Lange tijd gebruikte ik dvd's en blu-rays om films te kijken, maar daar stap ik vanaf. Ik ben het zat om de schijfjes te zoeken en wil op alle apparatuur toegang tot mijn video's. De oplossing is om voor mijn omvangrijke videocollectie een centrale opslaglocatie te kiezen. Een NAS ligt voor de hand.

Het is niet meer van deze tijd om films via een dvd of blu-ray te kijken. Allereerst beperkt de locatie van het afspeelapparaat je. Ik heb in mijn huis bijvoorbeeld alleen in de woonkamer een blu-ray-speler staan. Lastig, want ik wil ook graag op mijn tablet en mediaspeler toegang tot mijn films. Handig voor in de badkamer of als mijn vriendin op televisie iets kijkt wat ik niet hoef te zien. Lees ook: 15 tips om je NAS-problemen op te lossen.

Verder vind ik het gebruik van schijfjes te veel gedoe. Nadat ik op zolder een NAS tegenkwam van enkele jaren oud, besloot ik om mijn films hierop te bewaren. Daar heb ik geen spijt van gekregen, want op ieder apparaat heb ik voortaan altijd toegang tot mijn filmcollectie. Lijkt je dat ook wel wat? Volg dan alle stappen in deze basiscursus zorgvuldig op.

01 Benodigdheden

Een NAS (network-attached storage) is een slim opslagapparaat met een eigen besturingssysteem dat prima in staat is om je filmcollectie te huisvesten. Vergeleken met een normale computer verbruikt een NAS veel minder energie. Ideaal voor het geval dat je vaak films kijkt en het opslagapparaat regelmatig inschakelt. Wanneer je een NAS aanschaft, zorg dan wel voor flink wat opslagcapaciteit. Films nemen namelijk behoorlijk wat ruimte in beslag.

Via een ethernetpoort verbind je het kastje met het thuisnetwerk. Omdat moderne apparatuur tegenwoordig een (draadloze) netwerkaansluiting heeft, is de NAS in staat om met mediaspelers, smart-tv's, gameconsoles en mobiele apparaten te communiceren. Voor het streamen van films is wel een stabiel netwerk vereist. Een bekabelde verbinding heeft altijd de voorkeur boven een draadloze verbinding. In dat laatste geval is er een reële kans op haperingen wanneer je films bijvoorbeeld in Full HD wilt kijken. Een bekabelde verbinding kan videodata sneller transporteren.

©PXimport

01 Synology brengt voor thuisgebruikers geregeld nieuwe NAS'en op de markt.

02 Mediaserver

Voordat je films naar een NAS kopieert, is het nuttig om eerst een mediaserver op het apparaat te configureren. Via de draadloze netwerkprotocollen DLNA en/of UPnP zijn de filmbestanden dan direct beschikbaar voor veruit de meeste afspeelapparatuur. Het voordeel van een mediaserver is dat je nauwelijks instellingen hoeft te wijzigen om media te delen met pakweg een smart-tv, PlayStation 3 of mediaspeler. De meeste merken hebben voor hun NAS een gebruiksvriendelijke mediaserver ontwikkeld. Voorbeelden zijn: Netgear, Western Digital, QNAP en Synology. Omdat laatstgenoemde fabrikant in Europa marktleider is, leggen we uit hoe je de mediaserver van een Synology-NAS inschakelt. De werking op andere apparaten is min of meer gelijk, al heb je dan natuurlijk wel te maken met een ander besturingssysteem.

Open in de browser het online beheerpaneel DiskStation Manager. Klik op het onderdeel Package Center en kies voor Multimedia. Onder Mediaserver klik je vervolgens op Installeren. Na afloop van de installatie is de mediaserver beschikbaar in het menu van DiskStation Manager.

©PXimport

02 Net als de meeste andere NAS-fabrikanten biedt Synology de mogelijkheid om een mediaserver toe te voegen.

Plex

Bevalt de mediaserver van je NAS niet goed? Geen probleem, want je kunt ook een mediaserver van een andere fabrikant uitproberen. Plex is een uitstekend programma dat beschikbaar is voor diverse merken, zoals Netgear, QNAP en Synology. Bij een Synology-NAS installeer je het pakket vanuit het onderdeel Package Center. Vervolgens maak je een account aan en voeg je een nieuwe mediabibliotheek toe. Hiervoor kun je de map met filmbestanden op je NAS aanwijzen. Fijn is dat Plex mediagegevens ophaalt van internet, waardoor er extra informatie in de bibliotheek aanwezig is. Verder zijn er ook apps voor mobiele apparaten, smart-tv's en Google Chromecast aanwezig om filmbestanden vanaf je NAS te streamen. Dankzij DLNA-ondersteuning lukt het ook om videobestanden met apparatuur te delen waarvoor geen app beschikbaar is.

©PXimport

Plex is dankzij zijn gelikte interface en extra filmgegevens een prima mediaserver voor je NAS.

03 Instellingen

Nadat de mediaserver op de NAS is geïnstalleerd, neem je de instellingen grondig door. De mogelijkheden hiervoor zijn sterk afhankelijk van het NAS-merk en de gekozen mediaserver. Op een Synology-NAS open je het hoofdmenu, waarna je kiest voor Mediaserver. Achter DMA-menutaal selecteer je in het uitrolmenu Nederlands. Menu-items op smart-tv's, gameconsoles en overige DLNA-apparatuur worden vanaf dit moment in het Nederlands weergegeven. Bij DMA-menustijl bepaal je optioneel hoe je mediabestanden wilt organiseren. Wij laten de standaardoptie Eenvoudige stijl ongewijzigd. Klik op Toepassen en ga naar DMA-compatibiliteit. Controleer of de instelling Toegang tot Media Server beperken voor nieuw gedetecteerde UPnP/DLNA-apparaten staat uitgevinkt. Klik op Apparaatlijst en bekijk naar welke toestellen de NAS in staat is om films (en overige mediabestanden) te streamen. Uiteraard is het wel een voorwaarde dat de beoogde apparaten zijn ingeschakeld. Wil je liever niet dat een bepaald apparaat toegang heeft tot de bestanden? Verwijder dan het vinkje en kies voor Opslaan.

©PXimport

03 In de instellingen van de mediaserver zie je naar welke apparaten je films kunt streamen.

04 Films overzetten

Zodra er eenmaal een mediaserver op de NAS is geïnstalleerd en geconfigureerd, kun je eindelijk films toevoegen. Merk op dat in de bestandsbrowser van het opslagapparaat mediamappen zijn toegevoegd. Op een NAS van het merk Synology bereik je de videomap door het onderdeel File Station te openen. Het is de bedoeling dat je filmbestanden voortaan op deze plek bewaart, zodat ze beschikbaar zijn voor overige apparatuur. Staan al je (gedownloade) films op de harde schijf van je pc? Je kopieert alle data eenvoudig naar de NAS. Het beste regel je dat via Windows Verkenner. Open dit hulpprogramma op de computer en navigeer naar Netwerk. Selecteer de naam van je NAS en vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in. Kopieer de inhoud van de filmmap op je pc naar de NAS. Houd er rekening mee dat het grote bestanden betreft, dus dit proces neemt wellicht veel tijd in beslag.

©PXimport

04 Via Windows Verkenner pomp je eenvoudig films over naar je NAS.

05 Schijfjes rippen

Indien je films op een dvd of blu-ray-disc staan opgeslagen, kost het meer moeite om de boel naar een NAS over te zetten. Je dient van de schijfjes dan namelijk eerst een kopie te maken voor je NAS. Dit proces heet rippen. Het programma VLC media player is in staat om eenvoudig een kopie van een dvd of blu-ray te maken. Bedenk goed dat commerciële schijfjes meestal een kopieerbeveiliging hebben (zie kader). Wanneer je zelf films op dvd's of blu-rays hebt gebrand, werkt het echter prima. Een voorwaarde is wel dat het systeem beschikt over een dvd- of blu-ray-lezer.

Start VLC media player op en klik achtereenvolgens op Media / Converteren/opslaan. Op het tabblad Schijf markeer je de optie Dvd of Blu-ray. Je kunt er eventueel voor kiezen om ook het menu te kopiëren door het vinkje voor Geen schijfmenu's weg te halen. Controleer achter Schijfapparaat of het juiste optische station is geselecteerd. Belangrijk is dat je onder Audio en ondertitels het juiste Audiospoor en/of Ondertitelspoor selecteert. Heb je geen idee? Speel de dvd dan eerst af in VLC en gebruik het contextmenu onder de rechtermuisknop om deze informatie te achterhalen. Bevestig met Converteren/opslaan. In het volgende venster bepaal je welke codec en bestandsformaat VLC gebruikt. Voor video voldoet de h.264-codec prima, omdat veel afspeelapparaten hiermee overweg kunnen.

Als bestandscontainer staat standaard mp4 geselecteerd. Je kunt dit ongewijzigd laten. Wil je toch liever een andere codec en/of bestandscontainer selecteren? Klik op het gereedschapspictogram om aanvullende opties weer te geven. Bevestig de wijzigingen met Opslaan. Klik bij Doelbestand op Bladeren en selecteer de gewenste opslaglocatie. Bedenk een logische naam en bevestig met Opslaan / Start. VLC gaat nu voor je aan de slag.

©PXimport

05 VLC biedt een makkelijke methode om dvd's en blu-rays naar je NAS te kopiëren.

Kopieerbeveiliging

Commerciële dvd's en blu-rays zijn bijna altijd beveiligd tegen kopiëren. Er zijn genoeg gratis programma's op internet te vinden die deze kopieerbeveiliging kunnen omzeilen, waarna je alsnog een kopie digitaal bewaart. Voorbeelden hiervan zijn DVD Decrypter, DVD Shrink, MakeMKV en SmartRipper. De Nederlandse wetgeving hierover is erg complex. Je mag voor eigen gebruik weliswaar een thuiskopie van schijfjes maken, zolang je de inhoud hiervan maar niet openbaar maakt. Daarentegen is het kraken van de kopieerbeveiliging wel weer verboden. Dat komt slecht uit, want in de praktijk is het om die reden juridisch niet mogelijk om een kopie van gekochte dvd's en blu-rays te maken.

06 Kodi

Je hebt nu de mediaserver van de NAS geactiveerd en alle films opgeslagen. Je thuisbioscoopavond kan eindelijk beginnen! Op je pc gebruik je hiervoor een mediaprogramma dat in staat is om mediaservers in het netwerk aan te spreken, bijvoorbeeld Windows Media Player of VLC media player. Laatstgenoemde heeft als voordeel dat het vrijwel ieder bestandsformaat ondersteunt zonder dat er externe codecs nodig zijn. Wanneer je op de pc een mooie catalogus wilt aanleggen met extra filminformatie en mooie afbeeldingen, kun je prima uit de voeten met Kodi (voorheen XBMC). Dit programma indexeert de inhoud van je NAS en presenteert alle filmtitels in een overzichtelijke interface. Daarnaast is de bestandsondersteuning zeer breed, waardoor je praktisch ieder videobestand vanaf de NAS kunt streamen. Alleen met VIDEO_TS- en BDMV-mappenstructuren van dvd's en blu-rays kan het programma niet overweg. Met gangbare formaten als iso-, mkv- en mp4-bestanden heeft Kodi geen enkel probleem.

©PXimport

06 Kodi indexeert alle films van je NAS en voegt filminformatie toe.

07 Films toevoegen

Je downloadt de software gratis van de website www.kodi.tv. Nadat Kodi is opgestart, stel je eerst de Nederlandse taal in. Ga achtereenvolgens naar System / Settings / Appearance / International en selecteer achter Language de optie Dutch. Navigeer in het hoofdmenu naar Video's. Kies daarna voor Bestanden en Video's toevoegen. Via Bladeren verschijnt de mappenstructuur van de pc op het scherm. Het is mogelijk om films in Kodi te indexeren door je NAS als UPnP-apparaat toe te voegen. Helaas lukt het hierbij niet om automatisch filmgegevens op te halen. Kies om die reden bij voorkeur voor Windowsnetwerk (SBM). Als het goed is, zie je de naam van de NAS in beeld. Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in. Je bladert daarna naar de filmmap en bevestigt met OK. Bedenk een logische naam, waarna je nogmaals klikt op OK. Onder de optie Deze map bevat selecteer je bijvoorbeeld de optie Speelfilms of Series. Zoals je ziet, maakt Kodi gebruik van online bronnen om filminformatie op te halen. Zorg ervoor dat de optie Ook onderliggende mappen scannen is aangevinkt. Via OK en Ja importeert Kodi automatisch de filmdata. In het hoofdmenu is de categorie Speelfilms en/of Series toegevoegd. Open een categorie en klik op het pijltje links. Verander bij Layout de weergave en bepaal op welke manier je de filminformatie in het menu wilt weergeven. Via Afspelen stream je films rechtstreeks vanaf de NAS.

©PXimport

07 Via een online database voegt het mediaprogramma filminformatie toe aan het menu.

08 DLNA-clients

Een groot voordeel is dat films op een NAS voor veel apparaten bereikbaar zijn. Via DLNA/UPnP lukt het namelijk om verbinding te maken met de mediaserver en films via het thuisnetwerk af te spelen. Tegenwoordig ondersteunt zo'n beetje ieder apparaat met een beeldscherm en netwerkaansluiting dit protocol. Zo is de kans op een smart-tv groot dat de naam van je NAS in de bronlijst opduikt. Vervolgens selecteer je het gewenste videobestand en streamen maar! Ook veel mediaspelers, blu-ray-spelers en gameconsoles kunnen je NAS via het thuisnetwerk benaderen. Mediaspelers bieden de beste bestandsondersteuning, aangezien deze apparaatjes ook VIDEO_TS- en BDMV-mappenstructuren van dvd's en blu-rays kunnen weergeven. Je geeft aan dat je op het netwerk wilt zoeken naar media en de naam van je NAS komt waarschijnlijk direct bovendrijven. Houd er rekening mee dat je meestal eerst de gebruikersnaam en het wachtwoord van je NAS moet invullen, voordat je definitief toegang krijgt tot de bestanden.

09 Mobiele apparaten

Je filmcollectie is ook voor mobiele apparaten bereikbaar. Je hebt dan wel een app nodig die via DLNA/UPnP verbinding kan maken met je NAS. Op een iPhone, iPad of Android-apparaat kun je bijvoorbeeld uit de voeten met ArkMC Lite. Na de installatie gaat deze app meteen in het thuisnetwerk op zoek naar beschikbare mediaservers. Je bladert naar de juiste map op je NAS en geeft aan naar welke film of serie je wilt kijken. Op deze wijze lukt het bijvoorbeeld om mkv-, iso- en mp4-bestanden af te spelen op je smartphone of tablet. Om hinderlijke haperingen tijdens de filmweergave te voorkomen is er een goede wifi-dekking in je woning vereist. Een leuke toevoeging is dat je films rechtstreeks van de NAS kunt downloaden, zodat je ook offline toegang hebt tot de bestanden.

©PXimport

09 De app van ArkMC streamt films vanaf je NAS naar een iOS- of Android-apparaat.

Video Station

Bezitters van een Synology-NAS kunnen met het pakket Video Station hun filmcollectie indexeren en vervolgens op verschillende apparaten afspelen. Synology heeft namelijk apps voor mobiele toestellen en smart-tv's (Samsung) ontwikkeld. Open het onderdeel Package Center en ga naar Multimedia. Installeer Video Station en open deze toepassing. Via Instellingen navigeer je naar Maken / Map toevoegen. Je markeert vervolgens de videomap, waarna je bevestigt met Selecteren. Maak achter Bibliotheek een keuze tussen Film, Tv-show en Zelfgemaakte video. Bij Video-informatietaal kies je voor Nederlands. Zodra je klikt op OK, begint Video Station alle data te analyseren. Het kan even duren voordat alle gegevens in kaart zijn gebracht. Na afloop zijn alle titels voorzien van filminformatie. Installeer DS Video op je smartphone, tablet of smart-tv om je videocollectie naar overige apparaten te streamen.

©PXimport

Video Station creëert van je filmcollectie een overzichtelijke mediabibliotheek.

Conclusie

Het kost wellicht even tijd om een mediaserver op je NAS te installeren en alle films over te zetten, maar daar krijg je zeer veel gebruiksgemak voor terug. Persoonlijk wil ik niets anders meer. Overal in mijn woning, van badkamer tot keuken, heb ik namelijk binnen een mum van tijd mijn complete videocollectie bij de hand. In de woonkamer gebruik ik hiervoor een smart-tv, terwijl ik in de slaapkamer met mijn mediaspeler filmbestanden op de NAS benader. In alle overige ruimten gebruik ik hiervoor een iPad. Vanwege het lage stroomverbruik staat het Synology-apparaat dag en nacht aan, zodat ik altijd toegang heb tot mijn mooie filmverzameling. Alle dvd's en blu-rays heb ik onlangs de deur uit gedaan, dus voor mij zijn optische schijfjes vanaf nu echt verleden tijd!

Meer lezen?

Wil je meer lezen over het streamen van films en muziek? Dan vind je op onze website nog veel meer workshops en cursussen hierover.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).