Er komen steeds meer betaalbare 4K-monitoren in allerlei formaten op de markt. Overstappen wordt om die reden steeds interessanter. We zetten verschillende 4K-monitoren op een rij, zodat je weet waar de verschillen tussen de modellen precies in zitten.

Lees ook:Oled, Quantum Dots en microleds, de verdere evolutie van het beeldscherm

LG 27UD88-W

De 27UD88-W (bovenstaande afbeelding) heeft een gebogen voet, waarbij je het scherm kunt draaien en kantelen. Bovendien is deze 4K-monitor ook nog eens elf centimeter in hoogte verstelbaar, dus met de ergonomie zit het wel goed. Het schermoppervlak heeft een matte afwerking, waardoor er minder sprake is van hinderlijke lichtweerkaatsing.

Zoals zoveel producten in deze prijsklasse heeft ook dit exemplaar een schermdiagonaal van 27 inch met een beeldverhouding van 16:9. Het ingebouwde ips-paneel met led-achtergrondverlichting garandeert heldere kleuren en prima kijkhoeken van 178 graden. De keerzijde van deze schermtechniek is de relatief trage reactietijd. In dit geval is dat vijf milliseconden, wat voor kritische gamers wellicht aan de hoge kant is.

Voor deze groep is de ondersteuning van AMD’s optimalisatietechniek FreeSync wel weer een nuttige toevoeging, waardoor de verversingssnelheden van de videokaart en monitor beter op elkaar zijn afgestemd met soepelere graphics als resultaat. De helderheid van 350cd/m² en contrastratio van 1000:1 zijn voor ips-maatstaven normaal. Dankzij de aanwezigheid van tweemaal hdmi 2.0 en tweemaal displayport 1.2 lukt het om ultra hd-beelden in zestig frames per seconde weer te geven.

Verder valt de usb-c-aansluiting op, waarmee je via een enkele verbinding zowel beelden, stroom (aan bijvoorbeeld een laptop) als usb-data kunt doorgeven. De 27UD88-W beschikt daarnaast over een ‘picture-in-picture’-functie, zodat bijvoorbeeld een video in een apart kader altijd op de voorgrond zichtbaar is. Houd er rekening mee dat er geen luidsprekers in deze monitor zijn verwerkt.

Prijs: 599 euro

Philips Brilliance BDM4037UW

©PXimport

Wie een forse 4K-monitor wenst, kan de Philips BDM4037UW overwegen. Met een beelddiagonaal van 40 inch lijkt dit exemplaar meer op een televisie. Niets is minder waar, want een tv-tuner ontbreekt. Philips heeft gekozen voor een licht gebogen scherm dat voorzien is van een va-paneel met led-achtergrondverlichting.

Vergeleken met ips leveren va-panelen een betere contrastweergave met ‘diepere’ zwarttinten. Niet voor niets bedraagt de contrastratio 4000:1. De BDM4037UW biedt verder een helderheid van 300 cd/m² en een reactietijd van vier milliseconden. Hoewel va-panelen vergeleken met ips meestal mindere kijkhoeken hebben, haalt deze gigant evengoed nog op beide kijkhoeken 178 graden. Zeer acceptabel dus!

Qua connectiviteit is er aan de achterzijde eenmaal vga, tweemaal displayport en tweemaal hdmi (1.4 en 2.0) te vinden. Daarnaast beschikt het scherm over vier usb3.0-poorten. Via een mhl-verbinding kun je desgewenst beelden van mobiele toestellen in het groot bekijken op een maximale resolutie van 1080p. Handig is dat je via pbp-technologie de beelden van maximaal vier bronnen kunt combineren. Van iedere bron geeft de BDM4037UW dan full-hd-beeld weer, wat bijvoorbeeld bruikbaar is voor videobewaking.

Als je naast beeld ook geluid wilt afspelen, doe je hiervoor een beroep op twee speakertjes met een uitgangsvermogen van vijf watt. Deze monitor is overigens statisch, dus je kunt het scherm niet kantelen, draaien of in hoogte verstellen.

Prijs: 749 euro

AOC U2777PQU

©PXimport

AOC bewijst dat een degelijke 4K-monitor niet peperduur hoeft te zijn. De elegante U2777PQU is namelijk al vanaf 449 euro te koop, terwijl de specificaties prima in orde zijn. Het ips-paneel biedt een helderheid van 350 cd/m² en contrastverhouding van 1000:1.

Zoals we van ips-panelen gewend zijn, bedraagt zowel de horizontale als verticale kijkhoek 178 graden. De reactietijd bedraagt vier milliseconden, waardoor het twijfelachtig is of gamers te maken krijgen met het zogeheten ‘ghosting’-effect. Dat zal in de praktijk per titel verschillen. De fabrikant claimt honderd procent dekking van het sRGB-kleurenprofiel.

Ondanks de relatief lage prijs is het design modieus afgewerkt met een voet van geborsteld aluminium en uiterst dunne randen als omlijsting. Je kunt het 27inch-scherm negentig graden draaien en bovendien is de monitor ook nog eens in hoogte verstelbaar.

De U2777PQU laat zich op vier verschillende manieren met de computer verbinden, namelijk via vga, dvi-d, hdmi 2.0 en displayport 1.2. Dankzij mhl-ondersteuning kun je ook beelden van een geschikte smartphone of tablet op deze monitor weergeven. Aan de zijkant bevindt zich nog een usb-hub met vier poorten.

Weliswaar heeft de U2777PQU ingebouwde luidsprekers, maar met een uitgangsvermogen van drie watt hoef je daar niet zoveel van te verwachten. Netjes is dat AOC deze monitor met alle benodigde kabels levert, zodat je niet te maken krijgt met extra kosten voor een hdmi- of displayport-kabel.

Prijs: 449 euro

AOC U2879VF

©PXimport

De U2879VF is een andere betaalbare 4K-monitor uit de stal van AOC, al zijn er de nodige verschillen met de eerder besproken U2777PQU. Allereerst is dit exemplaar met een schermdiagonaal van 28 inch een maatje groter. Verder heeft het product een tn-paneel in huis. Nadelen van dit paneeltype ten opzichte van ips zijn de verminderde kleurweergave en mindere kijkhoeken. Dat laatste blijkt ook wel uit de horizontale en verticale kijkhoek van respectievelijk 170 en 160 graden.

Tn-panelen bieden echter ook voordelen. Zo is deze schermtechniek een stuk goedkoper om te fabriceren, waardoor de prijzen doorgaans meevallen. Een aanschafprijs van 369 euro is voor een 4K-monitor van 28 inch dan ook relatief goedkoop. Nog een voordeel is dat dit tn-paneel een zeer rappe reactietijd van slechts één milliseconde garandeert. Daarmee is deze monitor zeer geschikt voor gamers, omdat de kans op een hinderlijk ‘ghosting’-effect niet zo groot is. Niet voor niets heeft de fabrikant FreeSync-ondersteuning toegevoegd, waardoor deze monitor de verversingssnelheid van games optimaal interpreteert.

De helderheid en contrastverhouding hebben doorsnee waarden, namelijk respectievelijk 300 cd/m² en 1000:1. Voor de verbinding met een computer heb je keuze tussen vga, dvi, hdmi 2.0 en displayport 1.2. Opvallend is dat de U2879VF geen usb-poorten en ingebouwde luidsprekers bevat. Tot slot is deze monitor niet in hoogte verstelbaar, al is kantelen wel mogelijk.

Prijs: 369 euro

Lees verder op de volgende pagina.

BenQ PD3200U

©PXimport

Met de PD3200U richt BenQ zich met name op professionele gebruikers, zoals tekenaars en designers. Het Taiwanese merk heeft dan ook diverse tools toegevoegd om het beeld softwarematig te optimaliseren. Zo kun je in de darkroom-modus de helderheid en het contrast automatisch aanpassen. Verder zorgt de cad/cam-modus ervoor dat lijnen in technische illustraties nadrukkelijker te zien zijn.

In de behuizing is een kvm-switch ingebouwd, zodat je twee pc’s op de monitor kunt bedienen zonder van toetsenbord en muis te wisselen. BenQ claimt een honderd procent dekking van het sRGB-kleurenprofiel, zodat er een natuurgetrouwe kleurweergave mogelijk is. Ook aan een comfortabele werkhouding is gedacht, want de monitor is vijftien centimeter in hoogte verstelbaar. Verder kun je het scherm kantelen en draaien, waarbij de oriëntatiesensor het beeld automatisch voor je aanpast.

Het schermdiagonaal is met 32 inch behoorlijk fors, dus voor alledaags gebruik ligt dit product niet erg voor de hand. Voor ips-begrippen heeft de PD3200U een snelle reactietijd van vier milliseconden. De technische waarden laten verder geen opvallende zaken zien. De horizontale en verticale kijkhoek bedragen allebei 178 graden, terwijl de helderheid een waarde van 350 cd/m² heeft. Het contrast meet verder 1000:1.

Om ultra-hd-beelden op zestig frames per seconde te bekijken, heb je keuze tussen de aansluitingen hdmi 2.0 en tweemaal displayport 1.2. Verder heeft deze monitor een usb-hub met vier usb3.0-poorten en een sd-kaartlezer. Ten slotte zijn er twee compacte speakers met vijf watt aan uitgangsvermogen ingebouwd.

Prijs: 899 euro

Ilyama ProLite TH8667MIS-B1AG

©PXimport

Sommige bedrijven en scholen wensen voor promotiedoeleinden een enorme 4K-monitor. De TH8667MIS-B1AG uit de ProLite-reeks van Ilyama voorziet in deze behoefte, mits er een budget van ruim vijfduizend euro beschikbaar is.

Het ips-paneel met led-achtergrondverlichting heeft een schermdiagonaal van maar liefst 85,6 inch, waardoor de pixeldichtheid met 51 pixels per inch nogal laag uitvalt. Deze monitor is dan ook hoofdzakelijk bedoeld om op relatief grote afstand bijvoorbeeld reclameboodschappen uit te zenden.

Om te voorkomen dat je voor de bediening een toetsenbord en muis nodig hebt, bevat deze monitor een aanraakscherm met ondersteuning van twintig gelijktijdige touchpunten. Wanneer dit aanraakscherm is geactiveerd, gaat dat overigens wel ten koste van de helderheid. Die bedraagt dan namelijk 330 cd/m². Onder normale omstandigheden is er een helderheid haalbaar van 375 cd/m², waardoor de TH8667MIS-B1AG uitstekend geschikt is voor sterk verlichte omgevingen.

Vergeleken met de meeste andere ips-panelen is er een respectabel contrast aanwezig van 1200:1. Beide kijkhoeken zijn met 178 graden prima en dat is voor zo’n groot scherm natuurlijk geen overbodige luxe. Voor wat betreft de ingangen heb je keuze tussen tweemaal vga, tweemaal hdmi 1.3, eenmaal hdmi 2.0 en eenmaal displayport. Voor de overdracht van ultra hd-beelden op zestig frames per seconde is alleen de hdmi2.0-poort beschikbaar.

Leuk is dat je deze monitor ook zonder pc kunt gebruiken, namelijk als digitaal whiteboard. Voor de geluidsweergave doe je eventueel een beroep op de interne speakers. Houd er rekening mee dat Ilyama geen voet meelevert, dus ophangen aan een muur is noodzakelijk.

Prijs: 5299 euro

HP ENVY 27s

©PXimport

De HP Envy 27s heeft een minimalistisch design met een stijlvolle rechthoek als voet. Het 27inch-scherm leunt op een dunne buis van aluminium, waardoor het product een modieuze uitstraling heeft. Het ontwerp is nagenoeg statisch, waarbij je het scherm alleen wat kunt kantelen.

Als schermtechniek heeft HP gekozen voor ips met een led-lamp als achtergrondverlichting. Voor gamers lijkt dit product met een reactietijd van 5,4 milliseconden iets minder geschikt, hoewel de fabrikant wel ondersteuning biedt aan FreeSync-videokaarten van AMD.

De overige specificaties zijn erg netjes. Zo ligt het opgegeven contrastratio van 1300:1 hoger dan die van veel vergelijkbare 4K-monitoren in deze prijsklasse. Verder is de helderheid van 350 cd/m² prima geschikt voor weergave overdags. Vergeleken met veel andere monitorfabrikanten is HP iets voorzichtiger met de beloofde dekking van het sRGB-kleurenprofiel. Die bedraagt volgens het Amerikaanse merk namelijk 99 procent.

Net als nagenoeg alle overige monitoren met een ips-paneel is zowel de horizontale als verticale kijkhoek 178 graden. Via hdmi 1.4, hdmi 2.0 of displayport 1.2 laat de ENVY 27s zich met een computer verbinden. HP heeft het scherm ontspiegeld, zodat je de kamer niet per se hoeft te verduisteren om erop te werken.

Prijs: 529 euro

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).