Blijkt je pc niet meer betrouwbaar te werken of heb je met netwerkproblemen af te rekenen, dan is het vaak lastig zoeken vanuit Windows. We richten in deze how to een opstartbare usb-stick in met analyse- en diagnosetools die helpen de oorzaak op te sporen en hopelijk het probleem op te lossen.

01 YUMI, maar...

Evenals in het artikel over malware verwijderen met een opstartbare stick, maken we hier gebruik van het gratis YUMI. Hiermee kun je gemakkelijk verschillende tools en distributies op een opstartbare usb-stick zetten.

De gewenste software kun je meestal vanuit YUMI downloaden, maar bij één onderdeel dat wij op onze diagnose-stick willen, kan dit niet: Hiren's Boot CD. Dit moet je dus zelf eerst downloaden. We vertellen je eveneens waar je de andere software zelf kunt vinden.

©PXimport

02 Software download

Hiren's BootCD (HBCD) is een verzameling van uiteenlopende programma's, waaronder een reeks schijf-, proces-, register- en netwerktools. Hier vind je een overzicht. Het gedownloade zip-bestand pak je uit.

Andere tools die we op onze stick willen zijn nog de recentste versie van Memtest86+ en van de populaire collectie Ultimate Boot CD (UBCD). Mochten de YUMI-links niet werken, dan kun je alsnog terecht op www.memtest.org, waar je Download - Pre-Compiled Bootable ISO (.zip) kiest.

©PXimport

03 Manueel op sticks

Mocht je deze tools absoluut zelf op opstartbare sticks willen plaatsen zonder de hulp van YUMI, dan kan dat ook. Voor Memtest86+ gaat dat zelfs erg makkelijk: je vindt hier het programma Auto-installer for USB Key, dat je slechts hoeft uit te voeren waarna je de stationsletter van je stick aanduidt.

De procedure om de andere software op een opstartbare stick te krijgen, is wel wat complexer. Voor UBCD vind je bruikbare instructies hier en voor HBCD kun je hier en hier terecht.

©PXimport

04 YUMI: selecties

Zoals gezegd kiezen wij voor de meest comfortabele weg: YUMI (Your Universal Multiboot Installer). Zorg alvast dat je een geschikte usb-stick in je pc hebt geplaatst, bij voorkeur van 2 GB of meer. Bevat de stick belangrijke gegevens, sla die dan eerst ergens anders op, want door de YUMI-operaties gaan die onherroepelijk verloren.

Met een dubbelklik op het gedownloade exe-bestand start je YUMI op. Klik op I agree en duid de stationsletter van je stick in het uitklapmenu aan. In het middelste paneel komt nu een hele reeks tools en distributies tevoorschijn.

©PXimport

05 Eerste installatie

Het is dus de bedoeling (minstens) drie onderdelen op deze stick te plaatsen: Memtest86+, UBCD en HBCD. De volgorde waarin je deze software op de stick installeert, is niet zo belangrijk.

Je kiest bijvoorbeeld eerst voor Memtest86+. Dit item vind je in het overzicht bij de rubriek System Tools. Selecteer dit onderdeel, plaats een vinkje bij Format Drive (Erase Content) en bij Download the zip (Optional). Bevestig met Ja, sla het zip-bestand op, klik op Browse, verwijs naar de locatie van het zonet gedownloade zip-bestand en druk op de knop Create.

©PXimport

06 Voorbereiding volgende installatie

Er verschijnt een venster met een overzicht van de uit te voeren stappen. Bevestig met Ja. Meer informatie hierover vind je in het eerste deel van deze reeks. Druk na afloop op de knop Next en geef via Ja aan dat je nog een tweede iso of distro op die stick wil.

Heb je per abuis op Nee gedrukt, geen probleem: start YUMI dan gewoon opnieuw op. Belangrijk is wel dat je deze en volgende keren geen vinkje meer plaatst bij Format x: Drive.

©PXimport

07 Volgende installatie

Ook UBCD vind je bij System Tools terug. Net als bij MemTest86+ kun je YUMI het bestand zelf laten downloaden. Vervolgens verwijs je via Browse naar de locatie van het gedownloade iso-bestand. Op het moment van schrijven bleek YUMI echter versie 5.2.1 op te halen, terwijl 5.2.6 al beschikbaar was.

Wij hadden deze laatste echter zelf al gedownload en reikten YUMI de nieuwste versie aan. Nog even Create aanklikken, wat geduld uitoefenen en klaar! In stap 8 lees je wat je te doen staat, mocht YUMI die alternatieve versie onverhoopt weigeren te installeren.

©PXimport

08 Laatste installatie

Nu de laatste installatie voor onze diagnose-stick. Hiren's Boot CD vind je in de rubriek Other OS/Tools. Omdat een downloadknop ontbreekt, kies je via Browse zelf het (eerder gedownloade) iso-bestand. De installatieprocedure ken je inmiddels. Maar wat als je een iso of een distributie wil installeren die YUMI niet aanbiedt? Dan gaat nu naar de rubriek Bootable ISOs /Try an Unlisted ISO.

Is de tool erg klein en vind je uitvoeringssnelheid belangrijk, dan kun je het ook met Try an Unlisted ISO (Run from RAM) proberen. De tool zal zich bij het opstarten dan geheel in het geheugen nestelen.

©PXimport

09 Opstartmenu

De diagnose-stick is wat ons betreft klaar. Het is uiteraard de bedoeling dat je de (probleem)pc met deze stick opstart. In de vorige workshop vind je tips mocht het opstarten van usb-stick niet lukken. Als alles goed gaat, toont YUMI je dan een grafisch opstartmenu. Mocht de indeling van dit menu je niet bekoren, dan kun je deze wijzigen door specifieke bestanden met een tekstverwerker (zoals Kladblok) aan te passen.

Het gaat met name om bestanden met extensie .cfg (in de mappen \multiboot en \multiboot\menu) en met extensie .lst (in \multiboot\menu). Dat is echter een complex karwei!

©PXimport

Een image van je stick

01

Het zou zonde zijn wanneer je je zorgvuldig samengestelde 'diagnose-stick' verliest of als de data corrupt raakt. Daarom doe je er goed aan een image van de complete stick te maken. Dat bestand kun je dan snel weer naar die stick (of zelfs naar meerdere sticks) terugzetten. We gebruiken daarvoor ImageUSB.

©PXimport

02

Pak het gedownloade zipbestand uit en dubbelklik op het uitgepakte exe-bestand om ImageUSB op te starten. Een installatie is niet nodig. Koppel je diagnose-stick aan je pc en klik op Refresh Drives. Plaats een vinkje bij de juiste stationsletter en stip Create from UFD aan.

Via de Browse selecteer je een geschikte locatie voor het beeldbestand (.bin). Bevestig met Create image en Yes.

©PXimport

03

Wil je dit image overzetten naar een usb-stick, dan koppel je de stick dan aan je pc, klik je op Refresh Drives en selecteer je de stationsletter. Kies Write to UFD en verwijs met Browse naar het imagebestand.

Let wel, is de opslagcapaciteit van de stick groter dan het beeldbestand, dan verlies je die extra capaciteit (tot je de stick formatteert). Bevestig met Write to UFD. De bestaande inhoud van de stick gaat hiermee verloren.

©PXimport

10 Memtest86+ opstart

Tijd voor een eerste diagnose. Stel dat je pc zomaar is vastgelopen, of dat hij plots herstart. Defect geheugen is dan een van de mogelijke oorzaken en dus is een grondige geheugencontrole gewenst. Memtest86+ is daarvoor een uitstekende tool. Idealiter laat je bij elke test slechts één geheugenmodule in de slots zitten, zodat het meteen duidelijk is welke module onbetrouwbaar is.

In feite hoef je niet meer te doen dan Memtest86+ op te starten en dit programma een tijdlang te laten draaien. Met Esc onderbreek je de tests.

©PXimport

11 Memtest86+ werking

Je kunt de voortgang van Memtest86+ volgen via het percentage bij Pass. 100% betekent dat één testcyclus is afgewerkt. Zo'n cyclus bestaat uit diverse tests: het testnummer lees je af bij Test #. Test % geeft de vordering van die specifieke test aan. In het midden lees je bij Pass het aantal afgewerkte cycli af.

We raden je aan minimaal twee cycli te laten voltooien. Het item Errors geeft het aantal vastgestelde fouten aan. Let wel, genereren meerdere geheugenmodules fouten, dan kan het probleem bij de cpu of het moederbord liggen. Test de modules dan in een andere sleuf of op een andere pc.

©PXimport

12 UBCD toolcollectie

UBCD en HBCD zijn complete gereedschapskisten. We focussen ons eerst op een aantal interessante programma's van UBCD. Op www.ultimatebootcd.com vind je een overzicht van de meer dan honderd tools, verdeeld over rubrieken als BIOS, CPU, Memory, Peripherals, System en HDD (vooral deze laatste is uitgebreid). Handig is dat alle items aan te klikken zijn, zodat je snel meer info kunt opvragen.

Een nuttig programma is CPUstress, dat je in het opstartmenu bij CPU terugvindt. Dat blijkt zelf weer een collectie van complementaire CPU-tools die je in een submenu selecteert.

©PXimport

13 UBCD stresstests

Om uit te vissen of je CPU wel stabiel en betrouwbaar is (na overklokken bijvoorbeeld) kun je deze aan een stresstest onderwerpen. CPUstress bevat daarvoor specifieke onderdelen, zoals CPU stress tester. Die blijft je processor belasten tot je zelf de test onderbreekt met de toetscombinatie Ctrl+C. De GPU (graphics processing unit) kun je eveneens een stresstest opleggen.

Zo'n tool vind je bij de categorie Peripherals, onder de naam Video Memory Stress Test. Deze test gaat door tot je die onderbreekt met Esc. Detecteert de tool fouten, dan lees je dat af bij Errors found.

©PXimport

14 UBCD harde schijf

De rubriek HDD is in thema's opgedeeld, waaronder Boot Management, Device Info and Management, PartitionManagement Editing, en Diagnosis. Deze indeling blijkt niet altijd even logisch, want bij Device Info and Management vind je ook diagnostische tools, waaronder GSmartControl en SMARTUDM. Dat zijn twee tools die de S.M.A.R.T-data (Self-Monitoring, Analysis and Reporting Technology) van je harde schijf uitlezen.

De rubriek Diagnosis bevat onder meer ViVARD om het schijfoppervlak te inspecteren. Pas wel op, want sommige functies van bepaalde tools kunnen je data overschrijven!

©PXimport

15 HBCD opstart

Op je diagnose-stick vind je ook het item Hiren's BootCD terug. Start je dit item op, dan beland je in een menu waar je Mini Windows Xp aanklikt. Je belandt even later in een wat uitgeklede Windows XP-omgeving.

Om de programma's te bereiken, klik je op het bureaublad de snelkoppeling HBCD Menu aan, waarna je Programs selecteert. Je krijgt nu toegang tot maar liefst 22 verschillende rubrieken, met in totaal meer dan 200 tools. Op de vermelde webpagina geeft een Windows-icoon aan welke tools het binnen deze omgeving horen te doen.

©PXimport

16 HBCD instellingen

Blijkt de schermresolutie van Mini Windows XP niet optimaal, klik dan op een lege plaats in het bureaublad, kies Properties, ga naar het tabblad Settings en selecteer de gewenste resolutie. Ook de toetsenbordindeling kun je aanpassen: klik op EN in het systeemvak van de Windows-taakbalk en duid de gewenste indeling aan (zoals Netherlands Dutch).

Tot slot: Mini Windows XP draait maximaal 24 uur non-stop, waarna het systeem bevriest. Via Start / Programs is een optie beschikbaar die deze beperking uitschakelt.

©PXimport

17 HBCD harde schijf

Ook HBCD bevat een harde schijf-rubriek, genaamd Hard Disk / Storage. Een interessante tool in deze rubriek is alvast Check Disk, waarmee je specifieke schijven op bestandsintegriteit kunt laten controleren en repareren (net zoals het Windows-commando chkdsk /f doet). Met DiskView krijg je overzicht van de fragmentatie van de bestanden op schijf.

De tool Victoria biedt een grafische interface van waaruit je S.M.A.R.T-gegevens opvraagt (selecteer de schijf, ga naar het tabblad SMART en klik op Get SMART) of een schijfscan uitvoert (tabblad Tests). Let op, ook deze tool bevat destructieve tests.

©PXimport

18 HBCD netwerk

HBCD heeft ook een reeks netwerktools aan boord. Die kun je uiteraard alleen inzetten wanneer je over een netwerk- en/of internetverbinding beschikt. Wanneer je pc met een DHCP-server is verbonden, volstaat het normaliter de snelkoppeling Network Setup aan te klikken. Die installeert dan automatisch alle nodige services.

Lukt het niet, klik die snelkoppeling dan nogmaals aan. Er verschijnt dan een dialoogvenster waarin je de gewenste netwerkadapter selecteert en de correcte IP-instellingen handmatig invoert, waaronder een (statisch) IP-adres, subnetmasker, gateway en DNS-server.

©PXimport

19 HBCD IP-scanner

Een erg handig netwerktooltje is Angry IP Scanner. Hiermee kom je snel te weten welke apparaten binnen een specifiek IP-bereik actief zijn. Geef dit bereik aan bij IP range (bijvoorbeeld 192.168.0.1 to 192.168.0.254) en druk op Start. Het programma 'pingt' alle apparaten binnen dit bereik. De actieve apparaten krijgen een blauwe cirkel.

Wanneer je zo'n item met de rechtermuisknop aanklikt, krijg je meer details. Nog iets meer mogelijkheden biedt het programma SoftPerfect Network Scanner. Hiermee kun je onder meer ook Wake-on-LAN of een Remote Shutdown starten.

©PXimport

20 HBCD connecties

Binnen de collectie van netwerktools tref je ook TCPView aan. Deze tool geef je een overzicht van alle binnenkomende en uitgaande netwerkverbindingen. De afgebeelde gegevens worden automatisch elke seconde ververst, maar via View / Update Speed kun je dat aanpassen.

Vanuit het contextmenu is het tevens mogelijk een verbinding te sluiten of het achterliggende proces te beëindigen. Standaard krijg je ook connecties te zien die op dat moment geen activiteit ontplooien, maar die filter je snel weg door in het menu Options het vinkje te verwijderen bij Show unconnected endpoints.

©PXimport

21 HBCD pakketanalyse

Voldoet TCPView niet en wil je effectief nagaan wat er achter al dat netwerkverkeer schuilt? Dan hebt een tool als SmartSniff nodig. Zodra je Start Capture aanklikt, legt SmartSniff al het netwerkverkeer vast. De pakketjes worden chronologisch weergegeven. Selecteer je een van deze pakketjes, dan krijg je onderaan de inhoud te zien.

Een nog handiger weergave krijg je wanneer je in het contextmenu HTML Report - TCP/IP Streams aanklikt. Ben je in specifieke protocollen geïnteresseerd, open dan het menu Options en duid de gewenste protocollen aan bij Display Protocols.

©PXimport

22 HBCD divers

HBCD bevat natuurlijk nog meer tools die goed van pas kunnen komen bij het vaststellen van problemen. Zo bevat de rubriek Testing een eenvoudige benchmarkingtool voor zowel cpu, ram als schijf (S & M Stress Tests), een programma dat de snelheid van je schijf test (Disk Speed), een tool die het videogeheugen aan een stresstest onderwerpt (Video Memory Stress Test) en een die de goede werking van je LCD-monitor checkt (Monitor Tester).

In de rubriek SystemInformation vind je informatieve programma's, zoals SIW (diverse systeemcomponenten), en GPU-Z (grafische processor).

©PXimport

YUMI virtueel

Wil je je YUMI-stick graag eerst in een virtuele omgeving proberen? Dat kan met VirtualBox. Start na de installatie eerst het Windows Schijfbeheer op (via het commando diskmgmt.msc). Ga na welke schijfletter je usb-stick heeft. Open de opdrachtprompt en navigeer via het cd-commando naar VirtualBox-map (standaard cd C:\Program Files\Oracle\VirtualBox). Daarna voer je het volgende commando uit: VBoxManage internalcommands createrawvmdk -filename C:\usb.vmdk -rawdisk \\.\PhysicalDrive# (vervang # door de schijfletter).

Start nu VirtualBox en creëer een nieuwe virtuele machine. Zorg ervoor dat je Gebruik een bestaand virtuele harde schijf bestand aanstipt en verwijs naar C:\usb.vmdk. De virtuele machine start nu van de stick op.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).