Microsoft staakt op 8 april de ondersteuning voor Windows XP. Dit betekent dat je pc geen nieuwe updates meer ontvangt. Wil je XP graag nog een tijdje zo veilig mogelijk gebruiken? Dankzij deze slimme tips stel je het afscheid van dit mooie besturingssysteem nog een tijdje uit.

Op eigen risico!

Aan de hand van de tips in dit artikel kun je best veel maatregelen nemen om Windows XP ook zonder updates nog een tijdje te gebruiken. Toch neem je daarmee wel een behoorlijk groot risico. Cybercriminelen doen namelijk voortdurend hun uiterste best om in te breken op computers met verouderde besturingssystemen. Op welke schaal dat gaat gebeuren voor XP, is op dit moment nog koffiedik kijken.

Wel is het zo dat wanneer er eenmaal een beveiligingslek is gevonden, deze niet meer door Microsoft wordt hersteld. Verschillende cybercriminelen kunnen dus hetzelfde gat gebruiken om zo ongestoord digitale misdaden te plegen. Wil je zo veilig mogelijk werken, dan is het verstandig om over te stappen naar een ander besturingssysteem dat nog wel ondersteund wordt. Als je er desondanks toch voor kiest om XP na 8 april te blijven gebruiken, doe je dat volledig op eigen risico.

Tip 01: XP met pensioen

Via het onderdeel Windows Update zorgt Microsoft ervoor dat het besturingssysteem actueel en stabiel blijft. De meeste pc's staan zo ingesteld dat ze via internet automatisch nieuwe updates binnenhalen. Microsoft dicht op deze manier beveiligingslekken en voegt verbeteringen toe. Windows XP kun je dankzij de updates al ruim twaalf jaar veilig gebruiken. Hoewel het bejaarde besturingssysteem nog altijd een groot marktaandeel heeft, trekt het Amerikaanse softwarebedrijf op 8 april 2014 de stekker eruit. Het besturingssysteem gaat definitief met pensioen. Na deze datum ontvangt je computer geen nieuwe updates meer.

Overigens wil dat nog niet zeggen dat je verplicht bent om meteen afscheid te nemen van de software. Computers met XP zullen na deze datum gewoon nog werken. Wel ligt er relatief veel gevaar op de loer, waardoor het belangrijk is dat je op de hoogte bent van eventuele risico's. Belangrijk is ook dat je het besturingssysteem zorgvuldig onderhoudt. Als je alle praktische tips uit dit artikel toepast, verhoogt je de kans dat XP nog een tijdje goed blijft werken.

©PXimport

Tip 01 Microsoft geeft op zijn website aan wanneer de ondersteuning voor XP eindigt.

Tip 02: Windows Update

Hoewel Microsoft XP binnenkort niet meer ondersteunt, kun je nog wel de updates downloaden die het softwarebedrijf voor het laatst heeft vrijgegeven. Zorg in ieder geval dat die op je pc staan. Klik achtereenvolgens op Start / Alle programma's / Windows Update. Je browser opent met een speciale website. Microsoft controleert via deze website of er nieuwe updates zijn. Is dat het geval, dan kies je voor de knop Snel om alle essentiële updates uit te voeren. Houd er rekening mee dat dit proces enige tijd kan duren.

Zodra alle updates zijn binnengehaald, herstart je de pc. Open vervolgens opnieuw de Windows Update-site en kijk of Microsoft nog meer essentiële updates voor je in petto heeft. Verder kun je ook voor Aangepast kiezen. Je vindt hier optionele updates om je systeem bij te werken. Dit zijn vaak nieuwe versies van Windows-programma's en stuurprogramma's van hardware.

©PXimport

Tip 02 Installeer de laatste updates naar je XP-machine.

Tip 03: Internetloos

Gebruik je de XP-machine alleen nog voor je boekhouding of om een leuk spelletje te spelen? Vraag jezelf af of het in dat geval nog zin heeft om de pc met internet te verbinden. Omdat je computer niet meer beschermd is tegen nieuwe beveiligingslekken, is offline werken aanzienlijk veiliger. Je loopt dan niet het risico dat hackers inbreken op je pc. Bovendien is de kans op virussen een stuk kleiner. Bedenk goed dat cybercriminelen ook je pc weten te vinden wanneer je niet aan het surfen bent of e-mail opent.

Als je geen internet nodig hebt, is het slim om zelf ook op 8 april 2014 definitief de netwerkkabel uit je pc te trekken. Ben je met een laptop aangemeld op een draadloos netwerk? Meestal is er op het toetsenbord een sneltoets aanwezig waarmee je de verbinding uitschakelt. Houd er rekening mee dat geïnfecteerde bestanden naast internet ook via externe opslagdragers op je computer terecht kunnen komen. Let daarom goed op met het gebruik van usb-sticks, externe harde schijven en geheugenkaarten. Zeker wanneer je externe opslagdragers op verschillende systemen gebruikt of soms aan andere personen uitleent, ligt het gevaar van besmetting op de loer.

©PXimport

Tip 03 Vanwege veiligheidsredenen kun je XP-systemen na 8 april beter niet meer met internet verbinden.

Tip 04: Goede virusscanner

De meeste mensen willen stiekem toch nog graag internet gebruiken op hun XP-computer. Logisch, want e-mail, sociale netwerken, websites en downloadnetwerken zijn té leuk om helemaal links te laten liggen. Besef wel dat je daarmee de verhoogde kans op digitale inbraken en de installatie van malware voor lief neemt. Belangrijk is om er alles aan te doen om het voor hackers en virusverspreiders zo lastig mogelijk te maken.

Als je met een XP-machine het web op gaat, bezuinig dan in ieder geval niet op je virusscanner! Omdat je pc geen beveiligingsupdates meer ontvangt, hebben cybercriminelen meer mogelijkheden om in te breken op je pc. Ook het risico op virussen en andere vormen van malware is groter. Door te kiezen voor gerenommeerde antivirussoftware zorg je ervoor dat je pc zoveel mogelijk bedreigingen buiten de deur houdt. Gratis virusscanners herkennen minder snel nieuwe bedreigingen. Kies daarom bij voorkeur voor betaalde software. Bekende ontwikkelaars van antivirussoftware zijn onder meer Symantec (Norton), Kaspersky, Panda en McAfee.

De installatie van een virusscanner wil overigens helemaal niet zeggen dat je veilig kunt werken in XP. Je pc heeft de updates van Microsoft eigenlijk nodig om het systeem tegen alle onheil te beschermen.

©PXimport

Tip 04 Een goede virusscanner is in staat om je pc tegen de meeste bedreigingen te beschermen.

Tip 05: Firewall

Een firewall controleert al het verkeer tussen het web en je computer. Zo nodig blokkeert deze virtuele muur verdachte datapakketjes. Dankzij dit hulpmiddel is het voor hackers bijvoorbeeld lastiger om in te breken op je pc. Met XP loop je extra gevaar en daarom is het belangrijk om een goede firewall te gebruiken.

Het besturingssysteem heeft dit zelf al aan boord. Ga naar Start / Configuratiescherm / Beveiligingscentrum / Windows Firewall. Als dat nog niet het geval is, markeer je de optie Ingeschakeld (aanbevolen). Bevestig met OK. Gebruik je liever een andere firewall? Als je een internet security-pakket hebt geïnstalleerd, zit die daar mogelijk al bij. Je kunt het beste deze firewall gebruiken, aangezien het ingebouwde onderdeel van XP niet meer wordt bijgewerkt en uitsluitend het inkomende verkeer controleert. Versies van andere softwareontwikkelaars hebben als voordeel dat ze meestal ook het uitgaande verkeer in de gaten houden.

Overigens zijn er op internet ook veel gratis firewalls te vinden, zoals Comodo Internet Security en ZoneAlarm.

©PXimport

Tip 05 Een firewall is een essentieel hulpmiddel om verdacht internetverkeer te weren.

Tip 06: Volledige systeemscan

Als cybercriminelen een gat in XP ontdekken, wachten ze bewust met inbraakpogingen totdat Microsoft de ondersteuning van het besturingssysteem beëindigd. Na 8 april worden er tenslotte geen gaten meer gedicht, waardoor digitale bendes ongestoord hun gang kunnen gaan. Om die reden is het belangrijk dat er geen bedreigingen op je pc aanwezig zijn, zoals geïnfecteerde bestanden. Mogelijk gebruiken kwaadwillenden deze bestanden namelijk als ingang om in te breken op je pc.

Het is daarom zinvol om regelmatig een volledige systeemscan uit te voeren. Ieder antiviruspakket heeft een dergelijke functie in huis. Alle bestanden van je XP-computer neemt de software nauwkeurig onder de loep. Na afloop van de scan zie je precies welke bedreigingen er zijn gevonden, waarna je ze simpel verwijdert. Zorg ervoor dat je geen andere werkzaamheden op de pc verricht wanneer je een volledige systeemscan uitvoert. Het kost namelijk vrij veel processorkracht om alle bestanden te controleren.

Handig is dat je bij de meeste antivirussoftware een tijdschema in kunt stellen. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven op welk moment in de week je een volledige systeemscan wil uitvoeren.

©PXimport

Tip 06 Houd je XP-systeem schoon door regelmatig alle bestanden van de pc te scannen.

Tip 07: EMET 4.0

Microsoft heeft een gratis programma beschikbaar gesteld om je pc te beschermen tegen hackers die via beveiligingslekken je pc proberen binnen te dringen. Het pakket Enhanced Mitigation Experience Toolkit 4.0 (EMET 4.0) creëert hindernissen die cybercriminelen eerst moeten overwinnen voordat ze misbruik kunnen maken van een beveiligingslek. Concreet komt het erop neer dat het hierdoor een stuk moeilijker is om digitale misdaden te plegen.

Download EMET 4.0. Zet een vinkje voor EMET Setup.msi en download via Next het bestand naar je pc. Dubbelklik op het EMET Setup.msi-bestand om de installatie van het programma uit te voeren. Mogelijk dien je eerst het aanvullende pakket .NET Framework 4.0 te installeren. Tijdens de installatie verschijnt er een speciale wizard in beeld. Selecteer de optie Use Recommended Settings om de aanbevolen instellingen te gebruiken. Klik ten slotte op Finish. De beveiliging draait volledig in de achtergrond van je pc.

Rechtsonder in het systeemvak vind je een pictogram van EMET 4.0 waar je eventuele waarschuwingen voorbij ziet komen.

©PXimport

Tip 07 EMET 4.0 probeert beveiligingslekken van software zo goed mogelijk te beschermen.

Tip 08: Toch internet

Als je XP zonder updates gebruikt, is het verstandig om de pc niet meer te verbinden met internet. Kun je de verleiding niet weerstaan? Besef dan goed dat kwaadwillenden mogelijk precies zien wat je op het web allemaal doet. Ze kunnen in het ergste geval zelfs persoonlijke gegevens onderscheppen. Ga daarom absoluut niet internetbankieren op een XP-computer! Als cyberspionnen je inloggegevens aftappen, ben je binnen mum van tijd al je spaargeld kwijt.

Ook andere privacygevoelige websites waarvoor je moet inloggen, kun je beter niet meer gebruiken op een pc met XP. Denk hierbij aan sociale netwerken, e-maildiensten, cloudopslag en websites van de Belastingdienst. Mocht je echt niet zonder internet op je XP-machine kunnen, bezoek dan uitsluitend websites waarbij het niet nodig is om privégegevens achter te laten.

©PXimport

Tip 08 Zodra XP geen updates meer ontvangt, is het té gevaarlijk om nog online te bankieren onder dit besturingssysteem.

Tip 09: Glary Utilities

Om ervoor te zorgen dat je XP-machine niet in rap tempo veroudert, is het nuttig om eens flink de bezem door het systeem te halen. Als je allerlei overbodige bestanden verwijdert, krijgt je computer een bescheiden snelheidsboost.

Download Glary Utilities. Voer het installatiebestand uit en neem alle stappen van de wizard door. Zodra je de freeware opstart, open je eerst het tabblad 1-Klik onderhoud. Bepaal welke functies je op het systeem los wil laten. Zorg er in ieder geval voor dat de onderdelen Spyware verwijderaar, Bestanden opschonen en Opstart manager zijn aangevinkt. De overige onderdelen markeer je naar eigen inzicht, al heeft het opschonen van het register in de praktijk geen nut. Bevestig met Scannen om de taak uit te voeren. Na afloop zie je meteen of het programma spyware, nutteloze bestanden en problemen met opstartprogramma's heeft gevonden.

Klik op Details om te controleren om welke data het gaat. Weet je honderd procent zeker dat alles weg kan? Via Alles corrigeren haal je de bezem definitief door het systeem.

©PXimport

Tip 09 Glary Utilities is een handig programma om je XP-machine te onderhouden.

Tip 10: Schijfdefragmentatie

Op den duur gaan de jaren tellen voor je XP-computer. Je merkt dat meestal als eerste aan de trage reactietijd zodra je bijvoorbeeld een programma opent. Gelukkig kun je zelf een heleboel doen om de veroudering tegen te gaan. Een belangrijk hulpmiddel hiervoor is het programma Schijfdefragmentatie.

Toegegeven, bij Windows Vista, 7 en 8 is er na het defragmenteren van de schijf lang niet altijd snelheidswinst merkbaar. Dat is in XP wel anders! Zeker wanneer er veel bestanden gefragmenteerd staan opgeslagen, zal je merken dat je pc sneller reageert wanneer je de harde schijf defragmenteert. Tijdens deze taak groepeert Windows netjes alle data die bij elkaar horen. Het voordeel hiervan is dat je pc minder tijd nodig heeft om de bestanden te vinden.

Zorg ervoor dat je de komende uren niets meer op de computer hoeft te doen en ga naar Start / Alle programma's / Bureau-accessoires / Systeemwerkset / Schijfdefragmentatie. Selecteer het volume waarop Windows staat opgeslagen (meestal de C-schijf) en klik op Defragmenteren. Windows analyseert eerst de schijf en groepeert vervolgens alle data die bij elkaar horen. Houd er rekening mee dat het mogelijk uren duurt voordat Windows deze taak afrondt.

©PXimport

Tip 10 In XP is het zinvol om de harde schijf af en toe te defragmenteren.

Tip 11: DriveImage XML

Wanneer je allerlei veiligheidsmaatregelen hebt genomen en de pc netjes hebt opgeschoond, is het slim om in XP een image van de C-schijf te maken. Hiermee heb je bij problemen altijd een kopie van het besturingssysteem met al je favoriete programma's en instellingen. Mocht het systeem onverhoopt vastlopen of duikt er plotseling een hardnekkig virus op, dan herstel je met een image de C-schijf eenvoudig naar de oorspronkelijke staat. Je pc is dan weer helemaal schoon! Dat werkt een stuk sneller vergeleken met een blanco installatie van XP.

In tegenstelling tot Windows Vista, 7 en 8 heeft XP geen eigen mogelijkheid om een image te maken. Voor XP ben je hiervoor aangewezen op software van andere ontwikkelaars. Het gratis programma DriveImage XML kan je hierbij helpen. Bezoek de website www.runtime.org en klik onder DriveImage XML op Free Download om het bestand op te slaan. Installeer de freeware door telkens op Next te klikken. Start ten slotte het programma op.

©PXimport

Tip 11 Voor XP heb je een extern programma nodig om een image te maken.

Tip 12: Image maken

Je gaat nu met behulp van DriveImage XML een image maken. Klik aan de linkerkant op Backup en selecteer de partitie waarop XP is geïnstalleerd. Bij de meeste systemen is dat de C-schijf. Via Next opent in een nieuw venster een speciale wizard. Klik nogmaals op Next. Bij Directory geef je aan waar je het image wil opslaan.

Als je computer crasht, is het natuurlijk wel de bedoeling dat je nog bij het image kunt komen. Kies daarom bij voorkeur een externe opslagdrager, zoals een externe harde schijf of NAS. Als er geen extern opslagmedium voorhanden is, kun je ook een aparte partitie op de pc selecteren.

Bedenk wel dat je aan de laatstgenoemde optie niets hebt wanneer een kwaadaardig virus je pc heeft verziekt. Onder File name geef je de back-up een duidelijke naam, zodat je die later gemakkelijk herkent. Haal daarnaast het vinkje weg voor Split large files. De overige instellingen laat je ongewijzigd. Klik op Next. DriveImage XML gaat het image nu aanmaken. Sluit na afloop de wizard af via Finish.

©PXimport

Tip 12 De beste plaats om een image te bewaren, is op een extern opslagapparaat.

Tip 13: Image terugzetten

In geval van nood zet je het image met behulp van DriveImage XML weer terug. Dit vergt wel enige inspanning. Het is namelijk noodzakelijk dat je een speciale cd brandt waarmee je de computer opstart. Besef ook dat je alle documenten kwijtraakt die op de Windows-partitie zijn opgeslagen.

Bezoek de webpagina www.runtime.org/data-recovery-live-cd.htm en klik aan de rechterkant op Free Download. Sla het iso-bestand op en brand het op een lege cd. Hiervoor gebruik je een willekeurig brandprogramma, zoals ImgBurn. Herstart de pc en open het BIOS. Je regelt dat door tijdens het opstartproces op een specifieke sneltoets te drukken, bijvoorbeeld F2, F12 of Delete. Zo nodig pak je hiervoor even de handleiding van je pc erbij. Als je het BIOS hebt geopend, selecteer je de cd/dvd-drive als eerste opstartstation.

Zodra de inhoud van de cd in beeld verschijnt, klik je tweemaal op DriveImage XML. Kies aan de linkerkant voor Restore / Next. Klik op het pictogram met het mapje en selecteer het image. Dit is een xml-bestand dat je in tip 12 hebt opgeslagen. Bevestig met Openen en klik op Next. Geef aan welke partitie je wil herstellen (C-schijf) en start het herstelproces door tweemaal op Next te klikken.

©PXimport

Tip 13 Het is belangrijk dat je het image naar de juiste partitie herstelt.

Virtuele XP-machine

Wil je niet overstappen naar aan ander besturingssysteem, omdat je een programma gebruikt dat alleen maar onder XP werkt? Een veilige oplossing is om XP virtueel te draaien op een machine met Windows 7 of 8. Je gebruikt daarmee eigenlijk een computer binnen een computer, waardoor je verouderde software alsnog kunt gebruiken.

Wel is het belangrijk dat je internet op de virtuele machine uitschakelt, zodat cybercriminelen geen kans maken. Geschikte programma's om XP virtueel te draaien, zijn VirtualBox en VMware Player.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).