ACHTERGROND - Je bent op reis en je hebt weinig zin in torenhoge roaming- of internetkosten. Gelukkig biedt je hotel internet aan en zijn er zelfs gratis openbare hotspots vlakbij het strand of dat eethuis. En dus maak je daar gretig gebruik van. Goedkoop is het wel, maar of het ook veilig is...

Een internetverbinding hebben is een levensbehoefte geworden. In de eerste plaats thuis en op het werk, maar net zo goed ook onderweg. In het café of het restaurant, in het museum, op het stadsplein of in de trein zoek je haast automatisch naar een openbare, gratis hotspot. Zo'n hotspot is namelijk een welkom alternatief als je 3G-verbinding erg zwak is of om dure roamingkosten of mobiele datatarieven te vermijden. Handig en goedkoop dus, maar jammer genoeg niet zonder risico's!

Handige hotspot?

Wat veel gebruikers namelijk niet weten, is dat zo'n hotspot de gegevens naar alle potentiële ontvangers verstuurt, ongeveer zoals een radiozender dat doet. Dat houdt meteen in dat iedereen die met diezelfde hotspot verbonden is, het dataverkeer van de andere gebruikers kan afluisteren en zelfs heimelijk kan aanpassen. Dat geldt in de eerste plaats voor een niet-versleuteld openbaar netwerk, maar het kan je ook overkomen op (bijvoorbeeld) het versleutelde netwerk van je hotel. Althans, wanneer de hacker eveneens het inlogwachtwoord kent, bijvoorbeeld wanneer hij ook gast is in dat hotel.

Maar er zit nog meer risico vast aan een niet-versleuteld draadloos netwerk of aan een netwerk waarvan ook andere (niet noodzakelijk betrouwbare) personen de sleutel kennen. Het is voor een hacker immers een koud kunstje om zelf een hotspot op te zetten met een eigen accesspoint of desnoods met zijn smartphone of laptop (bijvoorbeeld met de app Shark for Root). Die mogelijkheid zit standaard ingebouwd in de meeste smartphones en zelfs in Windows. Wanneer die hacker nu zijn hotspot dezelfde naam geeft als een 'onschuldige' hotspot uit de buurt (zoals 'Starbucks' of 'McDonald's') en waar nodig hetzelfde wachtwoord gebruikt, dan is de kans groot dat jij met de verkeerde hotspot een verbinding opzet. Zeker wanneer het signaal van de hacker-hotspot sterker doorkomt dan dat van de bonafide hotspot.

©PXimport

Snel even een hotspotje opzetten ... Starbucks, misschien?

De hacker

Wanneer je met een draadloos netwerk bent verbonden waartoe ook een hacker toegang heeft, of je toestel een verbinding heeft opgezet met de hotspot van een hacker, dan zijn er verschillende scenario's mogelijk. Zeker in de (realistische) veronderstelling dat de hacker de nodige tools of apps heeft geïnstalleerd. We bespreken de verschillende scenario's in de volgende alinea's. De programma's die we hierbij noemen maken duidelijk dat deze lang niet allemaal voor illegale doeleinden gemaakt zijn. Ook heel dagelijkse tools zoals inSSIDer en Wireshark worden gebruikt (of misbruikt?).

Gegevens uitlezen

Met behulp van gespecialiseerde wifi-netwerkscanners (zoals inSSIDer, Fing, Wifi Analyzer en iNet) komt de hacker dan niet alleen het IP- en MAC-adres van je toestel te weten, maar ook de hostnaam. Bij Apple-apparaten bestaat die laatste vaak uit de volledige naam van de eigenaar van het apparaat. Sommige tools tonen tegelijk de services die op zo'n apparaat beschikbaar zijn. Zitten daar bijvoorbeeld UPnP-services of gedeelde netwerkshares zonder wachtwoordbeveiliging tussen, dan loop je alvast het risico dat de hacker zomaar in je documenten of vakantiefoto's kan rondsnuffelen.

©PXimport

Netwerkscanner Fing legt in één moeite ook de achterliggende clients en services bloot.

Pakketbesnuffeling

Met krachtige packet sniffers (zoals Kismet of Wireshark) kan de hacker bovendien al het onversleutelde dataverkeer opvangen en vastleggen voor verdere analyse. Op die manier komt hij snel te weten naar welke sites je surft en mogelijk zelfs wat je logingegevens zijn voor bepaalde diensten. Lang nog niet alle diensten vereisen namelijk een versleutelde verbinding bij het aanmelden. Of een webservice versleutelt bijvoorbeeld wel de aanmeldingsprocedure zelf, maar niet wat je verder allemaal naar die service verstuurt zodat de hacker dat allemaal wel te zien of te lezen krijgt.

De kans is overigens reëel dat je e-mailclient je loginnaam en het bijbehorende wachtwoord in leesbare vorm (plain text) over het netwerk verstuurt. Krijgt een hacker deze gegevens in handen, dan kan hij via dat account ook toegang krijgen tot heel wat andere diensten. Hij zal dan bijvoorbeeld eerst je wachtwoord wijzigen bij je e-mailservice en vervolgens bij andere diensten aangeven dat je je wachtwoord vergeten bent. Het nieuwe wachtwoord van die diensten wordt dan automatisch naar je mailbox gestuurd ... die op dit moment alleen de hacker nog kan openen.

©PXimport

Een netwerksniffer vist 'plain text' wachtwoorden (hier: uit Outlook) er zo uit!

Internetbankieren gehackt!

Eind mei maakte de nieuwssite nu.nl melding van een nieuw type aanval op elektronische transacties. Door een eigen hotspot op te zetten (bijvoorbeeld met het beruchte apparaat WiFi PineApple, dat allerlei hackingtools heeft ingebouwd) kan een hacker met behulp van zogenoemde SSL-stripping een bankiersessie overnemen en zich dus effectief als een 'man-in-the-middle' opwerpen. Hierdoor kan hij ongemerkt online transacties aanpassen en bijvoorbeeld het bankrekeningnummer van de begunstigde wijzigen. Intussen hebben de meeste banken dit lek wel gedicht en ervoor gezorgd dat de beveiliging van de verbinding wordt afgedwongen.

Het probleem is wel dat ook de browsers hun protocollen hiervoor moeten aanpassen en op het moment van dit schrijven is dat nog steeds niet gebeurd met Internet Explorer! "Dat is iets voor de eerstvolgende versie", aldus Microsoft. Voorlopig ben je dus veiliger af met een alternatieve browser zoals Chrome, Firefox of Safari.

©PXimport

WiFi Pineapple Mark V Standard: een hackershotspot voor nauwelijks 75 euro.

Sessieovername

Met speciale tools (zoals AndroidSheep dat een paar jaar geleden berucht was, maar nog altijd te downloaden en te gebruiken is) is het bijvoorbeeld ook mogelijk dat een hacker op eenvoudige manier je sessie met bepaalde webdiensten, zoals Facebook of Twitter, overneemt. Dat kan door het hotspotverkeer gericht af te luisteren naar sessiecookies voor die webdiensten. De hacker hoeft dan weinig meer te doen dan een cookie aan te klikken om zelf aan de slag te gaan met jouw reeds geauthentiseerde sessie. Op die manier krijgt hij toegang tot je account en hij kan bijvoorbeeld zelfs in jouw naam berichten posten.

Heeft de hacker een eigen, valse hotspot geactiveerd, dan ben je meteen ook vatbaar voor phishing-praktijken in een variant waar geen e-mail aan te pas komt. Hij hoeft daarvoor slechts een webserver op te starten en de verzoeken van je browser naar die server om te leiden. Zodra je je dan bij een bepaalde site wilt aanmelden kan hij een nagemaakte inlogpagina tonen, waarin je nietsvermoedend je login-ID invult. Je denkt dus dat je inlogt op de gewone website, maar stuurt je gegevens onbewust rechtstreeks naar de hacker.

De gebruiker

De moraal van dit verhaal mag duidelijk zijn: vermijd zoveel mogelijk publieke (gratis) hotspots, tenzij je er weinig problemen mee hebt dat iemand ongemerkt over je schouders mee kijkt. Privacygevoelige surfsessies en online bankieren horen wat ons betreft alvast niet thuis in zo'n onveilige omgeving. Wil je uit praktische of financiële overwegingen toch bij een openbaar draadloos netwerk aansluiten, dan neem je maar beter de volgende adviezen in acht.

Neem met je mobiele apparaat zo dicht mogelijk plaats bij de hotspot: dat verkleint het risico dat een valse hotspot die verbinding overneemt. Laat je apparaat niet automatisch een verbinding opzetten met een eerder gebruikt netwerk: ook dat verkleint de kans dat je (ongemerkt) met een valse hotspot in verbinding komt. Daartoe moet je dus regelmatig de lijst met netwerken opschonen. Op een Windows-toestel doe je dat in het Netwerkcentrum, bij Draadloze netwerken beheren. Op een Android vind je die lijst via Instellingen / Draadloos en netwerken / Wifi (via het optieknopje, Geavanceerd kun je hier meteen ook de optie Netwerkmelding - Melden wanneer een open netwerk beschikbaar is uitschakelen). Op een iOS-toestel kun je slechts de netwerken negeren die op dat ogenblik beschikbaar zijn: klik het I-pictogram aan naast de netwerknaam en kies Vergeet dit netwerk.

Controleer ook altijd goed alle aanmeldpagina's van websites, zeker wanneer de webpagina niet versleuteld blijkt (en dus niet met https:// begint). Zoals we hierboven al schreven kan zo'n pagina namelijk geheel vervalst zijn.

©PXimport

Versleuteld e-mailen met behulp van SSL/TLS of STARTTLS.

Openbaar netwerk

Let er tevens op dat je niet ongewild gegevens over het netwerk deelt. Op een Windows-computer zorg je er met name voor dat je bij een nieuw netwerk de optie 'openbaar netwerk' selecteert, zodat de firewall van Windows zichzelf zo instelt dat er van buitenaf niemand je shares of services als UPnP-AV (denk aan de Windows Media Player) kan benaderen. Een firewall op een smartphone of tablet is in principe niet nodig gezien daar standaard geen servers op actief zijn.

Verder maak je zoveel mogelijk gebruik van versleutelde communicatie. Dat geldt zowel voor je browser als voor je e-mailclient (bij IMAP/POP3 en bij SMTP stel je dan een beveiligde verbinding in, gewoonlijk iets als SSL/TLS of STARTTLS, selecteer echter niet de optie Alle certificaten accepteren). Een versleutelde verbinding verdient zeker de voorkeur: controleer regelmatig of je (nog steeds) via https:// en niet gewoon http:// surft en of het juiste sloticoontje op de juiste plaats in de adresbalk staat. Krijg je melding van een ongeldig certificaat, dan kan dat mogelijk wijzen op een hackersaanval. Doe je toch aan internetbankieren, gebruik dan zoveel mogelijk de bankier-app op een mobiel apparaat in plaats van je browser. Zo'n app is namelijk niet gevoelig voor SSL-stripping (zie ook kader 'Internetbankieren gehackt!').

©PXimport

Een hotspot stel je (met het oog op de firewall) het beste in als een 'openbaar netwerk'.

VPN

Idealiter verbind je je altijd via een VPN (virtual private network) omdat op die manier letterlijk alle dataverkeer versleuteld via een 'tunnel' naar een vertrouwde server loopt. Wees er je echter van bewust dat er ook tools bestaan die er specifiek op gericht zijn het netwerkverkeer te verstoren, zodat wel je VPN-connectie wordt onderbroken, maar niet je draadloze verbinding. Ga dus ook regelmatig na of je wel degelijk nog met je VPN-service verbonden bent.

©PXimport

Er bestaan verschillende VPN-services (hier: Hotspot Shield).

Versleutelde communicatie

Een verbinding via 3G/4G is hoe dan ook veel veiliger dan via een wifi-hotspot. Sinds de onthullingen van Edward Snowden weten we echter dat ook dat verkeer onderschept wordt, behalve als je stevige end-to-end-versleuteling gebruikt. Versleuteld bellen kan eigenlijk alleen zonder al te veel moeite met een Android-toestel, via de opensource-app RedPhone. Dat geldt eveneens voor het versturen van tekstberichten: dat kan op een Android met de gratis app TextSecure en op iOS tot op zekere hoogte met de app iCrypter (€ 2,69).

Versleuteld chatten wordt mogelijk gemaakt door het gratis ChatSecure. Deze app kan met verschillende chatprotocollen overweg en is zowel voor Android als iOS beschikbaar. Het e-mailverkeer kun je versleutelen via OpenPGP, bijvoorbeeld met de gratis app APG voor Android of iPGMail voor iOS (€ 1,79) maar dat vereist wel de nodige voorbereiding, met name voor het aanmaken van het vereiste inlogsleutels.

©PXimport

Versleuteld bellen kan met de gratis Android-app RedPhone.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).