Een nas, wifi-router en Docker-server in één apparaat. Dat is wat de Amber Plus belooft. Die belofte wordt zeker ingelost, maar je krijgt er wel een ecosysteem bij dat nog volop in ontwikkeling is. Lees er meer over in deze Amber Plus review.

De Amber One en Amber Plus worden door producent LatticeWork enerzijds omschreven als ‘Cloud NAS’, maar ook aan de man gebracht met de slogan ‘Edge Computing for Everyday Business’. Het is dan ook veel meer dan een nas. Enerzijds heeft het apparaat een ingebouwde wifi-router (2,4 en 5 GHz en twee lan-poorten), anderzijds is ook een server waarop je Docker-containers kunt draaien.

De nas van LatticeWork is een opvallende verschijning: het is een redelijk kleine kubus met bovenaan een lichtgevende ring. Zowel de Amber One als amber Plus worden met twee harde schijven in raid1-opstelling geleverd. Het enige verschil is dat de Amber One schijven van 1 TB heeft en de Amber Plus van 2 TB. Wij testen de Amber Plus.

©PXimport

Amber Plus installeren

Je wordt verondersteld om de Amber Plus in te stellen met de app Amber Manager, die voor Android en iOS beschikbaar is. We vonden het niet zo logisch om dat via een app te doen. Ons eerste idee was om gewoon naar het ip-adres van de nas te surfen, maar dat werkte niet. Tot we met het ssid verbonden dat de nas gebruikt om zijn eigen wifi-netwerk op te zetten. Het wachtwoord staat op de onderkant van het apparaat vermeld. Je krijgt dan de webinterface met de wizard te zien die je door de installatie van het routergedeelte leidt.

In die wizard laat je detecteren hoe de nas met internet is verbonden. Normaal zal er dhcp staan, maar je kunt ook een statisch ip-adres instellen én je kunt zelfs rechtstreeks vanuit de Amber Plus een internetverbinding opzetten via PPPoE of PPTP. De hostname kun je hier niet aanpassen, maar dat kan later wel nog.

©PXimport

Verder toont de wizard je een lang privacybeleid. Die geeft duidelijk aan welke persoonsgegevens er verwerkt worden, waarom en met wie die gedeeld worden. Zo verzamelt de Amber Plus informatie over hoe je het apparaat gebruikt en stuurt het die door naar LatticeWork. Merk op dat het grootste deel van de privacy gaat over het gebruik van de diensten van LatticeWork, en niet de nas zelf.

Nadat je akkoord bent gegaan met de privacy policy, wordt het besturingssysteem Amber OS gedownload. Daarna kun je zowel op de router als op het opslaggedeelte van de nas inloggen. Die eerste bevindt zich op ip-adres 192.168.8.1 (mDNS-naam latticerouter.local) en die tweede op een ander ip-adres met als mDNS-naam latticenode.local. Op de aanmeldpagina van de router staat ook een link naar de aanmeldpagina van de nas.

Routermogelijkheden

Als je in de router inlogt (wachtwoord admin1234) krijg je een sober dashboard te zien met de status van het netwerk van de Amber-router. Er staat standaard een wifi-netwerk ingesteld, en je kunt hier ook een gastnetwerk en ouderlijk toezicht instellen. Dat gastnetwerk heeft standaard hetzelfde wachtwoord als het normale wifi-netwerk, dus dat kun je het best aanpassen. 

Je kunt voor het gastnetwerk ook instellen dat het maar tussen specifieke uren beschikbaar is, je kunt het aantal aangesloten gasten of de bandbreedte beperken en je kunt instellen of de gasten elkaar kunnen zien of niet (standaard niet). Er is zowel een 2,4GHz- als 5GHz-gastnetwerk mogelijk.

Voor de rest zijn de instelmogelijkheden redelijk beperkt. Vergeet niet een ander adminwachtwoord te kiezen en de tijdzone aan te passen, en upgrade de firmware ook naar de nieuwste versie: ons testmodel kwam met een twee jaar oude versie, maar de upgrade verliep snel. De hostname van de Amber-router kun je in de lan-instellingen aanpassen.

©PXimport

Nas instellen

Nadat het routergedeelte is ingesteld, is het de beurt aan het nas-gedeelte. Aanmelden doe je met gebruikernaam admin en wachtwoord admin1234. De twee harde schijven in de Amber Plus worden als raid1 geconfigureerd, en daar kun je niets aan veranderen. Je kunt wel kiezen of je schijfencryptie wilt toepassen of niet. Helaas kregen we in eerste instantie een nietszeggende foutmelding “something went wrong”, maar pas toen we onze laptop via ethernet op de Amber Plus aansloten, slaagden we erin om deze stap succesvol te doorlopen.

Na het aanpassen van het adminwachtwoord krijg je de vraag om een AmberCloud-account aan je nas te koppelen. Dat is verplicht: zonder AmberCloud-account aan te maken kun je de Amber Plus niet gebruiken. Via AmberCloud krijg je van overal toegang tot je nas en kun je bestanden met anderen delen. Helaas raakten we op deze manier niet ingelogd en kregen we weer dezelfde nietszeggende foutmelding.

Dan hebben we uiteindelijk toch de app Amber Management gebruikt en daarin de installatie voortgezet. Wel verwarrend is dat daar de AmberCloud-account plots LatticeNest ID heet. De koppeling met de online account lukte hier de eerste keer, en zo was onze installatie eindelijk voltooid. Merk op: voor het gebruik van de Amber Plus op je smartphone heb je nog een andere app nodig, Amber LiFE (LatticeWork Integrated File Explorer).

©PXimport

De nas gebruiken hebben we niet met de app gedaan, maar via de webinterface. Helaas is de nas alleen bereikbaar door apparaten die verbonden zijn met het wifi-netwerk dat die heeft opgezet. Het Control Panel is redelijk uitgebreid. De hoofdpagina hiervan toont een duidelijk dashboard van de gezondheid van je nas. Je kunt hierin gebruikers en groepen aanmaken, gedeelde mappen, de gezondheid van je schijven bekijken enzovoort.

Het Control Panel geeft je ook toegang tot systeemlogs en firmware-upgrades. Nieuwe upgrades worden automatisch gedownload. Je hoeft ze alleen nog maar te installeren in het Control Panel. Beveiligingsupdates worden automatisch geïnstalleerd. Indien gewenst kun je alle upgrades automatisch laten installeren of ze allemaal handmatig installeren. 

Er is ook een Remote Support optie die je kunt inschakelen op het moment dat je dat nodig hebt. De supportafdeling van LatticeWork krijgt dan toegang tot je nas om problemen op te lossen, volgens LatticeWork zonder dat de supportmedewerker toegang tot je bestanden krijgt. Je kunt in het Control Panel ook firewallregels, ddns en upnp instellen, wat we eigenlijk eerder in de routerinterface hadden verwacht.

©PXimport

Mappen delen en back-ups maken

In het Control Panel maak je eenvoudig een gedeelde map aan. Die wordt dan in de File Explorer van de webinterface zichtbaar, en dan kun je lokale bestanden daarin verslepen. Tot deze gedeelde mappen krijg je dan eenvoudig toegang in Windows, macOS of Linux via Windows-bestandsdeling (Samba onder Linux). Je kunt mappen ook exporteren om ze via de Amber LiFE-app te delen met mobiele gebruikers, waar ze zich ook bevinden. Er is overigens ook nog een programma Amber Desktop voor Windows en macOS voor toegang tot alle mogelijkheden van de nas.

Je kunt ook bestanden delen met andere AmberCloud-gebruikers, waarbij je de gebruikersrechten (alleen lezen, lezen en schrijven of lezen, schrijven en verwijderen) kunt kiezen. Ook handig is een publieke link voor bestanden die je ter download wilt aanbieden: deze link bezorg je dan aan iemand, en die kan van overal het bestand van je nas downloaden.

Ook back-ups maakt de Amber Plus eenvoudig. Enerzijds kun je de nas als Time Machine-server voor Macs en als rsync-server instellen. Voor Time Machine worden de ge-backupte bestanden opgeslagen in de home-directory van de gebruiker op je nas. Voor rsync kun je zelf mappen en bijbehorende gebruikers configureren.

©PXimport

Anderzijds kun je van de bestanden op je Amber Plus ook een back-up maken op een externe server via rsync. Je kiest dan een rsync-server en de map op je Amber Plus die je wilt kopiëren naar de map op de server. De frequentie en het moment van automatische back-ups is in te stellen, maar dat blijft beperkt tot dagelijks, wekelijks en maandelijks en op ronde uren. Je kunt dus bijvoorbeeld niet kiezen om de eerste zondag van de maand om 01:15 een back-up te maken. 

Ook een aandachtspunt is dat de back-up via rsync onversleuteld verloopt; rsync via ssh is niet ondersteund. LatticeWork werkt wel aan een manier om back-ups te nemen van een Amber-nas bij jou naar een Amber-nas op een andere locatie via een versleutelde verbinding.

Docker-integratie

De Amber Plus maakt het ook mogelijk om Docker-containers te draaien. Hiervoor dien je in het Control Panel de bètaversie van de AmberPRO-dienst te installeren. Daarna vind je links in de webinterface een nieuw onderdeel AmberPrO. Je maakt het best eerst een map aan waarin je alle data voor je Docker-containers opslaat. Daarin maak je dan voor elke container een afzonderlijke map aan.

In het onderdeel Containers van AmberPRO maak je dan een nieuwe container aan. Dat kan door een Docker Compose-bestand te downloaden en hier te importeren of door zelf de containernaam, het image en de volumes te configureren. Daarna download je Amber Plus het image en maakt het de container aan. Zodra er bij de container de status ‘Running’ staat, kun je er toegang tot krijgen via de poort die je hebt ingesteld bij het aanmaken.

©PXimport

Door deze integratie van Docker is de Amber Plus een interessante thuisserver. Op zijn website legt LatticeWork de nadruk op een aantal opensourceprogramma’s zoals Nextcloud, Odoo en Jitsi, die voor zelfstandigen of thuiswerkers zeker van pas komen. Weet je echt niets van Docker, dan is het toch nog niet heel gebruiksvriendelijk, maar de Amber Plus biedt wel een relatief eenvoudige manier om Docker-containers te draaien zonder dat je je met het beheer van een Linux-server moet bezighouden.

Op het moment van schrijven was LatticeWork nog bezig aan een gebruiksvriendelijker manier met one-click Docker-apps. Wanneer je deze review leest, zou dit beschikbaar moeten zijn. Tijdens onze test bleek de nas goed in staat om Docker-containers voor Home Assistant en Nextcloud te draaien, maar hou er rekening mee dat de beschikbare 2 GB ram beperkt is. Bij normaal gebruik is al de helft daarvan ingenomen, dus voor intensief Docker-gebruik met tientallen containers is deze nas minder geschikt.

Wachtwoordreset

Toen we na ons admin-wachtwoord vergeten te zijn een wachtwoordreset uitvoerden, werden we overigens onaangenaam verrast. Dat kan alleen via de aan je admin-account gekoppelde AmberCloud-account. Je krijgt dan op je e-mailadres van je AmberCloud-account een e-mail met twee sleutelbestanden. Die dien je op een usb-stick te zetten, die je dan in de Amber Plus steekt. Na een bevestiging in de webinterface van de nas wordt dan je wachtwoord gereset naar het standaardwachtwoord, kun je het weer aanpassen en heb je weer toegang tot je bestanden.

LatticeWork legt uit dat het deze omslachtige vorm van wachtwoordreset gebruikt om er zeker van te zijn dat de admin-gebruiker die om een wachtwoordreset gebruikt, toegang heeft tot de e-mailaccount van de gebruiker die bekend is als de eigenaar van de nas. Maar wij zijn er niet van overtuigd dat deze procedure meerwaarde biedt. E-mail is ook een notoir onveilig medium om sleutels door te sturen. Het zou eenvoudiger en veiliger zijn als je bij het instellen van de nas gewoon de vraag krijgt om een herstelsleutel op een usb-stick aan te maken voor als je later je wachtwoord vergeet.

Onvolwassen ecosysteem

LatticeWork heeft een heel ecosysteem rond de Amber One/Plus opgebouwd, met allerlei apps en extra diensten. Met de app Amber LiFE krijg je op Android en iOS toegang tot je nas, en met Amber Desktop profiteer je op Windows en macOS van alle functionaliteit. En de nas zelf heeft ook nog allerlei geavanceerde diensten zoals gezichtsherkenning op je foto’s.

Met de dienst AmberAnywhere kun je een publiek toegankelijke url aan je Docker-containers toekennen, zodat ze van overal bereikbaar zijn. Dat is handig als je niet zelf met port-forwarding en dyndns wilt werken. Voorlopig is de dienst gratis, daarna zal het volgens LatticeWork ongeveer 3 euro per maand kosten. En centraal in dit alles is natuurlijk de AmberCloud, waarbij je een account dient aan te maken.

Conclusie

Wil je een eenvoudig apparaat dat je zowel een nas, wifi-router als server biedt, dan is de Amber Plus zeker geen slechte oplossing. Maar het ecosysteem is nog volop in ontwikkeling en daardoor soms verwarrend. Je moet je er ook comfortabel bij voelen dat je voor veel zaken van AmberCloud afhangt.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).