Er zijn heel wat verschillende soorten koptelefoons. De ruisonderdrukkende exemplaren winnen de laatste jaren aan populariteit. Hoe werkt zo’n noise-cancelling koptelefoon? Wat zijn de voordelen? Dit moet je weten over koptelefoons met noise cancelling.

Tip 01: Ruisonderdrukking?

Als je een gewone koptelefoon op je hoofd zet, hoor je nog altijd wat van de omgeving. Hoe dikker de oorkussens – of hoe beter geïsoleerd – hoe minder je nog hoort. Helaas heeft dat ook een effect op het draagcomfort. Om het storende achtergrondgeluid weg te werken, zetten we met een gewone koptelefoon vaak simpelweg het volume wat hoger. Dat werkt, maar het nadeel is dat zulke harde geluiden na verloop van tijd voor permanente gehoorbeschadiging kunnen zorgen. Niet verstandig dus. Om het probleem dan toch te tackelen, heb je een koptelefoon met zogenoemde ruisonderdrukking nodig. Dat is een koptelefoon die uitgerust is met enkele piepkleine, onzichtbare microfoontjes. Ze monitoren voortdurend het achtergrondgeluid en filteren het nagenoeg onmiddellijk weg. Het resultaat? Zodra je de koptelefoon op je hoofd zet, hoor je alleen nog je muziek. Dit is voornamelijk interessant voor wie lange vliegreizen maakt, regelmatig met bijvoorbeeld de trein pendelt of in een open kantoor werkt.

Lees ook: Zo kies je de beste koptelefoon

©PXimport

Tip 02: Hoe werkt het?

Zoals net al aangehaald, zit er in een koptelefoon met ruisonderdrukking minimaal één microfoon in de oorschelp, vaak zijn het er meerdere. De microfoon is verbonden met een intelligentie chip. Zodra met behulp van de microfoon het ongewenste geluid uit de omgeving wordt gedetecteerd, genereert een stukje elektronica in combinatie met software bepaalde geluidsgolven met een tegengestelde polariteit. De geluidsgolven heffen elkaar op waardoor het verkeer, de babbelende passagiers in de trein of de kwetterende vogels in het park niet meer hoorbaar zijn. Dit gebeurt zó snel dat het met het menselijk oor niet hoorbaar is. Volgens bepaalde studies voorkom je vermoeidheid als je bepaalde voortdurende omgevingsgeluiden zoals het motorgeluid van een vliegtuig wegfiltert. Onze hersenen willen nu eenmaal belangrijke geluiden oppikken. In lawaaierige omgevingen blijft je brein dus ontzettend actief. Dat is de reden waarom je je in een rumoerige omgeving minder goed kunt concentreren of zelfs moe wordt.

©PXimport

Tip 03: Soorten

Er zijn verschillende manieren van ruisonderdrukking. In eerste instantie is er passieve ruisonderdrukking of beter gezegd ruisisolatie. Dat is de eenvoudigste manier om je oren te beschermen tegen omgevingsgeluid. Hoe? Met behulp van oorschelpen die goed geïsoleerd zijn en perfect aansluiten. Het nadeel is dat passieve ruisonderdrukking niet goed scoort bij lage frequenties. Daarom hebben koptelefoonfabrikanten actieve (of gewone) ruisonderdrukking uitgevonden. In dit geval analyseert de software via één of meerdere microfoons in of op de oorschelp het omgevingsgeluid en produceert het een zogenoemd antigeluid. Veel meer komt er niet aan te pas. Dit werkt erg goed en levert veel betere resultaten dan passieve ruisonderdrukking. Maar het kan nóg beter. Dankzij ‘adaptive noise-cancelling’ bepaal je zelf het niveau van de ruisonderdrukking. Een goed voorbeeld van zo’n koptelefoon met aanpasbare ruisonderdrukking is de Parrot Zik 3 (299 euro). Via de bijhorende app stel je zelf de hoeveelheid noise-cancelling in.

©PXimport

Tip 04: Meestal over-ear

De meeste koptelefoons met ruisonderdrukking zijn over-ear-modellen. Daar zijn verschillende redenen voor. Ten eerste sluit een over-ear veel beter af en zorgt ie dus al een beetje voor passieve ruisonderdrukking. Daarnaast komt er flink wat extra elektronica bij te kijken, zoals de microfoons en de chip. Die passen nu eenmaal makkelijker in een grotere koptelefoon. Toch zijn er ook wel wat uitzonderingen. Libratone heeft bijvoorbeeld de Q Adapt on-ear (249 euro) en de Q Adapt in-ear (179 euro) op de markt gebracht. Beide koptelefoons zijn voorzien van aanpasbare ruisonderdrukking via de CityMix-app en blinken uit in draagcomfort. De in-ear-versie is voorzien van een Lightning-aansluiting en dus geschikt voor iPhone 7-gebruikers. Nog een voorbeeld van oortjes met ruisonderdrukking is de Bose QuietComfort 20 (279 euro). Hier zit de technologie in een rechthoekig bakje aan het einde van de kabel. Dat zorgt natuurlijk voor wat extra gewicht. Kiezen tussen in-ear, on-ear of over-ear? Dat doe je voornamelijk op basis van draagcomfort.

©PXimport

Tip 05: Batterij

Het grootste voordeel van een koptelefoon met ruisonderdrukking is dat je het volume wat lager kunt zetten omdat je helemaal gefocust naar je favoriete muziek kunt luisteren. Het nadeel? Actieve ruisonderdrukking is spitstechnologie en dat betekent ook dat het extra power nodig heeft. Je moet de batterij van de koptelefoon dus regelmatig opladen. Gelukkig gaan de meeste modellen best lang mee. Zo kan de Beats Studio Wireless (309 euro) bijvoorbeeld zo’n twaalf uur mee zonder tussentijds opladen en de Plantronics Backbeat Pro 2 (219 euro) houdt het zelfs een heel etmaal uit met één laadbeurt. In de meeste gevallen laad je de batterij op via een simpele micro-usb-kabel.

©PXimport

Tip 06: Met of zonder kabel

Het gros van de over-ear noise-cancelling headphones heeft geen kabel. Het zijn bluetooth-koptelefoons die je draadloos met je smartphone, tablet of computer verbindt. Dat is praktisch in gebruik maar als de batterij leeg is, heb je er niet veel meer aan. Kun je de koptelefoon dan niet meer gebruiken? Toch wel. De meeste bluetooth-headphones (al dan niet met noise-cancelling) worden namelijk geleverd met een kabel. Zodra de batterij leeg is, kun je bedraad verder luisteren. Let wel, de ruisonderdrukking werkt dan niet meer.

©PXimport

Ook in auto’s

Tip 07: Wél omgevingsgeluid

Ruisonderdrukking is een zaligheid om volledig van je favoriete muziek te genieten. Toch zijn er ogenblikken dat je wél omgevingsgeluid wilt horen. Bijvoorbeeld in het verkeer. Als voetganger is het belangrijk om aankomende auto’s te horen. En op de luchthaven wil je het natuurlijk wél horen als je vliegtuig vanaf een andere gate vertrekt. Bij de meeste noise-cancelling koptelefoons schakel je ruisonderdrukking met één knop uit. Er zijn ook koptelefoons met een zogenoemde aware-functie. Neem nu de Sennheiser PXC 480 (299 euro), die heeft een TalkThrough-functionaliteit waarmee je de mensen om je heen kunt horen én met hun kunt praten zonder de hoofdtelefoon af te zetten. Dat is bijvoorbeeld handig als je gefocust wilt werken in een open kantoor. Zodra je gesprek beëindigd is, ga je met één druk op knop terug naar actieve ruisonderdrukking.

©PXimport

Tip 08: Met app

Wil je méér dan noise-cancelling in- of uitschakelen? Dan heb je een koptelefoon met aanpasbare ruisonderdrukking nodig. Dat betekent dat je helemaal zelf bepaalt hoeveel omgevingsgeluid er naar binnen mag komen. Via de bijhorende app stel je zelf het niveau in. Bij de meeste koptelefoons is het zelfs mogelijk om bepaalde presets aan te maken. Bijvoorbeeld een instelling voor het werk, één om te gaan joggen en één voor in het vliegtuig of de trein. Via dezelfde app is het vaak ook mogelijk om de equalizer te personaliseren. Houe je van een neutrale setting of mogen de bassen bijvoorbeeld wat zwaarder? Ook dat is heel eenvoudig te regelen.

Tip 09: Ook telefoneren

Net zoals gewone oortjes, zijn ook de meeste ruisonderdrukkende koptelefoons uitgerust met een microfoonfunctie zodat je inkomende telefoongesprekken kunt aannemen. De audiokwaliteit is bij de een wat beter dan bij de ander. Ben je van plan om je koptelefoon echt ontzettend veel te dragen, bijvoorbeeld een volledige werkdag in een open kantoorruimte? Dan kunnen we je de Sennheiser MB660 (545 euro) aanraden. In de rechteroorschelp van deze ruisonderdrukkende koptelefoon zitten drie digitale microfoons die omgevingsgeluid wegwerken en je eigen stemgeluid optimaliseren. Hierdoor hoort je gesprekspartner niks van pratende collega’s die vlak naast je zitten. Wij namen de proef op de som en voerden een telefoongesprek vlak naast een ronkende stofzuiger. De gesprekspartner hoorde ons loepzuiver en had geen flauw idee dat er een huishoudapparaat stond te brullen. Dankzij de WindSafe-technologie in dezelfde koptelefoon levert de headset zelfs buiten perfect verstaanbare telefoongesprekken. Het toestel is dan ook gericht op de zakelijke markt en beschikbaar in twee uitvoeringen: Skype for Business-gecertificeerd en Unified Communications.

©PXimport

Tip 10: Budget

Uiteraard hangt je keuze vaak af van het budget waarover je beschikt. Er zijn ruisonderdrukkende koptelefoons van 150 euro, maar ook van 1.500 euro. Kies in eerste instantie het type van je hoofdtelefoon: in-ear, on-ear of over-ear. Houd er daarna rekening mee dat de keuze van de materialen voor een groot deel de prijs bepaalt. Budgetvriendelijke toestellen hebben meestal oorkussens van skai, terwijl de betere apparaten met echt leder zijn afgewerkt. Hetzelfde geldt voor de hoofdband van on-ear- en over-ear-hoofdtelefoons. De iets duurdere toestellen zijn vaak wat beter gewatteerd en voelen daardoor comfortabeler aan. Dat is zeker belangrijk als je ‘m gedurende lange tijd draagt. Ook het design speelt uiteraard mee: modellen met veel kunststof en zichtbare schroeven zijn in de regel goedkoper dan koptelefoons met metaal. En dan zijn er nog de toeters en bellen: zo zijn er heel wat koptelefoons met aanraakgevoelige oorschelpen. Hier zit weer wat extra technologie in verwerkt en dat maakt de totaalprijs weer een tikkeltje hoger. Nog iets wat de prijs bepaalt: de meegeleverde accessoires. Soms vind je een vliegtuigadapter in de doos of een harde opbergcase die je apparaat beschermt als je ‘m niet gebruikt.

©PXimport

Tip 11: Passen mag!

Nog een laatste tip: koop je koptelefoon liever niet online maar probeer ‘m eerst eens uit in een fysieke winkel. Draagcomfort is erg persoonlijk. Ieders hoofd en oren zijn nu eenmaal anders. Kies in elk geval een toestel met een gewatteerde hoofdband en houd ook rekening met het gewicht van het toestel. Hoe lager het gewicht, hoe minder je hem voelt tijdens het dragen. Probeer meerdere toestellen uit en ga naar huis met het apparaat dat het meest comfortabel voelt. Een koptelefoon die niet goed zit, zwier je binnen de kortste keren van je hoofd en dat is zonde van het geld.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).