Geheel zonder sporen achter te laten gebruikmaken van internet? Dat is niet realistisch. Zelfs als je altijd een anonieme browser gebruikt, zullen er situaties zijn waarin toch te achterhalen is wie je bent en wat je doet. Online privacy lijkt een utopie. Maar wat weet het internet nu precies over je?

Tip 01: Cookies

Cookies hebben nogal een slechte reputatie. Dat is niet zo vreemd: er wordt nogal wat informatie in opgeslagen. Sinds de cookiewet moeten we bij iedere site aangeven of we het gebruik van cookies willen accepteren of niet, en de meeste mensen klikken zonder aarzelen op ‘Ja’. Dat is op zich niet zo’n ramp, cookies zijn namelijk vaak ook gewoon nodig om een website te laten functioneren, maar het is wel belangrijk dat je weet wat voor informatie er allemaal opgeslagen wordt of kan worden. Een prachtige site om hier inzicht in te krijgen is www.clickclickclick.click. Deze site toont je aan de hand van tekst en audio precies wat de site allemaal van je te weten komt tijdens je bezoek. En dan gaat het dus niet alleen om wat voor browser je gebruikt en via welke site je gekomen bent, maar ook om zaken als welke bewegingen je maakt met je muis, hoe groot het venster is waarmee je de site bekijkt, of je de site minimaliseert enzovoort. Geen schokkende gegevens, maar wel verhelderend om te zien dat een site dus precies kan zien waar je naar kijkt en waar je interesse naar uitgaat, zelfs nog voordat je ergens op klikt.

©PXimport

Tip 02: Nog meer cookies

Als de informatie die je op de eerste site ziet je al afschrikt, haal dan even diep adem voordat je naar http://webkay.robinlinus.com gaat. Deze site werkt namelijk eveneens aan de hand van cookies, maar toont informatie die een stuk minder basaal is. Denk hierbij aan je locatie (die is overigens niet nauwkeurig tot op de 100 meter), welke hardware je gebruikt, welke internetprovider je hebt, wat je maximale downloadsnelheid is, bij welke sociale-mediasites je bent ingelogd enzovoort. Wanneer je de site op een mobiel apparaat bezoekt, dan kan deze je zelfs vertellen of je de smartphone in portretmodus of landschapsmodus gebruikt. De informatie over je browser en internetverbinding zijn overigens wel voorbeelden van informatie die je geheim kunt houden wanneer je een anonieme browser gebruikt.

©PXimport

Tip 03: Scripts verbieden

We laten je voorbeelden zien van wat internet over je weet en wat je precies kunt doen om dat te voorkomen. Meestal gebeurt dat aan de hand van instellingen, maar er is geen simpele browserinstelling die voorkomt dat de informatie die je in de eerste twee tips van dit artikel voorbij hebt zien komen, niet wordt doorgegeven. Om tóch te kunnen voorkomen dat eigenaren van websites (of adverteerders) al deze informatie kunnen zien, kun je NoScript installeren. NoScript is een extensie voor Firefox, die bepaalde scripts en trackers op websites blokkeert om te voorkomen dat informatie wordt doorgegeven die je wellicht liever privé wilt houden. Wanneer je de extensie installeert kun je ervoor kiezen om standaard alles te blokkeren of om een melding weer te geven wanneer een website informatie probeert te bemachtigen (dat laatste raden we aan, dat geeft je ook inzicht in welke sites betrouwbaar zijn. Helaas is deze extensie niet beschikbaar voor Chrome, voor deze browser kun je het alternatief Scriptsafe downloaden. NoScript en ScriptSafe zijn gratis te downloaden in de respectievelijke stores van de betreffende browsers.

©PXimport

Tip 04: Gelekte wachtwoorden

Je kunt de boel nog zo goed proberen af te vangen op je computer, maar als je in vertrouwen gegevens aan een website verstrekt en deze gaat daar niet goed mee om of wordt gehackt, dan liggen je gegevens alsnog op straat. In veel gevallen wordt zo’n hack bekendgemaakt. Soms via het nieuws of via een direct mailbericht van de betreffende site aan u, maar helaas gebeurt dit niet altijd. Soms heeft de eigenaar van de site niet in de gaten dat er een lek op zijn of haar site is, en in andere gevallen probeert de eigenaar de hack te verbloemen om geen slapende honden wakker te maken. Maar hoe weet je nu of er ooit accountgegevens van jou gelekt zijn? Daar is een fantastische site voor: op www.haveibeenpwned.com kun je je e-mailadres intypen, waarna er in een database gezocht wordt naar eventuele informatie die over jou bekend is. De database wordt regelmatig bijgewerkt met gegevens van nieuwe hacks, dus het is verstandig om dit eens in de zoveel tijd te controleren. Wanneer blijkt dat je voorkomt in de gegevens, dan krijg je precies te zien om welke sites het gaat. Overigens is dat niet meteen een reden voor paniek: het kan ook zijn dat je e-mail is aangetroffen op een spamlijst. Hoe dan ook, een positief resultaat is altijd aanleiding om je wachtwoord op de betreffende site te veranderen (en op andere sites waar je hetzelfde wachtwoord gebruikt).

©PXimport

Tip 05: Informatie zoeken

Als we het hebben over wat internet van je weet, dan moeten we ook verder kijken dan alleen je surfgedrag. Stel dat je ooit bij een rechtszaak betrokken bent geweest, failliet bent gegaan, onderdeel was van een krantenartikel, of dat je ooit de loterij hebt gewonnen of vakantiefoto’s op sociale media hebt geplaatst, dan is de kans groot dat dit allemaal terug te vinden is, aangezien internet één groot en nagenoeg oneindig archief is. De eenvoudigste manier om te ontdekken wat er over je te vinden is, is door je eigen naam in te typen in een zoekmachine. Bovenaan zul je jouw sociale-mediaprofielen aantreffen, maar wanneer je verder klikt komen er andere dingen naar boven. Extra tip: plaats je naam tussen aanhalingstekens in de zoekopdracht, zodat er alleen resultaten worden getoond waar je volledige naam echt in voorkomt, dat voorkomt dat je een hoop onzin moet doorbladeren.

Heb je, bijvoorbeeld op Google, iets gevonden over jezelf dat je liever niet meer in de resultaten zou zien? Dan kun je een verzoek indienen om deze informatie te verwijderen (wat overigens geen garantie is dat dat lukt). Meer informatie over de mogelijkheden en rechten op dit gebied vind je op www.forget.me.

©PXimport

Tip 06: Wat weet Google?

Google benadrukt op z’n website dat het jouw informatie nooit zal verkopen en hoewel we dat best willen geloven, verzamelt het bedrijf schrikbarend veel informatie over u, om vervolgens advertenties op maat te kunnen serveren. In de advertentieinstellingen kun je aangeven of je daar toestemming voor wilt geven. Daar kun je ook precies zien wat voor gegevens Google over je verzamelt. Die gegevens kun je stuk voor stuk verwijderen. Surf je naar http://myactivity.google.com, dan kun je precies zien welke andere gegevens van Google worden bijgehouden (zoals je zoekgeschiedenis, websites die je bezoekt enzovoort). Losstaand is die informatie niet zo boeiend, maar alles bij elkaar opgeteld vormt het een behoorlijk compleet plaatje. Wanneer je op deze site klikt op Activiteitsopties, dan kun je het opslaan van gegevens voor verschillende onderdelen uitschakelen. De vraag blijft altijd hoeveel er stiekem alsnog gevolgd wordt, maar dat is een gedachte die we moeten loslaten, anders durft niemand ooit meer online.

©PXimport

Tip 07: Wat weet Facebook?

Als je dacht dat Google veel over je wist, dan hebben we slecht nieuws: Facebook weet nog véél meer. Dat heeft te maken met het feit dat Facebook een allesomvattend sociaal netwerk is. We vullen er onze informatie in, we klikken op dingen die we interessant vinden, hebben gesprekken met mensen op Messenger enzovoort. Al die informatie wordt vastgelegd en dat vormt een heel compleet beeld over wie je bent en wat je doet. Deels is daar niets aan te veranderen: Facebook is gratis en onze informatie is de prijs die we daarvoor betalen. Er is echter wel een aantal dingen die je kunt doen, en het eerste is inzicht krijgen in wat Facebook verzamelt. Op Facebook vind je een overzicht van alle dingen die het sociale netwerk over je weet en dat is dus alles wat je ooit direct of indirect op Facebook gedaan hebt. Door op die afzonderlijke onderdelen te klikken, kun je ze stuk voor stuk verwijderen, maar dat is bizar veel werk. Wat wel eenvoudig kan, is aangeven dat je geen advertenties meer wilt zien op basis van je voorkeuren en activiteiten. Je doet dat door te klikken op Instellingen rechtsboven en vervolgens op Advertenties. Je ziet dan een verkorte weergave van de informatie die Facebook over je heeft, maar je ziet ook een kopje Advertentie-instellingen waar je precies kunt aangeven wat Facebook wél en niet aan je mag laten zien met betrekking tot advertenties. Op het verzamelen van de gegevens zelf heb je echter weinig invloed.

©PXimport

Tip 08: Wat weet Twitter?

Hoewel Twitter lang niet zo veel van je weet als Facebook, weet het bedrijf wél een stuk meer sinds het vorig jaar wat wijzigingen heeft doorgevoerd in zijn privacybeleid. Zo kan Twitter nu gegevens over je verzamelen wanneer je een website bezoekt waarop een tweet is ingesloten. Ook Twitter biedt je de mogelijkheid om inzicht te krijgen in wat de site van je weet (dat is men immers verplicht), maar de site maakt het je wel iets moeilijker. In tegenstelling tot Facebook is er geen pagina met alle informatie, maar kun je een verzoek indienen om alle informatie te downloaden. Je doet dit door op de site te klikken op je profielfoto en vervolgens op Instellingen en privacy / Je Twitter-gegevens. Hier zie je een beknopt overzicht van wat informatie met onderin de knop Gegevens opvragen. Wanneer je hierop klikt worden de gegevens naar je e-mailadres gestuurd. Overigens kun je ook bij Twitter (deels) aangeven wat er met je gegevens mag worden gedaan. Wanneer je in het menu Instellingen en privacy klikt op Privacyen veiligheid, dan zie je halverwege de pagina het kopje Personalisatie en gegevens. Wanneer je hier klikt op Wijzigen, kun je aangeven wat Twitter met je gegevens mag doen en wat voor advertenties je wilt ontvangen.

©PXimport

Tip 09: Incognitomodus

Je hebt nu behoorlijk inzicht in wat internet allemaal over je weet en dat is dus nogal wat. En het ergste is, dit is nog maar het topje van de ijsberg. Alle websites die je gebruikt verzamelen informatie over je en hoewel je dat dus deels kunt afvangen met behulp van instellingen, zal er altijd informatie verzameld worden. Zoals gezegd kan ook een anonieme browser dat niet voorkomen, maar zo’n browser zorgt er wel voor dat bepaalde informatie privé blijft, dus het kan in ieder geval geen kwaad om op die manier het internet op te gaan. Belangrijk om te weten is dat een anonieme browser niet hetzelfde is als de privémodus in je huidige browser. De privémodus zorgt ervoor dat de browser zélf geen informatie opslaat op je computer, maar het verschaffen van allerlei informatie aan websites gaat gewoon door. Een anonieme browser voorkomt (voor zover mogelijk) ook dat laatste. Een voorbeeld van een populaire en goede gratis anonieme browser is Tor . We benadrukken echter nogmaals: een dergelijke browser zorgt er niet voor dat je volledig anoniem zult zijn op internet. Volledige anonimiteit is simpelweg niet (meer) mogelijk en dat is helaas iets wat we moeten accepteren.

©PXimport

Tip 10: Vpn

Een andere manier om te voorkomen dat er te veel informatie over je in kaart wordt gebracht aan de hand van je online activiteiten, is het gebruik van een vpn. De afkorting staat voor virtual private network: een versleutelde verbinding tussen diverse netwerken en computers, waarlangs alle informatie die je verzendt en ontvangt wordt omgeleid. Op die manier kan informatie dus (nagenoeg) niet worden getraceerd naar jou. Vpn was lange tijd vooral populair onder gebruikers van torrent-netwerken, om te voorkomen dat instanties die boetes uitdelen aan illegale downloaders hen op het spoor zouden komen. Dat geeft direct aan waarom vpn zo goed is: echte anonimiteit bestaat niet, maar met deze technologie kom je een heel eind, zéker in combinatie met het gebruik van een anonieme browser. Voor een vpn hoef je overigens inmiddels ook geen fortuin meer te betalen, voor drie euro per maand heb je bijvoorbeeld al een vpn-account bij www.goosevpn.com, inclusief complete uitleg hoe je de instellingen precies configureert op je pc of smartphone. Ook Private Internet Access is een goede dienst, die op Android zelfs advertenties kan blokkeren. Gratis vpn-diensten zijn er ook, maar daar zetten we toch wel onze vraagtekens bij, aangezien echt gratis domweg niet bestaat. Dat betekent doorgaans dat je betaalt met je informatie … en dát is precies wat we proberen te voorkomen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).