Inmiddels zijn er veel interessante film- en muziekdiensten waarmee je content in uitstekende kwaliteit kunt streamen. Toch is downloaden zeker niet passé. Voor hoge kwaliteitsbestanden moet je namelijk nog altijd op usenet zijn! Wij vertellen je over de laatste ontwikkelingen rondom dit downloadnetwerk.

Tip 01: Voordelen usenet

Hoewel Netflix, Spotify, NPO, Deezer, Pathé Thuis, Tidal en vergelijkbare diensten behoorlijk succesvol zijn, is er nog genoeg reden om voor een uitgebreid downloadnetwerk als usenet (nieuwsgroepen) te kiezen. Bij een abonnement op een streamingdienst download je de bestanden slechts tijdelijk naar een computer, tablet of smartphone waardoor je de bestanden niet in eigen bezit hebt. Offline films kijken is hierdoor niet mogelijk. Dat is bijvoorbeeld erg lastig wanneer je vaak onderweg bent met een laptop of tablet. Verder is de bandbreedte via internet beperkt. Lees ook: Alternatieve videodiensten voor Netflix.

Om die reden zal Netflix niet zo snel een complete blu-ray van 50 GB verspreiden. Voor muziek geldt hetzelfde, want geen enkele online muziekdienst biedt high-res bestanden met een audiokwaliteit van 24bits/48KHz of hoger aan. Op usenet zijn dergelijke kwaliteitsbestanden veelvuldig te vinden. Het actuele aanbod is daarnaast ook nog eens erg verleidelijk. Nieuwe afleveringen van series die onlangs in de Verenigde Staten zijn uitgezonden, kun je in Nederland momenteel niet via een legale weg bekijken. Kortom, er is nog genoeg reden om voor usenet te kiezen. Helaas zijn er wel enkele kanttekeningen. Neem het kader Downloadwetgeving daarom eerst grondig door en beslis daarna of je dit downloadnetwerk op eigen risico wilt gebruiken.

©PXimport

Downloadwetgeving

Vorig jaar is de wetgeving op het gebied van downloaden drastisch gewijzigd. Je mag namelijk geen auteursrechtelijk beschermde bestanden meer uit illegale bron downloaden. Voorheen werd deze handeling gezien als een digitale kopie voor eigen gebruik, maar ruim een jaar geleden bepaalde het Europese Hof dat Nederland een downloadverbod moest invoeren.

Hierdoor is het legale gebruik van usenet uiterst beperkt, want op dit downloadnetwerk zijn er weinig rechtenvrije bestanden beschikbaar. Auteursrechtswaakhond Stichting Brein richt zich vooralsnog op de aanbieders van illegale content, dus het risico op sancties lijkt momenteel klein. Wellicht verandert dat in de nabije toekomst wanneer film- en muziekmaatschappijen zelf stappen ondernemen. In Duitsland krijgen particuliere downloaders bijvoorbeeld al geregeld advocaten op hun dak wat vervolgens na een korte rechtsgang resulteert in hoge boetes. Wanneer je besluit om met usenet bestanden te downloaden, is het gebruik hiervan volledig op eigen risico.

©PXimport

Tip 02: Usenet-toegang

Veel downloaders denken dat het gebruik van usenet in alle gevallen legaal is, omdat zij geld voor hun nieuwsserver betalen via een commerciële usenetprovider. Dat is echter een misvatting. Een betaalde nieuwsserver geeft je alleen maar toegang tot de nieuwsgroepen waarin films en muziek staan opgeslagen. Het zijn echter andere particuliere gebruikers die deze mediabestanden via usenet illegaal aanbieden. De usenetprovider heeft met de inhoud van de nieuwsgroepen dus feitelijk niets te maken.

Ben je nieuwsgierig en wil je eens op usenet snuffelen? Kijk dan eens welke usentproviders een gratis proefabonnement aanbieden. Voorbeelden hiervan zijn Pure usenet, NewsXS en SnelNL. Nadat je gegevens van de nieuwsserver hebt ontvangen, kun je ermee aan de slag! Na de proefperiode neem je desgewenst voor een klein geldbedrag een maandabonnement bij de usenetprovider. Let hierbij op welke downloadsnelheid er maximaal mogelijk is en hoelang de bestanden op de nieuwsserver blijven staan.

©PXimport

Tip 03: Downloadprogramma

Indien je de gegevens van de nieuwsserver toevoegt aan een geschikt downloadprogramma, lukt het om mediabestanden vanaf usenet te downloaden. Er is voldoende freeware beschikbaar waarmee dat mogelijk is. SABnzbd is naar onze mening het prettigste programma om mee te werken met de meeste mogelijkheden. Download het installatiebestand voor Windows, OS X of Linux.

Zodra je de installatieprocedure hebt doorgenomen, opent de freeware in de browser. Je kiest voor Nederlands en bevestigt daarna met Start Wizard. Vul vervolgens alle gegevens van de nieuwsserver in, zoals Server naam, Poort nummer, Gebruikersnaam, Wachtwoord en Verbindingen. Je downloadt desgewenst via een versleutelde verbinding, zodat derden niet zien welke bestanden je binnenhaalt. De nieuwsserver dient dit protocol wel te ondersteunen. Zet in dat geval een vinkje achter SSL en let op dat je een compatibel poortnummer invult. Controleer de verbinding via Test Server. Klik tot slot enkele keren op Volgende om de resterende stappen van de wizard door te nemen. Het is niet nodig om iets te wijzigen.

©PXimport

Tip 04: Opslaglocatie

SABnzbd is nu correct ingesteld om downloads vanaf usenet binnen te halen. Uiteraard wil je graag weten op welke plek gedownloade bestanden terechtkomen. Je stelt hiervoor zelf de gewenste map in. Ga naar Instellen / Mappen. Bij Map voor verwerkte downloads klik je op de knop Browse. Druk op de puntjes en blader naar een geschikte bestandslocatie. Bevestig met OK. Eventueel pas je ook de map met de tijdelijke downloads aan. Via Opslaan bewaart SABnzbd alle wijzigingen.

©PXimport

Tip 05: SpotLite

Je hebt nu alleen nog een nzb-bestand van een film, serie of muziekalbum nodig. Wanneer je dit bestand aan SABnzbd toevoegt, haalt het downloadprogramma de juiste data binnen vanaf usenet. Er zijn gespecialiseerde nzb-websites waarmee je naar leuke mediabestanden kunt zoeken, zoals www.binsearch.info en www.nzbindex.nl. Vaak is het helaas lastig om de juiste bestanden te vinden, vanwege het gebruik van vreemde bestandsnamen. Voor een beter resultaat installeer je de community SpotLite op je systeem. In dit programma brengen gebruikers elkaar op de hoogte van het aanbod, zodat het gemakkelijker is om leuk materiaal te vinden.

Via www.spot-net.nl/spotlite zijn er versies voor Windows, OS X en Linux beschikbaar. Na de installatie vul je de gegevens van de nieuwsserver in. Werp ook een blik op de overige instellingen en klik uiteindelijk op OK. Het duurt even voordat de volledige database is aangemaakt. Onderaan volg je de status.

Tip 06: Nzb-bestand opslaan

In SpotLite gebruik je de categorieën om interessant materiaal te vinden. Verder is er ook een zoekfunctie aanwezig. Kom je een interessante film, serie of muziekalbum tegen, dan dubbelklik je op de titel voor het inzien van extra details. Je vindt er onder meer informatie over het bestandsformaat, de ondertiteling en de kwaliteit. Lees ook globaal de reacties door. Is de sfeer positief, dan mag je ervan uitgaan dat de aangeboden bestanden echt zijn. Wil je het mediabestand downloaden? Klik rechtsboven op het pictogram met de harde schijf en de wereldbol. Kies voor Binsearch.

Zet een vinkje voor de juiste bestandsnaam, waarna je kiest voor Create NZB. Bewaar het bestand vervolgens op de harde schijf. Soms staat er in de SpotLite-beschrijving van voornamelijk Amerikaanse series en films een andere downloadlink vermeld. Dat is een versleutelde link waar opsporingsdiensten meer moeite hebben om de content offline te halen, zodat de kans dat deze bestanden van usenet verdwijnen kleiner is. Klik in dat geval op deze link om het nzb-bestand op te slaan. Let verder op welke bestanden er auteursrechtelijk zijn beschermd, want die mag je volgens de wet niet downloaden.

©PXimport

Tip 07: Downloaden

Met een nzb-bestand zet je het downloadprogramma eenvoudig aan het werk. SABnzbd herkent in veel gevallen automatisch nzb'tjes. Dubbelklikken op het bestand is dan voldoende om de gewenste data van usenet te plukken. Werkt het op jouw pc niet? Open SABnzbd en klik rechtsboven op NZB toevoegen. Via Bestand kiezen selecteer je het nzb-bestand op de harde schijf. Klik achtereenvolgens op Openen en Ophalen om de downloadtaak te starten. Via het kruisje sluit je vervolgens het kader. Je volgt in het hoofdscherm de voortgang. Zo zie je hoelang het downloadproces nog duurt en hoeveel data er inmiddels al is binnengehaald. Verder geeft de freeware ook aan met welke downloadsnelheid de bestanden op de pc terechtkomen. Na afloop vind je de content terug in de downloadmap die je in tip 4 hebt opgegeven.

©PXimport

Tip 08: Sonarr

Liefhebbers van series downloaden iedere week de nieuwste uitzending naar hun pc, vaak nadat de aflevering op de Amerikaanse televisie is verschenen. Vind je het lastig om iedere keer handmatig naar de recentste uitzending te zoeken in SpotLite? Laat Sonarr dat voor je doen! Zodra de gewenste serie op usenet staat, stuurt dit programma een seintje naar SABnzbd. Vervolgens belanden de gewenste bestanden op je pc. Bedenk overigens wel dat veruit de meeste series auteursrechtelijk zijn beschermd, dus het gebruik van Sonarr is omstreden.

Omdat we deze veelbelovende downloadtechniek je niet willen onthouden, leggen we de werking hiervan in de volgende tip uit. Het gebruik is echter op eigen risico. Surf naar www.sonarr.tv om het programma te downloaden. Er zijn versies voor Windows, OS X en Linux beschikbaar. In dit artikel gaan we uit van de Windows-versie. Neem de installatiewizard door en start het programma op.

©PXimport

Tip 09: Series toevoegen

Je geeft in Sonarr eerst aan welke series je wilt volgen. Klik hiervoor op Add Series en typ een trefwoord. In de resultaten zoek je vervolgens de juiste titel op. Via Select Path / Add a different path geef je aan op welke locatie je de bestanden wilt bewaren. Klik hiervoor op het blauwe pictogram om de bestandsbrowser te openen. Daarna bevestig je met OK en het vinkje. Bij Monitor bepaal je voor welke afleveringen Sonarr een downloadtaak moet aanmaken.

Kies je bijvoorbeeld voor Future, dan downloadt het programma alleen toekomstige uitzendingen. Met All haal je alle beschikbare seizoenen van een serie binnen. Bij Profile bepaal je de gewenste videokwaliteit. Selecteer Any voor de meeste kans, omdat Sonarr dan geen voorwaarden stelt aan de minimale resolutie. In plaats daarvan kun je ook aangeven dat je series minimaal in 720p of 1080p wilt bekijken. Nadat je de juiste instellingen hebt gekozen, klik je op het groene plusteken om deze titel toe te voegen. Klik op Series om de actuele status te bekijken.

©PXimport

Tip 10: SABnzbd koppelen

Sonarr stuurt een seintje naar een downloadclient wanneer er een nieuwe aflevering van je favoriete serie op usenet staat. Hiervoor is het nodig dat je SABnzbd aan Sonarr koppelt. Ga naar Settings en Download Client. Klik op het grote plusteken, waarna je vervolgens kiest voor SABnzbd. Vul een logische naam in. Bij API Key dien je een unieke code van SABnzbd in te vullen. Je vindt die door in het downloadprogramma naar Instellen / Algemeen te navigeren.

Als je een gebruikersnaam en wachtwoord voor SABnzbd hebt ingevuld, vul je die ook in. Bevestig met Save. Verder is het nog nodig om een usenet-zoekmachine in Sonarr te activeren. Ga naar Settings / Indexers. Om toekomstige afleveringen te vinden, volstaat het om Womble's te activeren. Als je ook van plan bent om oude afleveringen met Sonarr op te halen, heb je een account bij een usenet-zoekmachine met ondersteuning voor Newznab nodig. De API-sleutel van deze usenet-zoekmachine kopieer je dan naar Sonarr. Usenet Crawler is bijvoorbeeld een usenet-website die Newznab ondersteunt.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).