Dankzij stuurprogramma’s oftewel drivers kan Windows optimaal alle aangesloten hardwarecomponenten benaderen. Maar beschikt je systeem wel over de juiste drivers? Waar en hoe vind je deze, hoe installeer of update je ze, en hoe maak je er back-ups van?

Tip 01: Tussenlaag

Elke computer werkt met diverse hardwarecomponenten, zoals een grafische kaart, netwerkadapter, toetsenbord, muis en printer. Voor de communicatie tussen Windows en deze componenten zijn stuurprogramma’s oftewel (hardware)drivers essentieel. Ze zetten instructies van het besturingssysteem om in acties waarmee de hardware overweg kan. Windows identificeert, installeert en updatet vaak automatisch de benodigde drivers wanneer je een nieuw apparaat aansluit. Maar het kan gebeuren dat je zelf drivers moet installeren … of bijwerken om de hardware compatibel te houden met nieuwe softwareversies en optimaal te laten functioneren.

Tip 02: Overzicht

Om snel de geïnstalleerde stuurprogramma’s te bekijken, gebruik je het Apparaatbeheer van Windows. Klik met rechts op de startknop en kies Apparaatbeheer, of druk op Windows-toets+R en voer devmgmt.msc uit.

In dit dialoogvenster zie je stuurprogramma’s standaard gegroepeerd per apparaat, zoals Audio-invoer en -uitvoer, Beeldapparaten, Beeldschermadapters, Netwerkadapters, Printers en Schijfstations. Uitroeptekens of vraagtekens wijzen op een problematische of onjuiste driver, of op een onbekend apparaat (zie ook tip 11). Met de weergaveoptie Apparaten op stuurprogramma in het menu Beeld krijg je een alfabetische lijst van drivers, telkens met de bijbehorende apparaten. Ook kun je hier de optie Verborgen apparatenweergeven inschakelen om momenteel niet-aangesloten of inactieve apparaten te zien, zoals oude printers of usb-apparaten, maar bijvoorbeeld ook virtuele schijven of verborgen systeemonderdelen.

Tip 03: Windows Update

Om drivers of driverupdates te installeren, is de ingebouwde updatefunctie van Windows een prima methode. Open Instellingen met Windows-toets+I, selecteer WindowsUpdate en klik op Naar updates zoeken. Windows speurt naar functionele en beveiligingsupdates, maar ook naar stuurprogramma’s die door fabrikanten aan de Microsoft-database zijn toegevoegd (zie ook het kader ‘Microsoft Update-catalogus’). Je vindt een overzicht van reeds geïnstalleerde driverupdates via Geschiedenis van update, in de sectie Stuurprogramma-updates.

Je zult zien dat belangrijke drivers automatisch worden geïnstalleerd, maar sommige beschouwt Windows als optioneel. Deze vind je dan onder Geavanceerde opties bij Optionele updates in de sectie Stuurprogramma-updates. Selecteer hier de gewenste drivers en klik op Downloaden en installeren. Helaas blijkt niet altijd even duidelijk over welke drivers het precies gaat. Er zit dan vaak weinig anders op dan via een zoekmachine naar extra informatie te speuren.

Blokkade

Wil je liever niet dat Windows Update automatisch drivers zoekt en installeert, dan kun je dit blokkeren. In Windows Pro druk je op Windows-toets+R en voer je gpedit.msc uit. Navigeer in het linkerdeelvenster van dit venster Editor voor lokaal groepsbeleid naar Computerconfiguratie / Beheersjablonen / Windows-onderdelen / Windows Update / Updates beheren die worden aangeboden vanuit Windows Update. Dubbelklik in het rechterdeelvenster op Geen stuurprogramma’s opnemen in Windows-update en selecteer Ingeschakeld.

In Windows Home kan dit met een registeringreep. Maak een reg-bestand met Kladblok (zorg dus het bestand niet de extensie .txt heeft) en typ het volgende, inclusief de lege regel:

Sla dit bijvoorbeeld op als GeenDriversviaWindowsUpdate.reg, dubbelklik om het bestand te activeren, bevestig met Ja (2x) en OK. Om automatische driverupdates toch weer in te schakelen, verander je 00000001 in 00000000 en voer je het reg-bestand opnieuw uit.

Tip 04: Alternatieve update

Als je specifieke driverupdates wilt ophalen en de standaard updatefunctie van Windows biedt geen uitkomst, gebruik dan het Apparaatbeheer (zie ook tip 2). Klik met rechts op de driver die je wilt bijwerken, zoals een verouderde driver of een exemplaar met een uitroepteken of vraagteken. Kies Stuurprogramma bijwerken en daarna Automatisch zoeken naar stuurprogramma’s en eventueel In Windows Update zoeken naar bijgewerkte programma’s.

Lukt het langs deze weg ook niet, dan kun je bij Stuurprogramma bijwerken ook de optie Op mijn computer naar stuurprogramma’s zoeken kiezen. Je moet in dit geval wel al over de juiste driver beschikken. Via de knop Bladeren wijs je dan de juiste driverlocatie aan. Of je klikt op Ik wil kiezen uit een lijst met stuurprogramma’s opmijn computer. Windows gaat dan op de allerlei locaties kijken naar mogelijk geschikte drivers (binnen de betreffende apparaatcategorie).

Tip 05: Driverlocaties

Als je al over de juiste stuurprogramma’s zou beschikken, bijvoorbeeld via een parallelle Windows-installatie op een andere schijf, kun je in Apparaatbeheer bij Op mijn computer naar stuurprogramma’s zoeken via de knop Bladeren verwijzen naar de map \Windows\System32 op het betreffende station. Zorg dat de optie Inclusief onderliggende mappen aangevinkt is. Dit werkt trouwens ook als je een image hebt van een oudere Windows-installatie die je als virtueel station hebt gekoppeld.

Als de benodigde drivers op een ander Windows-systeem staan, kun je vanaf dat apparaat naar %windir%\System32\DriverStore navigeren, de complete submap FileRepository kopiëren naar een extern opslagmedium en vanuit Apparaatbeheer op je eigen computer naar deze locatie verwijzen om de drivers te installeren.

Tip 06: Driverback-ups

Het is trouwens een goed idee een back-up van je stuurprogramma’s te maken zodra je systeem stabiel is en alle benodigde drivers zijn geïnstalleerd. Zo’n back-up is handig als je systeem crasht en je een schone Windows-installatie wilt uitvoeren.

Je kunt hiervoor de submap FileRepository kopiëren en vanuit Apparaatbeheer naar deze back-up verwijzen (zie tip 5), maar het kan handiger met de (weliswaar al iets oudere) tool DriverBackup!. Pak het gedownloade zip-bestand uit, klik met rechts op DrvBK.exe en kies Als administratoruitvoeren. Na de automatische scan selecteer je de gewenste drivers. Eventueel klik je eerst op Third parts om de standaarddrivers buiten beschouwing te laten. Klik op Full portability voor overdracht van drivers naar een ander systeem. Bevestig met Start Backup, wijs via Browse een geschikte locatie aan en druk nogmaals op Start Backup!.

Om drivers te herstellen, start je opnieuw DriverBackup! en kies je via Restore / OpenBackupfile je back-upbestand. Zet een vinkje bij de gewenste drivers en bevestig met Restore (2x).

Tip 07: Online zoeken

Beschik je niet over de goede driver(update), dan is online zoeken een optie. Vermijd in elk geval het downloaden van drivers of driverupdate-tools van onbekende sites om te voorkomen dat je de verkeerde drivers krijgt of zelfs malware krijgt voorgeschoteld. Ben je aan het zoeken voor drivers voor een normale pc: ga dan het best naar de site van de fabrikant van het betreffende apparaat. Op Wikipedia, met de fabrikantnaam als trefwoord, vind je meestal de juiste website.

In de praktijk blijkt het helaas niet altijd eenvoudig om de juiste driver te vinden, hoewel steeds meer fabrikanten een zoektool ter beschikking stellen. Soms zijn er ook twee downloadopties: alleen de driverbestanden (zie ook tip 12) of een uitvoerbaar installatieprogramma.

Fabrikanten zoals Intel of AMD bieden zelfs een tool aan om je pc te analyseren en zo de geschikte drivers op te halen. Neem bij twijfel eventueel contact op met de supportafdeling van de fabrikant.

Tip 08: Laptopdrivers

Gaat het om een laptop, dan moet je doorgaans juist niet bij de fabrikant van de diverse hardware-onderdelen zijn, maar bij de producent van de laptop. Je kunt de nodige drivers meestal vinden aan de hand van de modelnaam van je laptop of soms via het serienummer of een servicetag, doorgaans te vinden aan de onderkant.

De meeste fabrikanten hebben ook een speciale updatetool, die vaak standaard in de Windows-installatie is opgenomen. Deze tool kan automatisch (updates van) de juiste drivers downloaden en installeren, en soms ook bepaalde hardwarefuncties optimaliseren.

Heb je zo’n tool nog niet op je laptop staan? Kijk dan op de officiële website van de fabrikant. Bekende tools zijn Acer Care Center, Asus Live Update of MyAsus, Dell (Command) Update, HP Support Assistant, Huawei Support of Huawei PC Manager, Lenovo Vantage, LG Update Center, MSI (Dragon) Center, MSI Live Update en Samsung Update.

Tip 09: Systeemback-up

Als je denkt de juiste driver of update gevonden te hebben, is het verstandig eerst een systeemherstelpunt te maken. Dit biedt een vangnet als de installatie niet het gewenste resultaat oplevert. Typ herstelpunt in de Windows-zoekbalk en start Een herstelpunt maken. Zorg dat je systeempartitie op Ingeschakeld staat. Desnoods regel je dit via Configureren / Systeembeveiliging inschakelen. Druk tot slot op de knop Maken en geef het herstelpunt een naam.

Het kan zeker geen kwaad om ook eerst een complete systeemback-up te maken, in combinatie met een live-herstelmedium. Beide kunnen bijvoorbeeld met EaseUS Todo Backup Free (www.kwikr.nl/toback). Klik hier op Create Backup, kies Disk en zet een vinkje bij je systeemschijf. Via Tools / Create Emergency Disk (of via de optie Enable PreOS, maar dit is iets lastiger) maak je een live-herstelomgeving voor als Windows niet meer doorstart na een mislukte driverupdate.

Tip 10: Generiek

Hoewel Windows automatisch de meeste drivers installeert, kiest het soms voor een generieke driver die op meerdere apparaatmodellen werkt, maar niet altijd optimaal is. Vooral bij grafische kaarten is het aan te raden de specifieke drivers van de fabrikant te gebruiken of deze te installeren via tools als GeForce Experience (Nvidia) of Radeon Software (AMD).

Ook voor randapparatuur zoals toetsenborden, muizen en monitors worden vaak generieke drivers gebruikt, aangeduid met namen als HID-toetsenbordapparaat, HID-muis of Generic monitor in Apparaatbeheer. Hoewel deze drivers doorgaans voldoen, bieden specifieke drivers soms extra functionaliteiten. Deze kun je vinden op de website van de fabrikant en bijvoorbeeld via Apparaatbeheer installeren, voor betere prestaties of extra functies.

Tip 11: Onbekend

Het kan gebeuren dat Windows een bepaald apparaat niet (correct) detecteert en dus ook geen driver kan installeren, waarna in Apparaatbeheer de aanduiding Onbekend apparaat kan opduiken.

Om het apparaat alsnog te identificeren, klik je er met rechts op en kies je Eigenschappen. Op het tabblad Details kies je Hardware-id’s in het uitklapmenu. Aan de hand van tekststrings herken je de Vendor ID (VEN of VID), de Device ID (DEV of DID), de Class Code (CC) en de Revision (Rev). Klik eerst met rechts op de bovenste, meest gedetailleerde regel, kies Kopiëren en plak deze regel met Ctrl+V in de zoekbalk van een zoekmachine. Levert dit geen bruikbare zoekresultaten op, probeer het dan met een kortere, minder gedetailleerde ID.

Je kunt het ook proberen met de (al wat oudere) tool Unknown Device Identifier. Start deze na installatie op en klap het gewenste apparaat uit voor de nodige informatie. Vanuit het contextmenu kun je de ID dan via Find Driver opsporen. Volg in elk geval de aanbevelingen uit tip 9 voordat je een nieuwe driver installeert.

Tip 12: Nieuw

Wanneer je een nieuw apparaat installeert, detecteert Windows dit vaak automatisch waarna hij de juiste driver installeert. En sommige apparaten hebben een eigen installatietool die frequent op updates controleert. Is dit niet het geval en is de juiste driver niet meegeleverd, dan zit er weinig anders op dan de juiste driver op te sporen (zie ook tip 7). Gevonden? Open dan het Apparaatbeheer en ga eerst na of het bijbehorende apparaat in de lijst te vinden is bij de juiste categorie. Zo niet, kijk dan bij Overige apparaten, waarna je verder kunt met de optie Stuurprogrammabijwerken.

Staat het apparaat helemaal niet in Apparaatbeheer, open dan het menu Actie, kies Stuurprogramma’stoevoegen en wijs via Bladeren de driver aan. Mogelijk lukt het ook door in de Verkenner met rechts op het bijbehorende inf-bestand te klikken en Installeren te kiezen, maar deze methode heeft niet onze voorkeur.

In het menu Actie staat ook de optie Oudere hardware toevoegen. Hiermee start je een wizard die je kan helpen om drivers voor oudere apparaten te installeren die geen plug-and-play ondersteunen en dus niet automatisch door Windows worden herkend. Druk hier op Volgende en probeer het eerst met De hardware opsporen en automatischinstalleren (aanbevolen). Lukt het zo niet, probeer het dan met de optie De hardware installerendie ik handmatig in een lijst selecteer (geavanceerd), duid de Categorie aan en selecteer het inf-driverbestand.

Tip 13: Mislukt

Mocht er een verkeerde driver geïnstalleerd zijn, start dan Apparaatbeheer, klik met rechts op de driver, ga naar Eigenschappen en open het tabblad Stuurprogramma. Hier zou de optie Vorig stuurprogramma beschikbaar moeten zijn om terug te keren naar de vorige, functionerende driver. Als dat niet kan, kies dan Apparaat verwijderen in het contextmenu, herstart Windows en installeer alsnog de correcte driver handmatig (tenzij Windows Update dat voor je doet). Als ook dat niet werkt, gebruik dan een eerder gemaakt herstelpunt. Druk op de Windows-toets+R, voer rstrui.exe uit, kies Een ander herstelpunt selecteren, selecteer het herstelpunt, druk op Volgende en volg de instructies. Na een herstart zou alles weer naar behoren moeten functioneren.

Tip 14: Herstelmedium

Het kan jammer genoeg ook gebeuren dat Windows niet meer wil doorstarten na een mislukte driverinstallatie. Dan heb je hopelijk nog je eerder gemaakte systeemback-up die je vanaf het live-herstelmedium kunt terugzetten (zie ook tip 9), maar voor je zo’n drastische operatie uitvoert, probeer je het best eerst als volgt: maak op een andere pc een Windows-installatiemedium met behulp van de Media Creation Tool. Stop een lege usb-stick in je pc, start de gedownloade tool op, stel de gewenste taal en versie in (zoals Nederlands en Windows 11) en kies USB-flashstation aan. Selecteer de usb-stick en even later start de procedure.

Na afloop start je je systeem op van deze stick. Stel taal, tijdzone en toetsenbord in, druk op Volgende en kies Uw computer herstellen / Problemen oplossen /Geavanceerde opties. Met de optie Systeemherstel kom je hopelijk alsnog bij het eerder gemaakte herstelpunt.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).