Back-uppen is bijna even saai als noodzakelijk. Gelukkig heb je met EaseUS Todo Backup Free zowat alles bij de hand om je back-upklussen slim te automatiseren, of het nou gaat om specifieke gegevensmappen dan wel om een complete schijfkopie. We tonen je hoe je back-ups maakt en die veilig terugzet.

01 Download

Je vindt EaseUS Todo Backup hier. De rubriek For Home maakt duidelijk dat er voor thuisgebruik drie varianten bestaan. De exacte verschillen zie je hier. Hoe dan ook, in deze workshop beperken we ons tot de gratis versie aangezien die de belangrijkste back-up en herstelfuncties bevat. Klik dus op Todo Backup Free en vervolgens op Download Freeware. Nu word je hier eigenlijk geacht een webformulier in te vullen om je de downloadlink te laten toesturen, maar eventueel kun je via deze link direct het installatiebestand downloaden.

©PXimport

02 Installatie

Met een dubbelklik start je installatiebestand. Die haalt eerst de rest van de software op, waarna je bevestigt dat je dit gratis programma inderdaad alleen voor thuisgebruik gaat inzetten. Verderop krijg je nog de gelegenheid het vinkje weg te halen bij Join in the Custom Experience Improvement Program (mocht je dat niet willen). Ook krijg je nog de kans de opslaglocatie voor de back-upbestanden aan te passen met de Browse-knop. Standaard is dat namelijk C:\My Backup en wellicht verkies je een andere, eventueel externe schijf om je back-ups te bewaren. Dat is doorgaans ook veiliger.

©PXimport

03 Interface

Met Finish rond je de installatie af. Start je de tool de eerste keer op, dan wordt je gevraagd of je over een (betaalde) licentiecode beschikt. Laat hier Current license: Free aangestipt. Even later verschijnt het hoofdvenster van Todo Backup. Bovenaan vier tabbladen (waarbij we ons in deze workshop vooral op Home en Management focussen) en links vier knoppen, met duidelijke namen: Backup, Recovery, Clone en Tools. Standaard zijn Home en Backup geopend: een uitstekend vertrekpunt voor deze workshop.

©PXimport

04 Dataselectie

In dit Home-venster van de rubriek Backup tref je onder meer Data backup aan. Hier klik je File backup aan. Het venster maakt nu plaats voor een inhoudsoverzicht van je schijf. Je merkt dat Todo Backup standaard de mappen MyDocuments, Favorites en Desktop selecteert, allemaal submappen uit je profielmap (C:\Users\[accountnaam]). Je hoeft deze voorselectie natuurlijk niet te houden: plaats of verwijder hier gerust vinkjes. In principe zou je nu al op de knop Proceed kunnen klikken om je selectie te laten back-uppen, maar dat is net wat kort door de bocht.

©PXimport

05 Back-upgrootte

Het zou zomaar eens kunnen gebeuren dat je back-up te groot is voor de ingestelde doellocatie (opgegeven in stap 2). Daarom laat je Todo Backup dus eerst de vereiste opslaggrootte berekenen, via een muisklik op het Rekenmachine-icoon. Is de balk roze, dan beschik je over te weinig back-upruimte. Je selectie beperken is dan één optie, een nieuwe locatie selecteren een andere. Dat laatste kan eenvoudigweg door het mapicoon, rechts bij Destination, aan te klikken. Het is in elk geval ook zinvol een back-upnaam en een beschrijving in te geven: dat doe je bovenaan, bij Plan name en Description.

©PXimport

06 Back-upopties

ToDo Backup heeft veel opties verzameld onder Backup options. Hiermee open je een nieuw venster met acht tabbladen. We doorlopen hier alleen de interessantste mogelijkheden, voor zover die beschikbaar zijn in de gratis versie. Zo laat het tabblad Compression zien dat Todo Backup de geback-upte data standaard comprimeert. Stip None aan als je dat liever niet hebt. Het tabblad Splitting is interessant als je back-upt naar een cd, dvd of usb-stick. Je kunt hier namelijk aangeven dat de back-up zich automatisch opsplitst in kleinere back-upbestanden van een opgegeven grootte (in MB).

©PXimport

07 Snelheid en bandbreedte

In de gratis versie zijn verder nog de tabbladen Priority en Speed beschikbaar. Het eerste dient om de prioriteit van het back-upproces ten opzichte van de andere lopende programma's aan te geven. Standaard staat die op Medium, maar die kun je op Normal zetten, zodat de back-up net iets trager verloopt (en minder in de weg zit). Het tabblad Speed is nuttig als je back-up over je netwerkverbinding loopt: het is namelijk mogelijk een bandbreedtebeperking in te stellen. Met de knop Reset to inital setting kun je de instellingen op het geopende tabblad of op alle tabbladen naar de originele waarden terugzetten.

©PXimport

08 Planning

Waarschijnlijk wil je een back-up herhaaldelijk uitvoeren. Liever dan er aan zelf te moeten denken de back-up uit te voeren, plan je die in. Klik op Turn on bij Schedule. In de gratis versie zit je vast aan een dagelijkse routine. Open de rubriek Daily en vul het gewenste tijdstip in. Wil je de back-up meerdere keren per dag laten uitvoeren, klik dan op het plusje en vul een tweede tijdstip in (of nog meer). Een alternatieve manier van inplannen werkt via intervallen: stip Interval aan en geef aan om de hoeveel tijd (binnen een bepaalde periode van de dag) de back-up moet worden uitgevoerd.

©PXimport

09 Back-uptype

In ditzelfde venster geef je ook aan welk back-uptype je beoogt: een Full backup, waarbij telkens alle data (opnieuw) geback-upt worden of een Incremental backup. Deze laatste is tijd- en ruimtebesparend omdat alleen bestanden worden geback-upt die nieuw of gewijzigd zijn. Plaats een vinkje bij Appoint daily first backup als de allereerste back-up van elke dag absoluut een volledige back-up moet zijn. Onderaan het venster kun je aangeven dat een gemiste back-up alsnog moet worden uitgevoerd de eerstvolgende keer dat je de pc opstart.

©PXimport

10 Oude back-ups

De vraag is ook hoeveel oude back-ups je wilt bewaren. Dat bepaal je met Image-reserve strategy (rechtsonder het back-upvenster). Plaats een vinkje bij I willpreserve image files, waarna je aangeeft hoeveel back-ups je wilt bewaren of dat je de back-ups van maximaal x-aantal dagen behoudt. Plaats een vinkje bij I will preserve the first image als hoe dan ook de allereerste back-up beschikbaar moet blijven. Je hebt nu alle opties overlopen zodat je de Proceed-knop mag indrukken. Todo Backup schakelt over naar het tabblad Management, vanwaar je alle back-ups kunt beheren (zie ook stap 21).

©PXimport

11 Dataherstel

Verlies je je data, dan kun je die als volgt herstellen. Open de rubriek Recovery en kies bij Data recovery de optie File recovery. Je dient nu de back-up aan te geven waaruit je bestanden wilt terugzetten. Klik op Next. Bovenaan zie je een soort tijdlijn waar je het gewenste tijdstip van de (volledige of incrementele) back-up aanklikt. Vervolgens geef je aan hoe je data wilt terugzetten: door die zelf in een boomstructuur op te zoeken (Recover specific files or folders), door het datatype aan te duiden (Recover files by types) of door op bestandsnaam te zoeken (Search files to recover).

©PXimport

12 Herstellocatie

Heb je de gewenste data geselecteerd, dan moet je in hetzelfde venster nog aangeven waar je die precies wilt terugzetten. Standaard is dat naar de originele locatie (Recoverto original location), maar het is mogelijk een eigen locatie in te geven (Specify arecovery location / Browse). In beide gevallen geef je met een vinkje ook te kennen of je bestanden met dezelfde namen wilt laten overschrijven (Replace existing files). Bevestig met Next en Proceed. Todo Backup begint meteen aan de dataherstel, een proces dat je overigens goed kunt volgen.

©PXimport

Android: back-up & herstel

Met EaseUS Todo Backup Free kun je ook een back-up maken van je Android-apparaat: contacten, berichten, gespreksgeschiedenis, documenten, muziek, foto's en video's (bij deze laatste vier duid je zelf de bestandstypes aan). Voorwaarde is wel dat je de installatie van apps buiten de Play Store om toelaat (via Instellingen / Beveiliging / Onbekende bronnen) en usb-foutopsporing inschakelt. Daarna verbind je het apparaat via een usb-kabel met je pc en kies je de gewenste operatie op het tabblad Home: Android backup of Android recovery.

©PXimport

Onbekende Bron

Vrijwel alle malware die Android-toestellen besmet komt binnen via apps die buiten de Google Play Store om op het apparaat worden geïnstalleerd. Neem je liever geen risico, dan is Helium App Sync and Backup een handig alternatief om applicatiegegevens, wifi-inloggegevens, belgeschiedenis en sms-berichten te back-uppen. De betaalde versie geeft je bovendien de mogelijkheid te back-uppen naar je cloudopslag.

13 Alternatief herstel

In feite biedt Todo Backup nog een andere mogelijkheid aan tot dataherstel. Wanneer je namelijk in Windows Verkenner op zo'n back-upbestand (met de extensie .pbd) dubbelklikt, zorgt Todo Backup ervoor dat het bestand zich meteen als een virtuele map in de Verkenner opent, zodat je ook op deze manier naar de gewenste data kunt navigeren. Bestanden of mappen die je wilt herstellen, hoef je dan maar te selecteren waarna je in het contextmenu de gewenste actie kiest: Kopiëren (om dan elders in Verkenner te plakken), Recover to original location of Recover to specified location.

©PXimport

14 Complete schijf/partitie

In de inleiding zeiden we het al: Todo Backup kan ook een complete schijf of partitie back-uppen. Er wordt dan een image gemaakt: letterlijk alle bytes van zo'n schijf(partitie), en niet alleen je databestanden, worden mee gekopieerd. Open hiervoor het tabblad Home, ga naar de rubriek Backup en klik op Disk/Partition backup. Je zou hier ook System backup kunnen selecteren, maar dan bepaalt Todo Backup zelf welke partities in de image belanden, met name de boot- en systeempartities. De tool analyseert vervolgens de schijfstructuur en toont je die even later op het tabblad Disk/Partition.

©PXimport

15 Schijf/partitie-selectie

Dit venster heeft wel wat weg van het overzicht zoals je dat ook te zien krijgt in de module Schijfbeheer van Windows. Onder elkaar krijg je de verschillende aangesloten fysieke schijven te zien en bij elke schijf lees je de partitie-indeling af. Via Colorlegend (rechtsboven) verneem je waar elke partitiekleur voor staat: donkerblauw wijst bijvoorbeeld op een primaire partitie. Het is nu aan jou om te beslissen welke schijven of partities je meeneemt in de image. Het volstaat het vierkantje linksboven zo'n schijf of partitie aan te klikken: geselecteerde items kleuren oranje.

©PXimport

16 Back-upinstellingen

Todo Backup is wel zo slim om bij zo'n image alleen de gebruikte datasectoren mee te kopiëren. Wil je echter toch dat die ook sectoren kopieert waar geen bestanden op staan, plaats dan een vinkje bij Sector by sector backup. Houd er dan wel rekening mee dat de back-up nu langer zal duren en meer plaats zal innemen. Verder kun je ook een naam en beschrijving aan je back-up meegeven, kun je die inplannen en van enkele opties voorzien (zoals compressie) en je bewaarstrategie bepalen: zie ook stappen 5 tot 10. Leg je back-up vast met Proceed.

©PXimport

17 Imageherstel

Hoe herstel je nu een (corrupt geworden) partitie? Open hiervoor Recovery op het tabblad Home en selecteer Disk/Partition recovery. Stip je bij Recovery Model de optie Files aan, dan is het mogelijk bestanden uit de image selectief terug te zetten. Wil je een complete partitie terug, stip dan Disk/Partition aan, selecteer de image, druk op Next en duid de gewenste partitie aan in je image. Bevestig met Next en duid de doelpartitie aan. Herstel je naar een SSD, plaats dan een vinkje bij Optimize for SSD voor een correcte sectoruitlijning (om van de herstelde SSD-schijf op te starten).

©PXimport

18 Sector voor sector

Plaats je ook een vinkje bij Sector by sector recovery, dan heeft dat heeft met name gevolgen voor de opties op het volgende scherm (nadat je dus op Next hebt gedrukt). In dit geval kun je namelijk niet zelf bepalen waar exact de herstelde partitie op de schijf zal terechtkomen en hoe groot die precies moet zijn. Had je geen vinkje geplaatst, dan zou je de partitie bijvoorbeeld wat groter kunnen maken, althans, indien daarvoor schijfruimte beschikbaar is. In dit venster geef je via een vinkje bij Set active ook aan als je van die partitie wilt kunnen booten.

©PXimport

19 Noodscenario

Het wordt natuurlijk een stuk lastiger een systeempartitie terug te zetten wanneer je bijvoorbeeld niet meer van Windows kunt opstarten, omdat die partitie corrupt is geraakt. Om die patstelling te vermijden, tref je dus maar beter de nodige voorzieningen, in de vorm van een herstelmedium. Op het tabblad Home open je de rubriek Tools en klik je Create an emergency disk aan. Zorg dat er een (lege) usb-stick of cd/dvd in je pc steekt en duid bij Create Linux emergency disk het gewenste medium aan, waarna je bevestigt met Proceed. Desgevraagd klik je op OK om het medium te laten formatteren.

©PXimport

20 Herstelmedium

Je doet er verstandig aan om uit te testen of het herstelmedium goed functioneert en of je systeem daar inderdaad van kan opstarten. Mogelijk moet je daarvoor nog de bootvolgorde in het BIOS aanpassen: raadpleeg in dat geval de handleiding van je pc. Wanneer je systeem daadwerkelijk van het herstelmedium is opgestart, beland je in een grafische omgeving die heel erg lijkt op de interface van Todo Backup, met nagenoeg dezelfde tabbladen en rubrieken. Je weet intussen hoe je een partitie herstelt, voorwaarde is natuurlijk wel dat je bij het juiste back-upbestand kunt.

©PXimport

21 Beheer

Heb je al enkele back-ups met Todo Backup laten maken, dan loont het de moeite af en toe ook even het tabblad Management te openen. Hier krijg je namelijk een mooi overzicht van alle (ingeplande) back-ups en je verneemt ook hoeveel er geslaagd zijn en hoeveel er eventueel zijn mislukt. Verder kun je hier op elk moment een ingeplande back-up tijdelijk blokkeren (door het vinkje bij Schedule te verwijderen), een (volledige of incrementele) back-up forceren, of via de knop Advanced een back-up aanpassen, verwijderen of op bestandsintegriteit laten controleren.

©PXimport

Klonen

EaseUS Todo Backup Free zorgt niet alleen voor back-ups en schijfimages, je kunt er ook partities en schijven mee 'klonen'. Anders gezegd: je kopieert rechtstreeks de ene naar de andere partitie of schijf zonder de tussenweg van een back-upbestand. Dat kan nuttig zijn als je Windows op een grotere schijf wilt zetten of op een snelle SSD wilt plaatsen. Als je in het kloonvenster de optie Sector by sector clone selecteert, is het ook mogelijk de gekloonde partitie bijvoorbeeld groter te maken dan op de originele schijf het geval is. Handig, want dan hoef je die grootte achteraf niet meer aan te passen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).