Er gaat niets boven een verse Windows-installatie: lekker snel en geen problemen. Helaas is dat geluk nooit van lange duur, zeker niet wanneer u met meerdere mensen op één pc werkt: bestanden worden gewist, instellingen worden gewijzigd en een virus glipt zo naar binnen. Maar er is hoop: er bestaat soft- en hardware die u niet alleen beschermt tegen problemen, maar uw pc na elke herstart opnieuw in originele staat brengt.

Beheert u slechts één pc en werkt u met Windows XP (Professional), dan hebt u niet al te veel te vrezen van overenthousiaste mede-computergebruikers die zomaar van alles (de)installeren. U meldt zich immers aan als beheerder en uw huisgenoten moeten het stellen met een beperkt account. Het installeren van nieuwe programma's zit er voor hen (in principe) niet in en ook de toegang tot heel wat systeemtools kunt u afgrendelen. Lastiger wordt het als u andere gebruikers wél volledige toegang tot een pc moet geven en tegelijkertijd wilt voorkomen dat er allerlei wijzigingen worden doorgevoerd. Studenten bijvoorbeeld, die met alle mogelijke systeeminstellingen moeten kunnen experimenteren en naderhand niet altijd netjes de boel weer aanpassen en instellingen ongedaan maken. Nu kunt u in Windows XP (en ME) wel gebruikmaken van een ingebouwd handigheidje als systeemherstel, maar dan moet u eerst een herstelpunt maken om dat later weer (handmatig) te kunnen oproepen. Bovendien maakt zo'n herstelpunt lang niet alle wijzigingen – zoals gewiste gegevensbestanden – ongedaan. Bevroren pc Handig zijn dan ook de toepassingen die de toestand van de pc als het ware bevriezen, maar de gebruiker tegelijkertijd de illusie geven dat zijn aanpassingen volledig worden doorgevoerd. Na een herstart begint de volgende gebruiker echter weer met een schone lei. We bespreken vier van zulke toepassingen: drie softwarematige (DeepFreeze, Illusion en Clean Slate) en één hardwarematige (de Reborn Card). Er bestaan nog wel wat andere hardwareproducten in dit genre, zoals het iets voordeliger Juzt-Reboot (www.juzt-reboot.nl) of Boot & Go (www.bootandgo.com), maar wat functionaliteit en werking betreft ontlopen die elkaar niet veel. Werking Ook al is de interne werking van de producten uit de test verschillend, het algemene principe is vergelijkbaar. Elke wijziging van welke aard dan ook (zoals programma's toevoegen, bestanden wissen, instellingen wijzigen), wordt door het product ongemerkt opgevangen en opgeslagen in een verborgen cache op de schijf (zoals een speciale partitie of map, grondig afgeschermd voor de gebruiker). Zodra de pc opnieuw wordt opgestart, wordt die cache geleegd en zijn alle wijzigingen verdwenen. Het eindresultaat lijkt dus een beetje op het terugzetten van een image, zoals u die met behulp van software als Norton Ghost of Symantec Drive Image kunt maken. Alleen gebeurt bij deze tools alles geheel automatisch. U hoeft niet langer tijd of energie te stoppen in het creëren van een image en ook het terugzetten van de gegevens gebeurt (als u dat zo wenst) volautomatisch bij het opnieuw opstarten van de pc. Daarnaast bent u bij het maken van een image minder flexibel in het negeren van programma's, maar daarover later meer. De belangrijkste klanten van de zogenaamde 'schonestart-producten' blijken vooral onderwijsinstellingen te zijn, maar ook internetcafés, ziekenhuizen en bibliotheken zijn gretige afnemers. Toch kunt u ook als particulier baat hebben bij een dergelijke oplossing; u kunt immers ongestoord software uitproberen. Pas als deze helemaal aan uw wensen voldoet, schakelt u de 'schonestart-software' tijdelijk uit om de installatie permanent te kunnen doorvoeren. Verlanglijstje Dergelijke beveiligingsproducten mogen dan dé oplossing lijken voor moegestreden systeembeheerders, toch zijn er een aantal zaken waarop u moet letten. Sommige programma's functioneren bijvoorbeeld alleen goed als ze naar de harde schijf kunnen schrijven, zoals naar configuratiebestanden en/of naar bepaalde registersleutels. Anti-virusprogramma's en hun automatische updates zijn daar een typisch voorbeeld van. Het product heeft bij voorkeur dus een filtermogelijkheid, zodat dergelijke toepassingen – en alleen die – het vangnet van de cache kunnen omzeilen. Hebt u als beheerder een heel netwerk onder uw hoede, dan is het bovendien handig als u het beveiligingsproduct – en de eventuele updates – vanuit een centrale plaats kunt uitrollen. In dat geval lijkt het ons meer dan wenselijk dat u centraal de beveiliging van een of meer pc's voor allerlei onderhoudsklusjes tijdelijk kunt uitschakelen. Het spreekt voor zich dat de beveiliging van het product (zo goed als) waterdicht moet zijn. Softwareproducten die onder Windows 9x draaien, zijn in principe makkelijk te omzeilen door de uitvoering van het config.sys of autoexec.bat-bestand te onderbreken. Ga dus na of het product daartegen bestand is. U moet bij deze producten als beheerder ook zelf een handje helpen. Zo moet u de opstartvolgorde in het bios bij de harde schijf zo instellen dat het systeem altijd begint vanaf de harde schijf. Als bijvoorbeeld het diskettestation als eerste staat vermeld in de bootvolgorde, is de beveiliging eenvoudig te omzeilen. ***grotere tussenkop Software Clean Slate 3.0 Clean Slate is een flexibel product. Dat blijkt al meteen uit de mogelijkheden die het (wachtwoordbeveiligde) configuratiescherm u biedt. Het komt erop neer dat u per gebruiker(sgroep) andere instellingen van Clean Slate kunt activeren. Zo kunt u de beveiliging automatisch laten opheffen als een bepaalde groep zich aanmeldt (de administrators bijvoorbeeld of een groep die u binnen Clean Slate zelf hebt samengesteld). Het is ook mogelijk per gebruiker(sgroep) andere toepassingen, mappen, bestanden of registersleutels aan de beveiliging te onttrekken. In combinatie met een apart aan te schaffen module, Central Control, kunt u al deze gebruikers- en groepsinstellingen bovendien centraal beheren. Via Central Control is het eveneens mogelijk werkstations op afstand te herstarten of uit te loggen of de Clean Slate-beveiliging tijdelijk op te heffen voor onderhoudsklussen. Clean Slate bevat ook de optie Replication. De meest recente instellingen van het programma worden dan van de centrale server lokaal gekopieerd, zodat de beveiliging intact blijft als de computer tijdelijk niet in het netwerk hangt (zoals vaker gebeurt bij notebooks). Wijzigt u in het configuratiescherm de instellingen van Clean Slate, dan worden die direct doorgevoerd zonder dat een herstart of een nieuwe aanmelding noodzakelijk is. Dat geldt zelfs als u de beveiliging in- of uitschakelt. Uniek is de optie Commit Files, waarbij u bestandswijzigingen ondanks de actieve beveiliging toch permanent kunt doorvoeren. Dat is bijvoorbeeld handig wanneer iemand in beveiligde modus een bestand heeft gecreëerd dat anders – na een herstart – verloren dreigt te gaan. Al even handig is de optie Diagnostics, waarmee u alle lopende bestands- en registeracties kunt opvolgen. Nuttig als u bijvoorbeeld een anti-virusprogramma aan de beveiliging wil onttrekken, maar daar niet meteen in slaagt. Dankzij de diagnostische tool ontdekt u welke mappen of registersleutels u over het hoofd hebt gezien (de functionaliteit van deze tool laat zich overigens goed vergelijken met het gratis duo Filemon en Regmon, te vinden op www.sysinternals.com/ntw2k/utilities.shtml). Clean Slate heeft heel wat in huis. Wel dachten we eerst op een ernstige tekortkoming te stuiten. Als u namelijk een beheerdersaccount beveiligt met Clean Slate, kan deze gebruiker via de module voor computerbeheer de service Fortres Clean Slate Runtime simpelweg uitschakelen! Niettemin bleek (na een herstart) de beveiliging intact te blijven en herstartte de service ook automatisch. DeepFreeze Professional 5 DeepFreeze is er in drie versies: Standard, Professional en Enterprise. Op www.faronics.com/html/compare.asp krijgt u een gedetailleerd overzicht van de belangrijkste verschillen, maar het komt er feitelijk op neer dat de drie oplopende versies een steeds uitgebreidere netwerkondersteuning bieden. We bespreken hier de Professional-editie, die u binnen kleine netwerken prima kunt inzetten. In een eerste fase legt u in een speciale administrator-module de configuratie van DeepFreeze vast zoals u die later op de verschillende clients wilt installeren. Daar hoort onder meer bij welke vaste schijven u wilt beschermen (volgens de handleiding ontsnappen usb-flashdrives aan die bescherming, maar dat bleek bij ons niet het geval). U bepaalt hier ook of u een virtuele partitie wenst die aan de beveiliging ontsnapt en hoe groot die precies moet zijn: de zogenaamde thaw space. Houd er wel rekening mee dat die gegevens kunnen verdwijnen als u de installatie van DeepFreeze ongedaan maakt. Uiteraard geeft u in deze module ook het wachtwoord op waarmee u op de clients desgewenst de beveiliging kunt uitschakelen. Uniek aan dit product is dat u een 'one time password' kunt creëren, dat op één bepaald werkstation geldig blijft tot middernacht. Handig als u een gebruiker tijdelijk even de beveiliging wil laten opheffen (om een goedgekeurd programma te installeren bijvoorbeeld) zonder het echte wachtwoord te hoeven prijsgeven. Verder is het mogelijk een tijdstip te bepalen waarop een werkstation automatisch afsluit of opnieuw start. Dat kan een absolute tijd zijn, maar het kan net zo goed ook na een opgegeven periode van inactiviteit plaatsvinden. Handig is dat u het werkstation bovendien in een onbeveiligde onderhoudsmodus kunt plaatsen, waarbij gedurende een door u in te stellen tijd het toetsenbord en de muis worden uitgeschakeld (ook na een herstart in veilige modus, zo bleek). Vanaf een server kunt u vervolgens allerlei onderhoudstaken op die werkstations uitvoeren, zoals updates via een sus-server (Microsoft Software Update Services). Die onderhoudsfunctie is ook wel nodig, aangezien u de bescherming op de werkstations helaas niet voor bepaalde programma's (zoals anti-virus) en ook niet voor specifieke mappen, bestanden of registersleutels selectief kunt uitschakelen. Netwerkbeheerders zullen ongetwijfeld blij zijn met de opdrachtregel-modus van DeepFreeze. Deze maakt het mogelijk dat u bijvoorbeeld vanuit gecentraliseerde loginscripts de installatie van DeepFreeze op de werkstations makkelijker kunt controleren en bijsturen. Af en toe zagen we een 'Microsoft Windows is hersteld van een ernstige fout'-melding bij het omschakelen tussen beveiligde (frozen) en onbeveiligde (thawed) modus op de werkstations. Illusion 2000 2.10 Illusion laat zich snel installeren, alleen dient u wel eerst de systeemherstelfunctie van Windows uit te schakelen. Op zich bevat deze tool geen faciliteiten voor gecentraliseerd beheer, maar het extra pakket Network Manager (voorlopig gratis meegeleverd vanaf tien licenties) vult die lacune op. U kunt dan centraal onder meer (de beveiliging van) alle werkstations in- en uitschakelen. Om uw beveiligde clients probleemloos te laten inloggen op een domeinserver is wel ook nog een kleine ingreep – op clients en server – noodzakelijk. U bedient Illusion via een pictogram in het configuratiescherm, na het intikken van een wachtwoord. Standaard staat bij de beveiliging de functie 'Autorestore' geactiveerd, zodat na een herstart automatisch alle wijzigingen weer ongedaan worden gemaakt. Eventueel kunt u dat automatische herstel ook uitschakelen en zelf het tijdstip van het herstel bepalen door de knop Restore now in te drukken. Vreemd genoeg werkte die functie tijdens onze tests niet naar behoren. Na elke herstart volgde een automatisch herstel, met of zonder Autorestore. De producent beloofde ons een verbetering in een eerstvolgende update. Vanuit de configuratiemodule kunt u ook instellen welke (lokale) schijven u al dan niet wenst te beveiligen. Heel nuttig zijn de functies Exceptions en Programs. Hier kunt u mappen en programma's (processen) aangeven waarop de beveiliging geen impact heeft. Binnen zo'n 'open' map kunt u ook nog aangeven welke bestandsextensies daar wel of niet aan ontsnappen. De gewenste uitzonderingen vinden is overigens lang niet altijd makkelijk. Sommige toepassingen blijken namelijk met verschillende extensies te werken (Word bijvoorbeeld maakt naast doc-bestanden ook tmp-bestanden aan) en andere applicaties blijken uit verschillende processen te bestaan, die u dan zelf maar moet zien te detecteren. Jammer is dat u in Illusion 2000 geen uitzonderingen voor registersleutels kunt maken (die optie zal wel beschikbaar zijn in versie 2004, die later dit jaar verwacht wordt). Illusion blijkt over het algemeen goed te functioneren. Wel kunnen we in beveiligde modus via het schijfbeheer toch nog de volumenaam van een station wijzigen, maar andere aanpassingen (zoals het uitschakelen van services, het wissen van registersleutels, enzovoorts) worden probleemloos opgevangen. ***grotere tussenkop Hardware Reborn Card PCI-XP Extra 2.3 Een hardwarematige toepassing is de Reborn Card. Deze heeft een Nederlandstalige handleiding, maar de beschreven installatieprocedure klopt niet met wat we op het scherm zien. U moet goed opletten bij de installatie. Zo krijgt u de keuze tussen een Express- en een Custom-installatie en bij nader inzien blijkt alleen de eerste keuze de huidige gegevens intact te laten. De tweede keuze is vooral bedoeld voor wie zijn schijf met de ingebouwde tool tot een multiboot-systeem wil omvormen. Reborn biedt u twee hoofdmodi: Instant Restoration en Backup Restoration. In het tweede geval kunt u van de systeempartitie een exacte kopie laten maken naar een vrijgemaakte partitieruimte. De modus Instant Restoration biedt functionaliteit die meer lijkt op de werking van de softwarepakketten uit dit artikel. Het systeem keert dan naar de originele toestand terug, ofwel bij elke herstart, ofwel na een door u ingestelde periode, ofwel handmatig. Daarvoor snoept Reborn wel 50 procent af van uw huidige partitieruimte (tot een maximum van 502 MB). Ook kunt u nog een Shared en een Private Data Partition creëren. De gegevens die hierop terechtkomen worden dan ongemoeid gelaten door de hersteloperaties van Reborn. Tijdens de installatie vraagt Reborn steevast naar de meegeleverde diskette. Hebben uw computers geen diskettestation, dan hebt u een probleem (volgens de supportafdeling zouden de Max-versies van Reborn wel de installatie vanaf cd-rom ondersteunen, maar ook pas na een kleine ingreep). Op een van onze testsystemen (met een AOpen moederbord) gaf de Reborn Card af toe problemen: het systeem liep soms vast. Net als bij DeepFreeze – en bij de softwarematige tegenhanger van de Reborn Card genaamd Reborn Laptop – ontbreekt hier de mogelijkheid om specifieke bestanden, mappen, toepassingen of registersleutels aan de beveiliging te onttrekken. Wel kunt u bij het starten via de K-toets (Keep) de wijzigingen uit de vorige sessie toch laten doorvoeren. Vreemd genoeg is deze optie niet beveiligd met een wachtwoord. U kunt dit als beheerder wel uitschakelen, maar dan hebt u er natuurlijk ook niets aan. Conclusie De vier producten doen hun werk, maar Clean Slate 3.0 is ongetwijfeld de meest flexibele tool. Clean Slate sleept dan ook het predikaat PCM Keuze Beste Product in de wacht. Door zijn scherpe prijsstelling verdient deze toepassing ook de PCM Keuze Beste Koop, maar niet zonder een kleine kanttekening. Schaft u dit product als netwerkbeheerder aan, dan kunt u namelijk moeilijk zonder de beheermodule Central Control en daarvoor bent u wel zo'n € 500 extra kwijt. Illusion 2000 gunnen we graag de tweede plaats op het erepodium.

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).