Met deze 25 Gmail-tips mail je als een pro
Gmail is door de jaren heen helemaal volgepropt met nieuwe functies. Die ken je vast niet allemaal en daarom zetten we 25 Gmail-tips voor je op een rijtje. Wellicht ontdek je mogelijkheden waarvan je het bestaan nog helemaal niet afwist.
1. Alle mails onder één dak
Gmail verdeelt alle digitale post standaard over de tabbladen Primair, Sociaal en Reclame. Niet iedereen zit hierop te wachten, want hierdoor zie je al gauw een e-mail over het hoofd. Zet de tabbladen desgewenst uit. Klik rechtsboven op het tandwieltje om de instellingen te openen. Via Inbox configureren verwijder je de vinkjes voor Sociaal en Reclame. Bevestig met Opslaan.
2. Weergavedichtheid aanpassen
Bepaal zelf of je een ruime of juist compacte weergave van het postvak prettig vindt. Navigeer naar Instellingen en Weergavedichtheid. Normaal gesproken is de indeling Standaard ingeschakeld, waarbij een e-mailbijlage onder de onderwerpregel staat vermeld. Kies via Gemakkelijk of Compact voor een beknoptere weergave. Een eventuele bijlage is herkenbaar aan de paperclip aan het einde van de onderwerpregel. Klik tot slot op OK.
3. Gespreksweergave uitzetten
Gmail groepeert antwoorden op berichten, waardoor er min of meer digitale gesprekken tussen afzenders ontstaan. Alle berichten met dezelfde onderwerpregel staan in het postvak bij elkaar. Ontvang je berichten liever apart in het postvak? Klik op Instellingen en daarna nogmaals op Instellingen. Er verschijnt een lange lijst met opties.
Scrol zo nodig een stukje omlaag, totdat je het onderdeel Gespreksweergave tegenkomt. Markeer Gespreksweergave uit en klik onderaan op Wijzigingen opslaan.
4. Vertrouwelijke modus
Wanneer u een belangrijke e-mail wilt verzenden, schakel je optioneel de vertrouwelijke modus in. Het voordeel hiervan is dat geadresseerden het bericht niet kunnen doorsturen, kopiëren, afdrukken en downloaden. Bovendien heeft de ontvanger een toegangscode nodig om het bericht te lezen.
Open via Opstellen een nieuw bericht en klik onderaan op het pictogram met het hangslotje. Je stelt vervolgens een vervaltijd in, zodat het bericht na een bepaalde datum onleesbaar is. Bepaal verder of je wel of geen sms-toegangscode wilt gebruiken.
Bevestig met Opslaan en verzend de e-mail in de vertrouwelijke modus. Afhankelijk van de gekozen instellingen geef je ten slotte het telefoonnummer van de geadresseerde(n) op.
5. Vertrouwelijke e-mail intrekken
Heb je een vertrouwelijke e-mail verzonden en wil je die per direct intrekken? Klik aan de linkerkant op Verzonden en open de bewuste e-mail. Onder het bericht zie je de vervaldatum staan. Als je daar liever niet op wacht, klik je op Toegang intrekken. Via Toegang verlengen geef je ontvangers op een later moment eventueel weer toegang tot het bericht.
6. E-mails snoozen
Zie je graag een opgeruimd postvak, dan is de snoozefunctie interessant. Hiermee verberg je een e-mail voor pakweg een week of maand, waarna het bericht weer tevoorschijn komt. Handig voor het geval je een e-mail pas over een tijdje nodig hebt, bijvoorbeeld in het geval van vlieg- of theatertickets.
Markeer een e-mail door het selectiehokje aan te vinken. Je klikt daarna bovenaan op het pictogram met het klokje. Geef nu aan tot welke datum je het bericht wilt snoozen.
7. Foto als achtergrond
Gmail heeft van origine een sobere uitstraling. Daar kun je iets aan doen, namelijk door een eigen foto als achtergrond in te stellen. Een voorwaarde is wel dat je eigen kiekjes bij de clouddienst Google Foto’s hebt ondergebracht.
Ga binnen de webomgeving van Gmail naar Instellingen en Thema’s. Je klikt vervolgens linksonder op Mijn foto’s om een eigen afbeelding aan te wijzen. Mogelijk verschijnen niet alle kiekjes van Google Foto’s in beeld. Gebruik in dat geval bovenaan de zoekfunctie. Klik op een mooie foto, waarna je bevestigt met Selecteren en Opslaan.
8. E-mails terugroepen
Wanneer je in een boze of emotionele bui een e-mail verstuurt, krijg je daar wellicht korte tijd later alweer spijt van. Je kunt jezelf beschermen tegen impulsief mailverkeer door een soort ‘afkoelingsperiode’ in te stellen. Gmail houdt een verzonden e-mail even vast, zodat je de digitale postbezorging eventueel nog kunt annuleren.
Klik op Instellingen en daarna nogmaals op Instellingen. Bij de optie Verzenden ongedaan maken kies je voor een annuleringsperiode van vijf, tien, twintig of dertig seconden. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan. Na een verzonden e-mail verschijnt gedurende het opgegeven tijdsbestek de optie Ongedaan maken in beeld.
Ook handig voor spelfouten die je - uiteraard - pas ziet zodra je op Verzonden hebt geklikt.
9. E-mails plannen
Gmail bevat een functie om een e-mail vooruit te plannen. Nuttig voor het geval je bijvoorbeeld op vakantie gaat, terwijl je tijdens die periode een e-mail wilt verzenden. Klik op Opstellen en maak het bericht op. Je klikt nu naast de knop Verzenden op het kleine pijltje en kiest Verzenden plannen. Gmail stelt enkele data voor, maar via Kies datum en tijd wijs je zelf de gewenste dag aan. Bevestig met Verzenden plannen.
10. Spelling controleren
Wil je een bericht in correct Nederlands opstellen, dan doe je hiervoor een beroep op de ingebouwde spellingscontrole. Klik op Opstellen en typ het bericht. Je klikt daarna rechtsonder op de drie puntjes en kiest Spelling controleren. Duidelijke taalfouten krijgen een rode markering. Klik daarop om de voorgestelde spelling weer te geven. Houd er rekening mee dat Gmail niet alle taalfouten corrigeert.
11. Experimentele functies uitproberen
Gmail is continu in ontwikkeling. De makers voegen geregeld nieuwe snufjes toe die een selecte groep gebruikers kan uitproberen. Lijkt je dat wel wat? Klik op Instellingen en daarna nogmaals op Instellingen. Vervolgens scrol jhe zo nodig een stukje omlaag en selecteer je de optie Experimentele toegang. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan. Nieuwe uitprobeersels herken je binnen de Gmail-instellingen voortaan aan het experimentenpictogram.
12. Inboxtype wijzigen
Gmail sorteert digitale post normaliter op chronologische volgorde, waarbij de e-maildienst zoals gezegd alle berichten over de tabbladen Primair, Sociaal en Reclame verdeelt. Je kunt ook een ander inboxtype aanwijzen.
Zweef met de muisaanwijzer boven Inbox en klik op het kleine pijltje. Vervolgens probeer je andere inboxtypen uit. Zet de belangrijkste of ongelezen berichten bijvoorbeeld voortaan bovenaan. Via Standaard keer je op ieder moment weer terug naar de reguliere indeling.
13. Automatisch antwoord instellen
Als je enige tijd geen toegang tot Gmail hebt, is het instellen van een automatisch antwoord wel zo netjes. Klik vanuit het beginscherm tweemaal op Instellingen en scrol helemaal naar beneden. Je markeert daarna Automatisch antwoord is ingeschakeld, waarbij je de begin- en einddatum van je afwezigheid opgeeft.
Typ een onderwerpregel en het bericht. Hierin geef je bijvoorbeeld aan hoe mensen je voor belangrijke zaken alsnog kunnen bereiken. Optioneel verstuur je alleen naar personen uit je contactenlijst een automatisch antwoord. Bevestig onderaan met Wijzigingen opslaan.
14. Chat uitschakelen
Gmail bevat een geïntegreerde chatfunctie, al weten tegenwoordig slechts weinig mensen die te vinden. Begrijpelijk, want vanwege populaire diensten als WhatsApp en Facebook Messenger staan bekenden al voortdurend in verbinding met elkaar.
Je schakelt de chatfunctie desgewenst uit, zodat gesprekken van jarenlang geleden niet meer prominent op het beginscherm aanwezig zijn. Navigeer achtereenvolgens naar Instellingen, Instellingen en Chatten. Je markeert vervolgens Chat uitschakelen en klikt op Wijzigingen opslaan.
15. E-mail als bijlage doorsturen
Zodra je een e-mailbericht met een derde wilt delen, kun je het als bijlage doorsturen. De geadresseerde ontvangt dan een schone e-mail en kan op eigen initiatief het bijgesloten bericht openen. Selecteer de e-mail die je als bijlage wilt doorsturen. Via het pictogram met de drie puntjes klik je daarna op Doorsturen als bijlage. Maak het bericht op en verzend dat, inclusief de e-mailbijlage, naar de geadresseerde.
16. Gmail offline gebruiken
Gebruik je Gmail op een laptop, dan kom je misschien ook weleens op plekken zonder wifiverbinding. Denk bijvoorbeeld aan een toertocht met de camper of op afgelegen hotels in het buitenland. Gmail bevat een offline modus. Daarmee zijn al je berichten zonder internetverbinding leesbaar en kun je zelfs e-mails beantwoorden. Zodra de laptop op een later moment verbinding maakt met internet, bezorgt Gmail op de achtergrond alle verzonden berichten. Een voorwaarde voor de offline modus is wel dat je Chrome gebruikt.
Ga naar Instellingen, Instellingen en Offline, waarna je de optie Offline mail inschakelen aanvinkt. Bij Synchronisatie-instellingen bepaal je van welke periode je e-mails lokaal wilt opslaan, bijvoorbeeld van de afgelopen dertig of negentig dagen. Geef hierbij ook aan of je bijlagen wilt downloaden. Markeer tot slot de optie Offline gegevens op mijn computer behouden en bevestig met Wijzigingen opslaan.
17. Swipen in app
Voor iPhone, iPad en Android is er een Gmail-app beschikbaar. Bijna alle besproken tips uit dit artikel zitten ook ergens in de mobiele applicatie verstopt. Verder zijn de veegacties (swipes) uitermate handig. Tik op het pictogram met de drie horizontale streepjes, waarna je kiest voor Instellingen en Veegacties.
Bepaal bij Naar rechts vegen en Naar links vegen welke actie de Gmail-app in het vervolg uitvoert. Op die manier kun je bijvoorbeeld vliegensvlug berichten archiveren of naar de prullenbak verplaatsen.
18. Mails en contacten importeren
Als je hoofdzakelijk Gmail gebruikt, is het zinvol om contacten en e-mails van andere webmaildiensten samen te voegen. Op die manier beheer je alle gegevens voortaan op een plek. Navigeer naar Instellingen, Instellingen, Accounts en import en klik op E-mailberichten en contacten importeren. Je vult het e-mailadres in en klikt op Doorgaan.
Afhankelijk vanaf welk e-mailaccount je gegevens wilt overzetten, doorloop je de resterende verificatie-instellingen. Geef in de laatste stap aan welke data je wilt overzetten en bevestig met Import starten.
19. Ruimte vrijmaken
Als de opslaglimiet van je Gmail-account in zicht komt, gooi je e-mails met forse bijlagen het beste weg. Op die manier creëer je weer een beetje ruimte. Het is nogal veel werk om deze ruimtevreters handmatig op te sporen. Typ bovenaan in het zoekveld het commando has:attachment size:5mb en druk op Enter. Alle berichten met een bijlage van meer dan 5 MB verschijnen in beeld. Verwijder de e-mails die je niet meer nodig hebt.
20. E-mailmeldingen
Wanneer je Gmail voortdurend in een tabblad hebt geopend, controleer je tijdens het surfen waarschijnlijk regelmatig je postvak op nieuwe berichten. Je kunt als alternatief e-mailmeldingen aanzetten, zodat je direct ziet zodra er een verse e-mail binnenkomt.
Ga naar Instellingen, Instellingen en scrol omlaag totdat je het onderdeel Desktopmeldingen tegenkomt. Markeer Nieuwe e-mailmeldingen aan en bevestig als laatste met Wijzigingen opslaan.
21. Sneltoetsen
Aan de hand van sneltoetsen bedien je Gmail heel wat vlotter. Benieuwd naar welke toetscombinaties je allemaal kunt toepassen? Druk op Shift+? om een overzicht op te vragen. Wellicht zijn niet alle sneltoetsen actief. Binnen de gele markering klik je in dat geval op Inschakelen. Klik rechtsboven eventueel op In een nieuw venster openen. Je hebt dan weer toegang tot Gmail, terwijl je de beschikbare sneltoetsen in een vers tabblad bestudeert.
22. E-mailbeheer delen
Zodra je het erg druk hebt, is het fijn wanneer iemand anders je postvak kan bijhouden. Je kunt een persoon die je volledig vertrouwt toegang tot het account geven, zonder dat je hierbij het wachtwoord afstaat. Wel is het een voorwaarde dat de persoon in kwestie eveneens een Gmail-account bezit.
Ga naar Instellingen, Instellingen en Accounts en import. Via Nog een account toevoegen typ je het e-mailadres van de ‘vertrouwenspersoon’. Klik op Volgende stap en E-mail verzenden om toegang te verlenen.
23. Geavanceerd zoeken
Een nadeel van een bomvol postvak is dat je een specifieke e-mail lastiger kunt terugvinden. Gebruik hiervoor de geavanceerde zoekfunctie. Klik achter het zoekveld op het pijltje en vul zoveel mogelijk gegevens in. Denk onder meer aan trefwoorden, het datumbereik en aanwezige bijlagen. Bekijk via Zoeken de resultaten.
24. E-mail downloaden
Je kunt iedere e-mail downloaden. Handig voor het geval je bijvoorbeeld belangrijke informatie lokaal wilt opslaan. Of misschien wil je een bepaald bericht wel als bijlage via een ander e-mailadres meesturen. Open een e-mail en klik aan de rechterkant op het pictogram met de drie puntjes. Klik nu op Bericht downloaden, waarna je het eml-bestand opslaat.
25. Waar is ingelogd?
Je controleert tot slot eenvoudig op welke datums en tijdstippen er op je Gmail-account is ingelogd. Ook staat het bewuste ip-adres erbij vermeld. Klik rechtsonder bij Laatste accountactiviteit op Details en bestudeer de gegevens goed. Als je de boel niet vertrouwt, klik je bovenaan op Uitloggen bij alle andere Gmail-websessies.