Als je bestanden wilt rondsturen via e-mail, loop je al snel tegen beperkingen aan. Bij de meeste e-maildiensten passen in de bijlage namelijk slechts enkele megabytes. Deel je liever grote bestanden via het web, dan moet je op zoek naar een andere oplossing.

Pc en notebook

Tip 01: Google Drive

De meeste internetproviders hanteren voor hun e-mailaccounts een bestandslimiet van vijf of tien megabyte. Hiermee lukt het nog net om een foto te verzenden, maar meer hoef je niet te verwachten. E-maildiensten zijn dan ook niet zo geschikt om omvangrijke bestanden te verspreiden. Een uitzondering hierop is Gmail. Deze dienst werkt namelijk naadloos samen met de online opslagdienst Google Drive.

Alle bestanden die je in Google Drive bewaart, deel je eenvoudig via Gmail. Op deze manier lukt het om maximaal 10 GB aan data te verzenden in één e-mail. Je zet eerst de gewenste bestanden online. Log in met je Google-account. Blader in Google Drive zo nodig naar de map waar je het bestand wil opslaan. Klik linksboven op het rode pictogram Uploaden (pijltje omhoog).

Geef aan of je losse bestanden of een complete map wil uploaden. Blader naar de juiste locatie op je pc en kies voor OK / Uploaden starten. In het voortgangsvenster zie je precies wanneer de bestanden online staan.

©PXimport

Tip 01 Bestanden die je naar Google Drive uploadt, deel je later gemakkelijk met vrienden.

Tip 02: Gmail

Zodra de bestanden eenmaal in Google Drive staan opgeslagen, verzend je eenvoudig downloadlinks naar andere personen. Je regelt dat met de e-maildienst Gmail. Ben je nog in Google Drive? Selecteer de gewenste bestanden of een volledige map. Klik daarna bovenaan op het pictogram Delen (poppetje met plusteken).

Het deelvenster verschijnt nu in beeld. Klik achter Link delen via op het logo van Gmail. Markeer de optie Iedereen met de link (aanbevolen). Hiermee zorg je ervoor dat ontvangers van de downloadlink zonder Google-account toegang hebben tot de bestanden. Gebruik de knop Delen via Gmail om een nieuw bericht op te maken. Typ één of meer e-mailadressen en maak er een persoonlijk berichtje van. Belangrijk is dat je de downloadlink laat staan.

Via Verzenden verstuur je de downloadlink naar de opgegeven e-mailadressen. Ontvangers hoeven alleen maar op deze url te klikken om de bestanden op hun pc te bewaren.

©PXimport

Tip 02 Je gebruikt Gmail om downloadlinks te verspreiden.

Tip 03: Skype

Het uitwisselen van bestanden hoeft niet via e-mail. Skype is bij uitstek geschikt om soepel grote bestanden tussen pc's uit te wisselen. Je hoeft namelijk alleen maar een chatgesprek met de juiste persoon te starten. Staat Skype nog niet op je pc? Surf dan naar www.skype.com en klik bovenaan op Downloads.

Via de groene knop Download Skype voor Windows-bureaublad installeer je het programma op je pc middels een exe-bestand. Je neemt hiervoor alle stappen in de installatiewizard door. Start Skype op en log in met je Skype-, Microsoft- of Facebook-account. Vervolgens controleer je of de luidsprekers, microfoon en webcam werken.

Overigens is dat alleen maar van belang wanneer je met het programma videogesprekken wil voeren. Kies voor Doorgaan en voeg eventueel een profielafbeelding toe. Klik daarna op Doorgaan / Skype starten. Klik in de contactenlijst op de persoon met wie je het bestand wil delen. Vanzelfsprekend heeft de ontvanger hiervoor ook Skype nodig. Er verschijnt een gespreksvenster op je scherm. Je sleept de bestanden vanuit Windows Verkenner naar het chatvenster.

Je gesprekspartner heeft nu de gelegenheid om de bestanden te downloaden naar zijn of haar pc. Houd er rekening mee dat het met Skype niet lukt om mappen te delen.

©PXimport

Tip 03 Bestanden die je wil delen, sleep je naar het gespreksvenster van Skype.

Tip 04: TeamViewer

Wil je bestanden delen met iemand die weinig kaas van computers heeft gegeten? Gebruik dan TeamViewer! Met dit programma neem je op afstand een pc van iemand over, waarna je de gewenste bestanden simpel op de harde schijf van diegene achterlaat. Wel dien je ervoor te zorgen dat er een klein programma op het systeem van je vriend actief is, zodat je pc in staat is om op afstand verbinding te maken.

Dit programma heet TeamViewer Quicksupport. Een installatie is niet nodig, want je vriend hoeft alleen maar tweemaal op het exe-bestand te klikken. Daarna verschijnen een ID en wachtwoord in beeld. Met deze gegevens lukt het om zo dadelijk de gewenste bestanden naar deze pc te verzenden. Hiervoor heb je TeamViewer All-In-One nodig. Dit programma download je naar je eigen systeem.

Prettig is dat er geen installatie vereist is. In het opstartvenster markeer je de onderdelen Alleen starten en privé, waarna je bevestigt met Accepteren - Voltooien.

©PXimport

Tip 04 Via een ID en wachtwoord neem je de pc van iemand anders over.

Tip 05: Bestanden droppen

Als TeamViewer QuickSupport op de pc van je vriend en TeamViewer All-In-One op je eigen computer zijn geopend, deel je gemakkelijk bestanden. Op je eigen pc vul je bij het onderdeel Computer op afstand bedienen het juiste ID in. Als je die niet weet, vraag je je vriend naar deze informatie. Verder markeer je de optie Bestandsoverdracht en klik je op Verbinden met partner.

Vul vervolgens het wachtwoord in. Via Aanmelden opent er een speciaal venster waarmee je bestanden van de ene naar de andere computer overhevelt. Links vind je de mappenstructuur op je huidige systeem, terwijl rechts alle mappen staan van de pc die je hebt overgenomen. Selecteer aan de linkerkant de map en/of bestanden die je wil delen. Blader in de rechterkolom naar de gewenste locatie waar je de data wil droppen.

Klik ten slotte bovenaan op Verzenden om de overdracht te starten. Er verschijnt een nieuw venster in beeld waarin je de voortgang kunt volgen.

©PXimport

Tip 05 Met TeamViewer bepaal je zelf in welke map je de bestanden neerzet op de pc van iemand anders.

Tip 06: Facebook

De Pipe-app maakt het mogelijk om via Facebook bestanden te delen. Handig, want waarschijnlijk zijn de meeste vrienden en familieleden lid van dit sociale netwerk. Even een filmpje of een compleet muziekalbum verzenden is dus snel geregeld. Houd er wel rekening mee dat de bestandslimiet beperkt is tot 1 GB.

Betreed de webpagina en log in met je Facebook-account. Klik daarna op Naar app gaan en Go to app. Via FRIENDS geef je aan naar welke persoon je een bestand wil sturen. Klik op de pijplijn om Windows Verkenner te openen. Selecteer het juiste bestand en bevestig met Openen. Zodra je kiest voor Send file to locker bewaart Pipe het bestand drie dagen in een online kluis. Je Facebook-vriend heeft deze periode de gelegenheid om de data naar zijn of haar pc te downloaden.

Is deze contactpersoon op precies hetzelfde moment online, dan kun je ook rechtstreeks delen. In dat geval typ je een persoonlijke boodschap van maximaal 140 tekens en klik je op Send File Now. Je ziet aan de pijplijn hoeveel tijd de overdracht in beslag neemt.

©PXimport

Tip 06 Deel bestanden met Facebook-vrienden via de Pipe-app.

Tip 07: BitTorrent Sync

Bittorrent is vooral bekend als downloadnetwerk voor populaire films, series en muziekalbums. Waarschijnlijk wist je niet dat je dit peer-to-peernetwerk net zo gemakkelijk gebruikt om in besloten kring de inhoud van een bepaalde map te delen. Zolang je geen auteursrechtelijk beschermde bestanden deelt, is daar overigens niets illegaals aan.

Bittorrent kent geen opslaglimiet. Ideaal dus om bijvoorbeeld zelfgemaakte films onder alle familieleden te verspreiden. Je gebruikt hiervoor het programma BitTorrent Sync. Ga naar de website en klik op de blauwe knop Get BitTorrent Sync. Voer het exe-bestand uit en klik op Next / Install om de installatie te voltooien. Bijzonder is dat het programma een zogeheten geheim (secret) koppelt aan de map die je wil delen. Eigenlijk is dat niets anders dan een codesleutel. Omdat je BitTorrent Sync waarschijnlijk voor het eerst gebruikt, kies je voor Standard Setup. Vink onderaan het selectiehokje aan en klik op Next. Geef aan welke map je wil delen.

Via Next verschijnt er een codesleutel in beeld. Hiermee geef je bekenden toegang tot dezelfde map. Klik nog een paar keer op Next om de gebruikersomgeving te openen.

©PXimport

Tip 07 Via een codesleutel hebben bekenden toegang tot de gedeelde map.

Tip 08: Gezamenlijke map

Met BitTorrent Sync creëer je in feite een gezamenlijke map. Alle bestanden die je hierin stopt, zijn automatisch ook voor genodigden zichtbaar. Onder het tabblad Folders bekijk je welke mappen er momenteel beschikbaar zijn om te delen. Via de knop Add a Sync Folder voeg je optioneel nog meer mappen toe. Deze optie is vooral handig wanneer je onder verschillende groepen bestanden wil verspreiden, bijvoorbeeld collega's, familie en vrienden.

Als je de gewenste bestanden in de juiste mappen hebt geplaatst, geef je de codesleutel aan vrienden. Klik met de rechtermuisknop op een mapnaam en kies voor Copy secret. Open vervolgens je e-mailprogramma en maak een nieuw bericht. Klik daarna opnieuw met je rechtermuisknop, waarna je kiest voor Plakken. Op deze manier verstuur je de codesleutel via e-mail naar de juiste contactpersonen. Het staat je overigens ook vrij om de codesleutel op een andere manier te geven. Overigens kunnen genodigden alleen de gezamenlijke map bereiken door ook BitTorrent Sync te installeren.

In het programma kiezen ze dan voor I have a secret. Na het invoeren van de juiste codesleutel belanden de bestanden uit de gezamenlijke map op de pc via het bittorrent-netwerk.

©PXimport

Tip 08 Met BitTorrent Sync creëer je een gezamenlijke map met je vrienden.

Tip 09: File Dropper

Wil je zonder moeilijk gedoe bestanden delen met vrienden? Via de webdienst File Dropper upload je eenvoudig maximaal 5 GB aan data. Vervolgens nodig je anderen uit om de bestanden te downloaden van de webserver.

Surf naar www.filedropper.com en klik op de knop Upload File. Selecteer het bestand op je harde schijf en bevestig met Openen. Bedenk goed dat je slechts één bestand tegelijk naar File Dropper kunt uploaden. Wanneer je een heleboel bestanden hebt klaarstaan, kun je hier het best een zip-archief van maken. Je regelt dat door alles in Windows Verkenner te selecteren. Vervolgens klik je met de rechtermuisknop op de selectie, waarna je kiest voor Kopiëren naar / Gecomprimeerde (gezipte) map.

Zodra File Dropper het bestand heeft verwerkt, verschijnt er een downloadlink in beeld. Die verspreid je eenvoudig onder vrienden. Je gebruikt hiervoor bijvoorbeeld e-mail, sociale netwerken of chatprogramma's.

©PXimport

Tip 09 File Dropper verbindt een downloadlink aan het bestand dat je wil delen.

Tip 10: MEGA

MEGA is een online opslagdienst waarmee je gratis enorme hoeveelheden data kunt delen. De opslaglimiet is namelijk 50 GB. Genoeg dus om bijvoorbeeld een zelfgemaakte blu-ray als downloadlink aan te bieden! Ga naar de website van MEGA en klik rechtsboven op Create Account. Vul je naam en e-mailadres in en bedenk een wachtwoord.

Vergeet daarnaast niet om onderaan een vinkje te zetten. Zodra je klikt op Create Account, hoef je het wachtwoord alleen nog maar per e-mail te bevestigen. Via Start Game creëer je middels muisbewegingen een unieke beveiligingssleutel voor je account. Klik na afloop op Proceed en kies in het volgende venster voor een gratis account. Klik vervolgens op Complete om je persoonlijke 'online harde schijf' te openen. Je gaat nu een bestand of map aan MEGA toevoegen. Hiervoor klik je respectievelijk op File Upload of Folder Upload. Selecteer de gewenste inhoud op je pc. Na een muisklik op OK plaatst MEGA alle bestanden op zijn server.

Delen is nu simpel: je klikt met de rechtermuisknop op een map of bestand. Kies voor Get link en de downloadlink verschijnt in beeld. Via Copy to clipboard plak je de url bijvoorbeeld in een e-mailprogramma om de data met bekenden te delen.

©PXimport

Tip 10 Vanuit MEGA maak je voor ieder bestand gemakkelijk een downloadlink.

Smartphone en tablet

Tip 11: Bluetooth

We bewaren steeds meer bestanden op mobiele apparaten. Denk maar aan alle kiekjes en filmpjes die je wellicht onderweg met het toestel maakt. Wil je iets met iemand delen? Als je je met deze persoon in dezelfde ruimte bevindt, wissel je via bluetooth eenvoudig data uit. Hierbij is het wel een voorwaarde dat beide toestellen dit draadloze protocol ondersteunen.

Allereerst zet je bluetooth aan. Dat werkt op ieder apparaat op een andere manier. Kijk hiervoor even in de instellingen en zoek naar andere bluetooth-apparaten. Zodra je het apparaat van je vriend of vriendin erbij ziet staan, tik je op de juiste naam. Met behulp van een sleutel creëer je tussen beide apparaten een draadloze verbinding. Open op je toestel het bestand dat je wil delen en kies voor de juiste optie.

Welke instelling je precies kiest, is afhankelijk van je toestel, maar de instructies spreken meestal voor zich. Via bluetooth hevel je nu eenvoudig grote hoeveelheden data over.

©PXimport

Tip 11 Via bluetooth wissel je op korte afstand grote bestanden uit tussen mobiele apparaten.

Tip 12: AirDrop

Bezitters van een Mac, iPad of iPhone wisselen bestanden uit via AirDrop. Voor mobiele Apple-apparaten is het wel een voorwaarde dat je het nieuwste besturingssysteem iOS 7 hebt geïnstalleerd. Verder werkt de functie alleen met apparaten die zich bij je toestel in de buurt bevinden. AirDrop gebruikt voor de overdracht namelijk bluetooth of een lokaal wifi-netwerk. Veeg op een iPhone of iPad vanaf de onderzijde van het scherm naar boven en tik op AirDrop.

Bepaal vervolgens of je de functie voor iedereen of alleen contactpersonen wil openstellen. Open nu een foto of filmpje op het mobiele toestel en druk op de deelknop (vierkantje met pijltje). Je ziet profielfoto's staan van iedereen of alleen je contactpersonen die momenteel in je buurt AirDrop hebben ingeschakeld.

Zodra je de gewenste naam aantikt, bied je het bestand aan. De ontvanger krijgt automatisch een pop-up te zien met het aangeboden bestand.

©PXimport

Tip 12 Als je een bestand via AirDrop ontvangt, duikt er vanzelf een pop-up op.

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).