ID.nl logo
Van wifi 6 naar wifi 7: upgraden of wachten?
© Prostock-studio
Huis

Van wifi 6 naar wifi 7: upgraden of wachten?

Eens in de ongeveer vijf jaar introduceren routerfabrikanten een nieuwe, snellere en betere standaard. In 2019 was dat wifi 6, met als tussenupdate wifi 6E in 2020. Nu begint in 2024 de uitrol van het fonkelnieuwe wifi 7. Wat is er precies aan verbeterd? We zetten de feiten op een rij en vertellen of het zin heeft om nu al te upgraden.

In dit artikel brengen we je op de hoogte van de stand van zaken rondom wifi 7 en onderzoeken we of het al zinvol is apparaten met die standaard in huis te halen.

  • Snelheid
  • Frequentie
  • Stoorzenders en latency
  • Geschikte apparaten
  • Upgraden?

Lees ook: Wifi 7-routers betreden de markt: dit wil je weten

We noemen het gemakshalve wifi 7, maar de eigenlijke naam is IEE 802.11be – de opvolger van IEE 802.11ax. Vroeger werd alleen die technische naam gehanteerd om verschillen tussen wifi-standaarden te duiden, maar in afgelopen jaren zijn simpelere namen met een enkel cijfer geïntroduceerd om het overzichtelijk te houden.

Wifi 7 kan theoretische snelheden halen van tussen de 1,3 en 46 gigabit per seconde (Gbit/s). Die maximale snelheid zul je nooit halen in een gemiddelde thuissituatie. Dan moet er namelijk een kleine afstand zitten tussen jouw apparaat en de router, zonder muren en andere obstakels ertussen, in een huis waar geen enkel ander draadloos signaal in de lucht hangt.

Wel is het bij elkaar een significante upgrade ten opzichte van wifi 6 en 6E, dat tussen de 574 megabit en 9,8 gigabit per seconde bereikte op maximale snelheid. Er zijn een paar manieren waarop fabrikanten die hogere snelheid weten te bereiken. Te beginnen met een eenvoudige upgrade in bandbreedte: wifi 7 zendt uit op 240 of zelfs 320 megahertz, dubbel de hoeveelheid van wat er eerder mogelijk was.

Routers gebruiken verder een zogeheten kwadratuur-amplitudemodulatie om radiogolven te verzenden, een techniek waarbij digitale data in een analoog signaal wordt vertaald. In één stukje daarvan passen normaal gesproken tien bits, maar bij wifi 7 is dat verhoogd naar twaalf bits in hetzelfde pakket. Hierdoor kan feitelijk twintig procent meer op de radiogolven tegelijkertijd worden verzonden.

©RerF - stock.adobe.com

Jarenlang was wifi 6E het snelste internet dat je in huis kon halen, maar in 2024 maken we de upgrade naar wifi 7.

Hogere, snellere frequentie

Wifi 7 gebruikt bovendien een extra radiogolf, waar bij wifi 6E ook al wat mee werd geëxperimenteerd. Je kunt namelijk via de 6GHz-band met de router verbinden. Bij radiogolven geldt: hoe hoger de frequentie, hoe sneller de verbinding en hoe hoger de capaciteit … maar ook hoe lastiger het signaal door objecten zoals muren en kasten heen komt. Routerfabrikanten adviseren daarom altijd om met 2,4 GHz te verbinden als je ver van het apparaat zit en om 5 en 6 GHz vooral te gebruiken als je in de kamer aanwezig bent.

Het betekent dat de 6GHz-band eigenlijk een nog iets betere versie is van de 5GHz-band. Wie hiermee verbindt heeft weer iets sneller internet, maar het is ook nóg belangrijker dat je in de buurt van je router blijft zitten. Ideaal voor bijvoorbeeld het downloaden van grote bestanden of om games vanuit de cloud te streamen.

Bijkomend voordeel: omdat wifi 7 en 6E nog relatief weinig gebruikt worden, is de kans klein dat de buren in je appartementencomplex op die 6GHz-band zitten. Er wordt dus minder gevochten voor plek in het draadloze spectrum, waardoor je internet onverhinderd snel kan verbinden.

©Apisit - stock.adobe.com

Hogere frequenties bieden meer bandbreedte in een kamer, maar door obstakels als muren neemt je bereik af.

Van 1 naar 46.120 megabit De eerste versie van wifi, inmiddels bekend als wifi 0, stamt alweer uit 1997 en haalde toen een maximale snelheid tussen de 1 en 2 megabit per seconde. Naar huidige maatstaven erg weinig, maar in de jaren 90 ruim voldoende om de internetsnelheid van je provider door je huis te krijgen: we hadden toen immers nog inbelmodems van 56 kilobits, oftewel 0,056 megabit.

In de jaren daarna ging het snel: wifi 1 in 1999 had een snelheid van maximaal 11 megabit, gevolgd door wifi 2 met maximaal 54 megabit in 2003. Daarbij werd ook voor het eerst de 5GHz-frequentie geïntroduceerd voor hogere snelheden met een korter bereik.

Stoorzenders en virtual reality

Stoorzenders zoals veel wifi-netwerken dezelfde flat of huizenrij is een minder groot probleem geworden. Als bij oudere wifi-standaarden een ander apparaat voor storing zorgde op een kanaal, dan werd het gebruik hiervan volledig uitgeschakeld. Een nieuwe functie zoals Flexible Channel Utilization zorgt er nu voor dat de storing wordt geïdentificeerd en weggefilterd, zodat het kanaal gewoon bruikbaar blijft. Het resultaat is sneller en stabieler internet op drukke locaties.

Het signaal wordt bij wifi 7 ook sneller en met minder zogeheten latency verzonden, waardoor nog maar één procent overblijft van de vertraging die je bij wifi 6 had. In de meeste gevallen zal dat voor doorsnee gebruik geen merkbaar verschil opleveren, omdat wifi 6 al weinig last had van latency, maar voor de opmars van virtual en augmented reality (VR en AR) is dit een belangrijke innovatie. Het moet er namelijk voor zorgen dat video beter naar een virtuele headset gestreamd kan worden: een lichte lag verstoort het gevoel daarbij volledig, want het voelt dan alsof je dronken bent en de wereld vertraagd met je meebeweegt. Virtual reality is nu nog een niche, maar verwacht wordt dat Apples nieuwe bril de markt komende jaren flink kan gaan opschudden – waarbij wifi 7 de basis legt voor een toekomstige grotere VR-streamingmarkt.

Lees ook: De nieuwste trends in wearables: van slimme ring tot VR-bril

Wifi 7 wordt gezien als een belangrijke innovatie voor virtual reality, omdat je ermee virtuele werelden zonder merkbare latency kunt streamen.

Dure routers, weinig telefoons

Wifi 7 wordt sinds begin 2024 in apparaten geïmplementeerd, al zijn het er nog niet veel. Het zijn vooral zakelijke producten, met als uitzondering twee consumentenrouters van TP-Link en Netgear. Goedkoop zijn ze niet: de mesh-router van TP-Link, de Deco BE85, wordt als dubbelpakket verkocht voor 1000 euro. De Netgear Orbi 970 kost je voor een enkele router 900 euro of 1700 euro voor een pakket met twee stuks.

Voor dat geld heb je een van de snelste consumentennetwerken die op dit moment mogelijk zijn, maar aan die hogere snelheden heb je pas echt wat als jouw andere apparaten in huis ook wifi 7 ondersteunen. Heeft je oude laptop nog een antenne met wifi 5, dan is het een beetje alsof je met een trekker op de snelweg rijdt. Je mag en kunt hard, maar de motor van je apparaat trekt dat simpelweg niet.

Er zijn nog maar weinig smartphones op de markt die nu al wifi 7 ondersteunen. Denk dan aan modellen als de Samsung Galaxy S24-serie, OnePlus 11 en 12, en Google Pixel 8 (Pro). Maar nog geen van de iPhones. Vermoedelijk komen er in de loop van dit jaar meer toestellen uit die wifi 7 ondersteunen. De meeste nieuwe telefoons worden tussen de zomer en herfst gelanceerd, dus je zult wellicht tot september moeten wachten om te upgraden naar een wifi7-smartphone.

De Orbi 970 is een van de weinige wifi7-routers voor consumenten die op dit moment wordt verkocht (900 euro).

Pc makkelijker dan laptop

Bij je laptop geldt hetzelfde: fabrikanten hebben sinds eind vorig jaar de eerste wifi7-chips en die worden beetje bij beetje in nieuwe producten geïntegreerd. Een handjevol topmodellen met wifi 7 is nu al beschikbaar. De doorsnee laptop in de winkel werkt nog met wifi 6 of 6E. Wie de overstap naar wifi 7 wil maken, kan beter even wachten tot er later dit jaar meer modellen in de winkels verschijnen.

Bezitters van een ouderwetse pc zijn het goedkoopst uit: daarin kun je een PCI-kaart prikken die ondersteuning voor wifi 7 geeft. Met prijzen tussen de 50 en 100 euro is dat aantrekkelijker in aanschaf dan een volledig nieuwe pc.

In een desktopcomputer kun je een PCI-kaart steken die je wifi7-ondersteuning geeft.

Upgraden is duur

Een volwaardige upgrade naar wifi 7 is vooralsnog een fikse investering. Je hebt een prijzige nieuwe router nodig, waarvan op dit moment nog maar een paar modellen beschikbaar zijn. En je apparaten moeten een upgrade hebben. De goedkoopste Samsung Galaxy S24 heeft bijvoorbeeld een prijs vanaf bijna 1200 euro. De Google Pixel 8 is met een kleine 600 euro wel wat betaalbaarder. De goedkoopste laptops met wifi 7 kosten op het moment van schrijven rond de 1500 euro. Tel je de aanschaf van router, smartphone en laptop bij elkaar op, dan ga je snel richting de 3000 euro.

En dan heb je alleen nog maar wifi7-snelheden voor twee apparaten: op termijn zou je ook je smart-tv, tablet en andere draadloze apparaten in huis moeten vervangen als je gebruik wilt maken van die nieuwe, snellere verbinding. Wie liefst zo snel mogelijk wil upgraden naar wifi 7 en daar ook alles uit wil halen, is nog duizenden euro’s kwijt. Maar waar je in dat geval misschien zelfs apparaten gaat upgraden die nog helemaal niet aan vervanging toe zijn, raden we dit dus af.

Nog niet nodig

Situaties waarbij wifi 7 in de praktijk echt nuttig is, moeten immers nog ontstaan. De films die je van bijvoorbeeld Netflix streamt, starten er voorlopig niet significant sneller door. Vooralsnog is wifi 7 vooral nog interessant voor gebruik binnenshuis, waar je een hoge bandbreedte wilt hebben om bijvoorbeeld rechtstreeks met je NAS te verbinden.

Het is slimmer om het andersom aan te pakken: vervang je hardware wanneer jij toe bent aan iets nieuws en houd zijdelings in de gaten welke nieuwe apparaten met wifi 7 werken. Bereik je het punt waarop meerdere apparaten in huis met de nieuwe netwerkstandaard kunnen verbinden? Dan is dat wellicht het moment om een nieuwe razendsnelle wifi7-router in huis te halen. Tegen die tijd is er meer keuze, tegen hopelijk wat lagere prijzen.

Bekabeld blijft sneller Wifi 7 is de snelste draadloze standaard die we ooit hebben gehad, maar in de praktijk blijft een ‘ouderwetse’ bekabelde verbinding nog altijd het beste. Een CAT6-kabel, de meest gangbare die je in de meeste winkels vindt, heeft een bandbreedte van 1 Gbit/s, wat ongeveer gelijk is aan de snelheid die je minimaal met wifi 7 haalt.

Een CAT7-kabel haalt zelfs maximale snelheden van 100 Gbit/s, vooropgesteld dat de afstand niet te groot is. Dat is dubbel zo hoog als de theoretische snelheid van wifi 7. Met de juiste hardware is in de toekomst die snelheid in de praktijk ook makkelijker te halen. Van storing is veel minder sprake omdat alle communicatie plaatsvindt binnen de kabel – de wifi van je buren zorgt dus niet voor gedoe.

Kabels zijn ook goedkoper: 100 meter CAT7-kabel kost ongeveer 100 euro en CAT6-kabel 70-80 euro. Maar om hogere snelheden te halen, heb je uiteraard ook weer een speciale router nodig en vooralsnog bestaan er nog geen routers die sneller gaan dan 10Git/s. En een nadeel is dat je kabels door je muren of door kabelgoten moet trekken. Iets meer gedoe, maar je hebt dan wel het snelste en betrouwbaarste netwerk.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.