Het had dé aansluiting moeten worden waar eindelijk alles mee kon worden geregeld. Usb-c zou zowel smartphones als laptops kunnen opladen én bestanden overbrengen én beeldschermen aansluiten. Geen gedoe meer met verschillende kabels voor verschillende devices. De praktijk is helaas nog anders. Usb-c is nu een verwarrende janboel van protocollen en aansluitingen.

Groot was de verrassing toen Apple in 2015 een MacBook aankondigde met slechts één aansluitpoort. Die ene usb-c-poort was nodig om zowel de laptop op te laden als om data te versturen; ook moest je hem gebruiken als je de laptop op een extern beeldscherm wilde aansluiten. Zeker het feit dat er slechts één zo’n poort op de computer zat die dat allemaal moest doen (soms ook tegelijk) maakte de Macbook onpraktisch in gebruik. Maar Apple leek ook ergens op het goede spoor te zitten. Een écht universele aansluiting, is dat niet wat we altijd al wilden?

Het woord ‘universal’ in usb leek tot een jaar of twee geleden niet echt waar te maken wat het beloofde. Zo universeel is usb immers lang niet bepaald geweest: micro, mini, regulier ... Er zijn tientallen verschillende kabels waarmee je telefoons, tablets en computers kunt koppelen aan schijven en beeldschermen. Usb-c moet daar verandering in brengen.

Vorm

Toen de nieuwe poort in 2014 werd geïntroduceerd, had die potentie: een overdrachtssnelheid van wel 5 Gb/s en een laadcapaciteit van 100 watt.

Wie nu denkt aan usb-c denkt waarschijnlijk vooral aan de oplaadkabel die bij de meeste nieuwe smartphones wordt geleverd. Het is de kabel met de wat ovale aansluiting, die in tegenstelling tot eerdere opladers gewoon op twee manieren in een oplaadpoort past. Handig! Hoewel usb-c als aansluiting eindelijk universeel lijkt, is er wel een flink aantal standaarden en protocollen nodig die juist weer níét altijd met elkaar samenwerken. Hoe dat precies gaat is ingewikkeld te begrijpen. Daarom maakt usb-c voorlopig ook nog niet waar wat al jarenlang beloofd wordt – en zijn consumenten regelmatig goed in de war.

Pinnen

Wanneer we het hebben over usb-c hebben we het over de fysieke connector. Dat is de connector die je op dit moment waarschijnlijk in je Android-telefoon gebruikt, de ovaalvormige aansluiting die je nooit drie keer hoeft te proberen voor je weet of hij juist in de aansluiting zit.

Die aansluiting heeft binnenin een aantal pinnetjes. Daar zit het grootste fysieke verschil van de usb-c-aansluiting: die heeft er maar liefst 24, tegenover een schamele 5 die het oudere micro-usb heeft. En zonder het al té technisch te maken: meer pinnen betekent sneller bestanden overzetten en opladen. Je kunt de extra pinnen ook gebruiken om dingen te doen als videostreaming. En, belangrijker nog, het kan allebei met diezelfde aansluiting. In theorie heb je dus maar één kabel nodig waarmee je je laptop kunt opladen én er bestanden op kunt zetten. En in theorie heb je nog maar één kabel nodig om al je randapparatuur zoals beeldschermen en harde schijven aan te sluiten op elkaar.

©PXimport

Standaarden

Tot zover is dat allemaal nog vrij logisch: één kabel om alles aan te sluiten. In theorie. Maar dan wordt het gecompliceerder. Behalve met de fysieke connector heb je bij usb-kabels te maken met verschillende standaarden. Het is met name de usb 3.1-standaard die het hele verhaal wat ingewikkeld maakt. Usb 3.1 werd ongeveer tegelijkertijd met usb-c uitgebracht. Usb 3.1 is de opvolger van usb 3.0, met als belangrijkste verschil dat het makkelijker en universeler werd voor ontwikkelaars om er apparatuur en software voor te bouwen. Usb 3.0 werd dan ook langzaamaan uitgefaseerd en min of meer ‘opgenomen’ in het usb3.1-protocol. Als je dus ergens een apparaat in de winkel ziet met ‘usb 3.0’ op de doos, dan is dat waarschijnlijk een verouderd stukje technologie.

Twee generaties

Nog een jaar later werd er wéér een nieuw usb-protocol geïntroduceerd. Het ging om een betere versie van usb 3.1, dat sindsdien verdeeld wordt in ‘gen 1’ en ‘gen 2’. Hier is het verschil ineens een stuk beter merkbaar. Gen 2 verdubbelt namelijk de maximale overdrachtssnelheid van usb, van 5 gigabit per seconde naar 10.

Wat het allemaal wat verwarrend maakt is dat usb 3.1 (of het nou gen 1 of gen 2 is) los staat van usb-c. Er zijn ook usb 3.1-kabels met een micro-usb-aansluiting, of mini-usb, of juist de standaard usb a-aansluiting. Omgekeerd is het ook mogelijk dat een usb-c-connector geen gebruik maakt van usb 3.1, maar van usb 2.0 - al komt dat laatste in de praktijk maar weinig voor. En áls je dan een usb 3.1-aansluiting hebt, is dat dan gen 1 (met 5 Gb/s) of gen 2 (met 10 Gb/s)?

Oh, en dan is er ook nog Thunderbolt, vergelijkbaar in hoe universeel het is maar toch nét iets anders. Dat werd ontwikkeld door Intel (samen met Apple), en in 2015 besloot het bedrijf dat het nieuwe Thunderbolt 3 uit 2015 alleen nog gebruik zou maken van usb-c.

©PXimport

Extra mogelijkheden

Usb-c heeft nog andere meerwaarde dan alleen snellere overdracht van bestanden, en daar komt het échte universele van de ‘universal serial bus’ om de hoek kijken. Usb-c kan worden gebruikt om geluid af te spelen, of om een beeldscherm aan te sturen, of om een apparaat op te laden. Dat laatste gebeurt natuurlijk al met telefoons, maar ook laptops zou je in theorie met dezelfde kabel kunnen opladen als waarmee je ook je bestanden overzet.

Althans ... Dat was het idee. In de praktijk blijkt dat lang niet allemaal te werken. De reden: deze functionaliteiten zijn alle optioneel. Het zijn zogenoemde ‘alternate modes’; ook displayport (waarmee je dvi en hdmi kunt aansturen) of pci-express vallen eronder. Makers hebben de keuze of ze zulke alternate modes implementeren, dus het is vaak aan de consument om uit te zoeken wanneer iets wel of niet met een apparaat samenwerkt.

“Of dat werkt, zie je niet aan de buitenkant”, zegt Wouter Hol. Hij is de oprichter van Kabeltje.com, één van de grootste kabelwebwinkels van Nederland. Kabeltje krijgt regelmatig vragen van klanten die in de war zijn van de verschillende standaarden. “Als jij een apparaat hebt met een usb-c-aansluiting wil dat niet automatisch zeggen dat alle kabels daarop werken. Video-streamen op smartphones is een bekend voorbeeld. Veel van onze klanten kopen bijvoorbeeld een verloopadapter van usb-c naar hdmi en komen er daarna pas achter dan hun telefoon dat helemaal niet ondersteunt.” Een deel van het probleem is de beperking die hardware met zich meebrengt. “Een videokaart in een computer is krachtig, maar een telefoon kan het delen van beeld naar een groter scherm op deze manier niet aan”, zegt Hol. “Daar is de rekenkracht niet naar.”

Muziek spelen

Die alternate modes worden ook in toenemende mate ingezet om muziek af te spelen op smartphones. Die trend begon toen Apple de beslissing maakte om de iPhone 7 niet meer van een hoofdtelefoonaansluiting te voorzien. Een moedig besluit en bovendien zou bluetooth de toekomst moeten zijn, aldus Apple, dat geen zinnige argumenten voor consumenten kon bedenken. Luisteren met een traditionele koptelefoon kon nog wel gewoon – maar dan wel met een dongel. Andere fabrikanten volgden slaafs. Inmiddels zijn steeds meer high-end smartphones niet meer voorzien van een koptelefoonaansluiting. Muziekfanaten moeten dan ook uitwijken naar óf een bluetooth-koptelefoon, óf eentje met een usb-c-aansluiting.

Ook dat levert vaak problemen op. Audio via usb-c kan namelijk actief of passief zijn. Daarbij zit de DAC (digital audio converter) respectievelijk in de hoofdtelefoon zelf of in de telefoon. Als je een ‘gewone’ koptelefoon gebruikt of luistert via bijvoorbeeld een usb-c-dongel, dan moet de telefoon de zogeheten ‘audio accessory mode’ ondersteunen. Maar lang niet alle telefoons hebben dat. Je moet ook daar dus goed kijken welke koptelefoons goed bij welke telefoons passen – al hopen de fabrikanten uiteraard dat je hun eigen meegeleverde oortjes gebruikt, of koopt uit het duurdere assortiment (wat de ware reden achter het verwijderen van de hoofdtelefoonaansluiting zou kunnen zijn).

Buitenbeentje

Je kunt het niet over usb-c hebben zonder de olifant in de kamer tegen te komen: Apple. Hoewel usb-c inmiddels al best wat jaren oud is en ook al langer wordt gebruikt, is het Apple die de nieuwe poort voor het eerst onder het grote publiek bekend maakte. Dat gebeurde met de MacBook uit 2015. Die had maar één poort, en dat was usb-c. Dat kwam het bedrijf op veel kritiek te staan. Enigszins terecht, want voor gebruikers blijkt het leven met één aansluiting voor zowel opladen als bestanden overbrengen en een beeldscherm aansluiten niet zo simpel te zijn. Apples redenering is ergens wel te begrijpen: door bluetooth en wifi en Apples eigen AirDrop lijkt draadloos de toekomst. Het zal ook meespelen dat dongels een lucratieve business zijn. “De aansluiting zelf is een goed idee want de klant weet waar hij dan aan toe is”, denkt Hol, “maar het is voor de klant vrij ongemakkelijk dat er dan maar één connector aan zit en hij met allerlei verloopstukjes moet gaan rommelen.”

Lightning C

Apple is sowieso altijd al een beetje tegendraads geweest als het gaat om aansluitingen en met name standaarden. De iPhones en iPads van het bedrijf maken natuurlijk gebruik van de lightning-aansluiting, een eigen connector die nergens anders voor wordt gebruikt dan de telefoons en tablets uit Cupertino. Die lightning-aansluiting is niet omkeerbaar en kan niet worden gebruikt met andere aansluitingen zoals usb-c. Dat maakt het des te verwarrender dat Apple bij de MacBook juist koos voor een usb-c-aansluiting: zou het niet makkelijker zijn om ook dáár langzaam maar zeker een lightning-aansluiting te implementeren? Of andersom: moeten de telefoons en tablets niet gewoon over naar usb-c? Dat gebeurde eerder dit jaar bijna toen het bedrijf de nieuwe iPad Pro aankondigde. Die had namelijk wél een usb-c-poort. Volgens Apple betekent dat niet het einde van de lightning-aansluiting. “De iPhones en iPads blijven gewoon lightning gebruiken”, zegt een woordvoerder van het bedrijf. De belangrijkste reden om op de nieuwste iPad toch usb-c te implementeren? “Usb-c past goed bij de nieuwe mogelijkheden van de iPad Pro, zoals het aansluiten op externe 5K-schermen en om nieuwe apparaten zoals camera’s, muziekinstrumenten en accessoires aan te kunnen sluiten.” Externe opslag mag je van Apple dan weer niet aansluiten op de iPad Pro.

©PXimport

Voorlichting

Voor consumenten kan die onduidelijkheid verwarrend zijn. Zij willen dat een apparaat gewoon werkt, dat je de stekker gewoon in de bijbehorende poort kunt steken zonder gedoe. “Zeker in de beginjaren van usb-c merkten we wel dat dat een probleem was”, zegt Wouter Hol van Kabeltje.com. “We kregen toen veel vragen van klanten over hun net gekochte kabels. Inmiddels is dat wel wat minder geworden. Het is moeilijk te zeggen waarom dat is. Misschien weten klanten inmiddels wel wat het verschil is tussen verschillende soorten usb-c-kabels. Of het heeft te maken met het feit dat mensen eerder de handleiding van hun smartphone of apparaat lezen voordat ze er een kabel voor kopen. En we zijn de laatste jaren ook steeds meer voorlichting gaan geven aan consumenten over welke kabel zij nodig hebben. Dat kan ook meespelen.”

Hol denkt dat het in principe wel goed is dat er één universele aansluiting is zoals usb-c, maar er zou ook meer voorlichting moeten zijn. Je kunt er immers niet vanuit gaan dat kopers de subtiele en verwarrende verschillen makkelijk begrijpen. “Het zou veel duidelijker vermeld moeten worden bij wat je koopt. Op zowel apparaten als kabels zou moeten staan: ‘Dit apparaat werkt met die en die kabels’. Dat gebeurt nu te weinig en dan krijg je verwarring.”

Schaalbaarheid

Eén universele aansluiting lijkt er dus voorlopig nog niet te zijn. Usb-c is qua stekker en poort echter een goed begin. Het zijn vooral de verschillende standaarden en protocollen die het op dit moment in de praktijk lastig maken om die ene kabel zo universeel te maken. Als je de aansluiting echter als losstaand iets ziet, dan is usb-c goed op weg dé aansluiting te worden voor alles. Dat is ook niet zo gek, want de connector is gebouwd met zulke schaalbaarheid in het achterhoofd. Nu is het dus vooral nog wachten op de fabrikanten.

Europese standaard

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).