Bluetooth heeft ons leven een stuk makkelijker gemaakt. Dankzij deze techniek hebben we een headset waarmee we zonder handen kunnen telefoneren, maken we draadloos verbinding met onze geluidsinstallatie en nog veel meer. Soms lijkt deze draadloze verbinding echter een eigen leven te leiden. Terwijl het gisteren nog perfect werkte, krijg je vandaag schele hoofdpijn omdat bluetooth het vertikt zijn werk te doen. Beter dan aspirine zijn deze tips.

Bluetooth heeft een decennium lang zijn sporen verdiend en boekte enorme vooruitgang, tot een reeks veiligheidsincidenten spaken in de wielen stak. Het is een van de oplossingen waardoor pc’s en apparaten verbinding met elkaar maken en bestanden uitwisselen zonder dat er een kabeltje aan te pas komt dat altijd in de weg zit, of dat een stekkertje verslijt.

Toch heeft iedereen weleens kennisgemaakt met het probleem van achterblijvende en wegvallende verbindingen. Want bluetooth heeft nogal wat beperkingen, zoals het korte bereik, de gevoeligheid voor interferentie, de soms lage snelheid en het maximumaantal toestellen dat je kunt bedienen. Daarbij is de werking afhankelijk van Windows-instellingen die soms worden verstoord.

Buiten bereik en interferentie

De meest voorkomende oorzaak waardoor een bluetooth-apparaat geen verbinding met een ander toestel kan maken, is dat de apparaten te ver van elkaar verwijderd zijn. Het bereik van bluetooth is afhankelijk van zijn klasse. De meeste bluetooth-headsets en hoofdtelefoons zijn van klasse 2. Ze verbruiken 2,5 milliwatt tijdens een actieve verbinding en hebben een bereik tot 10 meter. Bij slecht bereik helpt het om beide toestellen dichter bij elkaar te plaatsen. Bovendien, hoe groter de afstand die het signaal moet afleggen, hoe groter de kans op interferentie.

Er bestaan ook allerlei usb-dongles voor bluetooth. Zo voeg je bluetooth-functionaliteit toe aan apparaten die dat eigenlijk niet bezitten. Shop hier voor bluetooth-adapters bij Bol.com.

De bluetooth-technologie werkt op 2,45 GHz. Wanneer de computer een andere draadloze technologie gebruikt met dezelfde frequentie, kun je interferentieproblemen krijgen en wordt de bluetooth-verbinding verbroken. Bovendien worden de radiogolven belemmerd door obstakels. Om een snelle verbinding te maken, zorg je dat er geen bakstenen of betonnen muren, metalen bureaus en archiefkasten tussen beide toestellen staan.

Uitgeschakeld door energiebesparing

Het lijkt een open deur, maar controleer toch even of de bluetooth-functie op je computer wel degelijk is ingeschakeld. De knop om bluetooth in en uit te schakelen vind je in de instellingen van Windows 10/11. Het is bekend dat je - wanneer pc uit een energiebesparende modus of slaapstand komt - de bluetooth-functie opnieuw moet inschakelen. Dit probleem treedt soms op door het energiebesparend mechanisme in Windows, waarbij bluetooth automatisch wordt uitgeschakeld om stroom te besparen.

Om dit te verhelpen, klik je met rechts op het Windows-pictogram en open je Apparaatbeheer / Bluetooth. Dubbelklik op het bijbehorende bluetooth-stuurprogramma en klik op Eigenschappen. Daar open je het tabblad Energiebeheer. Hier deselecteer je de optie De computer mag dit apparaat uitschakelen om energie te besparen.

Check de vliegtuigmodus

Wanneer je de vliegtuigstand inschakelt, worden alle draadloze verbindingen op het Windows-apparaat uitgeschakeld. Deze modus is de snelle manier om alle draadloze verbindingen in één keer te verbinden, dus ook bluetooth. Controleer dus of je niet per ongeluk de vliegtuigmodus hebt ingeschakeld. Als dat het geval is, zet je die uit. Sommige laptops hebben een speciale functietoets om de vliegtuigmodus in te schakelen en misschien heb je die per ongeluk geactiveerd.

Als je laptop zo’n functietoets niet heeft, kun je de vliegtuigstand bereiken via het Actiecentrum (Windows 10) of bij de Snelle instellingen (Windows 11). Het paneel Snelle instellingen van Windows 11 vervangt het Actiecentrum van Windows 10. Klik aan de rechterkant van de taakbalk waar je de statuspictogrammen voor wifi, batterij en datum vindt of druk gewoon op Windows-toets+A.

Check het bluetooth-apparaat

Soms zit het probleem niet bij de Windows-computer, maar bij het bluetooth-apparaat. Zorg dat de batterij van het apparaat is opgeladen. Om na te gaan of het apparaat werkt, sluit je het aan op een andere computer. Als het bluetooth-apparaat verbinding maakt met de andere computer maar niet met die van jou, dan ligt het probleem waarschijnlijk bij de bluetooth-stuurprogramma’s op jouw systeem. Daar komen we dadelijk op terug.

Is het onmogelijk om het bluetooth-apparaat verbinding te laten maken met de computer van je vriend, dan moet je contact opnemen met de fabrikant. Valt het apparaat nog onder garantie, dan kun je het beter vervangen.

Interferentie met usb 3.0 en wifi

Als je Bluetooth-apparaat niet of heel traag reageert, ga dan na of het zich niet te dicht bij een ander usb-apparaat bevindt dat op een usb3.0-poort is aangesloten. Als een usb-apparaat niet is afgeschermd, kan dat interferentie op bluetooth-verbindingen veroorzaken. Usb3.0-kabels hebben de neiging om radiofrequenties uit te zenden die bluetooth-apparaten kunnen storen.

De oplossing is om simpelweg het bluetooth-apparaat uit de buurt van de usb3.0-poort te houden. Zelfs wifi kan interfereren met bluetooth. Wifi-signalen werken op 2,4 en 5 GHz. Als jouw wifi 2,4 GHz gebruikt, kan ook dat problemen met bluetooth veroorzaken. Om van dit probleem af te komen, wijzig je de frequentie van het wifi-signaal van 2,4 GHz in 5 GHz.

Verwijder en voeg toe

Als het bluetooth-apparaat eerder wel verbinding maakte met je pc, terwijl je nu verbindingsproblemen ondervindt, dan is het apparaat wel al toegevoegd aan je computer. In dit geval is een beproefde oplossing om het bluetooth-apparaat eerst te verwijderen van de computer en daarna opnieuw toe te voegen. Open het venster Bluetooth en apparaten van de Windows 11/10-instellingen. Selecteer het bluetoothapparaat in kwestie en klik op Apparaat verwijderen.

Nadat je het apparaat op de pc hebt verwijderd; zet je het daadwerkelijk uit. Daarna start je de computer opnieuw op en vervolgens zet je het bluetooth-apparaat opnieuw aan. Ga opnieuw naar de instellingen en klik op de knop Apparaat toevoegen om dit apparaat opnieuw met de pc te verbinden.

Voer de juiste probleemoplosser uit

Windows-apparaten beschikken over een set ingebouwde hulpprogramma’s om problemen op te lossen. Het kan helpen om de juiste probleemoplosser uit te voeren. In Windows 11 open je de app Instellingen daar ga je naar Systeem / Problemen oplossen / Andere probleemoplossers. Klik dan op de knop Uitvoeren naast Bluetooth.

In Windows 10 open je ook Instellingen en dan ga je naar Bijwerken en beveiliging / Problemen oplossen / Extra probleemoplossers. Selecteer in de rij van de linkerkolom de optie Bluetooth en klik op de knop Uitvoeren.

Stuurprogramma’s bijwerken

Wanneer al het vorige niet werkt, zoek je de oorzaak bij verouderde of beschadigde bluetooth-stuurprogramma’s. Een stuurprogramma of een driver is software die aan het Windows-systeem vertelt welk apparaat is aangesloten. Om de gebruiker het zoekwerk naar de stuurprogramma’s uit handen te nemen, is Windows uitgerust met een enorme database van tienduizenden hardware drivers. Normaal zal de functie Windows-update in de Instellingen ook de stuurprogramma’s up-to-date houden, maar je kunt dit ook meer gericht doen.

In Apparaatbeheer dat je opent door met de rechtermuisknop op Start te klikken, staan de drivers die Windows inmiddels heeft geïnstalleerd. Je kunt Apparaatbeheer ook openen door Windows-toets+X in te drukken op Windows 10 en 11. Open het onderdeel Bluetooth en selecteer apparaat dat je wil bijwerken. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Stuurprogramma bijwerken. Als dat geen soelaas brengt, raden we aan om het huidige geïnstalleerde bluetooth-stuurprogramma met de rechtermuisknop in Apparaatbeheer te verwijderen. Vervolgens bezoek je de officiële website van de fabrikant van het bluetooth-apparaat. Daar download je de nieuwste driver van het apparaat zodat je het handmatig kunt installeren. Na de installatie herstart je de computer. Soms kennen fabrikanten het probleem en hebben een oplossing op hun website geplaatst.

Draai het stuurprogramma terug

Wanneer het probleem zich plots voordoet na een Windows-update, dan is het bluetooth-stuurprogramma waarschijnlijk ook bijgewerkt tijdens de update. In dat geval kun je de nieuwste versie van het stuurprogramma verwijderen en teruggaan naar de vorige versie van de driver. Hiervoor moet je weer naar Apparaatbeheer en daar zoek je het stuurprogramma van het bluetooth-apparaat. Klik er met de rechtermuisknop op en open de Eigenschappen. In het tabblad Stuurprogramma zie je of de optie Vorig stuurprogramma beschikbaar is. Zo ja, klik op die knop. Met dit proces zal het systeem de nieuwste driver-update verwijderen en de vorige versie van het stuurprogramma van je bluetooth-apparaat installeren.

Herstart de bluetooth-ondersteuningsservice

Controleer of de services van bluetooth actief zijn. De Bluetooth Support Service is verantwoordelijk voor de goede werking van alle apparaten die aangesloten zijn op een Windows-computer. Wanneer die service niet actief is of per ongeluk is gestopt, ondervind je verschillende problemen met je bluetooth-apparaten. Controleer dus de status van deze service. Start de app Uitvoeren door de combinatie Windows-toets+R in te drukken en typ services.msc. Hierdoor opent de lijst met services. Zoek het item Bluetooth Support Service. Wanneer de status Wordt uitgevoerd te zien is, klik je er met de rechtermuisknop op en je kiest Opnieuw opstarten. Is de status van deze service niet actief, dan selecteer je hem met de rechtermuisknop en je kiest Starten. Daarna dubbelklik je op deze service om de Eigenschappen te openen. Bij Opstarttype kies je in de vervolgkeuzelijst Automatisch. Klik op Toepassen.

Configureer de Bluetooth Support Service

Wanneer het opstarten van de Bluetooth-ondersteuningsservice geen zoden aan de dijk zet, configureer je de service opnieuw. Ga weer naar het venster Services waar je dubbelklikt op Bluetooth Support Service om de Eigenschappen te openen. Ga naar het tabblad Aanmelden en selecteer bij Dit account de optie Local Service in het vereiste veld. Verwijder nu de wachtwoorden in het vak Wachtwoord en in het vakje Bevestig wachtwoord. Klik op Toepassen en op OK.

Device Associaton Service

In de lijst services zie je ook Device Association Services. Dit is een proces dat verantwoordelijk is om draadloze en bedrade apparaten met elkaar te verbinden in Windows. Wanneer deze service niet actief is, krijgt je verbindingsproblemen met de draadloze apparaten. En wanneer deze service niet werkt, kun je een gekoppeld apparaat ook niet verwijderen. Controleer dus de status van Device Association Service in de Services-app. Als de status niet ingesteld is op Wordt uitgevoerd, klik je er met de rechtermuisknop en je selecteert Start. Probeer daarna het bluetooth-apparaat via de app Instellingen.

Bluetooth-latentie

Hierboven hadden we het alleen over verbindingsproblemen met bluetooth. Ten slotte nog iets over de vertraging die kan optreden wanneer je bestanden overdraagt via deze weg. Bluetooth-latentie komt vooral voor als je veel bestanden in één keer verzendt. Uiteraard plaats je de toestellen dicht bij elkaar en vermijd je obstakels. Probeer dus de bestanden één voor één te verzenden, op die manier zal de totale overdrachtstijd korter zijn. Het kan ook helpen om onnodige apps die in de achtergrond draaien uit te zetten om de maximale overdrachtssnelheid te bereiken. Als je merkt dat de snelheid niet voldoet aan je verwachtingen, probeer om andere toestellen die verbinding maken via bluetooth los te koppelen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).