Met de naderende sleepwet speelt de overheid straks nog meer voor Big Brother dan het nu al doet. Zit je niet op pottenkijkers te wachten, dan maskeer je het dataverkeer eenvoudig met een vpn-dienst. Door via de server van de vpn-dienst te surfen, blijf je anoniem. In dit artikel leggen we uit hoe je zo’n beveiligde verbinding instelt op een computer, tablet, smartphone én router.

1 Vpn-provider kiezen

Er zijn talloze vpn-providers op de markt, wat de keuze nu niet bepaald eenvoudiger maakt. Let naast een betaalbaar tarief vooral ook op de specificaties van de beoogde aanbieder. Voor deze workshop is het belangrijk dat er in elk geval ondersteuning is voor het betrouwbare OpenVPN-protocol. Je kunt dan namelijk gegarandeerd een vpn-verbinding op elke pc, laptop, tablet en smartphone realiseren. Zelfs geschikte routers voorzie je van een vpn-verbinding, zodat je in één klap het dataverkeer van alle netwerkapparatuur beveiligt. Geschikte vpn-providers zijn onder meer AirVPN, BlackVPN, CyberGhost, VyprVPN en ExpressVPN.

2 Aanmelden

Heb je eenmaal een geschikte vpn-aanbieder gevonden, dan is het zaak om jezelf te registreren. Sommige aanbieders hanteren diverse abonnementen, die onderling verschillen in het aantal serverlocaties en de hoeveelheid gelijktijdige verbindingen. Vul je persoonlijke gegevens in en geef aan op welke wijze je wilt betalen. Dat kan doorgaans via een creditcard, PayPal of bitcoin. Na aanmelding sturen de meeste aanbieders een bevestiging per e-mail. Als je het account bevestigt, heb je toegang tot een online bedieningspaneel. Naast betaalinformatie vind je hier vaak Engelstalige instructies om een vpn in te stellen.

©PXimport

Windows-client

3 Ovpn-bestand

Voor het instellen van een vpn-verbinding gebruiken we de gratis software OpenVPN. Je dient hiervoor een apart configuratiebestand bij de vpn-dienst op te halen, namelijk een zogeheten ovpn-bestand. De meeste vpn-aanbieders hebben een aparte webpagina ingericht waar je een ziparchief kunt downloaden, waaronder VyprVPN. Na het uitpakken van dit zip-archief staan er vaak twee mappen voor je klaar. Hierbij heb je de keuze tussen 160bit- en 256bit-encryptie. Laatstgenoemde versleutelingsmethode is de veiligste optie. Open de map en je ziet dat er meerdere ovpn-bestanden voor verschillende landen beschikbaar zijn. Sommige vpn-aanbieders hebben als alternatief een online assistent waarmee je het gewenste ovpn-bestand kunt genereren, zoals CyberGhost.

©PXimport

4 OpenVPN installeren

De website van de software OpenVPN is enigszins misleidend, want de downloadknop op de beginpagina leidt naar clientsoftware van een specifieke vpn-aanbieder. In deze workshop gaan we echter met de opensource-software van OpenVPN aan de slag. Die is compatibel met alle vpn-aanbieders die het OpenVPN-protocol ondersteunen. Surf naar deze webpagina en klik bij Installer, Windows Vista and later op de downloadlink. Na het openen van dit exe-bestand doorloop je enkele standaardinstellingen om de installatie in orde te maken. Vink hierbij voor de zekerheid alle installatie-onderdelen aan. Na afloop start je het programma nog niet op.

5 Ovpn-bestanden kopiëren

De ovpn-bestanden van je vpn-provider plaats je in een systeemmap van het programma OpenVPN. Open Windows Verkenner en ga naar C:\Program Files (x86)\OpenVPN of C:\Program Files\OpenVPN om de juiste locatie te openen. Heb je tijdens de installatie een andere locatie gekozen, dan zoek je zelf de juiste map op. Kies vervolgens voor de map Config. Aan deze bestandslocatie voeg je alle configuratiebestanden van je eigen vpn-provider toe. Mogelijk vraagt Windows om administrator-machtigingen op te geven. Klik in dat geval op Doorgaan. Je mag maximaal vijftig ovpn-bestanden toevoegen.

©PXimport

6 OpenVPN opstarten

Hoog tijd om met de software aan de slag te gaan. Navigeer in het startmenu naar OpenVPN en klik met de rechtermuisknop op OpenVPN GUI. Je kiest vervolgens voor Meer / Als administrator uitvoeren en bevestigt met Ja. Je ziet dat er rechtsonder in het systeemvak een extra pictogram is bijgekomen, namelijk een beeldscherm met een slotje. Wanneer je dit pictogram niet ziet, klik je eerst op het kleine pijltje Verborgen pictogrammen weergeven. Start je OpenVPN in het vervolg graag automatisch met Windows op? Klik met de rechtermuisknop op het systeemvakpictogram en kies voor Instellingen. Zet een vinkje voor Opstarten met Windows en bevestig met OK.

©PXimport

Later ovpn-bestand toevoegen

7 Vpn-server kiezen

Voor het kiezen van een vpn-server gebruik je het systeemvakpictogram. Klik erop met de rechtermuisknop en bekijk welke vpn-servers er beschikbaar zijn. Zeker als je eerder meerdere ovpn-bestanden hebt toegevoegd, is de lijst wellicht lang. Bedenk goed via welk land je wilt surfen en ga er met de muisaanwijzer heen. Je kiest voor Verbinden, waarna je de juiste inloggegevens invult. Meestal zijn dat dezelfde inloggegevens die je tijdens de registratie bij je vpn-provider hebt opgegeven. Bij sommige aanbieders heb je misschien bij het genereren van een ovpn-bestand een aparte gebruikersnaam en wachtwoord aangemaakt. In dat geval vul je die in. Klik op OK.

8 Veilig surfen

Als OpenVPN een correcte vpn-verbinding heeft opgezet, kleurt het systeemvakpictogram groen. Afhankelijk van de gebruikte vpn-aanbieder is de internetverbinding nu mogelijk iets trager. Wil je graag weten welk (buitenlands) ip-adres je computer momenteel gebruikt? Ga met de muisaanwijzer op het OpenVPN-pictogram staan en de informatie verschijnt als ballontip in beeld. Verder staat ook aangegeven in welk land de vpn-server is gehuisvest. Wil je de vpn-verbinding weer afbreken? Dubbelklik op het pictogram om het venster met statusinformatie op te roepen. Kies daarna voor Verbreken.

©PXimport

9 Android

Ook een smartphone of tablet met Android voorzie je desgewenst van een vpn-verbinding. Allereerst is het een vereiste om de configuratiebestanden van je vpn-provider op je mobiele toestel te krijgen. In Android kan dat op meerdere manieren. De simpelste methode is om naar de downloadpagina van je vpn-provider te gaan, waarna je de benodigde ovpn-bestanden op je toestel bewaart. In het geval van een ziparchief open je de app Bestandsbeheer op het Android-toestel. Zoek het ziparchief op en selecteer dat bestand. Via het pictogram met de drie puntjes kies je voor Uitpakken. Nadat je de bestandslocatie hebt gekozen, sluit je af met OK.

10 OpenVPN Connect

Je gebruikt OpenVPN Connect om verbinding met een vpn-server te maken. Download en installeer deze app vanuit de Play Store. Zodra je OpenVPN Connect opent, kom je in een Engelstalige gebruikersomgeving terecht. Tik rechtsboven op het pictogram met de drie puntjes en kies Import / Import Profile from SD card. Blader nu naar de locatie met configuratiebestanden en geef aan welk ovpn-bestand je wilt toevoegen. Via Select vul je daarna de inloggegevens van de vpn-provider in. Zet een vinkje voor Save wanneer je de inloggegevens wilt bewaren. Wanneer je het verbindingsverzoek accepteert, kies je voor Continue. De vpn-verbinding is nu actief.

©PXimport

11 Batterijbesparing

Zodra je vanuit Android een vpn-verbinding opzet, verschijnt er bovenaan in de statusbalk een klein pictogram met een sleutel. In OpenVPN Connect tik je op Tap for more detail om het ip-adres en serverinformatie op te vragen. Een nadeel is dat de vpn-verbinding continu actief is, dus ook wanneer je het toestel niet gebruikt. De accu raakt hierdoor sneller leeg. Bij inactiviteit kun je de vpn-verbinding daarom beter even pauzeren. Tik rechtsboven op het pictogram met de drie puntjes. Via Preferences vink je de instelling Battery Saver in. Telkens wanneer je het mobiele toestel gebruikt, activeert OpenVPN Connect op de achtergrond de vpn-verbinding.

Mobiele app

12 Mailbijlage

©PXimport

OpenVPN Connect is ook beschikbaar voor iOS (iPhone en iPad). Je downloadt deze toepassing vanuit de App Store. In tegenstelling tot Android is het toevoegen van een ovpn-bestand wel iets omslachtiger, aangezien je niet direct toegang hebt tot de mappenstructuur van iOS. Het heeft dus weinig zin om naar de downloadpagina van de vpn-aanbieder te surfen. De gemakkelijkste methode is door het configuratiebestand naar jezelf te mailen. Open de Mail-app en tik vervolgens op de bijlage. Kies daarna voor Kopieer naar OpenVPN om het ovpn-bestand te importeren. Hoewel deze wijze erg vlot werkt, is er wel een klein risico op onderscheppingsgevaar.

13 Bestandsdeling iTunes

Wie meer veiligheid wenst, voegt de configuratiebestanden rechtstreeks via een usb-verbinding aan de iPhone of iPad toe. Je gebruikt hiervoor iTunes. In dit programma open je de inhoud van je iOS-apparaat. Kies onder Instellingen voor Bestandsdeling. Alle apps waarnaar je documenten kunt overzetten verschijnen in beeld, waaronder dus in elk geval OpenVPN. Klik daarop en selecteer via Bestand toevoegen alle configuratiebestanden. Zodra je bevestigt met Openen en Synchroniseren hevelt iTunes de data over naar het mobiele Apple-apparaat.

©PXimport

14 Vpn in iOS

Open OpenVPN Connect en bekijk welke configuratiebestanden er beschikbaar zijn. Het importeren van een ovpn-bestand is eenvoudig, want hiervoor tik je op het groene plusteken. Via Allow geef je OpenVPN Connect toestemming om een vpn-configuratie aan het mobiele toestel toe te voegen. Log hiervoor desgevraagd in met je Apple-wachtwoord of vingerafdruk. Vanuit de apparaat-instellingen keer je automatisch terug naar de app. Je veegt indien nodig een stukje omlaag om de gebruikersnaam en het wachtwoord van de vpn-provider op te geven. Activeer de schakelaar achter Save. Gebruik de onderste schakelaar en kies Yes om de vpn-verbinding te activeren. Boven in de statusbalk van iOS verschijnt het vpn-logo.

15 Instellingen

Op toestellen met Android open je binnen de app eenvoudig de instellingen van OpenVPN Connect, maar op een iPhone of iPad werkt dat anders. Tik vanuit het beginscherm van iOS op Instellingen en veeg een flink stuk omlaag. Via OpenVPN krijg je alle beschikbare opties te zien. Bij Connect geef je bijvoorbeeld aan dat je alleen binnen een wifi-netwerk een vpn-verbinding wilt gebruiken. Verder stel je bij Compression de mate van compressie in om eventueel het dataverbruik te verminderen. Je past ook allerlei geavanceerde instellingen aan, al is het voor doorsneegebruikers verstandig om daar niet mee te rommelen.

©PXimport

16 Asuswrt

Sommige moderne routers kun je instellen als vpn-client. Aangezien al het dataverkeer via de vpn-server verloopt, gebruiken hiermee alle apparaten binnen het thuisnetwerk vpn. Denk bijvoorbeeld aan een Chromecast, smart-tv en gameconsole. Een voorbeeld is Asus, dat veel van zijn routers voorziet van de firmware asuswrt. Hierin kun je een openvpn-client instellen. Typ in een browser het ip-adres van de router (meestal http://192.168.1.1) en log vervolgens in. Je navigeert dan achtereenvolgens naar Advanced Settings / VPN / VPN Client. Via Add profile heb je op het tabblad OpenVPN de gelegenheid om met Upload een ovpn-bestand toe te voegen. Na het invullen van een beschrijving en de inloggegevens bevestig je met OK. Klik in de vpn-serverlijst als laatste op Activate.

17 Dd-wrt

Wie geluk heeft, kan zijn router ‘flashen’ met de alternatieve firmware dd-wrt. Via het OpenVPN-protocol stel je dan een vpn-verbinding voor je complete thuisnetwerk in. Log in op het bedieningspaneel van je router en navigeer naar Services / VPN. Vervolgens selecteer je Enable achter Start OpenVPN Client. Vul nu zo veel mogelijk eigenschappen van de vpn-server in, zoals de servernaam, het poortnummer (meestal 1194 of 443), de versleutelingsmethode en de inloggegevens. Hoe je aan alle gevraagde informatie komt, lees je in de volgende stap.

©PXimport

18 Kladblok

Dd-wrt wil nogal wat gegevens over de vpn-server weten. De juiste informatie tref je aan in het betreffende ovpn-bestand. Open dit bestand in Kladblok en klik bovenaan op Opmaak / Automatische terugloop. Je vindt tussen de codes <ca> en </ca> het ca-certificaat. Die kopieer je naar dd-wrt. Gebruik hiervoor het veld bij CA Cert in DD-WRT. Ook de velden bij Public Client Cert en Private Client Key vul je indien nodig op deze wijze in, al zijn de gegevens wellicht in aparte configuratiebestanden van de vpn-provider beschikbaar. Als alles in ingevuld, klik je op Save / Apply Settings. Ga naar Status / OpenVPN om de vpn-verbinding te controleren.

Vpn-verbinding delen

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).