Microsoft Office is nog altijd de populairste kantoorsuite en volgens velen ook de beste. Maar al dit fraais komt wel met een stevige prijs. WPS Office is een gratis alternatief voor Windows, Android en iOS, en - méér dan OpenOffice of LibreOffice - compatibel met de kantoorsuites van Microsoft.

Tip 01: WPS Office?

WPS Office, tot voor kort Kingsoft Office, is van Chinese origine. Het is een kantoorsuite waarbij niet alleen de documenten nagenoeg geheel compatibel zijn met die van Microsoft, maar waarbij ook de interface en functies duidelijk op die van MS Office zijn afgestemd. Wie Microsoft Office kent, zal zich in WPS dus snel thuis voelen. De suite bestaat uit drie grote onderdelen: Writer, Presentation en Spreadsheets en we hoeven je vast niet te vertellen waar die voor staan. Je kunt WPS Office voor Windows hier gratis downloaden en voor mobiele apparaten (Android en iOS) kun je terecht in de officiële app stores. Er is ook een betaalde versie van WPS Office, voor als je bijvoorbeeld macro-ondersteuning nodig hebt. Zie voor meer info het kader 'Gratis versus betaald'. Lees ook: 14 handige functies van Office 2013.

©PXimport

Tip 01 WPS Office, voor Windows, iOS en Android.

Gratis versus betaald

Op de website van WPS Office krijg je een overzicht van de belangrijkste verschillen tussen de gratis Personal Edition en de Business Edition. Nu is het wel zo dat je bij de installatie van de gratis editie alle functies van de betaalde variant kunt gebruiken, maar die pret is na 30 dagen voorbij. Na deze periode verschijnt een watermerk op je afgedrukte documenten en op de documenten die je van hieruit als pdf bewaart. Bewaren in doc, xls en ppt blijft mogelijk, maar docx, xlsx en pptx zitten er niet meer bij (deze laatste kun je echter wel nog openen). Je speelt ook de ondersteuning van VBA en macro's kwijt. Specifiek voor Writer verlies je de mogelijkheid tot mailmerge (verzendlijsten), bij Presentation val je terug op minder geavanceerde animaties en in Spreadsheets zoek je dan vergeefs naar geavanceerde formules en draaitabellen.

Vind je dit alles te restrictief, dan kun je op elk moment upgraden naar de Business Edition. Die kost circa 73 euro voor een levenslange licentie voor één pc, met onbeperkt gebruik op mobiele apparaten (wat nog altijd beduidend minder is dan MS Office).

Tip 02: Installatie

De installatie van de Windows-versie is rechttoe, rechtaan. Wel kun je in het startscherm de interfacetaal wijzigen, Nederlands zit er jammer genoeg niet bij (een Nederlandse spellingscontrole blijkt gelukkig wel mogelijk: zie tip 4). Via Change settings kun je onder meer het installatiepad wijzigen, aangeven of je WPS Office standaard aan de bestandstypes doc, xls en ppt wilt koppelen en of je documenten standaard in die formaten wilt bewaren. Met Install Now voltooi je de installatie in enkele ogenblikken. Op je bureaublad vind je de pictogrammen van de drie programmaonderdelen terug, maar in de programmagroep WPS Office tref je ook nog de map WPS Office Tools aan, met daarin WPS Office Configuration Tool. Geeft WPS Office ooit problemen, dan kun je in de configuratie-tool met een druk op de knop Start Repairing WPS Office reanimeren. Via de knop Advanced kun je onder meer de instellingen wijzigen die je wellicht eerder via Change Settings had aangepast.

Tip 03: Configuraties

Naast deze algemene configuratietool laat elk van de drie programmaonderdelen zich uiteraard ook uitgebreid instellen. Dat doe je via de gekleurde knop, uiterst links op de menubalk, waarna je Options aanklikt. Welke opties je hier precies te zien krijgt, hangt natuurlijk af van de module waar je op dat moment mee werkt (Writer, Presentation of Spreadsheets), maar bij de rubriek General and Save tref je in elk geval de mogelijkheid aan om de standaard opslaglocatie van documenten in te stellen of aan te geven hoe vaak je een automatische back-up van geopende documenten wilt. In de rubriek Security vind je een optie om het actuele document met een wachtwoord af te schermen. We raden je hoe dan ook aan alle rubrieken even te doorlopen: er zijn vast nog opties die je zelf interessant vindt.

©PXimport

Elke programmamodule beschikt over specifieke instellingsmogelijkheden.

Tip 04: Spelling

Zoals gezegd voorzien de makers van WPS Office vooralsnog niet in een Nederlandstalige interface; wel in een tiental andere talen. Omschakelen doe je via het knopje met de letter A, helemaal bovenaan rechts. Je kunt echter wel een Nederlandstalige spellingscontrole activeren. Dat gaat vrij eenvoudig: open het menu Review en klik uiterst links op de knop Spell Check, waarna je Set Language kiest. Er verschijnt een dialoogvenster waarin je onder meer Dutch terugvindt. Selecteer dit en klik op Set Default. Wanneer je nu de spellingscontrole start - dat kan ook met de sneltoets F7 - zal die met Nederlands overweg kunnen.

Correcte maar niet herkende woorden toevoegen kan ook: je kiest dan in het pop-upvenster van Spell Check voor Add to Dictionary. Of je klikt op CustomDictionaries om het woord in een eigen woordenboek op te nemen. Klik je vervolgens op Modify, dan voeg je het woord aan het woordenboek CUSTOM.DIC toe. Via de knop Add is het ook mogelijk eigen woordenboeken te creëren of van andere gebruikers te importeren. Die woordenboeken worden dan aan de Dictionary list toegevoegd: plaats er een vinkje voor als je wilt dat de spellingscontrole daar voortaan rekening mee houdt.

Tip 05: Cloudopslag

Met WPS Office kun je je documenten in de cloud bewaren. Handig, want op die manier krijg je ook toegang tot die documenten vanaf andere apparaten waarop je WPS Office hebt geïnstalleerd of via de website. Je moet die functie wel eerst even activeren. Dat kan op verschillende manieren. Eén ervan is vanuit het menu Special Features waar je vervolgens File Roaming en Use now aanklikt. Het venster van WPS Office Cloud verschijnt met de vraag om je aan te melden. Dat kan met je Google-, Facebook- of Twitter-account, maar (via Sign up) ook via een eigen WPS-account. Zodra je bent ingelogd, worden alle documenten die je in WPS Office opent, automatisch in de cloud bewaard. Voor een overzicht van die documenten druk je op de gekleurde programmaknop linksboven en open je het tabblad File Roaming, of je drukt in het Task Window op de knop Look up my File Roaming, aan de rechterzijde (dat paneel maak je zichtbaar vanuit het menu View).

Het moet gezegd: deze dienst bevindt zich nog in een bètastadium en dat valt soms te merken. Geopende documenten bleken tijdens onze tests niet altijd meteen in de cloud te belanden. Uiteraard: zodra je je afmeldt via het knopje Sign out bovenaan, stopt ook het uploaden naar de cloud.

©PXimport

Met 'file roaming' komen je documenten ook op andere apparaten beschikbaar.

Tip 06: Grafische opsmuk

De drie programmamodules bieden via het menu Insert heel wat opties aan voor het grafisch opleuken van je documenten. Je treft hier onder meer knoppen Shapes, WordArt, Screen Grab en Picture aan. Deze functies spreken wellicht voor zich, maar vooral bij de twee laatste vind je toch enkele leuke extra's terug die we graag even uitlichten.

Met Screen Grab maak je een rechthoekige schermuitsnede. Voordat je deze selectie als een plaatje aan je document toevoegt via de knop met het groene vinkje, kun je het nog op allerlei manieren annoteren en bewerken. Onder in het zwevende venster tref je namelijk een reeks knoppen aan waarmee je de uitsnede van extra objecten, tekst of penseelstreken voorziet.

Met de knop Picture voeg je logischerwijs een afbeelding aan je document toe. Vreemd is wel dat alleen de Writer-module je ook toelaat een afbeelding rechtstreeks via je scanner op te halen. Selecteer je een toegevoegde afbeelding, dan komt automatisch een knoppenbalk tevoorschijn waarmee het plaatje op allerlei manieren nog te bewerken is. Het is bijvoorbeeld mogelijk één kleur transparant te maken: dat doe je via Color / SetTransparent Color. Heb je veel afbeeldingen toegevoegd en wil je de bestandsgrootte wat beperken, maak dan gebruik van de knop Compress Pictures. Je verlaagt dan in één klap de resolutie van alle afbeeldingen via de optie Print (200 dpi) of Web/Screen (96 dpi).

©PXimport

WPS Office komt ook grafisch sterk uit de hoek.

Tip 07: Alinea's

Het gebeurt wellicht vaker dat je een alinea toch maar liever een andere lay-out meegeeft. De module Writer heeft in een functie voorzien die zo'n operatie minder bewerkelijk maakt. Klik met de muis op een willekeurige plaats in een alinea die je wilt bewerken. In de linkermarge duikt nu het pictogram Paragraph Layout op. Zie je dit pictogram niet? Open dan het menu Home en druk op het blauwe knopje Show/Hide Paragraph Layout.

Zodra je het pictogram aanklikt, kleurt de bijhorende alinea grijs en krijgt die zeven knopjes mee. Dat lijkt complex maar je hebt het meteen door: met de vier dubbele-pijlknoppen geef je de alinea aan de gekozen kant wat extra witruimte. Met de twee rechthoekjes aan de linkerkant laat je de eerste regel dan wel alle regels een aantal tekens inspringen. Met het kruisje rechtsboven verlaat je deze bewerkingsmodus weer.

©PXimport

Met 'Paragraph Layout' wijzig je het uitzicht van een alinea in een knip.

Tip 08: Tabellen

Een tabel toevoegen in Writer kan natuurlijk ook: dat doe je vanuit het menu Insert met de knop Table, waarna je meteen het aantal gewenste kolommen en rijen aanduidt, of je kiest Insert Table en je vult het gewenste aantal in. Een andere mogelijkheid is nog DrawTable, waarbij je rechtstreeks op je document de tabel uittekent. Stel nu dat je een reeks getallen in een aantal cellen hebt ingevuld, en daar wil je bepaalde berekeningen op uitvoeren. Selecteer de gewenste cellen met de muis, ga naar Table Tools en kies FastCalculation in de knoppenbalk. Je hoeft nu maar Sum, Average, Max of Min te selecteren en Writer vult in de cel(len) onder of rechts van je selectie respectievelijk de som, het gemiddelde, het grootste of het kleinste getal in.

Met de knop fx Formula zijn nog andere berekeningen mogelijk. Inspiratie hiervoor kun je opdoen in de module Spreadsheats. Eén voorbeeldje: vul je in het veld Formula de formule =COUNT(A1:A5) in, dan verschijnt in de geselecteerde cel het aantal getallen in het bereik tussen A1 en A5 (waarbij A naar de eerste kolom verwijst en 1 naar de eerste rij). Houd er wel rekening mee dat de berekende waarden in Writer 'statisch' zijn: pas je de invoerdata naderhand aan, dan wijzigt het eerder berekende resultaat niet automatisch mee.

©PXimport

Ook in tekstverwerker Writer kun je van formules gebruik maken.

Tip 09: Animatie

Voor echt veel animaties in de module Presentation moet je in de betaalde Business-editie zijn, maar in de gratis versie is wel het een en ander mogelijk. Je kunt bijvoorbeeld objecten langs een pad laten bewegen. Selecteer de gewenste afbeelding, open het menu Animation en selecteer Custom Animation. In het rechterpaneel klik je het pijltje naast Add Effects aan en kies je Motion Paths. Standaard verschijnen nu een zestal eenvoudige paden (zoals DiagonalDown Left en Up) maar de optie More MotionPaths voert je naar meer dan 50 andere paden, met speelse figuren als Heart, Diamond en Spiral Right. Zodra je met OK bevestigt, wordt de animatie in het rechterpaneel toegevoegd. Klik je hier het kleine pijltje aan, dan komen via Effect Options nog meer mogelijkheden tevoorschijn, zoals geluiden toevoegen of een meer geavanceerde timing instellen.

In principe kun je via de optie Draw Custom Path ook een eigen pad uittekenen. Het is ook mogelijk een geselecteerd of zelf uitgetekend pad aan te passen door het begin- en eindpunt (groene en rode pijlpunt) en de controlepunten te verplaatsen. Maar ... op onze testtoestellen (met Windows 10) bleek dat jammer genoeg niet goed te functioneren.

©PXimport

Laat je afbeeldingen de gekste capriolen maken ...

Tip 10: Opmaak

Volgens heel wat gebruikers is de module Spreadsheets het best uitgewerkte onderdeel van de WPS-suite. Er staan alvast heel wat krachtige formules voor je klaar - netjes gerubriceerd overigens - en we tellen ook enkele tientallen grafiektypes. Maar ook naar lay-out toe maakt Spreadsheets indruk. Zo kun je cellen afhankelijk van de inhoud een andere opmaak meegeven. Selecteer het gewenste celbereik, ga naar het menu Home en kies Format / Conditional Formatting. In het dialoogvenster leg je dan de voorwaarden voor de opmaak vast. Wil je bijvoorbeeld dat de cellen rood kleuren wanneer de waarde kleiner is dan 50, kies dan Cell value is less than 50, druk op de knop Format, open het tabblad Patterns en kies een rode tint. Bevestig met OK. Op dezelfde manier kun je nu nog bijkomende opmaakprofielen met andere criteria instellen.

©PXimport

De opmaak van de cellen wordt mee bepaald door de inhoud ervan.

Tip 11: Mobiele app

Zoals gezegd is WPS Office ook gratis beschikbaar voor de mobiele platformen Android en iOS. We bekijken hier de iOS-versie van naderbij, temeer omdat die overweg kan met de cloudopslag van WPS Office (zie tip 5). Je vindt de app in de App Store terug onder de naam WPS Office: Free Mobile Office + PDF. In het opstartscherm zie je rechtsonder het icoon waarmee je je (via Facebook, Google of Twitter) bij WPS Office Cloud kunt aanmelden, waarna de documenten van 'File Roaming' ter beschikking staan. Via het potloodicoontje beland je in de Editing Mode, zodat je een geopend document kunt bewerken. Onderaan in het document komen allerlei bewerkingsfuncties beschikbaar, opgedeeld in rubrieken als Format, Review en Insert. Vanuit de Reading Mode kun je het (opgeslagen) document delen. Tik daartoe de knop Share & Email aan en kies de gewenste methode. Dat kan bijvoorbeeld Share as Dropbox Link zijn, maar ook Emailfile, waarbij je dan zelf kiest of dat in de vorm van een eenvoudige link, in de e-mailtekst zelf of als bijlage moet gebeuren.

©PXimport

De mobiele WPS-app leent zich ook goed voor een aantal basisbewerkingen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt of je van extra gemakken voorzien. Nu de meteorologische hefst is begonnen en de temperaturen verder dalen is het tijd om te kijken of je je huis beter kunt verwarmen. Met een extra elektrisch kacheltje bijvoorbeeld.

In de koudere maanden van het jaar kan het soms heerlijk zijn om een extra warmtebron in huis te hebben. Bijverwarming is dan een uitkomst. Of je nu een koude hoek in de woonkamer wilt opwarmen, je thuiskantoor wilt verwarmen zonder de thermostaat in de hele woning omhoog te zetten, of gewoon snel wat extra warmte wilt creëren; er is een grote verscheidenheid aan elektrische kachels beschikbaar. Wij vonden vijf verschillende soorten bijverwarming, van keramische ventilatorkachels tot infrarood panelen om de ruimtes in je huis snel te verwarmen.

De'Longhi TCH8993ER.BC

Met een vermogen van 2400 watt kan deze keramische torenkachel van De'Longhi snel een grote ruimte verwarmen. Deze kachel is bovendien uitgerust met een Eco-Energy functie, die ervoor zorgt dat hij de gewenste temperatuur bereikt met zo min mogelijk energieverbruik. Dit is niet alleen goed voor je portemonnee, maar ook voor het milieu. De kachel heeft ook een handige afstandsbediening, zodat je vanuit je luie stoel de instellingen kunt aanpassen. Verder beschikt dit model over een tip-over-beveiliging, een geruststellende gedachte als je huisdieren of kleine kinderen hebt. De kachel schakelt zichzelf automatisch uit als hij per ongeluk omvalt. Door de keramische technologie wordt de lucht niet uitgedroogd en verbranden er geen stofdeeltjes, wat zorgt voor een schonere en aangenamere warmte.

Wattage: 2400W
Type verwarming: Keramische torenkachel
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC222WOS Ceramic Fan Heater

De Inventum KC222WOS is een compact model. Deze keramische kachel heeft niet alleen twee warmtestanden (1200 en 2000 watt), maar ook een handige oscillatiefunctie. Met de 60° draaibeweging wordt de warme lucht gelijkmatig over een groter gebied verspreid, waardoor je minder last hebt van koude plekken in de ruimte. Verder is de temperatuur traploos instelbaar, wat de kachel zeer flexibel in gebruik maakt. Ook dit apparaat is voorzien van belangrijke veiligheidsfuncties zoals omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging. Dit betekent dat de kachel automatisch uitschakelt bij te hoge temperaturen of als hij per ongeluk omvalt. De geïntegreerde handgreep en het lichte gewicht maken het eenvoudig om de kachel van de ene naar de andere kamer te verplaatsen.

Wattage: 1200W en 2000W
Type verwarming: Keramische ventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Princess 348254 Slimme infrarood paneelverwarming

Een heel andere manier van verwarmen vind je bij deze Princess 348254. In tegenstelling tot convectorkachels die de lucht verwarmen, richten infrarood panelen zich op het direct verwarmen van mensen en objecten in de kamer. De warmte is direct voelbaar en bovendien droogt de lucht niet uit. Dit model is ook nog eens 'slim'. Met de bijbehorende app kun je de kachel namelijk overal bedienen, of je nu op de bank zit of onderweg bent. Zo kun je de kachel aanzetten voordat je thuiskomt, zodat je in een heerlijk warme kamer binnenstapt. Het paneel is met 540 watt relatief energiezuinig en kan zowel aan de muur worden bevestigd als vrijstaand worden gebruikt.

Wattage: 540W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Oververhitting

ICQN Infraroodkachel

De ICQN infraroodkachel richt op het verwarmen van een klein kantoor of een aparte ruimte in huis. Met een vermogen van 900 watt levert deze kachel gerichte warmte. Het compacte en lichte ontwerp maakt het apparaat zeer handzaam en gemakkelijk te verplaatsen naar elke plek waar je extra warmte nodig hebt. De kachel werkt via een infraroodpaneel, dat warmte uitstraalt die direct op objecten en mensen gericht is, vergelijkbaar met de warmte van de zon. Dit betekent dat je de warmte meteen voelt zodra je het aanzet.

Wattage: 900W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC221W

Deze compacte keramische kachel is perfect voor het snel verwarmen van kleine tot middelgrote ruimtes, zoals een caravan, zolderkamer, of studeerkamer. Met een maximaal vermogen van 2000 watt genereert hij snel een aangename temperatuur. De kachel heeft twee warmtestanden en een aparte ventilatorstand voor in de zomer, zodat je er het hele jaar door plezier van hebt. Dankzij de traploos instelbare thermostaat kun je de temperatuur nauwkeurig naar wens instellen, en de kachel zorgt er zelf voor dat de ruimte op die temperatuur blijft. Een controlelampje laat je zien wanneer het apparaat in werking is. Het geïntegreerde handvat maakt hem gemakkelijk te verplaatsen en de omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging zorgen voor een veilige gebruikservaring. Een no-nonsense kachel die doet wat hij moet doen.

Wattage: 2000W
Type verwarming: Keramische kachelventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

WhatsApp gebruik je vooral om te appen, maar het kan ook je handigste metgezel zijn. Door ideeën, taken en documenten direct in je eigen chat te zetten, ontstaat een systeem dat je altijd bij de hand hebt. In dit artikel lees je hoe je WhatsApp verandert in een slim notitieboek waarmee je gedachten en bestanden nooit meer zoekraken.

Ook interessant: Chatfilters in WhatsApp: zo houd je je chats overzichtelijk

WhatsApp is de plek waar we eindeloos appen: van gênante groepsfoto’s tot boodschappenlijstjes van je partner. Maar dezelfde app kan meer, véél meer. Zie het als je digitale notitieboekje: altijd open, altijd bij de hand en verrassend krachtig. Waar veel notitie-apps al snel vergeten worden, schuift WhatsApp elke dag vanzelf je scherm in. Dat maakt de drempel om iets vast te leggen lager dan ooit. En het mooiste? Je hoeft geen nieuwe app te leren gebruiken, want WhatsApp zit vermoedelijk al diep in je dagelijkse routine.

Praat met jezelf

De slimste chat is er eentje met jezelf. Dat klinkt misschien een beetje raar, maar het werkt verrassend goed. In recente versies van WhatsApp kun je simpelweg je eigen naam kiezen in het contactenoverzicht en een gesprek starten. Lukt dat niet, stuur dan een berichtje naar je eigen nummer (al is het maar 'hallo') en je hebt je persoonlijke notitieboek geopend. Vanaf dat moment staat er een privéruimte voor je klaar waarin je ideeën, lijstjes en bestanden kwijt kunt. Zet die chat bovenaan vast, zodat hij nooit wegzakt tussen familieberichten, werkdiscussies en de eindeloze stroom aan grappige gifjes van vrienden. Het voelt in eerste instantie een beetje gek, maar na een week wil, nee kún je niet meer zonder.

Snel noteren zonder gedoe

Een idee is vaak vluchtig. Je staat bij de kassa, bent onderweg met de trein of ligt net in bed om te gaan slapen als je opeens denkt: dit moet ik onthouden! Het noteren mislukt meestal niet door een gebrek aan apps, maar door de extra moeite die het kost. Geloof ons, WhatsApp maakt dat verschil. Je opent de app toch al tientallen keren per dag, dus een korte notitie intikken is geen extra drempel. Begin met een korte eerste regel die fungeert als titel, plak er een link of losse gedachte onder en klaar. Voeg een foto of screenshot toe als geheugensteuntje. Heb je geen zin om te typen? Neem een spraakbericht op. Later kun je die afspelen op je laptop en desnoods omzetten naar tekst (superhandig: je kunt spraakberichten direct in WhatsApp laten transcriberen). Het voelt minder aan als 'notities maken' en meer als gewoon appen, en juist dat maakt het zo laagdrempelig.

Structuur die niet in de weg zit

De grootste valkuil van digitale notities is overstructureren. Je begint enthousiast met mappen, categorieën en kleurcodes, en drie weken later is het systeem te ingewikkeld om nog bij te kunnen houden. Bij WhatsApp werkt dat anders. Begin met één centrale notitie-chat en gebruik simpele labels als 'Werk', 'Idee' en 'Boodschappen'. Dankzij de zoekfunctie vind je berichten razendsnel terug. Toch behoefte aan meer onderverdeling? Maak dan aparte themagroepen met alleen jezelf. Voeg kort iemand toe, verwijder die weer en je hebt een solo-chat met een duidelijke naam en profielfoto. Een geel vlak voor 'Bonnetjes', een rood vlak voor 'Reiskosten': herkenbaar in één oogopslag. Zo heb je structuur zonder dat het systeem in de weg zit.

©Yuri Arucrs peopleimages.com

Takenlijst in WhatsApp-stijl

WhatsApp is geen taken-app, maar je kunt de functies slim inzetten. Markeer actiepunten met een ster en gebruik de antwoord-functie om updates en voortgang eraan vast te knopen. Stel: je noteert 'Bel de loodgieter' en krijgt later extra informatie. Door die informatie als reply op het oorspronkelijke bericht te zetten, blijft de hele geschiedenis bij elkaar. Klaar met de taak? Verwijder de ster of sluit af met een korte reply: 'Gedaan, 17 september'. Zo blijft je takenlijst overzichtelijk en in samenhang. Je ziet niet alleen wat je moest doen, maar ook hoe het liep. Dat geeft meer grip dan losse to-dolijstjes die uit elkaar vallen.

Je eigen archiefkast

Iedereen heeft bonnetjes, facturen, pdf's en foto's van whiteboards die ergens rondslingeren. WhatsApp kan die rol van digitale schoenendoos verrassend goed overnemen. Alles wat je in je notitie-chat plaatst, wordt automatisch gesorteerd op type. Zoek je dat ene aankoopbewijs? Open de mediabibliotheek, filter op documenten en je hebt het binnen seconden teruggevonden. Ook foto's, links en screenshots kun je daar terugvinden. Door de ingebouwde documentmodus van de camera worden scans vlak en goed leesbaar, zodat je geen aparte scan-app meer nodig hebt. Je notitie-chat groeit zo ongemerkt uit tot een compleet persoonlijk archief, zonder dat het chaotisch aanvoelt.

©PaeGaG - stock.adobe.com

Extra vaart met WhatsApp Web

Op je telefoon is WhatsApp al handig, maar pas op de laptop of desktop gaat het echt vliegen. Via WhatsApp Web of de desktop-app kopieer je moeiteloos lange teksten, codefragmenten en bestanden naar je notitie-chat. Andersom stuur je materiaal net zo makkelijk weer terug naar andere programma’s. De zoekfunctie werkt veel fijner met een toetsenbord en met sneltoetsen kun je in een oogwenk informatie uit elke app doorsluizen naar WhatsApp. Het voelt bijna alsof je een lichte projectmanagementtool gebruikt, maar dan in een jasje dat je al jaren kent.

Automatiseren voor luie slimmeriken

Deelknoppen en snelkoppelingen maken het nóg efficiënter. In Android deel je vanuit vrijwel elke app direct naar WhatsApp en stel je jouw notitie-chat in als standaardontvanger. Binnen iOS maak je via Opdrachten een actie die geselecteerde tekst met één tik doorstuurt naar jouw notitie-chat. Daarmee bespaar je tientallen kleine handelingen per dag. En maak er een ritueel van: schrijf elke avond drie korte regels (Wat gedaan, wat geleerd, wat morgen) en je notitie-chat wordt vanzelf een logboek dat overzicht en rust geeft. Geen rommel, maar een lopend dagboek waar je later veel aan hebt.

Veilig en privé

Wie WhatsApp als notitieboek gebruikt, moet ook nadenken over veiligheid. Zet verdwijnende berichten uit, zodat je informatie niet per ongeluk verdwijnt. Zorg dat end-to-end versleutelde back-ups actief zijn en beveilig die met een wachtwoord of herstelsleutel die je in je wachtwoordmanager opslaat. Activeer app-vergrendeling met vingerafdruk of gezichtsherkenning en laat de telefoon-encryptie standaard aan staan. Zo weet je zeker dat je notities net zo goed beschermd zijn als je persoonlijke gesprekken. Handig én geruststellend.

©Farknot Architect - stock.adobe.

Opruimen zonder moeite

Let op, want na een paar weken kan je notitie-chat flink uitdijen. Plan daarom regelmatig een korte opruimsessie van twee minuten in. Gebruik de zoekfunctie om grote video's te vinden en te verwijderen, archiveer oude notities of sluit ze af met een update. Wil je terug naar een specifiek moment, dan kun je in de zoekfunctie gericht naar een maand springen en snel door die periode bladeren. Zo blijft je notitie-chat overzichtelijk en bruikbaar in plaats van een digitale stortplaats.

De valkuilen ontwijken

Het lijkt simpel, maar er zijn valkuilen. De grootste fout is versnipperen: een beetje in WhatsApp, een beetje in Evernote (gebruikt iemand dat nog?) en wat losse mails. Kies één hoofdsysteem en houd je daaraan. Anders verlies je het overzicht. Een tweede fout is het gebruik van titelloze notities. Losse zinnen zonder duidelijke eerste regel zijn later onvindbaar. En tot slot vergeten veel mensen hun notitie-chat vast te pinnen, waardoor hij wegzakt in de massa. Het zijn kleine dingen, maar ze maken het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat verwatert.

Tadaa, je nieuwe gewoonteboek

Productiviteit draait om frictie wegnemen. WhatsApp open je sowieso al tientallen keren per dag, vaak zonder na te denken. Als je die gewoonte benut, verandert de app ongemerkt in een slim notitieboek. Begin met één chat met jezelf, pin hem vast, gebruik labels en maak gebruik van de zoekfunctie en mediabibliotheek. Binnen een week voelt het aan alsof WhatsApp niet langer alleen een praatpaal is, maar ook je persoonlijke geheugen. Een gewoonteboek dat je eindelijk wél volhoudt.