Heb je een nieuwe computer gekocht, dan wil je waarschijnlijk niet helemaal opnieuw beginnen. Het scheelt enorm veel tijd als je bepaalde data kunt overzetten, evenals een paar Windows-accounts en een aantal applicaties. Misschien wil je zelfs je complete Windows-installatie migreren. Goed nieuws: dat kan allemaal!

Waarschijnlijk is Windows al voorgeïnstalleerd op je nieuwe pc. Dat is handig, want je kunt meteen aan de slag. Maar het kan lastig zijn, omdat je je vertrouwde gegevensbestanden en Windows-gebruikersprofielen mist. Ook moet je waarschijnlijk een heleboel applicaties opnieuw installeren en configureren. En wat als bepaalde externe apparaten, zoals een scanner of webcam, niet meer werken? In dit artikel laten we je zien hoe je al deze onderdelen naar je nieuwe pc kunt overzetten. En voor lezers die Windows niet voorgeïnstalleerd hebben (of dat niet willen): we laten je tevens zien hoe je je volledige Windows-installatie in één keer kunt migreren.

Standaardmethodes

Laten we beginnen met de eenvoudigste stap: het overzetten van verschillende gegevensbestanden. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Je kunt bijvoorbeeld een externe harde schijf of een grote usb-stick gebruiken als tussenstation.

Een andere optie is om gebruik te maken van (gratis?) cloudopslagdiensten zoals Dropbox, OneDrive of Google Drive. Misschien heb je ook een netwerkschijf (NAS) tot je beschikking of heb je op je oude pc enkele gedeelde mappen ingesteld die toegankelijk zijn vanaf je nieuwe pc, zodat je de gegevens gemakkelijk kunt overzetten. Een andere methode is om de gegevensschijf van je oude pc al dan niet tijdelijk aan te sluiten op je nieuwe pc.

Er zijn verschillende mogelijkheden beschikbaar, maar wij willen je wel graag nog een paar minder bekende methodes of tools voorstellen.

Opdrachtregel

Zo is het opdrachtregelcommando robocopy een handige manier om je kopieeroperaties uit te voeren, zodat je niet alles handmatig in de Verkenner hoeft te doen. Voer robocopy /? uit voor een parameteroverzicht. We beperken ons tot één voorbeeld:

Met de parameter /S zorg je ervoor dat ook submappen meegaan. De parameter /ZB kan handig zijn als je grote bestanden via je netwerk kopieert. Wanneer een bestand bij de eerste poging slechts gedeeltelijk correct wordt gekopieerd, zal robocopy bij een volgende poging alleen het ontbrekende deel kopiëren. Als robocopy de melding Toegang geweigerd krijgt, schakelt de tool over naar een soort back-upmodus, waarmee het kopiëren wellicht alsnog lukt.

De parameter /W:15 geeft de wachttijd in seconden aan tussen eventuele herhaalde kopieerpogingen (standaard 30 seconden). Met /MT:24 zal robocopy proberen om tot 24 bestanden tegelijkertijd te kopiëren (standaard is dit 8 en het theoretische maximum is 128).

Ad-hoc-netwerk

Als je data wilt kopiëren tussen beide pc’s via een netwerk, maar op dat moment geen betrouwbaar netwerk beschikbaar hebt, kun je een zogeheten ad-hoc-netwerk overwegen. Doorgaans volstaat een standaard netwerkkabel, maar je netwerkadapter moet dan wel Auto-MDIX ondersteunen, wat in ieder geval bij de meeste gigabit-adapters het geval is. Mocht een rechtstreekse kabelverbinding tussen de twee apparaten niet werken, dan kun je ze altijd nog via een switch met elkaar verbinden.

Je dient wel de netwerkconfiguratie van beide pc’s op elkaar af te stemmen. Dit betekent dat ze hetzelfde netwerkmasker (255.255.255.0) en verschillende ip-adressen moeten hebben (bijvoorbeeld 192.168.0.1 en 192.168.0.2). Met zo’n opstelling kun je gewoon met gedeelde netwerkmappen werken.

Om draadloos een ad-hoc-verbinding tot stand te kunnen brengen, moet je draadloze netwerkadapter hosted network ondersteunen. Om dit te controleren, open je de Opdrachtprompt als administrator en voer je dit commando uit:

Als alles goed is, zou je Hosted netwerk support: Yes moeten zien staan. Met de volgende commando’s kun je vervolgens een ad-hoc-netwerk opzetten:

en:

Je kunt je nu op de andere pc aanmelden bij dit draadloze ad-hoc-netwerk en op de gebruikelijke manier met gedeelde netwerkmappen werken. Naderhand schakel je dit netwerk uit met:

Gegevensbestanden

Een gebruiksvriendelijke tool waarmee je gegevensbestanden kunt overzetten, is EaseUS Todo PCTrans Free. Installeer de tool op je oude pc, start deze op en klik op Nu Beginnen. Je ziet verschillende migratiescenario’s, zoals Pc naar Pc (via een netwerkverbinding) en Backup herstel (via een back-upbestand).

We nemen deze laatste optie als voorbeeld. Klik op Start, open Reservekopie van gegevens en klik op De volgende. Geef een naam aan het back-upbestand en navigeer met Bladeren naar een doellocatie, bijvoorbeeld op een verwijderbaar medium. Klik op Bevestigen, open het tabblad Bestanden en selecteer alle gewenste mappen. Druk op de knop Maak een back-up.

Ga nu naar de doel-pc waar je eveneens PCTrans installeert. Hier kies je Image Overzetten / Start / Data herstellen, klik je op De volgende en verwijs je naar het back-upbestand met Bladeren.

Profielen via PCTrans

Het overzetten van gegevensbestanden is een eenvoudige operatie. Het wordt iets complexer wanneer je specifieke Windows-accounts, oftewel gebruikersprofielen, wilt migreren. Gelukkig zijn er enkele gratis tools beschikbaar. Een daarvan is PCTrans (zie vorige paragraaf). Naast het tabblad Bestanden is er namelijk ook het tabblad Accounts. Hier kun je eenvoudig de gewenste lokale of Microsoft-accounts selecteren om ze samen met de bestanden in een back-upbestand te plaatsen.

Je kunt zelfs per account instellen welke gegevens je precies wilt meenemen, zoals Gebruikers Instellingen (Account Type en Profielfoto), Gebruikers Data (inclusief submappen uit je profielmap), Personalisatie (zoals thema’s) en Instellingen (waaronder Energie instellingen en Netwerk locaties).

Bij elke selectie wordt de benodigde schijfruimte weergegeven. Op de andere pc kun je deze dan op dezelfde manier terugzetten als eerder beschreven, maar open je dit keer het tabblad Accounts en selecteer je de gewenste accounts die je wilt overzetten.

Profielen via Transwiz

Transwiz is een andere (gratis) tool om gebruikersprofielen te migreren (met handleiding). Je maakt eerst een portable exe-bestand door te dubbelklikken op het gedownloade msi-bestand. Start de tool op je oude pc en kies I want to transfer data to another computer. Selecteer vervolgens het gewenste profiel.

Je kunt slechts één profiel tegelijk selecteren en dit mag niet het actieve profiel zijn. Indien nodig kun je tijdelijk een extra account aanmaken om je andere profiel te kunnen selecteren. In het volgende venster geef je de doellocatie aan, waar de back-up zal worden opgeslagen als een zip-bestand.

Op de andere pc start je ook deze tool en kies je logischerwijs I have data I want to transfer to this computer. Verwijs naar je zip-bestand, geef eventueel het profiel een andere naam en geef aan of het een standaardaccount of een administratoraccount betreft. Als je wilt dat Windows standaard hiermee opstart, vink dan Set as default logon aan.

Applicaties

Je hebt misschien al gemerkt dat PCTrans ook geïnstalleerde applicaties kan overzetten, maar in de gratis versie is het aantal toepassingen helaas sterk beperkt. Als je deze tool toch wilt gebruiken, raden we je aan om je te beperken tot applicaties van de categorie Ondersteund voor een grotere kans op succes.

Als je meer applicaties op een gebruiksvriendelijke manier wilt verhuizen, zul je waarschijnlijk moeten betalen. In plaats van PCTrans raden we je Laplink PCmover Home aan. De prijs is ongeveer 32 euro; de gratis versie in de Windows Store is helaas niet meer beschikbaar. Deze tool is goedkoper dan de betaalde versie van PCTrans en stelt je ook in staat om gebruikersprofielen te migreren. Een handleiding is beschikbaar.

Start de app eerst op je oude pc en kies PC to PC Transfer / Old (Prepare this computer first). Geef aan hoe de migratie moet plaatsvinden, zoals via wifi of een bekabeld netwerk, of via een opslagapparaat. Vervolgens kun je met Full Customization aangeven wat je wilt overzetten, zoals accounts, mappen en bestandstypen. En je kunt ook zien welke applicaties worden ondersteund. Merk op dat dit zeker niet voor alle toepassingen werkt. Voer vervolgens een vergelijkbare operatie uit op de andere pc, maar kies dit keer voor New (Prepare this computer second).

Applicatie-configuraties

Je zult merken dat het migreren van geïnstalleerde applicaties naar een andere pc niet altijd vlekkeloos verloopt. Een alternatieve aanpak is om alleen de configuratiebestanden van een applicatie te kopiëren en deze vervolgens over te zetten naar de nieuwe pc waar je de software al hebt geïnstalleerd. CloneApp kan je hierbij helpen. Als je de tool gaat downloaden, klik dan op Latest – hoewel de laatste update van drie jaar geleden dateert.

Download het zip-bestand, pak het uit, klik met rechts op het exe-bestand en kies Als administrator uitvoeren. Klik op Select installed om de geïnstalleerde en ondersteunde applicaties te detecteren. Laat alleen het vinkje staan bij de applicaties waarvan je de configuratie daadwerkelijk wilt hergebruiken. Klik vervolgens op Preview om te zien wat er precies zal worden verhuisd. Klik op Settings om bij Clone Path de back-uplocatie in te stellen. Met Backup start je de operatie.

Start het programma ook op je andere pc, klik op Restore en verwijs naar het back-upbestand. Als het programma klaagt dat instellingen niet kunnen worden geladen, open dan het bestand cloneapp2.ini in je back-upmap met Kladblok en zorg ervoor dat de aanduiding ClonePath=<pad> naar het juiste back-uppad verwijst. Het is ook mogelijk om slechts één applicatie tegelijk te herstellen: selecteer deze in CloneApp, klik er met de rechtermuisknop op en kies Restore.

Windows-instellingen

Helaas kennen we geen (gratis) tool waarmee je diverse Windows-instellingen, zoals bekende wifi-netwerken, taalvoorkeuren, wachtwoorden en kleurthema’s, in één keer kunt overzetten. Maar je kunt wel gebruikmaken van de ingebouwde synchronisatie-opties van Windows, vooropgesteld dat je op beide pc’s bent aangemeld met hetzelfde Microsoft-account. Als dat niet het geval is, kun je desgewenst een lokaal account (tijdelijk) omzetten naar een Microsoft-account via Instellingen / Accounts / Uw info. Klik op In plaats daarvan aanmelden met een Microsoft-account en volg de verdere instructies.

Om vast te leggen welke instellingen automatisch tussen beide apparaten moeten worden gesynchroniseerd, ga je in Windows 11 naar Instellingen / Accounts / Windows back-up en klik je op Mijn voorkeuren onthouden. Laat het vinkje staan bij de onderdelen die je wilt synchroniseren. In Windows 10 vind je dit bij Instellingen / Accounts / Uw instellingen synchroniseren.

Complete migratie

Tot nu toe hebben we de migratie beperkt tot specifieke onderdelen, zoals databestanden, accounts, applicaties, configuraties en bepaalde Windows-instellingen.

In principe is het ook mogelijk om een compleet systeem te migreren, inclusief Windows-installatie, programma’s en data, maar weet wel dat een schone installatie van Windows op je nieuwe systeem altijd de betere optie is. Bij een systeemmigratie moet je namelijk rekening houden met mogelijke uitdagingen zoals een verschillende bootmodus en/of hardware op beide pc’s waardoor het gemigreerde systeem mogelijk niet correct opstart en er problemen met je Windows-licentie zijn (zie paragraaf ‘Windows-licentie’).

Overweeg je toch zo’n systeemmigratie, dan kun je dit op verschillende manieren aanpakken. Je kunt bijvoorbeeld proberen om je oude systeemschijf op je nieuwe pc aan te sluiten. Met wat geluk start en werkt je pc zonder noemenswaardige problemen vanaf deze schijf. Is dit inderdaad zo, dan kun je ervoor kiezen om de oude schijf te klonen (zie de paragrafen ‘Clonezilla’ en ‘Klonen starten’) als je toch liever de nieuwe schijf als systeemschijf wilt gebruiken. Als je de oude schijf later weer op je oude pc wilt gebruiken, is het raadzaam om eerst een volledige systeemkopie te maken (die je indien nodig kunt terugplaatsen), aangezien Windows tijdens de opstartpogingen op je nieuwe pc mogelijk wijzigingen op de oude schijf aanbrengt.

Schijfkopie als back-up

Een van de methoden om je systeem- of schijfgegevens te migreren, is door een volledige schijfkopie (een image) van je oude schijf te maken. Er zijn verschillende tools beschikbaar, waaronder de gratis EaseUS Todo Backup Free. Selecteer Create Backup / Disk en vink de gewenste schijf aan. Je kunt eventueel ook individuele partities (de)selecteren.

Bevestig je keuze, wijs bij voorkeur een verwijderbaar opslagmedium aan voor je back-up en start het back-upproces. Via Options kun je verschillende instellingen configureren, zoals encryptie, back-upfrequentie en -methode, maar deze zijn niet nodig voor onze opzet: een eenmalige, complete schijfkopie. Klik op Backup Now om het proces te starten.

Schijfkopie herstellen

Om de schijfkopie op een andere pc te plaatsen, is het raadzaam om eerst een live-herstelmedium aan te maken met Todo Backup Free. Klik op Tools / Create Emergency Disk, plaats een (lege) usb-stick in je pc en klik op het usb-icoon bij Boot disk location. Bevestig de selectie met Create / Create now, waarna een opstartbare WinPE-omgeving op de stick wordt gezet. Start de andere pc op met behulp van deze usb-stick, waarna Todo Backup zal opstarten. Verwijs naar het back-upbestand en selecteer de juiste doelschijf.

De kans is groot dat je nieuwe pc deels andere hardware bevat dan je oude pc en dus is het nog afwachten of Windows erin zal slagen op te starten om vervolgens de juiste drivers te downloaden en te installeren.

Als het op deze manier niet lukt, is de aanschaf van een betaalde tool als EaseUS Todo Backup Home (circa 29 euro) of AOMEI Backupper Professional (circa 48 euro per jaar) wellicht de oplossing. Deze applicaties ondersteunen het migreren van een systeem naar een pc met andere hardware via de ‘universal restore’-functie. Dit betekent dat de tool tijdens het herstelproces de hardware zal controleren en indien nodig de vereiste drivers zal proberen te installeren, zodat het systeem tenminste kan worden opgestart. Daarna controleer je via Apparaatbeheer (druk op Windows-toets+R en voer devmgmt.msc uit) welke drivers eventueel nog ontbreken of bijgewerkt moeten worden.

Clonezilla

Het klonen van een systeem is vooral geschikt voor systemen met vergelijkbare hardware waarvan je verwacht dat ze probleemloos kunnen opstarten vanaf de oude schijf. Sluit hiervoor zowel de oude als de nieuwe schijf aan op dezelfde pc. Een betrouwbare opensource-tool hiervoor is Clonezilla. Selecteer de stabiele versie en kies de gewenste cpu-architectuur, zoals amd64. Laat File type ingesteld op zip.

Plaats een usb-stick in je pc, open Verkenner en klik met rechts op de usb-stick. Kies Formatteren en selecteer FAT32 bij Bestandssysteem. Na afloop kopieer je de volledige inhoud van het uitgepakte zip-bestand van Clonezilla naar de rootmap van de usb-stick.

Navigeer op de usb-stick naar de submap \utils\win64 (dus niet op je harde schijf), klik met rechts op makeboot64.bat en selecteer Als administrator uitvoeren. Hierdoor wordt een opstartbare Clonezilla-stick gemaakt.

Start je pc op vanaf deze stick en kies in het opstartmenu Other modes of Clonezilla live / Clonezilla live (Default settings, VGA 1024x768). Als dit niet lukt, kies dan Safe graphic setting of desnoods FailSafe mode. Stel tevens de gewenste taal en toetsenbordindeling in.

Klonen starten

Kies in Clonezilla device-device work directly from a disk or partition to a disk or partition. We gaan er eerst van uit dat je nieuwe schijf (ongeveer) dezelfde capaciteit heeft als je oude schijf. In het volgende venster selecteer je in dit geval Beginner mode en kies je local_disk_to_local_disk_clone. Selecteer eerst de bronschijf van je oude pc en in het volgende venster geef je de doelschijf aan. Kies Skip checking/repairing source files en selecteer bij voorkeur Shutdown als actie na het voltooien van het kloonproces. Bevestig met Y (3x). Verwijder de bronschijf nadat het kloonproces is voltooid, voordat je de pc opnieuw opstart.

Als je nieuwe schijf meer capaciteit heeft, kies dan Expert mode. Selecteer opnieuw local_disk_to_local_disk_clone en geef de bron- en doelschijf aan. Let op dat de parameter -r Resize the filesystem to fit partition size of target partition is gemarkeerd met een sterretje (*), je kunt schakelen met de Spatiebalk. Selecteer vervolgens Skip checking/repairing source files en -K1 Create partition table proportionally zodat de volledige schijfcapaciteit zal worden benut.

Windows-licentie

Een complete systeemmigratie kan problemen met je Windows-licentie veroorzaken, vooral bij een pc met andere hardware. Houd er rekening mee dat Microsoft niet toestaat dat je een OEM-licentie, die meestal wordt geleverd bij een pc waarop Windows al is geïnstalleerd, activeert of gebruikt op een andere pc. Dit kan meestal wel met een retail-licentie. Om het licentietype te controleren, klik je in het startmenu met rechts op Opdrachtprompt, selecteer je Als administrator uitvoeren en voer je het commando slmgr /dlv uit.

Aangezien je mogelijk ook je Windows-productsleutel nodig zult hebben, is het raadzaam om Magical Jelly Bean KeyFinder te downloaden en de draagbare tool te starten. Noteer de sleutel die wordt weergegeven bij CD Key.

Als het inderdaad geen OEM-licentie is, moet je nog controleren of je een digitale licentie hebt. Ga hiervoor naar de module Instellingen van Windows 11 op je oude pc, selecteer Systeem / Activering en klik op het pijlknopje naast Activeringsstatus om het licentietype te bekijken. In Windows 10 gaat dit via Instellingen / Bijwerken en beveiliging / Activering.

Licentie deactiveren

Als het inderdaad gaat om een digitale licentie die aan je Microsoft-account is gekoppeld, ga dan naar https://account.microsoft.com, selecteer Alle apparaten weergeven en klik op Details weergeven bij je oude pc. Kies Dit apparaat verwijderen, plaats een vinkje bij Ik ben klaar om dit apparaat te verwijderen en bevestig met Verwijderen.

Als je licentie niet aan je Microsoft-account is gekoppeld, start dan de Opdrachtprompt als administrator op je oude pc en verwijder de productsleutel met de volgende commando’s:

en:

Controleer of dit gelukt is met:

Je hebt nu alle voorbereidende stappen genomen om je licentie over te zetten. Het vervolg van de procedure moet je op je nieuwe pc uitvoeren. De exacte stappen zijn afhankelijk van je licentietype (digitaal of niet) en er zijn ook kleine verschillen tussen Windows 10 en 11. Je kunt de specifieke instructies vinden voor zowel Windows 10 als 11 op deze webpagina van Microsoft.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).