Het geheugen in uw pc bestaat uit meer dan alleen de RAM-modules op het moederbord. Ook de pagefile speelt een belangrijke rol. Dit bestand op de harde schijf zorgt ervoor dat het schijfgeheugen zo optimaal mogelijk functioneert. In deze Expertcursus gaan we in op de werking en de instellingen van de pagefile en laten we zien hoe u dit bestand optimaliseert voor een nog snellere pc.

Dit artikel bestaat uit drie pagina’s:

Pagina 1

- Paging

- Heen en weer

- Omvang van de pagefile

- Instellen

Pagina 2

- Dynamische pagefile

- Optimale omvang

Pagina 3

- Minimum of maximum?

- Optimale plek

- Fragmentatie

- Defragmentatie

Paging

De pagefile wordt ten onrechte ook wel het wisselbestand (‘swap file’) genoemd. In een wisselbestand worden echter complete processen ondergebracht als er RAM vrijgemaakt moet worden voor andere toepassingen. In Windows 3.1 werd deze methode nog gebuikt, maar sinds de introductie van Windows 95 is dat niet meer nodig. Sindsdien worden slechts delen van een proces (zogeheten ‘pages’ of geheugenpagina’s) naar het schijfgeheugen verplaatst. Dit proces wordt ‘paging’ genoemd, in tegenstelling tot ‘swapping’, waarvan bij het wisselgeheugen sprake was. Een verschil met swapping is dat paging preventief kan gebeuren – zelfs al bij het starten van het besturingssysteem of een applicatie.

Dit verklaart meteen waarom Windows altijd een pagefile zal gebruiken als deze aanwezig is: bij opstarten worden alle benodigde onderdelen van het besturingssysteem en de overige programma’s in hun geheel in het RAM geladen, maar al direct daarna zullen er weer geheugenpagina’s van Windows en andere programma’s vanuit het RAM naar de pagefile worden verplaatst. Op de afbeelding op de vorige pagina ziet u deze situatie: Commit geeft hier het totale geheugen­gebruik direct na opstarten van Windows 7 weer, terwijl onder Physical de op dat moment gebruikte hoeveelheid RAM te zien is. Het verschil geeft aan dat er circa 105 MB van de pagefile in gebruik is.

©PXimport

Direct na opstarten is al ongeveer 105 MB van de pagefile in gebruik.

Heen en weer

Het lijkt misschien vreemd om gegevens al in de veel tragere pagefile te plaatsen op een moment dat er nog voldoende snel RAM beschikbaar is. Maar gegevens die niet direct nodig zijn, zouden in dat geval onnodig ruimte innemen van data die wél direct nodig zijn. Door geheugenpagina’s bij voorbaat al in de pagefile te plaatsen, houdt Windows het gebruikte RAM zo klein mogelijk. Op die manier blijft er een maximale hoeveelheid ongebruikt RAM over om zaken in op te slaan, waarvan aangenomen wordt dat ze binnenkort, en in dat geval ook direct, nodig zullen zijn. Deze standby-gegevens in het RAM vormen de systeemcache, en Windows probeert deze altijd zo groot mogelijk te maken. Hierdoor wordt het werkelijk ongebruikte deel van het RAM zo klein mogelijk of zelfs nihil.

De systeemcache is overigens geen apart deel van het RAM; gegevens kunnen tot de cache of tot het gebruikte geheugen behoren, ongeacht hun plaats in het RAM.

Op basis van het gebruik van de op de pc lopende processen, worden er regelmatig geheugenpagina’s uit de cache naar de pagefile verplaatst om plaats te maken voor nieuwe standby-data, er worden pagina’s uit de pagefile opgehaald en gebruikt door programma’s, om vervolgens weer teruggeplaatst te worden naar de pagefile of om tot de cache te gaan behoren, etcetera. Dit alles om het virtuele geheugen zo efficiënt mogelijk te gebruiken, en zo goed mogelijk te anticiperen op wat de gebruiker gaat doen.

Het virtuele geheugen is overigens niet hetzelfde als de pagefile, wat blijkbaar nogal eens gedacht wordt. Virtueel moet hier opgevat worden als schijnbaar. Met virtueel geheugen wordt de hoeveelheid geheugen bedoeld die Windows (en programma’s) lijken te gebruiken. Het bestaat uit het gebruikte RAM en het gebruikte deel van de pagefile. Dit kan dus meer zijn dan de werkelijk aanwezige hoeveelheid fysiek geheugen. De totaal beschikbare virtuele geheugen bestaat uit de hoeveelheid RAM, aangevuld met de hoeveelheid aan de pagefile toegewezen schijfruimte.

©PXimport

Totaal beschikbaar virtueel geheugen (Limit) en RAM (Physical). Het verschil (hier 2 GB) is toegewezen aan de pagefile.

Omvang van de pagefile

Wanneer u niets aan de standaardinstellingen verandert, bepaalt Windows de omvang van de pagefile zelf. Als u 1 GB RAM of minder hebt, zal er ongeveer anderhalf maal die hoeveelheid schijfruimte aan de pagefile worden toegewezen. De maximaal bruikbare omvang van de pagefile ligt dan op ongeveer drie maal de hoeveelheid RAM. Blijkt de toegewezen grootte onvoldoende, dan kan de pagefile tot die omvang worden uitgebreid, al zal het in de praktijk nauwelijks voorkomen dat de reserveruimte in zijn geheel gebruikt wordt, omdat de meeste pc’s voor die tijd al tegen andere grenzen aan zullen lopen. Een pagefile met een verschillende grootte wordt een dynamische pagefile genoemd. Dit in tegenstelling tot een gefixeerde pagefile, waarbij begingrootte en maximale grootte gelijk zijn.

Hebt u meer dan 1 GB RAM, dan zal Windows ongeveer dezelfde hoeveelheid schijfruimte aan de pagefile toewijzen. De aanbevolen omvang is daarbij steeds anderhalf maal de hoeveelheid RAM.

©PXimport

De toegewezen en aanbevolen hoeveelheid schijfruimte voor de pagefile bij 2 GB RAM.

Instellen

U kunt ook zelf een begin- en maximale grootte voor de pagefile instellen. Hiertoe opent u via Start / Uitvoeren eerst het venster Systeemeigenschappen. Typ sysdm.cpl en klik op OK. Vervolgens gaat u naar het tabblad Geavanceerd, waar u onder Prestaties op de knop Instellingen klikt. Klik op het tabblad Geavanceerd op de knop Wijzigen en haal eventueel het vinkje weg bij Wisselbestandgrootte voor alle stations automatisch beheren, en kies Aangepaste grootte, waarna u de gewenste gegevens invoert. Tenslotte klikt u op Instellen en twee keer op OK. Wanneer u de pagefile verkleint, krijgt u de melding te zien dat u de pc opnieuw op moet starten.

©PXimport

Handmatig instellen van de pagefile.

Pagefile leegmaken

De pagefile kan privacygevoelige gegevens bevatten. Wilt u niet dat deze achterblijven op de harde schijf, dan kunt u de pagefile leeg laten maken bij het afsluiten van de pc. Hiertoe opent u de registereditor. Ga naar Start / Uitvoeren, typ regedit en klik op OK. Navigeert naar HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\ControlSet001\Control\Session Manager\Memory Management, waar u dubbelklikt op ClearPageFileAtShutdown, vervolgens de waarde 0 in 1 verandert, en na een klik op OK de registereditor sluit. Het afsluiten van Windows zal vervolgens wat langer duren. Het legen van de pagefile levert overigens geen prestatieverbetering op. Het af en toe uitvoeren van deze actie in het kader van opschoonacties is dus niet zinvol.

Dynamische pagefile

Geeft u verschillende waarden op, dan creëert u een dynamische pagefile. Het voordeel van een dergelijke pagefile dat er aanvankelijk weinig schijfruimte wordt gebruikt. Pas als de toegewezen ruimte onvoldoende blijkt, wordt deze uitgebreid. Het nadeel is dat er fragmentatie van de pagefile kan optreden. Wanneer de benodigde extra ruimte niet direct aan de bestaande pagefile toegevoegd kan worden, zullen er elders op de schijf stukjes pagefile worden aangemaakt. In dat geval is de pagefile dus gefragmenteerd. Dit leidt niet direct tot een enorm prestatieverlies, maar een optimale situatie is het niet. Wanneer u uw pc opnieuw opstart, zal de pagefile overigens weer de begingrootte toegewezen krijgen.

Wanneer u dit soort fragmentatie wilt voorkomen, voert u bij zowel de begingrootte als de maximale grootte dezelfde waarde in. Omdat er daarna geen ruimte meer is voor uitbreiding, kan de pagefile hierdoor in ieder geval niet meer gefragmenteerd raken, maar het nadeel is uiteraard dat de toegewezen schijfruimte niet meer is uit te breiden als dit nodig blijkt te zijn. Om te voorkomen dat u op enig moment een waarschuwing over te weinig virtueel geheugen krijgt, dient de pagefile zo groot gemaakt te worden dat hij in alle voorkomende gevallen toereikend zal zijn (zie volgende paragraaf).

©PXimport

Een vaste omvang van de pagefile voorkomt fragmentatie.

Optimale omvang

Het is niet moeilijk de pagefile een omvang te geven die altijd voldoende is: wanneer u bijvoorbeeld een vaste pagefile van 5 GB instelt, is dit altijd genoeg. De kans is echter groot dat er van die 5 GB nooit meer dan een fractie gebruikt zal worden – zeker wanneer u over voldoende RAM beschikt. Maar ook bij weinig RAM, bijvoorbeeld 512 MB, zal 5 GB veel te veel zijn. Tegen de tijd dat er in dat geval één of anderhalf GB van de pagefile in gebruik is, kunt u nauwelijks meer met uw pc werken. Een instelling waarbij de pagefile nodeloos enkele gigabytes te veel in beslag neemt, is uiteraard niet optimaal te noemen, want ook al hebben de prestaties van de pc niets te lijden van een grote of zelfs zeer grote pagefile, u verspilt er natuurlijk wel veel schijfruimte mee.

Een optimale instelling van de pagefile is voor elke pc verschillend, omdat dit afhangt van de hardwareconfiguratie en de werkzaamheden die op de pc worden uitgevoerd. Een uitstekend hulpmiddel om de optimale instelling voor uw pc te bepalen is System Information van Process Explorer (zie kader ‘Process Explorer System Information’.) De werkwijze is eenvoudig: nadat u de pc enige tijd hebt gebruikt (waarbij u het pagefilebeheer aan Windows overlaat), opent u System Information, en kijkt u bij Commit Charge naar de waarde die achter Peak vermeld staat. Dit is het maximum dat de pc tijdens de huidige sessie aan virtueel geheugen heeft verbruikt. In het voorbeeld hieronder ligt deze waarde rond de 2.400 MB. Trekt u hier de hoeveelheid RAM (Total) van af, dan blijkt er dus maximaal ongeveer 300 MB van de pagefile gebruikt te zijn.

©PXimport

Er is ongeveer 300 MB van de pagefile in gebruik geweest.

Process Explorer System Information

Hoewel het geheugengebruik in Windows Taakbeheer wordt weergegeven, geven we de voorkeur aan het wat uitgebreidere System Information, dat een onderdeel van Process Explorer is. Dit programma downloadt u via http://ct.link.ctw.nl/processexplorer. Via het menu View opent u System Information. De belangrijkste info vindt u onder Commit Charge en Physical Memory. Hier worden de volgende zaken aangegeven:

Commit Charge

- Current: de hoeveelheid virtueel geheugen die momenteel gebruikt wordt.

- Limit: de totaal beschikbare hoeveelheid virtueel geheugen.

-Peak: het hoogste virtueel-geheugengebruik sinds het starten van de huidige sessie (in dit geval bereikt tijdens een stress-test, en dus geen gangbare waarde).

Physical Memory

- Total: de aanwezige hoeveelheid bruikbaar fysiek geheugen (RAM).

- Available: de systeemcache plus het ongebruikt geheugen.

- System Cache: geeft hier in Windows 7 RC een foutieve waarde; in Vista en XP wordt de juiste hoeveelheid gegevens in de systeemcache vermeld.

De aan de pagefile toegewezen grootte krijgt u door de waarde achter Limit van de waarde achter Total af te trekken. De waarden worden weergegeven in kilobytes. Deze deelt u door 1.024 om het aantal megabytes te verkrijgen. Nogmaals door 1.024 delen levert het aantal gigabytes op. Verder zijn de waarden Commit en Physical naast de grafieken van belang. Het verschil tussen deze twee geeft aan hoeveel er momenteel van de pagefile in gebruik is.

Minimum of maximum?

Blijkt na enige tijd dat deze hoeveelheid gebruikelijk is op uw pc, dan kunt u de pagefile een vaste grootte van bijvoorbeeld 400 MB toewijzen. Als u op wat meer voorbereid wilt zijn, stelt u dit als begingrootte in, en kiest u voor de maximale grootte het dubbele. Wilt u, om fragmentatie te voorkomen, liever geen dynamische pagefile, dan geeft u zowel de begingrootte als de maximale grootte deze dubbele waarde.

Is de waarde achter Peak voortdurend kleiner dan het fysieke geheugen, dan wil dit niet zeggen dat de pagefile niet gebruikt wordt. Zoals we aan het begin van deze Expertcursus lieten zien, gebruikt Windows de pagefile altijd als deze aanwezig is. Het uitschakelen van de pagefile is nooit aan te raden, ook al is de Peak–waarde voortdurend kleiner dan de hoeveelheid RAM. In dat geval kunt u het best de minimumwaarde instellen die voor de pagefile is toegestaan. Bij systeemcrashes kan er dan een geheugendump naar de pagefile worden weggeschreven. Standaard zal dit een kleine dump zijn, waar dan ruimschoots plaats voor is.

Ligt de Commit Charge Peak daarentegen voortdurend in de buurt van de limiet, dan is dit een aanwijzing dat u fysiek geheugen te kort komt.

Overigens beïnvloedt een te grote pagefile de prestaties van de pc niet negatief, zoals we hierboven al aangaven. Het enige nadeel is in dat geval dat u schijfruimte verspilt. Het zo klein mogelijk maken van de pagefile levert ook geen prestatieverbetering op, maar kan wel problemen veroorzaken, omdat u de pc bepaalde beperkingen oplegt.

Het precies afstellen van de pagefile, heeft dus alleen invloed op de gebruikte schijfruimte. Wanneer u over een ruime hoeveelheid schijfruimte beschikt, is het vaak niet echt zinvol de pagefile tot op enkele tientallen MB’s nauwkeurig aan de behoefte aan te passen. Hoewel de kans groter is dat er fragmentatie optreedt, kunt u de pagefile in dat geval rustig door Windows laten beheren. Wilt u fragmentatie voorkomen, dan geeft u de page een vast instelling met de waarde die Windows bij eigen beheer steeds toewijst.

©PXimport

Een pagefile van 16 MB is ruim voldoende voor een kleine geheugendump.

Optimale plek

Standaard bevindt de pagefile zich op de systeemschijf. Is er sprake van een gepartitioneerde schijf, dan is de systeempartitie aan de buitenkant te vinden, aangezien dit het snelste deel van de schijf is. In theorie kunt u de snelheid verhogen waarmee gegevens uit de pagefile gelezen worden door het bestand naar de uiterste rand van de schijf te verplaatsen. Er is defragmentatiesoftware waarmee dit mogelijk is, maar met de huidige snelle schijven zult u hier niet veel prestatiewinst mee behalen.

Dat laatste is wél mogelijk als u de pagefile op een ander volume onderbrengt. Dat dient dan wel een andere fysieke schijf te zijn: het verplaatsen van de pagefile naar een andere partitie zal de prestaties juist verminderen, omdat u de pagefile daarmee naar een langzamer deel van de schijf verhuist. Bovendien ligt dit gedeelte ook nog eens verder van de systeempartitie af. Verplaatst u de pagefile naar een andere schijf, dan moet deze sneller of even snel als de systeemschijf zijn. Dit houdt automatisch in dat een externe usb-schijf niet geschikt is.

Om de pagefile naar een ander schijf te verplaatsen opent u eerst het venster Systeemeigenschappen. U gaat naar het tabblad Geavanceerd, waar u onder Prestaties op de knop Instellingen klikt. Vervolgens klikt u op het tabblad Geavanceerd op de knop Wijzigen. Voor de systeemschijf geeft u nu aan dat er geen wisselbestand gebruikt moet worden, waarna u op Instellen klikt. Hierna selecteert u de schijf waar de pagefile naartoe moet, en u stelt de gewenste grootte in, waarna u weer op Instellen klikt. Tot slot klikt u twee keer op OK, waarna u de pc opnieuw opstart om de wijzigingen door te voeren.

©PXimport

Het verhuizen van de pagefile.

Woordenlijst

Pagefile: een bestand op de harde schijf dat als extra geheugen wordt gebruikt.

Paging: het wegschrijven van geheugenpagina’s naar de pagefile.

Swap file: de voorloper van de pagefile, waarin gehele processen werden opgeslagen als er te weinig RAM was.

Swapping: het wegschrijven van processen naar de swap file.

Fysiek geheugen: de geheugenmodules op het moederbord, ofwel het RAM (Random Access Memory).

Virtueel geheugen: schijnbaar geheugen; wat een programma ziet als een aaneengesloten geheel van geheugenadressen, kan zich in feite deels in het RAM en deels op de schijf bevinden

Fragmentatie

Zoals gezegd kan er fragmentatie optreden wanneer Windows de aan de pagefile toegewezen schijfruimte vergroot. Gelukkig is dit meestal maar tijdelijk. Soms raakt de pagefile echter permanent gefragmenteerd. Dit kan bijvoorbeeld al gebeuren tijdens de installatie van Windows, maar het doet zich soms ook voor na een ‘repair install’ of na het wijzigen van de schijfindeling met een partitieprogramma. In Windows XP ziet u in het analyserapport van Schijfdefragmentatie of de pagefile gefragmenteerd is.

In Vista en Windows 7 gebruikt u hiervoor Defraggler. Gebruik dit programma alleen om de schijf te analyseren, niet om deze te defragmenteren! Defraggler gebruikt namelijk een ander defragmentatie-algoritme dan Windows, dat in conflict komt met het prefetching-proces dat sinds XP wordt gebruikt. Nadat u op de knop Analyse hebt geklikt, ziet u een grafische weergave van de schijf. Een uitleg van de betekenis van de verschillende kleuren krijgt u via Help / Drive Map Legend.

©PXimport

Een gefragmenteerde pagefile.

Defragmentatie

Als Windows Schijfdefragmentatie de pagefile niet kan defragmenteren, kunt u voor XP het programma PageDefrag gebruiken. PageDefrag defragmenteert de pagefile en andere systeembestanden tijden het opstarten. Onder Windows 7 en Vista werkt dit tooltje helaas niet. Onder deze besturingssystemen kunt u de pagefile het beste tijdelijk naar een andere partitie of schijf verplaatsen zie de voorgaande paragraaf. Nadat u de pagefile hebt verplaatst, voert u een defragmentatie van de systeemschijf uit: u gaat naar Start / Alle programma’s / Bureau-accessoires / Systeemwerkset / Schijfdefragmentatie, waarna u de systeemschijf selecteert en op Schijf defragmenteren klikt. Na deze defragmentatie schakelt u de tijdelijke pagefile weer uit, en stelt u een nieuwe pagefile in op de systeemschijf. Na opnieuw opstarten zal de pagefile weer uit één fragment bestaan.

©PXimport

De pagefile bestaat weer uit één fragment.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Philips introduceert de Baristina Plus Stainless Steel, een semi-automatische koffiemachine met een roestvrijstalen design en iced coffee-functie. Dit derde apparaat in de Baristina-lijn combineert een robuuste uitstraling met veel gebruiksgemak. Kan er echt niks verkeerd gaan? ID.nl testte het uit.

Ontwerp & specificaties

De Baristina Plus Stainless Steel is een matte, zilverkleurige koffiemachine waarmee je espresso, lungo en cold brew kunt maken van je eigen gewenste soort koffiebonen. In het apparaat zit een grinder die de bonen maalt, de gemalen koffie komt in het portafilter terecht en daarmee zet de Baristina een kop koffie in de gewenste sterkte. De machine is met zijn 5,8 kilo makkelijk te verplaatsen en niet overdreven groot: 35 centimeter hoog, 38 centimeter diep en 15 centimeter breed. De buitenzijde is uitgevoerd in RVS. Smaakvol, maar wel gevoelig voor vingerafdrukken (zoals alle apparaten van roestvrij staal).

©Versuni

Plaats in de Baristina-lijn & techniek

Deze machine is de derde variant in de Baristina-lijn. De eerste, de Baristina, bood in vergelijking met dit apparaat geen ice koffie en was eenvoudiger uitgevoerd. De tweede, de Baristina met Bean swap, bood de gebruikers de keuze om bij elke bak koffie te kiezen tussen twee soorten bonen, of een mix van beide. Dit derde, nieuwe apparaat is een premium-machine die naast een luxe uitstraling de kwaliteit van versgemalen koffie combineert met gebruiksgemak. Als extraatje vergeleken met het instapmodel is er dus de ice coffee-optie. Voor het koffiezetten zet de machine 16 bar pompdruk in voor optimale extractie.

Uitpakken & installatie

De machine zit deugdelijk verpakt in een grote doos met kartonnen bescherming. Er zit geen handleiding bij, alleen een sticker met iconen die aangeven wat er ongeveer moet gebeuren. We vinden dat echt een minpunt; wie nieuw is 'in de koffie' heeft toch wat meer informatie nodig over wat de machine precies kan.

Monteren is een groot woord voor wat je zelf nog moet doen om je eerste kop koffie te zetten. Je pakt het portafilter uit, spoelt het goed om en vult het waterreservoir van 1,2 liter. Dat kan door het reservoir los te halen uit de machine en onder de kraan te vullen. Handiger is het om het klepje bovenaan even open te doen en dan met een kan of maatbeker het water aan te vullen. Bovenin zit een reservoir voor koffiebonen. Ook dit open je met een klepje en vul je tot de rand. Dat is alles!

Bediening & functies

Dit apparaat is duidelijk ontwikkeld voor de koffieliefhebber die houdt van gemak en kwaliteit. De kwaliteit heb je natuurlijk deels zelf in de hand door het type koffiebonen dat je gebruikt. Het gemak uit zich in de bediening van de machine. Aan de bovenzijde zitten verschillende knoppen: een voor espresso, een voor lungo, een voor koffie waar je een ijskoffiedrank mee wilt maken, en een knop voor extra sterke koffie, voor als de standaardinstelling niet voldoende voor je is. Voor de ice coffee wordt de koffie eerst warm gebouwen waarna het doorstroomproces traag verloopt zodat de koffie langzaam afkoelt tijdens het zetten.

De instelling van de molen is niet aanpasbaar, het volume van de koffie in het kopje wel. Hier uit zich het gemis aan een handleiding, deze functie ontdekten we pas toen we op het YouTube-kanaal van Philips wat filmpjes bekeken over de bediening en functies. HIER vind je de betreffende video.

©Versuni

Workflow: van boon tot kop

Je duwt het portafilter in de gleuf links tot deze vastklikt. Dan kies je de gewenste drank, en beweegt (swipet) het portafilter helemaal naar rechts, waar de grinder zit. Het filter zit dan vast en de machine maalt de koffiebonen. Dat maakt uiteraard geluid, vergelijkbaar met andere koffiezetapparaten. Het filter spring terug naar de beginpositie, en de machine zet de gewenste hoeveelheid koffie. Stopt de keuzeknop met knipperen, dan is je 'bakkie' klaar. Het portafilter kun je dan loshalen, ondersteboven boven de vuilnisbak houden en met een druk op de knop de koffiedrab eruit werpen. Dat is alles.

Hier zie je in een Duitstalige video precies hoe dit werkt:

Praktijktest

Koffiemachines moeten natuurlijk getest worden en het liefst door veel verschillende mensen. Ons testexemplaar beleefde de vuurdoop tijdens een drukke verjaardagsvisite, waarbij alle koffiedrinkende bezoekers een kopje Baristina kregen. De vraag was of de machine snel genoeg zou zijn om mensen niet nodeloos lang te laten wachten, en of het geluid van het malen de gesprekken niet zou overstemmen. Voor beide aspecten slaagde de machine met vlag en wimpel. Iedereen was erg te spreken over de smaak van de koffie. Het waterreservoir van 1,2 liter is natuurlijk na enige tijd leeg, dus moet tijdens zulke bijeenkomsten tussentijds wel worden bijgevuld.

Aandachtspunt

Wel dook er een klein aandachtspunt op. Na enige tijd kwam er nogal waterige koffie met een raar kleurtje uit de machine en klonk het malen ook een beetje gek. De koffiebonen bleken op te zijn. Daar komt verder geen signaal of melding van, maar is iets om in de gaten te houden. Het deksel van het koffiebonen-reservoir is semi-transparant, dus normaliter zou je dat wellicht snel zien. Echter, de machine wordt niet geleverd met een handleiding, maar... met een paarse sticker precies op die plek! Als je die er niet afhaalt, zie je dus niet hoe het gesteld is met de voorraad koffiebonen.

Onderhoud & schoonmaak

De machine heeft verder weinig nodig aan energie van de gebruiker. Het lekbakje is afneembaar en kun je periodiek schoonmaken. Als je zorgt voor voldoende water en bonen en het portafilter elke keer leegmaakt na het zetten van een kopje koffie, kun je een tijd vooruit. Overigens: als je vergeet de drab weg te gooien en aan een nieuwe bak koffie wilt beginnen, kun je het portafilter niet naar de grinder bewegen, dan zit 'ie vast. Je kunt dus nooit verse koffie gemaald krijgen over de drab van een eerdere sessie.

©Versuni

Eindoordeel & alternatieven

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie, maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie. Die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

☕ Bekijk alle koffieapparaten van Philips op Kieskeurig.nl