoge resoluties kan 125% een prima keuze zijn.

Persoonlijke instellingen

Een persoonlijk tintje, zoals een fraaie achtergrond, helpt het saaie Bureaublad aantrekkelijker te maken. Klik wederom met de linkermuisknop op het Bureaublad en kies Aan persoonlijke voorkeur aanpassen / Achtergrond. Selecteer uit het dropdownmenu bij Achtergrond de optie Afbeelding als je één mooie foto hebt of kies voor Diavoorstelling en selecteer een map met afbeeldingen. Windows zal dan elke dertig minuten een foto uit die map als bureaubladachtergrond tonen. Die tijd kun je aanpassen, net als de manier waarop Windows een foto bijsnijdt of uitrekt om op het scherm te passen. Klik daarvoor achter Afbeelding aanpassen zodat deze op uw bureaublad past voor een uitklapmenu. De opties Vullen of Spreiden geven meestal het beste resultaat. Heb je geen eigen foto’s, kies dan Windows Spotlight. Windows plaatst dan een foto uit de fotobibliotheek van Microsoft op het Bureaublad.

Pictogrammen op het Bureaublad

Bij de Persoonlijke instellingen staat ook het onderdeel Thema’s. Daarmee verander je het uiterlijk van Windows radicaal, wij gebruiken het liever niet. Wel zit juist hier een nuttige optie verstopt, namelijk welke pictogrammen je op het Bureaublad wilt zien. Klik op Instellingen voor bureaubladpictogrammen en zet een vinkje bij de onderdelen waarvoor jij een snelkoppeling op het Bureaublad wilt hebben, zoals Computer en Prullenbak. Van de optie Thema’s mogen bureaubladpictogrammen wijzigen zijn we geen fan, die laten we uitgeschakeld. Sluit af met OK.

Veelgebruikte documenten

Het Bureaublad is er niet alleen om mooi te zijn, het moet vooral voor jouw productiviteit zorgen. Het mag best wat rommelig zijn, maar vooral moet alles wat je nodig hebt om lekker te werken, er te vinden zijn. En dat kan, want je kunt nagenoeg alles op het Bureaublad zetten. Documenten, koppelingen naar websites, mappen, foto’s, het kan allemaal. Een omslachtige manier is door met de rechtermuisknop op het Bureaublad te klikken en via Nieuw / Snelkoppeling een nieuwe snelkoppeling te maken naar een onderdeel of document dat je daarna selecteert. Veel makkelijker gaat het door het document of de koppeling van een site gewoon naar het Bureaublad te slepen en daar los te laten. Gebruik je bij het slepen de linkermuisknop, dan krijg je eerst nog de keuze uit Hierheen kopiëren, Hierheen verplaatsen of Hier een snelkoppeling maken. In het laatste geval blijft het document staan waar het staat, maar kun je het voortaan razendsnel openen via deze koppeling op het Bureaublad.

Het Bureaublad is een map

Dat dit allemaal kan, komt doordat het Bureaublad gewoon een map is. Net als Documenten en Afbeeldingen is er ook de map Bureaublad. In Windows Verkenner vind je het Bureaublad dan ook gewoon terug tussen de andere persoonlijke mappen. Plaats je via de Verkenner een document in de map Bureaublad, dan staat dat document dus ook gewoon op het Bureaublad. Je kunt dus bestanden of snelkoppelingen op het Bureaublad plaatsen door het in Windows Verkenner naar de map Bureaublad te verslepen.

Snel naar …

Wil je snel navigeren naar de harde schijf, het netwerk of OneDrive, dan kun je ook daarvoor eenvoudigweg koppelingen op het Bureaublad zetten. Het makkelijkste gaat dit door Windows Verkenner te starten in een niet-beeldvullend venster. Je ziet dus zowel het Bureaublad als de inhoud van de Verkenner. Selecteer nu met de muis een onderdeel in de Verkenner waar je via het Bureaublad snel naartoe wilt kunnen, en sleep die uit het venster van de Verkenner naar het Bureaublad en laat het daar los. Windows maakt dan automatisch een snelkoppeling naar dat onderdeel op het Bureaublad. Dat scheelt weer heel wat keren de Verkenner starten in de toekomst.

Als één niet genoeg is

Wil je privé en werk op je computer gescheiden houden, dan kun je in Windows voor elke activiteit een eigen bureaublad maken. Wat op het Bureaublad staat, zal hetzelfde blijven, maar de programma’s die je er opent, niet. Plaats de muis op het pictogram met de zwart-witte vensters op de Taakbalk. Je ziet dan een miniatuur van het huidige Bureaublad verschijnen, met ernaast een optie Nieuw bureaublad. Klik je daarop, dan heb je een leeg nieuw bureaublad gecreëerd. Hier kun je de programma’s openen die bij de taak horen die je op dat Bureaublad wilt uitvoeren. Om het overzichtelijker te maken, kun je elk Bureaublad een eigen naam en achtergrond geven. Klik met de rechtermuisknop op het miniatuur en kies Naam wijzigen en/of Achtergrond kiezen.

Extra hulp

Soms heb je net iets extra’s nodig wat Microsoft niet biedt. Een voorbeeld is Fences van Stardock. Het is niet gratis, maar je kunt het wel eerst uitproberen. Installeer de proefversie. Met Fences maak je doorzichtige gebieden op het Bureaublad zodat je daar zaken die bij elkaar horen in kunt opbergen. Voor een snel begin, kies je Begin met gebruik van Fences.Het programma maakt een aantal standaard ‘fences’ en ordent daarin de onderdelen van jouw Bureaublad. Het zet alle programma’s bij elkaar, alle mappen, documenten enzovoort. Om een categorie dicht te klappen, dubbelklik je op de titelbalk. Met een enkele klik op de titel, kun je die aanpassen. Een nieuwe categorie (fence) maak je eenvoudig door met de muis een rechthoek te trekken op het Bureaublad en te kiezen voor Een Fence hier creëren.

Taakbalk

De Taakbalk is een vast onderdeel op het Bureaublad. Het is handig om daar de belangrijkste programma’s neer te zetten, zodat je die direct kunt starten. Dat kan met elk willekeurig programma door erop te klikken met de rechtermuisknop en Aan de taakbalk vastmaken te kiezen.

Heb je familie of vrienden elders op de wereld wonen, of zijn ze voor langere tijd op vakantie, dan kan het voor jezelf handig zijn een tweede klok aan de taakbalk toe te voegen. Klik daarvoor met de rechtermuisknop op de klok en kies Datum en tijd aanpassen. Scrol naar beneden en klik op Extra klokken. Activeer de eerste klok en geef die een naam. Voeg eventueel nog een tweede klok toe. Bevestig met OK. Zet je nu de muis boven de klok, dan zie je altijd de lokale tijd én hoe laat het op de andere locatie(s) is.

Snelle instellingen bewerken

Er is nog een onderdeel op de Taakbalk die aandacht verdient, omdat het met enkele aanpassingen het Bureaublad beter maakt. Dit zijn de snelle instellingen, het onderdeel dat opent als je met de muis op een van de pictogrammen in het systeemvak klikt (de batterij, het volume of het netwerk). Wil je iets aan deze instellingen aanpassen, klik dan op het potlood. Alle huidige onderdelen krijgen nu een punaise met een streep erdoor. Klik je daarop, dan verdwijnt dat onderdeel uit het menu. Via Toevoegen kun je vervolgens een van de beschikbare functies toevoegen en zo de voor jou perfecte gereedschapskist maken, direct aan de rand van het Bureaublad.

Widgets aanpassen

Widgets zijn kleine brokjes informatie, vaak delen van een groter item dat dan elders op het internet te vinden is. Binnen Windows gebruikt Microsoft het om het actuele weer, het laatste nieuws en bijvoorbeeld de files op weg naar huis snel aan je te kunnen laten zien. Helemaal links op de Taakbalk vind je de knop voor de weergave van de widgets; die geeft standaard het weer weer. Plaats je de muis erboven, dan openen direct de widgets. Wel wil je natuurlijk dat je alleen items te zien krijgt die jouw interesse hebben. Om dit aan te passen, klik je rechtsboven iedere widget op de drie kleine puntjes. Je kunt dan je interesses beheren, items verwijderen of aanpassen, of een andere locatie opgeven waarvan je het weerbericht wilt zien. Ook kun je widgets groter of kleiner maken via de keuze Klein, Gemiddeld of Groot.

Vensters schikken

Gebruik je het Bureaublad actief, dan wil je ook meer grip hebben op de manier waarop vensters zich erop openen. Alles beeldvullend is niet meer handig, nu beeldschermen steeds groter worden. Gelukkig hebben de knoppen om een venster groter of kleiner te maken in Windows 11 meer opties gekregen. Plaats de muis maar eens boven de knop om het venster te maximaliseren, dan zul je zien dat er zes verschillende vensterindelingen verschijnen. Beweeg de muis over de verschillende opties en klik dan op de plaats in zo’n indeling waar jij het venster in beeld wilt hebben ten opzichte van het Bureaublad.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).