Eén van de nadelen van een pc is dat deze een stuk meer lawaai maakt dan een laptop. Helemaal vergeleken met je geruisloze telefoon of tablet. Hoe krijg je die desktop-pc stil? Welk onderdeel maakt het meeste lawaai en wat kun je er aan doen?

Om een pc stil te krijgen, moet je eerst achterhalen welke onderdelen het meeste lawaai maken. Vervolgens vervang je deze door stillere onderdelen of probeer je ze op een andere manier stiller te maken. De enige manier om hier achter te komen, is door de ventilatoren stuk voor stuk even kort uit te schakelen, om zo te horen welke het luidst is. Dit is best lastig te bepalen en het werkt niet bij alle onderdelen: je kunt bijvoorbeeld niet even de ventilatie van je voeding stil zetten. Lees ook: Geen paniek! 5 pc-problemen die je zelf oplost.

In onze missie om jouw pc stiller te maken, gaan we elk onderdeel in de pc langs. Als je in plaats van je huidige pc stiller te maken, gewoon een nieuwe stille pc wilt samenstellen met stille onderdelen, zul je dezelfde stappen moeten volgen. Ook dan moet er per onderdeel gekeken worden wat de meest stille oplossing is.

01 De systeemkast

Om een stil systeem te krijgen, moeten we het belang van de systeemkast niet onderschatten. De kast is standaard al voorzien van ventilatoren die wellicht meer geluidsopbrengst hebben dan nodig (zie paragraaf 2). Sommige kasten zijn standaard geleverd met vrij luidruchtige voeding (zie paragraaf 7). Daarnaast is de kwaliteit van de kast van belang: als je letterlijk een rammelkast hebt, ontstaat door de vibratie van de bewegende delen resonantie. Mogelijke veroorzakers van de resonantie zijn je harde schijf, de grafische kaart, de voeding, de ventilatoren en cpu-koeler.

©PXimport

Met dempingsmatten kun je je pc stiller maken. Sommige behuizingen zoals de Corsair Obsidian 550D op de foto zijn al voorzien van dergelijke matten.

Deze moeten allemaal goed vast zitten, indien mogelijk met absorptierubbertjes tussen de schroefjes, wat het resoneren vermindert. Wij raden dan ook altijd een kast met schroeven aan, zodat je alles goed vast kunt zetten. Een schroefloze kast is misschien makkelijker monteren, maar alles zit veel minder goed vast waardoor je veel meer last van resonantie krijgt. Er is een aantal stille kasten op de markt. Hier betaal je wel wat meer voor, maar deze kasten zijn standaard al voorzien van geluidswerend materiaal en stille ventilatoren. Onze voorkeur gaat echter meestal uit naar een kale kast zonder ventilatoren en voeding. Dan kun je zelf stille ventilatoren en een stille voeding uitzoeken en in je systeemkast monteren. Het is mogelijk om achteraf je systeemkast te voorzien van geluidswerend materiaal. Onder andere de webshop www.ikbenstil.nl verkoopt dempingsmatten. Als je je systeemkast hebt afgemonteerd met dit materiaal, zal het geluid van je gehele pc gedempt worden. Wil je dit niet zelf doen? De genoemde webshop verkoopt ook compleet geassembleerde stille pc's.

02 Stillere ventilatie

Zowel de ventilatoren van de systeemkast als die van de processor zijn doorgaans aangesloten op het moederbord. Soms is een ventilator van de systeemkast wel direct aangesloten op de voeding. In het BIOS of UEFI van het moederbord zijn de ventilatoren in te regelen die op het moederbord zijn aangesloten. Je kunt hier instellen dat ze een maximaal aantal toeren draaien. De instellingen voor de cpu-koeler is vaak zo aan te passen dat de ventilator pas sneller gaat draaien vanaf een bepaalde temperatuur. Deze kun je probleemloos op 70 graden zetten: pas als deze temperatuur wordt bereikt, gaat de cpu-koeler het maximaal aantal toeren maken. Een ander handig hulpmiddel is een fancontroller. Deze zijn al voor ongeveer dertig euro te koop en hiermee kun je handmatig de snelheid van je ventilatoren bedienen. Als je hiermee je ventilatoren op 7 volt in plaats van 12 volt laat draaien, zul je een duidelijk merkbaar geluidsverschil horen.

©PXimport

Met een fancontroller kun je het toerental van je ventilatoren regelen.

Dit heeft natuurlijk ook effect op de koelprestatie, maar als je een goede cpu-koeler hebt aangeschaft, zal dit geen groot probleem zijn. Het is mogelijk om de ventilatoren van je cpu en je systeemkast te vervangen voor stillere exemplaren. Merken als be quiet!, Noiseblocker, Scythe en Noctua maken goede, stille casefans die het aanschaffen waard zijn als de standaard casefans te veel lawaai maken. Ook voor casefans zijn voldoende reviews online te vinden. Let bij het kiezen van een ventilator niet alleen op de geluidsopbrengst, maar ook op de luchtverplaatsing. Stil is prima, maar de ventilator moet wel zijn werk goed doen. De be quiet! Pure Wings 2 van 120 mm is een stille ventilator die ook nog eens voldoende lucht verplaatst. Let wel goed op de grootte van de gebruikte ventilators: moderne systeemkasten hebben meestal ventilators van 120 mm, echter in oudere systeemkasten komt ook 100 mm voor.

©PXimport

De be quiet! Pure Wings 2 is een 120mm-ventilator die niet alleen erg stil is, maar ook nog eens goed koelt.

03 Het moederbord

Het moederbord is het hart van elke pc. Tegenwoordig heeft een moederbord zoveel functies aan boord, dat er bijna geen uitbreidingskaarten meer aangeschaft hoeven te worden. Dit is een groot voordeel als je een eenvoudige pc wilt bouwen die stil moet zijn. Zorg dat je een moederbord kiest waarbij alles passief gekoeld is. Actieve koeling op een moederbord is nergens voor nodig, tenzij je wilt gaan overklokken. We gaan ervan uit dat je dat niet wilt, want overklokken en een stille pc zijn twee eigenschappen die slecht samengaan.

Je moederbord beschikt over een zogenoemd BIOS, waarmee een groot aantal dingen in te regelen zijn voor je hele systeem. Bijvoorbeeld bij welke temperatuur je cpu-koeler op de snelste stand gaat draaien. Als je zo'n temperatuurdrempel hebt ingesteld, kun je hier extra voordeel uit halen met technieken die de cpu op een lagere snelheid laten draaien als deze niet maximaal gebruikt wordt. In een Intel-cpu heet dit 'Speedstep' en in een AMD-cpu heet dit 'Cool'n'Quiet'. Door deze technieken blijft de temperatuur van de cpu lager en zal de cpu-koeler niet snel op het maximaal aantal toeren hoeven te draaien. Doorgaans staat deze instelling standaard al ingeschakeld, maar het kan geen kwaad om dit te controleren.

Zorg verder in Windows via het Energiebeheer dat er niet onnodig zaken blijven draaien als deze toch niet gebruikt worden. Hierdoor kan bijvoorbeeld een harde schijf die alleen voor dataopslag wordt gebruikt, worden uitgeschakeld na een bepaalde inactiviteit.

04 Dataopslag

Bewegende delen maken lawaai. De meest eenvoudige oplossing om je data stil op te slaan is natuurlijk een SSD in plaats van een harde schijf. Deze bevat geen bewegende delen en maakt hierdoor geen geluid. Idealiter heeft een pc helemaal geen harde schijf en is er alleen een SSD als opslagmedium. Maar helaas kan niet iedereen zich dat veroorloven. Zit er toch een harde schijf in je systeem, let dan op een paar dingen, bijvoorbeeld: gebruik je de harde schijf alleen voor dataopslag en niet voor Windows of andere software die dagelijks gebruikt wordt, dan is de snelheid van ondergeschikt belang. Vaak zijn harde schijven met een lager toerental (de 'rpm', omwentelingen per minuut) stiller. Hier vind je een lijst van harde schijven die niet veel geluid maken. Maakt je harde schijf nog steeds teveel lawaai, dan zijn er nog andere oplossingen. Je kunt de schijf monteren met rubbertjes tussen de schroeven, dat scheelt in de resonantie. Een kant en klare oplossing is bijvoorbeeld de Scythe Hard Disk Stabilizer 2. Sommige moderne systeemkasten bieden standaard al de mogelijkheid om harde schijven vast te zetten met rubber, let hier op bij het aanschaffen van een nieuwe systeemkast.

Mocht het monteren met rubbertjes niet voldoende zijn, dan is het ook nog mogelijk om de hele schijf te monteren in een speciale behuizing die het geluid dempt. Al zijn deze geluiddempende behuizingen met de populariteit van SSD's steeds lastiger te vinden. Op dit moment is de Silentmaxx HD-Silencer nog goed verkrijgbaar. Hij kost helaas wel ruim dertig euro, maar hiermee wordt je harde schijf aanmerkelijk stiller. Het beste is gewoon een stille harde schijf aan te schaffen, dan zijn rubbers en speciale geluiddempende behuizingen helemaal niet nodig.

©PXimport

De Scythe Hard Disk Stabilizer 2 maakt het mogelijk om de harde schijf met rubbers in een 5,25inch-slot van de kast te monteren om zo resonantiegeluiden te verminderen.

05 Processorkoeler

De twee grootste geluidsfactoren in je pc zijn doorgaans de cpu en de grafische kaart. Als je deze twee stil krijgt dan heb je de belangrijkste stappen al gemaakt. Hoe krachtiger je cpu, hoe meer koeling deze nodig heeft. De standaard cpu-koelers van AMD en Intel maken helaas nog veel te veel lawaai. Je hebt dus een goede en stille cpu-koeler nodig. De meeste cpu-koelers zijn te bevestigen op verschillende cpu's van Intel en AMD door middel van ombouwkits die worden meegeleverd. Let bij het aanschaffen van een cpu-koeler er altijd goed op of jouw cpu (of specifieker: socket) ook ondersteund wordt. De maat van deze cpu-koelers is doorgaans behoorlijk fors. Er wordt gebruik gemaakt van een groot koellichaam en één of zelfs twee grote ventilatoren. Je hebt dus voldoende ruimte nodig in je systeemkast. Als je een middelgrote of zelfs kleine systeemkast hebt, zul je goed moeten uitmeten of de cpu-koeler die je op het oog hebt ook past in je systeemkast.

©PXimport

De Scythe Mugen 4 PCGH is een goede, stille cpu-koeler die voor zowel AMD als Intel geschikt is. Hij is wel erg groot, kijk dus van te voren of hij in je systeemkast past.

Een aantal merken die goede en stille cpu-koelers maken zijn: Scythe, be quiet!, Noctua, Cooler Master en Thermalright. Op internet zijn er voldoende reviews te vinden, waarbij doorgaans ook de geluidsopbrengst is gemeten. Om je alvast een aanrader te geven: de Scythe Mugen 4 PCGH Edition is een erg goede en stille koeler.

06 De grafische kaart

Als je met je desktop geen games gaat spelen en alleen werk uitvoert waarbij geen krachtige grafische kaart nodig is, dan is het verstandig om een cpu te kiezen waar al een grafische kaart in zit. Vrijwel alle AMD- en Intel-cpu's hebben tegenwoordig een best redelijke grafische kaart ingebouwd. Een losse grafische kaart is dan niet nodig, wat weer een hoop extra geluid scheelt. Er zijn ook grafische kaarten die volledig passief gekoeld zijn (zoals de Radeon R7 250 van Sapphire). Deze kaarten maken helemaal geen geluid, maar ten opzichte van een ingebouwde gpu in een processor voegen ze weinig toe. De meeste gamers zullen namelijk hogere eisen hebben. De R7 250 is niet echt geschikt voor het spelen van moderne games op een Full-HD-resolutie.

Wil je wel een losse grafische kaart om mee te gamen, houd er dan rekening mee dat er kaarten op de markt zijn die erg veel lawaai maken (zie kader Lawaaikaarten).

Als je op zoek bent naar een krachtige grafische kaart en je niet te veel lawaai wilt, dan kom je op dit moment met de GeForce GTX 960, 970 of 980 het beste uit. Deze gpu's worden minder heet dan de Radeon R9 290 en R9 290X van AMD en zijn daardoor ook makkelijker te koelen. Vooral de GeForce GTX 960 is een aanrader, deze kaart heeft zelfs met intensief gebruik een lage geluidsopbrengst. Net als de cpu heeft de gpu ook de mogelijkheid om op een lagere kloksnelheid te draaien als hij niet wordt gebruikt en zowel NVIDIA als AMD ondersteunen dit. Dit betekent dat de ventilator op je grafische kaart langzamer gaat draaien als je alleen office- of internetactiviteiten doet. Dit is doorgaans standaard ingeschakeld, maar je kunt dit controleren in de driverinstellingen van je grafische kaart.

©PXimport

De MSI GTX 960 GAMING 2G is een relatief stille grafische kaart, waar je ook nog eens fatsoenlijk mee kunt gamen.

Lawaaikaarten

Voordat er een nieuwe grafische kaart op de markt komt, maken de chipfabrikanten (AMD en NVIDIA) eerst een zogenoemd referentieontwerp. Dit is een soort standaardmodel dat de gewone fabrikanten mogen kopiëren en vervolgens naar hartenlust kunnen aanpassen. Maar meestal zullen die fabrikanten eerst het standaardmodel één op één overnemen (inclusief de vaak zeer lawaaiige koeling erop) om zo snel mogelijk zo'n kaart te kunnen verkopen. Pas de tweede generatie modellen zullen verbeterde modellen zijn, waarbij fabrikanten een eigen koeling ontwerpen die beter koelt en vaak een lagere geluidsopbrengst heeft.

07 De voeding

De voeding van de pc is de laatste stap in onze speurtocht naar een stillere pc. Dit onderdeel kan veel lawaai maken, dus is het kiezen van de juiste voeding van groot belang. Er zijn voedingen waarvan de ventilatoren altijd dezelfde geluidsopbrengst hebben, hierbij draaien de ventilatoren altijd op dezelfde snelheid. Dit soort wil je dus niet hebben voor je stille pc. Er zijn gelukkig ook voedingen waarvan de ventilatie sneller gaat draaien als de belasting groter is.

Deze voedingen hoor je pas als ze volledig belast worden. Hier moet je dus goed op letten als je op zoek bent naar een voeding. Zoek online naar reviews en kijk of de voeding z'n ventilator pas volop laat draaien bij zware belasting. Het is verstandig om te kiezen voor een voeding die in eerste instantie iets te zwaar is voor je systeem. De meeste pc's hebben genoeg aan 350 à 400 watt. Als je dan toch voor een 550 watt voeding kiest, dan weet je zeker dat hij nooit volledig belast wordt en dus ook niet maximaal de ventilators laat draaien. Voor de meeste systemen is 550 watt meer dan voldoende, tenzij je een erg zware grafische kaart hebt, dan kan er zo een paar honderd watt bijkomen. Goede stille voedingen zijn de Corsair RM550 en de Cooler Master V550. Beide voedingen laten hun ventilators pas maximaal draaien als de voeding volledig belast worden. Overigens hebben Corsair en Cooler Master ook zwaardere modellen in deze series.

©PXimport

De Cooler Master V550 is een relatief stille voeding, als de belasting onder de 350 watt blijft, zul je deze voeding bijna niet horen.

Er bestaan ook voedingen zonder ventilatoren ('fanless'). Deze maken gegarandeerd geen geluid, maar worden wel veel warmer. De kans is dan groot dat je extra ventilatie in je pc nodig hebt, om die extra warmte te verdrijven. Dan kun je beter één van de eerdergenoemde stille voedingen hebben. Als je toch een fanless-voeding wilt, lees dan goed de reviews of ze niet te heet worden. Wij kunnen zelf de Seasonic X-460 Fanless aanraden, zorg dan echter wel dat je pc in de zomer niet in de zon staat.

©PXimport

Seasonic X-460 Fanless is een passieve voeding die dankzij het ontbreken van een ventilator volledig stil is.

Wat verstaan we onder stil

Geluid wordt doorgaans uitgedrukt in decibel. Deze eenheid is logaritmisch. Dat wil zeggen dat het verschil tussen 10 dB(A) en 20 dB(A) niet twee keer zoveel geluid is, maar tien keer zoveel. Zie ook dit artikel.

Alles onder de 30 dB(A) verstaan wij onder stil. Als een pc minder dan 30 dB(A) aan geluid produceert, mag je spreken over een stille pc. Als je moet kiezen tussen een ventilator met een geluidsopbrengst van 18 dB(A) en een goedkopere van 24 dB(A), dan kun je net zo goed die van 24 dB(A) kiezen: je zult het verschil niet horen. In de meeste gevallen is een pc met een geluidsopbrengst tussen de 30 en 40 nog wel acceptabel, maar dat valt niet meer onder stil. Dit zou je een geluidsarme pc kunnen noemen. Echt storend wordt het als het geluid boven de 40 dB(A) of zelfs 50 dB(A) komt. Dit is het geval als je een zware game pc aanschaft en niet let op de koeling van de cpu en grafische kaart. Wij streven naar een pc die minder dan 30 dB(A) aan geluid produceert of niet veel daarboven.

©PXimport

Met SpeedFan kun je de temperaturen in je pc achterhalen.

Vergeet de temperatuur niet!

Een stillere pc is natuurlijk het doel van dit artikel, maar we moeten hier niet in doorschieten. Want gaan al die aanpassingen van de pc om het systeem stiller te maken niet ten koste van de temperatuur? Let er goed op dat bij het aanpassen of samenstellen van je systeem dat de onderdelen goed gekoeld zijn. Probeer de cpu te allen tijde onder de 70 graden te houden. De temperatuur van de gpu zou ook niet warmer dan 80 graden moeten worden. Zorg dat de warmte van de cpu en de gpu goed uit je systeemkast kunnen. Geluidswerende matten zijn mooi, maar zorg dat deze de air flow van je kast niet blokkeren. Zorg voor een goede air flow in je systeemkast: warme lucht eruit, koele lucht erin. Je kunt de temperatuur van je processor en grafische kaart achterhalen met bijvoorbeeld SpeedFan.

Is waterkoeling stil?

Om de cpu of de grafische kaart te koelen, is waterkoeling ook een optie. Helemaal als je cpu of gpu een heethoofd is die met standaardkoeling bijna niet stil te koelen is. Houd er alleen rekening mee dat waterkoeling ook gebruik maakt van ventilatoren. Dus deze moeten wel stil zijn. Daarnaast maakt de pomp van een waterkoeling ook geluid: hoor je eindelijk de cpu-koeling niet meer, krijg je het geluid van de pomp er voor terug. Er zijn diverse kant en klare cpu-waterkoelsetjes beschikbaar. Uit tests is gebleken dat zelfs de stilste waterkoeling niet stiller is dan een goede cpu-koeling. Ons advies is om voor goede luchtkoeling te kiezen als je een stille pc wilt. Wil je toch waterkoeling voor je cpu? Dan is de NZXT kraken X31 een goede en stille keuze. Een andere optie is om helemaal zelf een watergekoeld systeem te gaan bouwen voor je cpu en grafische kaart, met zoveel mogelijk passieve onderdelen er in. Dit vergt echter veel tijd en kennis. Daarnaast zullen de kosten behoorlijk oplopen als je hier aan begint.

©PXimport

Je zou misschien denken dat een geïntegreerd waterkoelingssetje stiller is, maar vaak produceren ze juist meer geluid.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).