Met mooi weer is de tuin de fijnste plek om te zitten. Bijkleuren of juist verkoeling zoeken in de schaduw, samen buiten eten en genieten van de avondzon. Het wordt nog leuker wanneer je daarbij, net als in huis, ongestoord eindeloos kunt netflixen en genieten van streamingmuziek. En juist dat valt vaak tegen, doordat je buitenshuis geen of slecht wifi-bereik hebt. Dat hoeft niet zo te blijven, want wifi in de tuin regel je zo.

In de zomer wil je natuurlijk niet alleen binnen, maar ook buiten genieten van een goed draadloos netwerksignaal. Als het om wifi gaat, is het gebied rondom het huis vaak nog onontgonnen gebied, waar streamingmedia vaker niet dan wel werken en mobiele apparaten ongemerkt overschakelen op 4G en daardoor de databundel aanspreken. Bij de installatie van het draadloos netwerk keek je waarschijnlijk vooral naar het netwerksignaal in huis. Dat moest goed zijn, aan de tuin werd meestal niet gedacht.

In de meeste tuinen lift je als gebruiker mee op wifi-signaal dat daar toevallig beschikbaar is. De snelheid is vaak te laag om echt ongestoord Netflix of Spotify te gebruiken en vaak zorgt het alleen maar voor irritatie doordat apparaten wel verbinding maken, maar je het netwerk niet daadwerkelijk kunt gebruiken. Dit laatste is misschien nog wel erger dan geen wifi hebben, want we blijven het allemaal toch proberen. In dit artikel bespreken we verschillende manieren om toch een goed wifi-signaal te hebben in de tuin.

Wifi en je router

Een belangrijke factor in de kwaliteit van het draadloos netwerksignaal in én om huis, is de draadloze router. Vaak is die router al enkele jaren oud en mist hij ondersteuning voor de laatste standaarden en technieken, zoals multi-user, multiple-input, multiple-output-techniek (MU-MIMO) en beamforming. Vooral de laatste twee zijn belangrijk. MU-MIMO maakt een router beter geschikt om met meerdere apparaten tegelijk te communiceren, terwijl beamforming ervoor zorgt dat het signaal zich richt op de in het netwerk aanwezige apparaten. Hierdoor wordt het signaal verbeterd en treden er minder fouten op, waardoor het draadloos netwerk binnen, maar mogelijk ook buiten het huis, beter bruikbaar wordt. Misschien zelfs beter geschikt voor online gamen en het streamen van media.

©PXimport

Nieuwe wifi-standaarden

Router vervangen

Heb je nu al een matig signaal in huis, dan zal dat buitenshuis niet veel beter zijn. Dan is het al snel lonend om de router te vervangen door een nieuwer exemplaar. Helaas kan dit niet altijd zomaar. Afhankelijk van de provider en je internetabonnement heb je je modem wellicht in bruikleen gekregen of werkt hij ook als modem. De telefoon pakken en klagen over de snelheid van het verouderde apparaat wil dan weleens helpen om gratis een nieuwe router opgestuurd te krijgen.

Een andere optie is de router door de internetserviceprovider in bridgemodus te laten zetten of gebruik te maken van de dmz en er dan zelf een nieuwe router achter te plaatsen. Dit is vooral relevant bij internet via de tv-kabel, zoals bij Ziggo, waarbij de router ook de modem is. In bridgemodus schakelt de wifi uit, net als routerfuncties zoals dhcp, nat en de firewall, terwijl je die via de dmz omzeilt. Het wordt daardoor mogelijk een nieuwe router op de oude aan te sluiten en daar de volledige functionaliteit van te gebruiken. Het wifi-signaal verbetert door de functionaliteit en capaciteit van de nieuwe router.

Let wel op: staat de oude router in bridge-modus, dan bevindt het publieke ip-adres van de internetaansluiting zich op de wan-poort van de nieuwe router en zul je op dat apparaat ook de volledige beveiliging van wifi en lan (firewall) moeten regelen. Dat moet je ook doen als je eigen router in de dmz van de router van je internetprovider hangt.

Hindernissen

Om het draadloze netwerk in de tuin te verbeteren is het handig te weten welke factoren je wifi-signaal negatief beïnvloeden. Het wifi-signaal is een radiogolf die energie verliest als hij zich door de lucht verspreidt. Hierdoor zit er een maximum aan het bereik van het signaal, al kun je dit met een betere antenne met meer vermogen flink opschroeven. De sterkte van het signaal van een draadloze router is bij wet begrensd, onder meer om een ongewenste wedloop tussen fabrikanten te voorkomen. Zij moeten op een andere manier innoveren dan door het wattage op te schroeven.

Het draadloze signaal van de router verliest in woningen vooral energie door de obstakels op zijn pad, zoals muren en plafonds. Voor wifi buiten moet je denken aan HR-glas als belangrijke hobbel. Dat bestaat uit meerdere lagen en heeft aan de binnenzijde van één daarvan een dun metalen laagje dat de warmte binnenhoudt. Datzelfde laagje hindert ook de wifi. Ook metalen wandbekleding, die al enkele jaren trendy is, heeft een negatieve impact op het wifi-signaal en datzelfde geldt voor water. Gelukkig geldt dat vooral voor het water in een aquarium vlak bij de router en niet voor het water in het opblaaszwembad in de tuin.

©PXimport

2,4 en 5 GHz, en bereik

De router verplaatsen

Behalve de techniek in de router, is ook de plaats van de router van invloed op het draadloos internet in én om het huis. Hoeveel muren moet het signaal door voor het de tuin bereikt? Of zijn dat er zoveel dat het signaal de tuin niet eens bereikt? In veel gevallen is de draadloze router het enige accesspoint in huis en is hij centraal geplaatst om het huis van goede wifi te voorzien, niet de tuin.

Een voor de hand liggende oplossing om in de tuin een beter signaal te krijgen, is het verplaatsen van de router in de richting van de tuin. Dat werkt: inderdaad komt de tuin dan beter binnen het bereik van de router en zal de kwaliteit van het signaal er toenemen. Nog los van uitdaging die het kan zijn de router op zijn nieuwe plek aan te sluiten, heeft het verplaatsen ook weer invloed op de wifi-dekking in het huis. Delen van het huis die al verder van de router lagen of door meer muren gescheiden worden, zullen nu juist signaal verliezen. Dat is niet handig.

Vaak ligt de plek van de router vast en heeft een monteur het apparaat daar aangesloten omdat het signaal daar de woning binnenkomt. Dat punt, technici spreken van het infrastructuur-randapparatuur-punt (isra) of abonnee-overnamepunt (aop), ligt vast en is vaak een voor het draadloos signaal ongunstige plek zoals een meterkast of hoek van het huis waar de coax-, telefoon- of glasvezelkabel naar binnen is gebracht en de modem is opgehangen. Hoe ongunstig de huidige plek van de router ook is, met een netwerkkabel zijn flinke afstanden te overbruggen, waardoor het vaak wel degelijk mogelijk is de router een andere plek te geven of met mooi weer mee naar buiten te nemen.

©PXimport

Designkwestie

Oude router als accesspoint

Multiroom- of mesh-systemen combineren meerdere zenders in een slim systeem, dat je in één keer voor alle zenders configureert. Het nadeel is dat ze niet goedkoop zijn. Wil je wel een goedkope oplossing, kijk dan of je een oude router hebt die ook als accesspoint kan worden gebruikt. Dat is het ideaalst: alle routerfuncties worden uitgeschakeld en met een paar klikken heb je een extra zender erbij in het netwerk. Je kunt de wan-poort van de tweede router aansluiten op de lan-poort van je primaire router. Ondersteunt de router dit niet, schakel dan de dhcp-server van de tweede router uit. Verbind een lan-poort van de extra router met een lan-poort op de al bestaande router.

Wat de draadloze configuratie betreft, zijn er enkele mogelijkheden. Je kunt op de tweede router een eigen wifi configureren. Je kunt ook hetzelfde netwerk als op de hoofdrouter inzetten. Beide is mogelijk en heeft plussen en minnen. Laat de tweede router wel een andere kanaal gebruiken dan de hoofdrouter om conflicten te voorkomen. Afhankelijk van hoe slim de apparaten zijn die je met de buiten-wifi verbindt, zul je buiten apart verbinding moeten maken. Een seamless-handover waarbij een smartphone automatisch van de ene zender op de andere overschakelt, is in de praktijk vaak lastig.

©PXimport

Meer zenders

Als het niet mogelijk is de router richting de tuin te verplaatsen, is een andere oplossing nodig. Hiervoor zijn er meerdere oplossingen. Eén ding hebben ze allemaal met elkaar gemeen, er komt minimaal één zender bij. Dat kan een extra router zijn, al dan niet in de rol van accesspoint, een los accesspoint of een wifi-mesh-systeem dat een router combineert met een of meer accesspoints. Vooral wifi-mesh-systemen zijn de laatste jaren snel populair geworden. Bijna alle wifi-mesh-systemen werken met een app voor configuratie en beheer en wanneer je door je huis loopt, maak je altijd verbinding met het accesspoint met het sterkste signaal.

©PXimport

Voeding via PoE

Het voordeel van een multiroom-systeem zoals de Orbi is dat het één netwerk-ssid gebruikt waarbinnen je als gebruiker vrij kunt bewegen. Loop je van buiten naar binnen of omgekeerd, dan schakelen de apparaten die je bij je draagt moeiteloos over van de ene zender naar de andere. Helaas ondersteunt Orbi geen Power over Ethernet (PoE) en is er dus altijd een stopcontact nodig. Daarnaast moet de buitensatelliet binnen bereik van het Orbi-netwerk liggen. Deze beperking is er niet bij gebruik van een los accesspoint voor buiten, dat je via een netwerkkabel aansluit. Ondersteunt het accesspoint daarbij Power over Ethernet, dan is behalve de netwerkkabel geen verdere aansluiting nodig, mits aangesloten op een geschikte PoE-switch.

Powerline

Heb je een stropcontact in de tuin, dan powerline ook een optie zijn. Dit systeem gebruikt bestaande elektriciteitsleidingen als basis voor het netwerksignaal. Hierbij zijn altijd minimaal twee powerline-adapters nodig. De ene verbind je via een netwerkkabel met de router en steek je in een stopcontact, terwijl je de andere elders in huis óf tuin in een stopcontact steekt om daarmee een netwerkaansluiting of wifi-accesspoint te maken. Volgens de specificaties kan een setje powerline-adapters een netwerkverbinding maken tot maximaal 400 meter afstand. In elk geval reikt het signaal via het huiselijke stroomnet hiermee verder dan een netwerkkabel kan.

Een hindernis bij het toepassen van deze techniek kan nog zijn de verbinding over verschillende stroomgroepen gaan. Vaak heeft een wasmachine een eigen groep en ook voor verlichting en apparatuur in een veranda of tuinhuis wordt doorgaans als een aparte groep aangelegd. In het ergste geval is er helemaal geen verbinding mogelijk in zo’n geval, in het minder erge is de verbinding niet stabiel. Treedt dit probleem op, verplaats dan de powerline-adapter die met de router verbonden is door het huis en probeer via een ander stopcontact wel een goede verbinding te krijgen. Het netwerksignaal hoeft daarbij ook niet direct van de router te komen. Aansluiten op een netwerkswitch elders in huis is ook heel goed mogelijk.

©PXimport

Powerline met wifi

Er is een enorm aanbod aan powerline-adapters en belangrijker, zeker de betere worden steeds meer ook echte netwerkapparaten en zijn vergaand configureerbaar. Wie weleens een point-to-pointverbinding heeft gemaakt met twee vroege powerline-adapters zal verbaasd zijn over de mogelijkheden. Iedere powerline-adapter is voorzien van een netwerkaansluiting en je kunt er dus een bedraad accesspoint op aansluiten. Er zijn ook powerline-adapters met ingebouwde wifi-techniek, waardoor je met een set van enkele adapters het hele huis kunt voorzien van een multiroom-wifi-systeem. Wat nog beperkt is, is het aanbod aan weer- en waterbestendige adapters voor gebruik buitenshuis. Een uitzondering is de Devolo Outdoor WiFi Powerline Adapter BEGA.

©PXimport

Keuze genoeg

Geen barbecue hoeft deze zomer nog in stilte te verlopen, net zo min als relaxen op de loungebank in de tuin nog zonder Spotify of Netflix hoeft. Het aantal opties om goede wifi ook buiten het huis te hebben en volop te kunnen gebruiken, is groot en voldoende volwassen om nu al te gebruiken. Duur hoeft het bovendien niet te zijn. Wie geen zin heeft hier veel geld aan te besteden kan in veel gevallen ook met bestaande hardware en wat ingrepen in de bekabeling al een veel beter signaal bereiken in de tuin. Wil je echt perfecte én snelle draadloze dekking, dan is een speciaal accesspoint voor buiten de ultieme oplossing.

Mesh voor buiten - Netgear Orbi Outdoor

©PXimport

Netgear Orbi Outdoor (RBS50Y)

Adviesprijs
269 euro
Websitewww.netgear.nl/orbi8Score80

AP voor buiten - Ubiquiti UniFi AP AC Mesh Pro

©PXimport

Ubiquiti UniFi AP AC Mesh Pro

Adviesprijs
199 euro
Websitehttps://unifi-mesh.ui.com8Score80

Powerline - devolo Outdoor WiFi Powerline-adapter

©CIDimport

devolo Outdoor WiFi Powerline-adapter (BEGA)

Adviesprijs
169 euro
Websitewww.devolo.nl/dlan-wifi-outdoor7Score70

Cursus netwerkbeheer

Wil je eerst je netwerk in huis op volle snelheid laten draaien? Dan bieden wij de Tech Academy cursus Netwerkbeheer voor thuis aan.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).