ID.nl logo
Koopgids: betere dekking met een wifi-repeater
© Reshift Digital
Huis

Koopgids: betere dekking met een wifi-repeater

Iedereen heeft er weleens last van: slechte wifi. Of het nu komt door dikke muren of doordat je in een dichtbevolkte buurt woont, het is erg frustrerend als je video’s maar blijven bufferen en websites traag laden. In dit artikel helpen we je de juiste wifi-repeater te kiezen om je wifi-signaal te verbeteren.

Tip 01: Wifi-standaard

Een van de belangrijkste dingen waar je op moet letten bij het kiezen van een wifi-repeater is de wifi-standaard van je huidige router. Op dit moment zijn de volgende standaarden op de markt: 802.11n of 802.11ac. Heb je een heel oude router, dan heeft die nog 802.11g. Je kunt dan beter eerst die router vervangen voordat je een wifi-repeater aanschaft. Over het algemeen is het een goed idee om een repeater te kopen die dezelfde standaard ondersteunt als je router. Combineer je namelijk een oude router met een nieuwe repeater, dan kun je niet optimaal gebruikmaken van alle functies van die repeater. Andersom geeft ook problemen: een oude repeater met een nieuwere router kan het signaal van de router niet versterken, omdat het die nieuwe standaard niet ondersteunt. Je controleert welke standaard jouw router ondersteunt door middel van de handleiding of door het typenummer te googelen.

©PXimport

Tip 02: Single of dualband

Naast de wifi-standaard is er nog een ander belangrijk aspect om rekening mee te houden: single of dualband. Wat we daarmee bedoelen, is de frequentie 2,4 of 5 GHz en of de repeater een van de twee ondersteunt of beide. 2,4 GHz is de oude vertrouwde frequentie, maar sinds een aantal jaar is daar 5 GHz bijgekomen. De reden daarvoor is dat er op 2,4 GHz maar dertien kanalen beschikbaar zijn. Als vervolgens twee routers op hetzelfde kanaal uitzenden, veroorzaakt dat verstoringen en vertragingen. Met het toevoegen van 5 GHz zijn er veel meer kanalen en ruimte om te zenden, al is het bereik wel minder. Het is belangrijk om te weten welke bands jouw router ondersteunt: een oude router zal waarschijnlijk alleen 2,4 GHz ondersteunen, nieuwere en wat duurdere routers ondersteunen vaak beide. Check even de handleiding en het typenummer om er zeker van te zijn. Je hebt met je wifi-repeater een aantal opties. Voor licht gebruik kun je kiezen voor single band 2,4 GHz: die zijn goedkoop, maar bieden niet veel snelheid. Je snelheid wordt namelijk gehalveerd: zo’n repeater kan óf zenden óf ontvangen, niet beide tegelijk. Wil je meer, ga dan voor een dualband. Die zijn duurder, maar bieden aanzienlijke snelheidsverbeteringen. Wel is het dan belangrijk dat je router dus ondersteuning biedt voor beide bands, zowel 2,4 als 5 GHz.

©PXimport

Er is nog een belangrijk aspect om rekening mee te houden: single band of dualband

-

Halve snelheid met een repeater?

We hebben het in het artikel genoemd, een single-band repeater halveert je oorspronkelijke internetsnelheid – in het beste geval. Dat werkt als volgt: je hebt met een single-bandrepeater een frequentie om op te zenden, 2,4 GHz. Zo’n apparaat heeft maar één wifi-chip die kan zenden óf ontvangen. Als jij dus met je laptop data verstuurt naar de repeater, dan kan deze niet communiceren met de router. Pas als je klaar bent met zenden, kan de repeater de data doorsturen naar de router. Hierdoor duurt het sturen dus twee keer zo lang. Dit is het meest optimale geval. Een ander probleem zijn de kanalen van 2,4 GHz, dat zijn er maar 13. Als je router met je repeater communiceert, of andersom, stemmen ze het zenden af: ze hebben beide specifieke intervallen waarop ze met elkaar communiceren, zodat ze niet door elkaar heen praten. Het probleem ligt echter bij de rest van je netwerk: diezelfde afspraken gelden niet voor andere apparaten die met de router communiceren en apparaten die met de repeater communiceren. De router en repeater kunnen elkaar daardoor alsnog dwarsliggen, wat voor een nog verdere daling in snelheid zorgt.

Tip 03: Types

Elke repeater heeft een eigen type dat overeenkomt met de wifi-standaard die het product ondersteunt. Grofweg zijn er de volgende types: N300, N600, AC750, AC1200 en AC1900. Deze zijn geordend van traag naar snel, AC1900 is dus het snelste en nieuwste type. Een repeater met N300 kan single of dualband zijn, met een maximale snelheid van 300 Mbit/s totaal. N600 haalt maximaal 600 Mbit/s en is dualband, dus heeft 300 Mbit/s per frequentie. AC750, AC1200 en AC1900 zijn nieuwere types repeaters: zo haal je met AC750 maximaal 750 Mbit/s en met AC1900 maximaal 1900 Mbit/s. AC1900 werkt alleen op een 5GHz-band, want 2,4 GHz kan niet zo’n hoge snelheid aan.

©PXimport

De keuze voor het ontwerp van de repeater luistert heel nauw en is afhankelijk van de snelheid

-

Tip 04: Ontwerp en plek

Een wat kleiner punt, maar toch niet geheel onbelangrijk: het ontwerp van de repeater, vooral in combinatie met waar je de repeater wilt plaatsen. Als je de repeater bijvoorbeeld in de gang wilt of zelfs moet plaatsen, dan is een stopcontactmodel de beste keus, want die is erg onopvallend. Heb je echter een kamer waar je ‘m neer zou kunnen zetten, dan wil je misschien juist wel een router-achtige repeater. De keuze voor het soort repeater luistert heel nauw, want het is afhankelijk van de snelheid die je nog kunt bereiken. Waar je goed op moet letten bij het plaatsen van je repeater is dat je nog net een goede snelheid behaalt vanaf je router, maar er ook weer niet te dichtbij bent. Loop dus door je huis met bijvoorbeeld speedtest.net en kijk hoe ver je kunt gaan voordat de snelheid onacceptabel traag wordt. Let erop dat je de snelheid door de helft moet delen! Voor licht gebruik heb je op zijn minst 15-20 Mbit/s nodig. Op de plek waar je dat nog net haalt, kun je het beste de repeater plaatsen. Pas dan kun je dus eigenlijk kijken naar welk ontwerp daar het beste past.

©PXimport

Tip 05: Prijs en merk

Wifi-repeaters kunnen behoorlijk in prijs verschillen: ze zijn er van twee tot drie tientjes tot meer dan honderd euro. Het verschil hangt af van de gebruikte wifi-standaard en welke GHz-band het apparaat ondersteunt. Een dualband-apparaat met ondersteuning voor ac kan in theorie snelheden halen tot 2 Gb/s, waar de goedkopere modellen met single band blijven steken op 300 Mb/s. Een ander voordeel van de duurdere modellen is dat ze kunnen dienen als accesspoint. Dit geeft wat meer mogelijkheden en je kunt het apparaat later ook op andere manieren inzetten. Voor licht gebruik kun je prima af met de wat goedkopere modellen, maar als je flink gebruik maakt van Netflix, dan kun je toch beter kijken naar de modellen rond de 60 tot 80 euro. Een andere overweging is het merk repeater: hoewel geen harde regel, kan het toch voordeel opleveren om een repeater te kopen van hetzelfde merk als je router. Je bent daardoor zekerder van de compatibiliteit, want hoewel er wifi-standaarden zijn, voegen fabrikanten soms een aantal eigen functies toe waar alleen het merk zelf gebruik van kan maken.

©PXimport

Tip 06: Echt nodig?

Een wifi-repeater is slechts één oplossing voor het verbeteren van je wifi-signaal. Andere manieren werken in jouw situatie misschien wel beter. Als je bijvoorbeeld een groot huis hebt, zal een wifi-repeater maar weinig verschil maken. Je kunt weliswaar twee repeaters in één netwerk gebruiken, maar je kunt ze niet achter elkaar zetten om meer oppervlakte te dekken. Wanneer je al een nieuwere router hebt, is mesh-wifi misschien wel een betere optie. Mesh-wifi bestaat uit een pakket van twee tot drie routers die je over je huis verdeelt waarna ze vanzelf optimale wifi-dekking geven. Een andere oplossing is om via de stroomkabels in je huis het internetsignaal door te sturen naar andere plekken in je huis en daar een extra router of repeater met accesspoint aan te sluiten. Alleen is ook dan je snelheid niet altijd optimaal en bovendien is het een gedoe met de bekabeling. Bevalt deze oplossing je niet zo en heb je slechts op één verdieping slecht bereik, dan kun je dus kijken naar een wifi-repeater. Overigens, heb je een oude router over, dan bestaat de kans dat je die ook als repeater kunt gebruiken, als het ondersteund wordt door de firmware.

©PXimport

Heb je een oude router over, dan bestaat de kans dat je die als repeater kunt gebruiken

-

Tip 07: Aansluitingen

Een andere overweging waar je over na moet denken bij de keuze voor een repeater is of je ethernetpoorten op de repeater nodig hebt. Dat kan het geval zijn wanneer je op de plek waar de repeater komt te staan ook andere apparaten met het internet wilt verbinden die geen draadloze aansluiting hebben (bijvoorbeeld een desktop-pc). Sommige repeaters hebben vijf ethernetpoorten, andere één en sommige geen. Deze beslissing hangt ook samen met de positie waar de repeater terechtkomt: als de repeater op een kamer staat, heb je meer aan ethernetpoorten dan wanneer hij op de gang hangt. Naast ethernetpoorten kunnen repeaters andere extra’s hebben, bijvoorbeeld een 3,5mm-aansluiting. Daarop kun je speakers aansluiten die te benaderen zijn via het netwerk door middel van bijvoorbeeld dlna. Een andere overweging kan het stopcontact zijn: sommige stopcontact-achtige repeaters hebben zelf ook een stopcontact, zodat je geen stopcontact verliest.

©PXimport

Kooptips

We zullen in deze kooptips drie categorieën repeaters onderscheiden: een high-endrepeater, voor als je het maximale wilt wat betreft bereik en snelheid, een repeater in de vorm van een stopcontactmodel, voor als je er een in de gang nodig hebt en een low-endmodel voor als je simpelweg iets beter bereik wilt hebben en geen zin hebt om al te veel geld uit te geven.

High-end: Netgear EX7000 AC1900

Prijs: € 129,- Als je het maximale wilt halen uit je verbinding en geld geen probleem is, dan kun je eens kijken naar de Netgear EX7000. Die kost wel wat, maar biedt ook erg veel. Qua uiterlijk is hij niet te onderscheiden van een normale router. De repeater biedt vijf ethernetpoorten van 1 Gbit/s elk en ondersteunt 802.11ac met een maximale snelheid van 1,9 Gbit/s. De app van Netgear vertelt je welke kanalen je het beste kunt gebruiken en wat de snelheden zijn per kanaal.

Stopcontactmodel: Asus RP-AC56

Prijs: € 69,99 De Asus RP-AC56 is een stopcontact-repeater voor ongeveer 70 euro. De repeater ondersteunt de 802.11ac-standaard en haalt een maximale snelheid van 1,1 Gbit/s. Wel blokkeert deze repeater twee stopcontacten, dus houd daar rekening mee. Ook is er één ethernetpoort aanwezig die een snelheid biedt van 1Gbit/s. Extra handig van dit handzame model: er is een ledstrip aanwezig die aangeeft hoe goed het wifi-signaal van de router. De repeater plaatsen op de plek met de meest optimale snelheid is op die manier een koud kunstje.

Low-end: TP-Link RE200-AC750 WiFi Range Extender

Prijs: € 29,99 Deze goedkope repeater van TP-Link (toevallig ook een stopcontactmodel) kost slechts drie tientjes, bij sommige winkels is hij zelfs nog goedkoper. De RE200 heeft een mooi ontwerp en kun je bijna overal kwijt. Wat betreft de functies doet deze repeater niet onder voor de rest: hij biedt zowel ondersteuning voor 2,4 en 5 GHz als voor 802.11ac, wat ‘m ook voor nieuwere routers nuttig maakt. Ook beschikt hij over een ethernetpoort voor als je nog een apparaat aan wilt sluiten. En bovenal is deze repeater eenvoudig op te zetten, namelijk met één druk op de WPS-knop.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.