Je kunt natuurlijk voor elk document telkens opnieuw de lay-out instellen met je logo, optimale lettertypes, kleuren enzovoort, maar dit kost veel tijd én je documenten zijn waarschijnlijk niet consistent. Met opmaakprofielen en sjablonen werk je veel efficiënter.
In dit artikel richten we ons op het consistent opmaken van documenten in LibreOffice:
- Opmaakprofielen toepassen, bewerken en nieuw aanmaken: voor als je items in je tekst dezelfde opmaak wilt meegeven
- Sjablonen gebruiken, importeren en creëren: voor als je al je documenten dezelfde stijl moeten hebben
Lees ook: Repetitief werk? Met templates maak je het jezelf zo veel makkelijker
Van LibreOffice mag dan misschien gedacht worden dat het minder krachtig is dan de Microsoft-kantoorsuite, maar de applicaties zijn opensource, worden goed onderhouden en gesteund door een actieve gemeenschap en zijn helemaal gratis. Je kunt de suite downloaden via https://nl.libreoffice.org voor Windows (32 en 64 bit), macOS en Linux. Een aangepaste installatie is mogelijk, voor meer controle over enkele instellingen. Na de installatie beschik je over drie grote kantoorapplicaties: tekstverwerker Writer, rekenbladprogramma Calc en presentatieprogramma Impress, plus een startcentrum waarmee je de gewenste applicatie en nieuwe of recente documenten kunt openen.
In dit artikel richten we ons op bouwstenen die je helpen bij het consistent opmaken van documenten: opmaakprofielen en sjablonen. We focussen ons hier op LibreOffice Writer, maar weet dat je deze tips ook in de andere applicaties kunt toepassen.
Opmaakmenu
Een opmaakprofiel is een verzameling opmaakinstellingen die je snel kunt toepassen op geselecteerde pagina’s, tekst en andere items in je document. In plaats van afzonderlijke opmaakelementen in te stellen, pas je met een opmaakprofiel alle gewenste elementen in één keer toe. Dit maakt grote aanpassingen eenvoudiger en helpt de lay-out consistent te houden. In Writer zijn er zes profieltypes: voor alinea’s, tekens, frames, lijsten, tabellen en pagina’s (bijvoorbeeld voor de afdrukstand of voor verschillende kopteksten op linker- en rechterpagina’s).
Je kunt een opmaakprofiel op verschillende manieren selecteren en toepassen. Om een alineaprofiel toe te passen, plaats je de cursor in een alinea, open je het menu Opmaakprofielen en kies je een alinea-opmaakprofiel. In dit menu vind je ook opmaakprofielen voor tekens (plaats de cursor in een woord) en opmaakprofielen voor lijsten (selecteer een opsomming). Welk alinea-opmaakprofiel je hebt toegepast, zie je terug in de keuzelijst, helemaal links op de werkbalk.
Het menu met de opmaakprofielen voor alinea’s, tekens en opsommingen.
Opmaakprofiel toepassen
Meer profielopties vind je in het bijbehorende paneel, dat je met F11 opent. Dubbelklik op het gewenste profiel om het op de tekst toe te passen. Lukt dit niet, dan heb je mogelijk al handmatig de opmaak bepaald. Selecteer dan de betreffende alinea, klik er met rechts op en kies Directe opmaak wissen (Ctrl+M).
Onderaan dit paneel vind je de opties Voorbeelden tonen en Accentueren, waarmee je de opmaakprofielen snel herkent. Met Accentueren wordt in de marge bij elk opmaakprofiel een nummer en kleurcode geplaatst. Onder die opties vind je nog een menu waarmee je de lijst met opmaakprofielen kunt specificeren, zoals enkel de Toegepaste opmaakprofielen laten zien, of alleen Aangepaste opmaakprofielen. Met Automatisch worden de door LibreOffice voorgestelde profielen getoond.
De gietermodus, bereikbaar via het tweede icoontje van rechts, rechtsboven in het paneel, is handig als je een profiel snel op meerdere tekstgedeelten wilt toepassen. Zet je cursor in de tekst met het opmaakprofiel dat je wilt kopiëren, klik op de gietermodus en klik daarna met de muis in de gewenste tekstdelen.
Sommige profielen hebben standaard sneltoetsen, zoals Ctrl+1 tot en met Ctrl+5 voor Kop 1 tot en met Kop 5. Deze zijn niet in steen gebeiteld; je kunt ze aanpassen in eigen toetscombinaties. Open Extra / Aanpassen en ga naar het tabblad Toetsenbord. Scrol naar Ctrl+5, selecteer bij Categorie bijvoorbeeld Opmaakprofielen / Alinea en kies onder Functie voor Bijschrift. Bevestig met Toewijzen.
Aan de opmaakprofielen kun je eigen toetscombinaties toekennen.
Bestaande profielen bewerken
LibreOffice bevat vooraf gedefinieerde profielen, maar je kunt deze gerust wijzigen en ook eigen exemplaren ontwerpen. Wijzigingen aan een profiel gelden alleen in het huidige document. Wil je deze aanpassingen ook in andere documenten doorvoeren, dan kun je beter het sjabloon wijzigen. Hierover lees je meer in het deel over sjablonen.
Aanpassingen voer je door in het paneel Opmaakprofielen: klik met rechts op een profiel en kies Opmaakprofiel bewerken. Doorloop alle opties op alle tabbladen en leg je aanpassingen vast met Toepassen.
Je kunt enorm veel aanpassingen aan een opmaakprofiel doorvoeren.
Nieuw opmaakprofiel aanmaken
Heb je een opmaakprofiel aangepast of wil je een nieuw opmaakprofiel aanmaken, dan kun je deze onder een andere naam opslaan. Klik rechtsboven in het paneel Opmaakprofielen op het pijlknopje Acties voor opmaakprofielen (A met zonnetje), kies Nieuw opmaakprofiel uit selectie, vul een titel in bij Naam nieuw opmaakprofiel en bevestig met OK. Dit profiel geldt alleen voor het huidige document en wordt niet in het sjabloon opgeslagen.
Een andere manier is het aangepaste stuk tekst te selecteren en naar het paneel met de opmaakprofielen te slepen. Afhankelijk van welk profieltype (alinea, teken of opsomming) is geopend, wordt op basis hiervan een nieuw alinea-, teken- of lijstopmaakprofiel aangemaakt en kun je het meteen een naam geven. In Calc kun je zo een celselectie verslepen en in Draw en Impress een tekenobject.
Creëer een nieuw profiel op basis van de opmaak van je tekstselectie.
Profielen kopiëren
Je kunt profielen kopiëren door ze uit een sjabloon of een ander document te halen. Open het document waaruit je het profiel wilt kopiëren, ga naar het paneel Opmaakprofielen, klik weer op het pijlknopje Acties voor opmaakprofielen en kies Opmaakprofielen uit sjablonen laden. Onderaan vink je aan uit welke opmaakprofieltypes je wilt putten. Zet een vinkje bij Overschrijven als je een opmaakprofiel in je huidige document wilt vervangen door een opmaakprofiel met dezelfde naam uit het andere document. Selecteer nu het gewenste sjabloon of druk op de knop Uit bestand en navigeer naar een extern document om hieruit opmaakprofielen te kopiëren. Bevestig met OK. Mogelijk moet je in het paneel Opmaakprofielen de optie Alle opmaakprofielen kiezen om de gekopieerde profielen te zien.
Welke profieltypes wil je uit welke bron (sjabloon of document) kopiëren?
Opmaakprofielen verwijderen
Vooraf gedefinieerde opmaakprofielen uit een document of sjabloon verwijderen is niet mogelijk, maar aangepaste of nieuw gecreëerde profielen kun je wel wissen. Zorg ervoor dat deze opmaakprofielen niet worden gebruikt, anders worden alle items met dat profiel teruggezet op Standaard.
Selecteer een profiel in het paneel Opmaakprofielen, houd de Ctrl-toets ingedrukt om meerdere profielen te selecteren, klik met rechts en kies Verwijderen. Als het opmaakprofiel nog in gebruik is, krijg je hiervan een melding.
Is het te verwijderen opmaakprofiel nog in gebruik, dan wordt de tekstopmaak teruggezet naar het standaard opmaakprofiel.
Gebruik van sjablonen
Opmaakprofielen zijn handige instrumenten voor een snelle en consistente documentopmaak, maar sjablonen gaan nog een stapje verder. Een sjabloon is een model dat je gebruikt om nieuwe documenten te maken. Het kan alles bevatten wat je in normale documenten gebruikt, zoals tekst, afbeeldingen, opmaakprofielen en zelfs instellingen voor taal, printer en werkbalken.
Om een sjabloon te gebruiken als basis voor een document, ga je naar Bestand en kies je Nieuw / Sjablonen. Het dialoogvenster Sjablonen opent. Je kunt kiezen uit negen categorieën, zoals Zakelijke correspondentie en Privé-correspondentie en -documenten. Je kunt ook filteren op de toepassing waarvoor een sjabloon is bedoeld: Tekstdocumenten (Writer), Werkbladen (Calc), Presentaties (Impress) en Tekeningen (Draw). Selecteer het gewenste sjabloon en klik op Openen om een nieuw document te starten met het gekozen sjabloon.
Een andere manier om een sjabloon te openen, is vanuit het LibreOffice Startcentrum. Kies hiervoor LibreOffice in het Windows-startmenu. Dit verschijnt alleen als er geen ander document geopend is. Klik op de knop Sjablonen aan de linkerkant, selecteer bovenaan de gewenste toepassing, bijvoorbeeld Presentaties, en kies een geschikt sjabloon om het te openen in de bijbehorende toepassing.
Ook vanuit het LibreOffice Startcentrum kun je een document op basis van een sjabloon maken.
Creabea met sjablonen
Zelf mandala's maken
Sjablonen importeren
Het aantal standaard meegeleverde sjablonen in LibreOffice is beperkt, maar er zijn andere bronnen beschikbaar en je kunt ook zelf sjablonen maken. Bezoek de officiële sjablooncollectie van LibreOffice. Typ templates in de zoekbalk: dit levert ongeveer zeventig sjablonen op. Deze zijn meestal Engelstalig, maar je kunt ze altijd nog aanpassen (zie de paragraaf ‘Bewerkt’). Klik op een sjabloon voor meer uitleg en druk op Download latest om het op te halen (tekstdocumenten hebben de extensie .ott) en sla het op.
Je kunt ook googelen naar andere sjablooncollecties, bijvoorbeeld op www.libreofficetemplates.net met meer dan 400 gratis Engelstalige sjablonen, of bij een concullega als OpenOffice met wel 1500 sjablonen, die je bovendien kunt filteren op categorie en applicatie.
Na het downloaden van een sjabloon open je het venster Sjablonen, druk je op Beheren en kies je Importeren. Selecteer een categorie, zoals Mijn sjablonen, of maak een nieuwe categorie aan door een naam in te vullen. Bevestig met OK, navigeer naar het gedownloade sjabloonbestand en bevestig met Openen. Je vindt het sjabloon in de bijbehorende categorie.
Speel leentjebuur bij OpenOffice en importeer het sjabloon in LibreOffice.
Nieuw sjabloon creëren
Vind je niet wat je zoekt in het bestaande sjabloonaanbod, dan kun je een sjabloon aanpassen of er zelf één creëren. Dit kan op twee manieren: sla een document op als sjabloon of gebruik een assistent (wizard).
Voor de eerste methode stel je een document op met alles wat je in het sjabloon wilt hebben, inclusief opmaakprofielen en aangepaste documentinstellingen. Kies vervolgens Bestand / Sjablonen / Als sjabloon opslaan. Vul een naam in, kies een geschikte categorie en plaats een vinkje bij Als standaardsjabloon instellen als je dit sjabloon als standaardsjabloon wilt gebruiken. Bevestig met Opslaan.
De tweede methode, met behulp van een wizard, werkt enkel voor brieven, faxen en agenda’s. Ga naar Bestand / Assistenten en selecteer een van de drie types. Doorloop de verschillende stappen en druk op Voltooien. Geef een naam en locatie voor het sjabloon op. Standaard is dit de map C:\Users\<gebruikersnaam>\AppData\Roaming\LibreOffice\4\user\template, maar je kunt ook een andere locatie kiezen. Ga daarvoor naar Extra / Opties, open de rubriek LibreOffice / Paden, dubbelklik op Sjablonen, klik op Toevoegen en voeg de gewenste map toe. Herstart vervolgens LibreOffice.
Je kunt een document als sjabloon bewaren.
Bestaand sjabloon bewerken
Je hoeft niet altijd vanaf nul te beginnen, je kunt ook een bestaand sjabloon bewerken. Zo kun je bijvoorbeeld de opmaakprofielen van een sjabloon aanpassen en opnieuw toepassen op documenten die op basis van dat sjabloon zijn gemaakt.
Een sjabloon aanpassen doe je als volgt. Ga naar Bestand / Sjablonen / Sjabloon bewerken of kies Sjablonen beheren, klik met rechts op een sjabloon en kies Bewerken. Bewerk het sjabloon zoals je met elk ander document zou doen en leg de wijzigingen vast met Bestand / Opslaan. Als je er een nieuw sjabloon van wilt maken, kies je Opslaan als.
Als je een document opent dat is gemaakt met een sjabloon dat je net hebt gewijzigd, verschijnt er een melding. Je kunt dan kiezen tussen Opmaakprofielen bijwerken om de gewijzigde profielen ook op dit document toe te passen, of Oude opmaakprofielen behouden als je dat niet wilt. In het laatste geval wordt de koppeling met dat profiel automatisch verbroken. Wil je dat document toch wel koppelen, kopieer het geheel dan naar een leeg document dat op het sjabloon is gebaseerd.
Het sjabloon is gewijzigd: wil je het document bijwerken of de aanpassingen negeren?
Standaardsjabloon instellen
Wanneer je een document aanmaakt via Bestand / Nieuw / <documenttype>, gebruikt LibreOffice het standaardsjabloon voor dat documenttype. Via Extra / Opties kun je weliswaar allerlei instellingen wijzigen, maar deze gelden alleen voor het huidige document. Wil je instellingen voor het documenttype aanpassen, dan doe je dat op een andere wijze.
Kies Bestand / Sjablonen / Sjablonen beheren, rechtsklik op een sjabloon en kies Als standaard instellen. Om terug te keren naar het originele standaardsjabloon, klik je op Beheren en selecteer je Standaardsjabloon herstellen.
Je kunt op elk moment een ander sjabloon als standaard instellen.
Sjablonen beheren
De sjablonen in LibreOffice werken alleen als ze zijn ondergebracht in een van de categorieën. Wel kun je zelf extra categorieën aanmaken. Open weer Bestand / Sjablonen / Sjablonen beheren, druk op Beheren en kies Nieuwe categorie. Vul een naam in en bevestig met OK. Selecteer een of meerdere sjablonen, rechtsklik op je selectie, kies Verplaatsen en selecteer de gewenste categorie.
Vanuit dit menu kun je ook een sjabloonbestand exporteren, waarna je het in een andere LibreOffice-installatie kunt importeren en gebruiken.
Een eigen categorie hernoemen of verwijderen doe je door de categorie in het uitklapmenu bovenaan te selecteren, het menu Beheren te openen en voor Categorienaam wijzigen of Categorie verwijderen te kiezen.
Creëer overzicht door nieuwe categorieën aan te maken en sjablonen daarheen te verplaatsen.
