Als je bestanden wilt rondsturen via e-mail, loop je al snel tegen beperkingen aan. Bij de meeste e-maildiensten passen in de bijlage namelijk slechts enkele megabytes. Deel je liever grote bestanden via het web, dan moet je op zoek naar een andere oplossing.

Pc en notebook

Tip 01: Google Drive

De meeste internetproviders hanteren voor hun e-mailaccounts een bestandslimiet van vijf of tien megabyte. Hiermee lukt het nog net om een foto te verzenden, maar meer hoef je niet te verwachten. E-maildiensten zijn dan ook niet zo geschikt om omvangrijke bestanden te verspreiden. Een uitzondering hierop is Gmail. Deze dienst werkt namelijk naadloos samen met de online opslagdienst Google Drive.

Alle bestanden die je in Google Drive bewaart, deel je eenvoudig via Gmail. Op deze manier lukt het om maximaal 10 GB aan data te verzenden in één e-mail. Je zet eerst de gewenste bestanden online. Log in met je Google-account. Blader in Google Drive zo nodig naar de map waar je het bestand wil opslaan. Klik linksboven op het rode pictogram Uploaden (pijltje omhoog).

Geef aan of je losse bestanden of een complete map wil uploaden. Blader naar de juiste locatie op je pc en kies voor OK / Uploaden starten. In het voortgangsvenster zie je precies wanneer de bestanden online staan.

©PXimport

Tip 01 Bestanden die je naar Google Drive uploadt, deel je later gemakkelijk met vrienden.

Tip 02: Gmail

Zodra de bestanden eenmaal in Google Drive staan opgeslagen, verzend je eenvoudig downloadlinks naar andere personen. Je regelt dat met de e-maildienst Gmail. Ben je nog in Google Drive? Selecteer de gewenste bestanden of een volledige map. Klik daarna bovenaan op het pictogram Delen (poppetje met plusteken).

Het deelvenster verschijnt nu in beeld. Klik achter Link delen via op het logo van Gmail. Markeer de optie Iedereen met de link (aanbevolen). Hiermee zorg je ervoor dat ontvangers van de downloadlink zonder Google-account toegang hebben tot de bestanden. Gebruik de knop Delen via Gmail om een nieuw bericht op te maken. Typ één of meer e-mailadressen en maak er een persoonlijk berichtje van. Belangrijk is dat je de downloadlink laat staan.

Via Verzenden verstuur je de downloadlink naar de opgegeven e-mailadressen. Ontvangers hoeven alleen maar op deze url te klikken om de bestanden op hun pc te bewaren.

©PXimport

Tip 02 Je gebruikt Gmail om downloadlinks te verspreiden.

Tip 03: Skype

Het uitwisselen van bestanden hoeft niet via e-mail. Skype is bij uitstek geschikt om soepel grote bestanden tussen pc's uit te wisselen. Je hoeft namelijk alleen maar een chatgesprek met de juiste persoon te starten. Staat Skype nog niet op je pc? Surf dan naar www.skype.com en klik bovenaan op Downloads.

Via de groene knop Download Skype voor Windows-bureaublad installeer je het programma op je pc middels een exe-bestand. Je neemt hiervoor alle stappen in de installatiewizard door. Start Skype op en log in met je Skype-, Microsoft- of Facebook-account. Vervolgens controleer je of de luidsprekers, microfoon en webcam werken.

Overigens is dat alleen maar van belang wanneer je met het programma videogesprekken wil voeren. Kies voor Doorgaan en voeg eventueel een profielafbeelding toe. Klik daarna op Doorgaan / Skype starten. Klik in de contactenlijst op de persoon met wie je het bestand wil delen. Vanzelfsprekend heeft de ontvanger hiervoor ook Skype nodig. Er verschijnt een gespreksvenster op je scherm. Je sleept de bestanden vanuit Windows Verkenner naar het chatvenster.

Je gesprekspartner heeft nu de gelegenheid om de bestanden te downloaden naar zijn of haar pc. Houd er rekening mee dat het met Skype niet lukt om mappen te delen.

©PXimport

Tip 03 Bestanden die je wil delen, sleep je naar het gespreksvenster van Skype.

Tip 04: TeamViewer

Wil je bestanden delen met iemand die weinig kaas van computers heeft gegeten? Gebruik dan TeamViewer! Met dit programma neem je op afstand een pc van iemand over, waarna je de gewenste bestanden simpel op de harde schijf van diegene achterlaat. Wel dien je ervoor te zorgen dat er een klein programma op het systeem van je vriend actief is, zodat je pc in staat is om op afstand verbinding te maken.

Dit programma heet TeamViewer Quicksupport. Een installatie is niet nodig, want je vriend hoeft alleen maar tweemaal op het exe-bestand te klikken. Daarna verschijnen een ID en wachtwoord in beeld. Met deze gegevens lukt het om zo dadelijk de gewenste bestanden naar deze pc te verzenden. Hiervoor heb je TeamViewer All-In-One nodig. Dit programma download je naar je eigen systeem.

Prettig is dat er geen installatie vereist is. In het opstartvenster markeer je de onderdelen Alleen starten en privé, waarna je bevestigt met Accepteren - Voltooien.

©PXimport

Tip 04 Via een ID en wachtwoord neem je de pc van iemand anders over.

Tip 05: Bestanden droppen

Als TeamViewer QuickSupport op de pc van je vriend en TeamViewer All-In-One op je eigen computer zijn geopend, deel je gemakkelijk bestanden. Op je eigen pc vul je bij het onderdeel Computer op afstand bedienen het juiste ID in. Als je die niet weet, vraag je je vriend naar deze informatie. Verder markeer je de optie Bestandsoverdracht en klik je op Verbinden met partner.

Vul vervolgens het wachtwoord in. Via Aanmelden opent er een speciaal venster waarmee je bestanden van de ene naar de andere computer overhevelt. Links vind je de mappenstructuur op je huidige systeem, terwijl rechts alle mappen staan van de pc die je hebt overgenomen. Selecteer aan de linkerkant de map en/of bestanden die je wil delen. Blader in de rechterkolom naar de gewenste locatie waar je de data wil droppen.

Klik ten slotte bovenaan op Verzenden om de overdracht te starten. Er verschijnt een nieuw venster in beeld waarin je de voortgang kunt volgen.

©PXimport

Tip 05 Met TeamViewer bepaal je zelf in welke map je de bestanden neerzet op de pc van iemand anders.

Tip 06: Facebook

De Pipe-app maakt het mogelijk om via Facebook bestanden te delen. Handig, want waarschijnlijk zijn de meeste vrienden en familieleden lid van dit sociale netwerk. Even een filmpje of een compleet muziekalbum verzenden is dus snel geregeld. Houd er wel rekening mee dat de bestandslimiet beperkt is tot 1 GB.

Betreed de webpagina en log in met je Facebook-account. Klik daarna op Naar app gaan en Go to app. Via FRIENDS geef je aan naar welke persoon je een bestand wil sturen. Klik op de pijplijn om Windows Verkenner te openen. Selecteer het juiste bestand en bevestig met Openen. Zodra je kiest voor Send file to locker bewaart Pipe het bestand drie dagen in een online kluis. Je Facebook-vriend heeft deze periode de gelegenheid om de data naar zijn of haar pc te downloaden.

Is deze contactpersoon op precies hetzelfde moment online, dan kun je ook rechtstreeks delen. In dat geval typ je een persoonlijke boodschap van maximaal 140 tekens en klik je op Send File Now. Je ziet aan de pijplijn hoeveel tijd de overdracht in beslag neemt.

©PXimport

Tip 06 Deel bestanden met Facebook-vrienden via de Pipe-app.

Tip 07: BitTorrent Sync

Bittorrent is vooral bekend als downloadnetwerk voor populaire films, series en muziekalbums. Waarschijnlijk wist je niet dat je dit peer-to-peernetwerk net zo gemakkelijk gebruikt om in besloten kring de inhoud van een bepaalde map te delen. Zolang je geen auteursrechtelijk beschermde bestanden deelt, is daar overigens niets illegaals aan.

Bittorrent kent geen opslaglimiet. Ideaal dus om bijvoorbeeld zelfgemaakte films onder alle familieleden te verspreiden. Je gebruikt hiervoor het programma BitTorrent Sync. Ga naar de website en klik op de blauwe knop Get BitTorrent Sync. Voer het exe-bestand uit en klik op Next / Install om de installatie te voltooien. Bijzonder is dat het programma een zogeheten geheim (secret) koppelt aan de map die je wil delen. Eigenlijk is dat niets anders dan een codesleutel. Omdat je BitTorrent Sync waarschijnlijk voor het eerst gebruikt, kies je voor Standard Setup. Vink onderaan het selectiehokje aan en klik op Next. Geef aan welke map je wil delen.

Via Next verschijnt er een codesleutel in beeld. Hiermee geef je bekenden toegang tot dezelfde map. Klik nog een paar keer op Next om de gebruikersomgeving te openen.

©PXimport

Tip 07 Via een codesleutel hebben bekenden toegang tot de gedeelde map.

Tip 08: Gezamenlijke map

Met BitTorrent Sync creëer je in feite een gezamenlijke map. Alle bestanden die je hierin stopt, zijn automatisch ook voor genodigden zichtbaar. Onder het tabblad Folders bekijk je welke mappen er momenteel beschikbaar zijn om te delen. Via de knop Add a Sync Folder voeg je optioneel nog meer mappen toe. Deze optie is vooral handig wanneer je onder verschillende groepen bestanden wil verspreiden, bijvoorbeeld collega's, familie en vrienden.

Als je de gewenste bestanden in de juiste mappen hebt geplaatst, geef je de codesleutel aan vrienden. Klik met de rechtermuisknop op een mapnaam en kies voor Copy secret. Open vervolgens je e-mailprogramma en maak een nieuw bericht. Klik daarna opnieuw met je rechtermuisknop, waarna je kiest voor Plakken. Op deze manier verstuur je de codesleutel via e-mail naar de juiste contactpersonen. Het staat je overigens ook vrij om de codesleutel op een andere manier te geven. Overigens kunnen genodigden alleen de gezamenlijke map bereiken door ook BitTorrent Sync te installeren.

In het programma kiezen ze dan voor I have a secret. Na het invoeren van de juiste codesleutel belanden de bestanden uit de gezamenlijke map op de pc via het bittorrent-netwerk.

©PXimport

Tip 08 Met BitTorrent Sync creëer je een gezamenlijke map met je vrienden.

Tip 09: File Dropper

Wil je zonder moeilijk gedoe bestanden delen met vrienden? Via de webdienst File Dropper upload je eenvoudig maximaal 5 GB aan data. Vervolgens nodig je anderen uit om de bestanden te downloaden van de webserver.

Surf naar www.filedropper.com en klik op de knop Upload File. Selecteer het bestand op je harde schijf en bevestig met Openen. Bedenk goed dat je slechts één bestand tegelijk naar File Dropper kunt uploaden. Wanneer je een heleboel bestanden hebt klaarstaan, kun je hier het best een zip-archief van maken. Je regelt dat door alles in Windows Verkenner te selecteren. Vervolgens klik je met de rechtermuisknop op de selectie, waarna je kiest voor Kopiëren naar / Gecomprimeerde (gezipte) map.

Zodra File Dropper het bestand heeft verwerkt, verschijnt er een downloadlink in beeld. Die verspreid je eenvoudig onder vrienden. Je gebruikt hiervoor bijvoorbeeld e-mail, sociale netwerken of chatprogramma's.

©PXimport

Tip 09 File Dropper verbindt een downloadlink aan het bestand dat je wil delen.

Tip 10: MEGA

MEGA is een online opslagdienst waarmee je gratis enorme hoeveelheden data kunt delen. De opslaglimiet is namelijk 50 GB. Genoeg dus om bijvoorbeeld een zelfgemaakte blu-ray als downloadlink aan te bieden! Ga naar de website van MEGA en klik rechtsboven op Create Account. Vul je naam en e-mailadres in en bedenk een wachtwoord.

Vergeet daarnaast niet om onderaan een vinkje te zetten. Zodra je klikt op Create Account, hoef je het wachtwoord alleen nog maar per e-mail te bevestigen. Via Start Game creëer je middels muisbewegingen een unieke beveiligingssleutel voor je account. Klik na afloop op Proceed en kies in het volgende venster voor een gratis account. Klik vervolgens op Complete om je persoonlijke 'online harde schijf' te openen. Je gaat nu een bestand of map aan MEGA toevoegen. Hiervoor klik je respectievelijk op File Upload of Folder Upload. Selecteer de gewenste inhoud op je pc. Na een muisklik op OK plaatst MEGA alle bestanden op zijn server.

Delen is nu simpel: je klikt met de rechtermuisknop op een map of bestand. Kies voor Get link en de downloadlink verschijnt in beeld. Via Copy to clipboard plak je de url bijvoorbeeld in een e-mailprogramma om de data met bekenden te delen.

©PXimport

Tip 10 Vanuit MEGA maak je voor ieder bestand gemakkelijk een downloadlink.

Smartphone en tablet

Tip 11: Bluetooth

We bewaren steeds meer bestanden op mobiele apparaten. Denk maar aan alle kiekjes en filmpjes die je wellicht onderweg met het toestel maakt. Wil je iets met iemand delen? Als je je met deze persoon in dezelfde ruimte bevindt, wissel je via bluetooth eenvoudig data uit. Hierbij is het wel een voorwaarde dat beide toestellen dit draadloze protocol ondersteunen.

Allereerst zet je bluetooth aan. Dat werkt op ieder apparaat op een andere manier. Kijk hiervoor even in de instellingen en zoek naar andere bluetooth-apparaten. Zodra je het apparaat van je vriend of vriendin erbij ziet staan, tik je op de juiste naam. Met behulp van een sleutel creëer je tussen beide apparaten een draadloze verbinding. Open op je toestel het bestand dat je wil delen en kies voor de juiste optie.

Welke instelling je precies kiest, is afhankelijk van je toestel, maar de instructies spreken meestal voor zich. Via bluetooth hevel je nu eenvoudig grote hoeveelheden data over.

©PXimport

Tip 11 Via bluetooth wissel je op korte afstand grote bestanden uit tussen mobiele apparaten.

Tip 12: AirDrop

Bezitters van een Mac, iPad of iPhone wisselen bestanden uit via AirDrop. Voor mobiele Apple-apparaten is het wel een voorwaarde dat je het nieuwste besturingssysteem iOS 7 hebt geïnstalleerd. Verder werkt de functie alleen met apparaten die zich bij je toestel in de buurt bevinden. AirDrop gebruikt voor de overdracht namelijk bluetooth of een lokaal wifi-netwerk. Veeg op een iPhone of iPad vanaf de onderzijde van het scherm naar boven en tik op AirDrop.

Bepaal vervolgens of je de functie voor iedereen of alleen contactpersonen wil openstellen. Open nu een foto of filmpje op het mobiele toestel en druk op de deelknop (vierkantje met pijltje). Je ziet profielfoto's staan van iedereen of alleen je contactpersonen die momenteel in je buurt AirDrop hebben ingeschakeld.

Zodra je de gewenste naam aantikt, bied je het bestand aan. De ontvanger krijgt automatisch een pop-up te zien met het aangeboden bestand.

©PXimport

Tip 12 Als je een bestand via AirDrop ontvangt, duikt er vanzelf een pop-up op.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).