Overal snelle wifi is een van de belangrijke eisen die we stellen aan onze woonomgeving. Met de komst van mesh- of multiroom-wifisystemen beloven de routerfabrikanten dit nu ook echt te leveren, maar daarvoor vragen ze wel de hoofdprijs. Met wat oude routers kun je zonder die kosten te maken een vergelijkbaar goed wifi-netwerk bouwen.

Mesh-wifiis de belangrijkste innovatie in het thuisnetwerk van de laatste jaren. Kenmerkend voor mesh is dat het niet uitgaat van één centrale router die vanaf één plek in huis overal de wifi levert, maar dat er meerdere accesspoints worden gebruikt. Die accesspoints vormen samen een groot draadloos netwerk dat ook goede ontvangst biedt op plekken waar de gewone wifi niet komt. Doordat de losse accesspoints slim met elkaar samenwerken, kan de gebruiker zich bovendien vrij binnen het netwerk verplaatsen zonder dat zijn smartphone of laptop de verbinding verliest.

©PXimport

01 Geen kabels

Een ander kenmerk van mesh-wifi is dat er geen netwerkkabels nodig zijn, aansluiten op het stopcontact is voldoende. Anders dan traditionele wifi gebruikt mesh-wifi namelijk behalve voor de communicatie tussen draadloze apparaten en het accesspoint ook voor de communicatie tussen de accesspoints zelf een draadloze verbinding. Routerfabrikanten noemen de verbinding tussen de accesspoints de backhaul en deze is bepalend voor de stabiliteit en snelheid van het mesh-systeem. Omdat ook een draadloze backhaul gevoelig is voor signaalverlies door muren, plafonds en de wifi van de buren, bieden sommige mesh-wifisystemen de mogelijkheid om de accesspoints toch met een netwerkkabel aan te sluiten.

©PXimport

Een leuk klusje

©PXimport

02 Zelfbouw-mesh

Wil je de wifi upgraden, maar vind je de kosten van een mesh-wifisysteem te hoog, dan kun je met wat met oude routers een vergelijkbaar systeem te bouwen. Dit hoeven ook niet de beste en allerduurste routers te zijn, maar ondersteuning van de 5Ghz-band en 802.11n of nieuwer heeft wel de voorkeur. De routers hoeven ook niet van hetzelfde merk of model te zijn, ze worden apart van elkaar in gebruik genomen. Begin ermee de router te resetten naar fabrieksinstellingen. Hoe dit moet, verschilt per merk en soms per model, maar staat altijd beschreven in de handleiding op de site van de routerfabrikant. Verbind daarna de wan-poort van de router met een van de lan-poorten op de router van de internetprovider en schakel de eerste in. Sluit dan een pc of laptop aan op een van de lan-poorten van de router die je zojuist gereset hebt en wacht tot de verbinding is opgekomen. Start een opdrachtprompt door in Windows op Start te klikken. Typ dan cmd en druk op Enter. Typ op de prompt het commando ipconfig en druk op Enter. Noteer het ip-adres dat genoemd wordt als Default Gateway en typ dit in de adresbalk van de webbrowser en druk opnieuw op Enter. Log in op de router met het standaardgebruikersnaam en wachtwoord, zoek het onderdeel Firmware en download en installeer de nieuwste firmware op de router.

©PXimport

03 Heatmap

De extra routers gaan gebruikt worden als extra accesspoints in het thuisnetwerk. Ze moeten ervoor zorgen dat het signaal ook komt op plekken waar de wifi-ontvangst nu onvoldoende is. Het aantal benodigde routers wordt bepaald door het aantal plekken in en om het huis met slechte wifi. Wil je dit echt goed in beeld brengen, maak dan een heatmap. Dat is een grafische weergave van de ruimte, zeg het huis en de tuin, met daarbij aangegeven hoe sterk het draadloos netwerk overal is. Dit kan heel uitgebreid met de betaalde versie van NetSpot (Windows, Mac) maar je kunt ook op één of enkele A4’tjes een plattegrond tekenen en daar de plekken met slechte of juist goede wifi intekenen.

Weet je niet precies waar de wifi beter moet, loop dan rond met een programma dat de kracht van de wifi inzichtelijk maakt, zoals WiFi Man of Net Analyzer. Voor de pc zijn er WiFi Analyzer uit de Windows Store en Acrylic WiFi, net als de gratis versie van het net genoemde NetSpot (Windows én Mac). Deze apps geven allemaal de sterkte van het wifi-signaal en door rond te lopen zie je hoe het overal verschilt. Let wel, de sterkte van wifi wordt gemeten in decibel-milliwatt (dBm). Dit getal is altijd negatief en hoe dichter bij nul, hoe sterker het signaal. Waarden lager dan -75 dBm gelden als slecht.

©PXimport

04 Router als accesspoint

Steeds meer routers bieden behalve de mogelijkheid het apparaat echt als router te gebruiken, ook ondersteuning voor gebruik als repeater of accesspoint. Vooral de laatste modus, waarbij de router via een netwerkkabel aangesloten wordt op het bestaande netwerk en daarna als een echt accesspoint werkt, is erg handig bij het bouwen van een eigen mesh-wifinetwerk. Selecteer als de router deze mogelijkheid ondersteunt, Access Point (AP) mode en klik op Apply. Configureer in de volgende schermen of je het accesspoint een vast ip-adres wilt geven of dat je dat automatisch via dhcp wilt laten gebeuren. Kies je voor vast, geef dan ook subnetmasker, default gateway en de ip-adressen van twee dns-servers (meestal het ip-adres van de router van de internetprovider en bijvoorbeeld 8.8.8.8 voor een van de Google DNS-en). Om te beginnen is dhcp vaak de goede optie, aanpassen kan later altijd nog. Opletten is het bij de Wireless Settings, gebruik hier dezelfde ssid en dezelfde beveiligingsopties en sleutel als bij het netwerk dat je met het accesspoint wilt uitbreiden. Na de laatste Apply zal de verbinding met de router wegvallen, omdat deze niet meer als router werkt en nu onderdeel is van het oorspronkelijke thuisnetwerk. Wanneer je nu inlogt op de webinterface van het accesspoint zul je zien dat alle wan-, firewall- en routerfuncties zijn verdwenen. Duidelijk zichtbaar is dat de router in AP-modus draait. Je kunt de router nu afsluiten en verplaatsen naar de plek in huis waar je het extra accesspoint wilt plaatsen om er het wifi-signaal te verbeteren. Sluit het daar aan op het lichtnet en het thuisnetwerk en alle apparaten die nu het nieuwe accesspoint gebruiken, zullen een veel betere en snellere verbinding hebben.

©PXimport

05 Router als repeater

Is het niet mogelijk de extra router met een netwerkkabel aan te sluiten, gebruik dan de repeater-modus. De router functioneert ook dan als een accesspoint, maar gebruikt zelf ook het draadloze netwerk om zich met het netwerk te verbinden. De repeater-router en de apparaten die via hem verbinding maken met het draadloos netwerk en het internet delen dus de bandbreedte van het draadloos netwerk van de repeater. Het voordeel hiervan is dat de router doorgaans een sterkere antenne heeft dan smartphones en tablets. Die kunnen de sterkere verbinding van de repeater-router als een soort verlengstuk van hun eigen draadloos signaal gebruiken. Net als bij het inschakelen van de accesspoint-modus schakelt de router de firewall, de dhcp-server en alle bijbehorende routerfunctionaliteit uit.

Om de router als repeater te gebruiken zoek je in de webinterface naar de Repeater Modus. Selecteer die en klik op Apply. In een van de volgende stappen moet ook het draadloze netwerk worden geselecteerd waarmee de router zichzelf daarna gaat verbinden en waarmee alle apparaten die aansluiten op de router, ook verbinding maken. Om de router aan te sluiten is het wachtwoord van de betreffende wifi eenmalig nodig.

©PXimport

06 Router handmatig als accesspoint

Biedt de router geen specifieke accesspoint- of repeater-modus, dan is het nog steeds mogelijk deze als extra accesspoint in te zetten. Alleen zul je nu zelf de router zo moeten configureren dat dit werkt. Hiervoor bestaan er twee varianten, een makkelijk en een moeilijkere. Voor de eerste is vereist dat wanneer de router niet via de wan-poort met het netwerk wordt verbonden, maar de verbinding met de internetrouter wordt aangesloten op een van de lan-poorten van de router, deze direct als een switch gaat werken. Vanwege het grote verschil in moeilijkheidsgraad en aantal handelingen is het aan te raden dit eerst te proberen.

Sluit de pc aan op een van de lan-poorten van de router en maak verbinding met de webinterface. Login en configureer het draadloze netwerk met een ssid, encryptie en een wachtwoord. Schakel ook de dhcp-server van de router uit en geef de router een vast ip-adres in de range van je normale router. Bevestig de veranderingen in de configuratie van de router en schakel deze uit. Sluit de router vervolgens via één van de lan-poorten aan op je thuisnetwerk. Schakel daarna de router weer in. Zolang je niet de wan-poort gebruikt, zal de router nu als een switch handelen die onderdeel is van het thuisnetwerk, en de wifi maakt er meteen een extra accesspoint van. De webinterface kun je als het goed is bereiken via het vaste ip-adres dat je hebt ingesteld. Lukt het niet, dan kun je de router eventueel resetten en de methode in de volgende stap proberen.

07 De lastige methode

Vaak is het niet mogelijk de routerfunctie uit te schakelen. Wat wel mogelijk is, is de router via de wan-poort met het thuisnetwerk te verbinden. Op de router configureer je dan een ander netwerk met een andere ip-reeks en dhcp-server dan het bestaande thuisnetwerk. Daarna kun je de wifi configureren zoals de al bestaande wifi. Je zult de onnodige functionaliteit van de router moeten uitschakelen en de voor zijn nieuwe rol benodigde opties configureren. Sluit de extra router via de wan-poort aan, schakel hem in en wacht tot hij operationeel is. Log dan in op de webinterface van de router en configureer voor de lan een ander netwerk dan op de lan van de internetrouter (vaak gebeurt dat al automatisch). Pas ook de dhcp-server hierop aan. Configureer daarna het draadloze netwerk met dezelfde opties als op de internetrouter of eventuele andere accesspoints. De tweede router bouwt dan een eigen netwerk op dat via de internetrouter met het internet is verbonden. Gebruik hiervoor de instellingen in het volgende schema.

©PXimport

08 De wifi-keuze

Bij een wifi-mesh-wifisysteem gebruiken alle accesspoints dezelfde ssid en beveiligingsopties voor het draadloze netwerk. Je kunt vervolgens dankzij het samenwerken van de accesspoints vrij binnen het hele netwerk bewegen zonder de verbinding te verliezen. Bij een zelfbouw-mesh-netwerk is dit veel minder het geval, doordat het eigenlijk niet één netwerk is maar verschillende losse netwerken zijn. Om de werking van een echt mesh-netwerk zoveel mogelijk na te bootsen, kun je ervoor kiezen de naam van het netwerk plus alle beveiligingsopties op alle apparaten hetzelfde in te stellen. Dus overal dezelfde ssid, dezelfde wpa2-versleuteling en dezelfde geheime netwerksleutel. Of het werkt met de eigen smartphones, tablets en notebooks moet je testen.

Werkt het vrij bewegen niet, dan kun je de verbinding verbreken en weer opbouwen op de nieuwe zitplek. Dan zal het apparaat wel het beste signaal kiezen. Een andere optie is om op de extra accesspoints en repeaters een andere ssid te gebruiken. Je hoeft dan geen ander netwerkwachtwoord te onthouden, maar kunt wel heel bewust voor de verbinding met wifi_huiskamer en wifi_zolder kiezen. Minder gebruiksvriendelijk, maar soms wel de betere manier van roamen.

©PXimport

09 Kanalen kiezen

Met meerdere wifi-netwerken zo dicht bijeen, is het belangrijk dat ze elkaar niet verstoren. Dit kun je voorkomen of beperken door binnen de wifi-band van elkaar gescheiden kanalen te gebruiken. De 2,4GHz-band heeft elf kanalen waarop de wifi geconfigureerd kan worden. Omdat de kanalen elkaar overlappen, zijn alleen de kanalen 1, 6 en 11 echt vrij van invloed van anderen. Door de wifi-netwerken van de verschillende accesspoints op deze gescheiden kanalen te zetten voorkom je dat bijvoorbeeld het ene accesspoint niet kan zenden als het andere accesspoint aan het zenden is. Dit heet Co-Channel Interference (CCI). In de 5GHz-band zijn er 23 niet-overlappende kanalen. Afhankelijk van de standaard worden er hier enkele van gecombineerd tot een breder kanaal. Het grote aantal kanalen geeft voldoende vrijheid. Controleer op de router of deze automatisch de kanalen indeelt afhankelijk van de andere wifi-netwerken in de buurt. Zo niet, log dan in op de router, het accesspoint of de repeater en kies een of enkele rustige kanalen voor het eigen netwerk. Met de gratis versie van NetSpot (Windows, Mac) kun je de kanalen overzichtelijk op het beeldscherm toveren.

©PXimport

10 Roaming assistent

Sommige routers bieden in de accesspoint- of repeater-modus een extra functie genaamd ‘roaming assistant’. Deze functie beoogt het probleem op te lossen dat een smartphone of tablet een zwakkere verbinding blijft gebruiken en niet overstapt naar een sterker signaal van een router die dichterbij is. De router gebruikt hiervoor de Received Signal Strength Indicator (RSSI). Dit is een schatting van de router van de kwaliteit van de draadloze verbinding met een apparaat in het netwerk. Zakt deze onder een bepaalde waarde, dan is er volgens de router geen goede netwerkverbinding mogelijk en zal deze de verbinding verbreken. Met de Roaming Assistent schakel je deze functionaliteit in én kun je ook nog de grenswaarde opgeven waaronder de router de verbinding verbreekt. De waarde loopt van 0 tot -120, waarbij 0 een beter signaal is dan -120. Een RSSI-waarde van -70 is het over het algemeen prima om verbindingen die te zwak worden af te sluiten en het apparaat ertoe te bewegen een nieuwe verbinding op te zetten met het dan sterkste signaal.

©PXimport

Minder dan echte mesh

Een goede wifi die overal in en om het huis de gebruikers van voldoende bandbreedte voorziet om online alles te doen wat ze willen, is een grote bijdrage aan het woongenot. Lange tijd is geprobeerd dit met één router te regelen, maar voor veel situaties blijkt die oplossing onvoldoende. Een oplossing met meerdere accesspoints biedt als belangrijke voordeel dat je op plekken waar het signaal te zwak is, een extra accesspoint kunt plaatsen. Dat fabrikanten hierop inspelen door complete wifi-mesh-systemen aan te bieden is logisch, maar helemaal noodzakelijk is een dergelijk systeem niet. Met een paar oude routers valt ook een goede oplossing met meer en betere dekking te bouwen. Helemaal zo goed als een echt mesh-wifi wordt het helaas niet, vrij bewegen tussen alle accesspoints blijkt voor deze oplossing toch nog een brug te ver. Wie ook dat wil, is beter af met een echt mesh-wifisysteem.

2,4 versus 5 GHz

What a mesh?

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).