Als je de upgrade naar Windows 10 hebt uitgevoerd, merk je dat je programma's, bestanden en instellingen overgenomen zijn uit je oude installatie. Sommige programma's of hardware-onderdelen kunnen zich echter verslikken in de upgrade. Wij leggen je uit hoe je je kersversie Windows 10 opschoont.

Microsoft kan nog zo vaak zeggen dat Windows 10 de eerste helemaal andere Windows is, het is stiekem toch gewoon Windows. En Windows heeft onderhoud nodig, soms zelfs al direct na de upgrade. De manier waarop je upgradet, lijkt wel heel veel op die van Vista naar 7 en nog meer die van 7 naar 8. Lees ook: 10 vragen en antwoorden over Windows 10.

Eerst worden alle benodigde nieuwe bestanden op de schijf geschreven, dan wordt de herstart voorbereid, tijdens de herstart wordt de oude Windows gearchiveerd en de nieuwe leidend gemaakt, en daarna volgen nog een of twee herstarts om alle zaken binnen de nieuwe Windows goed in te stellen en alle hardware te configureren. Na een upgrade zit je hierdoor altijd met resten van het oude systeem, zeker wanneer je ervoor gekozen hebt applicaties en instellingen te behouden. Maar ook wanneer je juist zo min mogelijk van de oude Windows meeneemt, is er genoeg om op te ruimen na de upgrade.

Systeemherstel

Een functie die al bekend is van vorige Windows-versies is Systeemherstel. Met Systeemherstel kun je een herstelpunt maken op het moment dat de pc stabiel en goed werkt, maar er worden bijvoorbeeld ook automatisch herstelpunten gemaakt. Dat doet Windows elke keer wanneer er een nieuwe app wordt geïnstalleerd, of een nieuwe driver, of een Windows-update.

Direct na de installatie van de upgrade, installeert Windows drivers en ook updates. Wanneer een daarvan problemen geeft, gebruik dan Systeemherstel om de pc terug te brengen naar een moment eerder. Op deze manier hoef je de upgrade niet ongedaan te maken. Systeemherstel vind je in Windows Verkenner: selecteer Deze pc en kies Eigenschappen in het snelmenu. Open Geavanceerde systeeminstellingen / Systeembeveiliging / Systeemherstel. Via Systeemherstel / Volgende krijg je een overzicht van de installaties na de upgrade. Selecteer een herstelpunt en gebruik de wizard om naar dat punt terug te keren.

©PXimport

Activeren

Het eerste wat je moet doen na een geslaagde upgrade naar Windows 10 én voor je gaat schoonmaken, is Windows 10 activeren. Door Windows 10 te activeren (zelfs als je het daarna weer wilt verwijderen) zorg je ervoor dat jouw pc bij Microsoft bekend is als een Windows 10-pc die bij een eventuele herinstallatie of schone installatie recht heeft op een Windows 10-licentie en bijbehorende activatie. Klik op Start en typ de zoekterm activering. Windows vindt het onderdeel Activering in de Instellingen. Kijk of Windows is geactiveerd. Zo niet, klik dan op Nu activeren of start een Opdrachtprompt (Ctrl+Shift+Enter), typ dan het commando slmgr.vbs /ato en druk op Enter. Windows zal dan worden geactiveerd.

©PXimport

Wat je ook doet na de upgrade, de eerste keer altijd activeren!

Drivers, drivers, drivers

Essentieel voor de goede werking van Windows 10, zijn goede drivers. Alle hardware heeft een driver nodig om door het systeem te worden herkend en daarna optimaal te kunnen worden gebruikt. Heel veel hardware wordt tijdens de installatie al goed herkend en er wordt dan door Windows zelf een goede driver geïnstalleerd. Maar dat geldt niet voor alle hardware. Oudere of minder bekende hardware wil je wel kunnen blijven gebruiken onder Windows 10 zoals je ook onder Windows 7 en 8.1 deed!

Controleren welke hardware een probleem geeft of in elk geval nog niet optimaal is herkend, doe je via het Apparaatbeheer.

Open het door op Start te drukken en apparaatbeheer te typen, druk op Enter. Het onderdeel laat je alle hardware in Windows zien die is herkend. Hardware die niet goed wordt ondersteund of waar geen goede driver voor is, is gemarkeerd met een gele driehoek met daarin een uitroepteken.

Voor onderdelen die volgens Windows nog niet optimaal functioneren, kun je via het rechtermuisknopmenu of via Acties in het linkerzijpaneel van het Apparaatbeheer op zoek gaan naar een betere of nieuwe driver. Wordt die niet gevonden, dan betekent dat niet dat die driver er niet is. Het betekent alleen dat die driver nog niet in Windows Update zit, want dat is de bibliotheek die Microsoft hiervoor gebruikt. Ga dan zelf op internet op zoek naar een goede driver. Het beste startpunt is dan de website van de makers van de hardware. Zoeken met Google kan ook helpen. Lukt het niet een driver te vinden en geeft de hardware geen problemen, laat die dan gewoon in de pc zitten. Een volgende update of een nieuwe driver in Windows Update kan zomaar ervoor zorgen dat de hardware wel goed werkt. Stoort de hardware, schakel deze dan via het contextmenu uit of verwijder deze zelfs fysiek uit de pc.

©PXimport

Apparaatbeheer laat alle hardware zien, ook die waarvan het systeem ziet dat die niet goed werkt.

Nieuwe functies activeren

Na de upgrade wil je de nieuwe functies van Windows 10 natuurlijk ook echt gaan gebruiken. Een mooie nieuwe functie van Windows 10 is login met vingerafdruk of door je gezicht te laten herkennen (Windows Hello). Voor dit laatste is bijvoorbeeld een Intel RealSense 3D-camera nodig. Het aantal notebooks dat hiermee is uitgerust is klein, maar een aantal van de populaire en veelverkochte Paeq-notebooks van de Media Markt heeft zo'n camera.

Na de upgrade naar Windows 10 zie je in het Apparaatbeheer ook dat de camera's perfect zijn herkend door Windows en dus klaar voor gebruik? Helaas, in het menu Instellingen ontbreekt vooralsnog elke mogelijkheid om Hello te gebruiken.

Om met gezichtsherkenning te kunnen inloggen, is blijkbaar de juiste driver nog niet voldoende. De oplossing is de installatie van de Intel RealSense Depht Camera Manager (DCM)-software. Deze vind je op de Intel-website en wordt regelmatig nog geüpdatet door Intel. Met de extra software geïnstalleerd kun je bij Instellingen / Accounts ineens wel kiezen voor Windows Hello. Je moet nog wel een pincode instellen, maar daarna kun je met de camera je gezicht registreren. In het vervolg hoef je alleen maar voor de pc te zitten om in te loggen of deze te ontgrendelen. We moesten er dus even wat voor doen, maar dan werkt het super!

©PXimport

De Intel RealSense F2000 3D camera's zijn herkend en hebben een goede driver, toch werkt Windows Hello na de installatie van Windows 10 niet.

Eerst upgrade, dan schone installatie

Van Windows zijn we gewend dat een schone installatie het meest optimale systeem oplevert. Bij een schone installatie neem je geen instellingen over en heb je na de installatie een kale Windows. Om Windows 10 schoon te installeren, moet je altijd eerst de upgrade naar Windows 10 uitvoeren vanaf een geactiveerde Windows 7 of 8.1. Hiermee leg je namelijk het recht op het gebruik van Windows 10 voor die pc vast.

Na de upgrade en activatie ga je naar deze website, gebruik het hulpprogramma dat daar staat om installatiemedia voor een andere pc te maken. Maak een opstartbare usb-stick of gebruik een iso-bestand dat je op dvd brandt. Start de pc vanaf die stick of dvd, sla het invoeren van de productcode over en kies Aangepast, alleen Windows installeren. Doorloop de wizard, verwijder de oude systeempartities en laat Windows 10 in de Niet-toegewezen ruimte dan de installatie uitvoeren.

©PXimport

Wil je een écht optimaal systeem zonder erfenis van de vorige Windows, doe dan eerst een upgrade en daarna een schone installatie.

Apps verwijderen

Net zozeer dat je wilt dat alles wat in de pc zit ook goed werkt, zo wil je ook dat er niets op staat dat je niet gebruikt. Na de installatie merk je bijvoorbeeld dat er een aantal Windows 10-apps al door Microsoft zijn geïnstalleerd, en daar zijn ook apps bij die je mogelijk helemaal nooit gebruikt. En nu is de impact van een ongebruikte app kleiner dan die van een traditioneel Windows-programma, doordat een app een soort container is die daarbuiten nauwelijks sporen achterlaat. Toch kunnen ook apps met vaak een eigen live-tegel in het startmenu knap vervelend zijn. Schoonmaken dus!

Heb je bijvoorbeeld niets met de financiële informatie van de Geldzaken-app, dan kom je die app standaard toch op veel plaatsen tegen. Hij staat bijvoorbeeld in de lijst met apps in het startmenu, en er is ook een eigen live-tegel. Wil je de app verwijderen, klik dan met de rechtermuisknop op de live-tegel en kies Installatie ongedaan maken. Dit is de meest rigoureuze keuze, nu wordt de live-tegel uit het startmenu verwijderd én de app van de pc.

Vind je een app wel redelijk maar hoeft die niet in het startmenu te staan, dan kun je ook alleen de live-tegel verwijderen. Kies dan voor Live-tegel uitschakelen als je het alleen vervelend vindt dat de tegel telkens verandert, of kies voor Van Start losmaken als je de app gewoon niet in dit deel van het startmenu wilt zien. Heeft een app die je wilt verwijderen geen live-tegel, open dan de lijst met Alle apps en zoek daar de app op. Heb je bijvoorbeeld niets met spelletjes of houd je van hele andere games, dan kun je de app Candy Crush Saga gewoon verwijderen.

©PXimport

Apps die je helemaal niet gebruikt of waarvoor je een beter alternatief kent, kun je van je systeem verwijderen.

Apps herstellen

Als je al Windows 8.1 hebt gebruikt, dan ben je bekend met de Windows Store en heb je mogelijk ook al apps geïnstalleerd gehad. Na een installatie ontbreken die apps. Wil je ze allemaal of een deel ervan ook in Windows 10 gaan gebruiken? Dat gaat het snelst wanneer je Windows Store start en dan het menu met de persoonlijke instelling opent door op de eigen account-afbeelding te klikken. Kies dan Mijn bibliotheek, hier staan alle apps die zijn geïnstalleerd en die je al eens eerder hebt geïnstalleerd maar die nu nog niet op Windows 10 staan. Deze laatste zijn te herkennen aan het download-symbool aan het einde van de regel achter de naam van de app. Klik op het download-symbool om de app te installeren.

©PXimport

Eerder gebruikte apps herstel je het snelst via de persoonlijke bibliotheek in de Windows Store.

Programma's verwijderen

Behalve de apps, kunnen er ook programma's op de pc staan die je wilt verwijderen. Bijvoorbeeld programma's die na de upgrade minder goed werken, maar niet belangrijk genoeg zijn om de upgrade terug te draaien. Of programma's waarvoor een beter alternatief bestaat in Windows 10 zelf.

Om een programma te verwijderen moet je in het oude vertrouwde Configuratiescherm zijn. Het zit wat verstopt in Windows 10, je opent het door met de rechtermuisknop op Start te klikken en dan Configuratiescherm te kiezen. Kies dan voor Programma's / Programma's en onderdelen / Een programma verwijderen. Hier zie je het bekende overzicht van alle geïnstalleerde programma's. Blader door de lijst en selecteer programma's die je niet gebruikt. Klik dan op Verwijderen om ze van het systeem te vegen.

©PXimport

Programma's verwijderen zit goed verstopt in Windows 10 maar is nog steeds belangrijk voor een optimaal systeem.

Onderdelen verwijderen of juist toevoegen

Behalve losse programma's, zijn er ook Windows-onderdelen die je mogelijk wilt verwijderen. Dit gaat wel even een slag dieper dan het verwijderen van een programma, nu ben je echt in Windows bezig. Maar bijvoorbeeld Internet Explorer 11 zou je kunnen verwijderen, of beter gezegd: uitschakelen. De code blijft namelijk wel gewoon op de pc maar het onderdeel van Windows wordt niet meer geladen en ontbreekt dan in de installatie.

Om Windows-onderdelen te verwijderen open je opnieuw het Configuratiescherm en kies dan voor Programma's / Programma's en onderdelen / Windows-onderdelen in- of uitschakelen. Wacht tot Windows de lijst met onderdelen heeft gevuld en zoek het onderdeel om uit te schakelen. Haal het vinkje weg, bevestig dat je dit ook echt wilt en sluit af via OK.

Op dezelfde manier kun je ook onderdelen toevoegen. Heb je Windows 10 Pro, dan kun je bijvoorbeeld Hyper-V toevoegen. Je kunt dan op eigen virtuele machines maken en bijvoorbeeld nog een oudere versie van Windows op Windows 10 gebruiken. Zo kun je voorkomen dat je in Windows 10 allerlei zaken moet aanpassen om een oudere applicatie toch te kunnen gebruiken of dat je zelfs terug zou moeten naar Windows 7. Voeg Hyper-V toe, maak een virtuele machine aan, installeer daar Windows 7 in met de betreffende applicatie, en je kunt toch over naar Windows 10. Standaard staat Hyper-V uit, maar je kunt dit dus simpelweg toevoegen door een vinkje te zetten. Als de wijziging is doorgevoerd en de pc opnieuw gestart, vind je in de lijst met alle apps in het startmenu het nieuwe programma Hyper-V Beheer om met de virtuele machines aan de slag te gaan.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).