Dit jaar stapten Sony, Philips, Samsung én Panasonic over op compleet nieuwe smart-tv-systemen, in navolging van LG (die dat vorig jaar al deed). Wij zochten uit waarom het roer overal om gaat en wat dit voor jou betekent. Wordt je smart-tv eindelijk slim?

Een smart-tv is niet nieuw. Aan het eind van het vorige decennium verschenen de eerste televisies al op de markt die via een netwerkaansluiting of wifi ook mediabestanden konden afspelen en toegang boden tot online apps. In eerste instantie was dat geen succes. De beschikbare processorkracht en geheugen waren beperkt, waardoor het laden van smart-tv-functies te lang duurde en de apps tergend langzaam werkten. Leuk om één keer te proberen, maar in de praktijk feitelijk onbruikbaar.

De kunst van het weglaten

Met elke nieuwe generatie televisies zagen we de afgelopen jaren de introductie van snellere processors en als gevolg daarvan interfaces die doorgaans steeds vlotter reageerden. De initiële ergernis over apps en menu's die tergend langzaam opstartten ligt daardoor alweer enige jaren achter ons. Feit bleef echter dat elke fabrikant een eigen systeem had en dat van enige standaardisering geen sprake was. Apps die voor Samsung-televisies wél beschikbaar waren, kon je op een televisie van Panasonic niet gebruiken.

Ook de interfaces die fabrikanten gebruikten, waren allemaal verschillend en hadden eigenlijk als enige gemene deler dat ze opgebouwd waren uit meerdere menuschermen waarbij je voor sommige apps of functies meerdere schermen door moest scrollen om ze te bereiken. Niet echt handig dus.

Uit verschillende gebruikersonderzoeken bleek bovendien dat de meeste gebruikers slechts een handjevol apps écht gebruikten en dat de rest dus onnodige schermvulling was. Dit jaar lijken alle fabrikanten de conclusie getrokken te hebben dat de werking simpeler moest, met compleet nieuwe systemen als gevolg. Systemen meervoud, want ook in 2015 is er helaas nog geen sprake van standaardisatie. Samsung en LG gebruiken met respectievelijk Tizen en webOS hun eigen exclusieve platform. Sony, Philips en Panasonic kiezen met Android TV en Firefox OS voor een meer open platform van derde partijen.

LG: webOS 2.0

LG zette in 2014 als eerste fabrikant de stap naar een sterk vereenvoudigde interface met de introductie van webOS, dit jaar opgevolgd door het licht verbeterde webOS 2.0. webOS gebruikt één menubalk die met een druk op de knop onderin beeld wordt weergegeven. Op die balk bevinden zich directe snelkoppelingen naar de meest gebruikte apps, aansluitingen en zenders. Kijk je vaak naar Netflix? Dan krijgt Netflix automatisch een prominente positie in deze balk. Gebruik je vaak een spelcomputer of blu-ray-speler via HDMI? Dan komt ook deze vanzelf in die balk te staan.

Scrol je naar rechts, dan kom je in een tweede scherm terecht waar je alle apps en functies vind die je minder vaak gebruikt. Scrol je juist naar links, dan kom je op een pagina met de vier laatst gebruikte apps en functies. LG heeft de interface dus echt plat gemaakt en dan doelen we niet alleen op het visuele ontwerp met zijn duidelijke kleurvlakken. Er zijn namelijk geen losse pagina's meer voor bepaalde functies zoals de mediaspeler, externe ingangen, apps en live-tv: alles is in één balk ondergebracht.

©PXimport

LG's webOS is erg overzichtelijk met vakjes met apps en functies.

Wat ons betreft heeft deze opzet voor- en nadelen. Het voordeel is uiteraard dat je niet door allerhande menu's hoeft te navigeren, iets wat met een afstandsbediening over het algemeen geen pretje is. Nadelen zijn er echter ook. Als je veel apps installeert, wordt de overzichtsbalk met apps al snel erg lang en zul je geregeld door meerdere pagina's moeten scrollen. Het is overigens wel mogelijk om de volgorde van apps, ingangen en functies zelf te rangschikken op de rechterpagina's met het complete overzicht. Zo heb je veelgebruikte functies altijd snel ter beschikking. Een ander nadeel is dat de apps die op het hoofdscherm staan veranderen afhankelijk van het gebruik van de tv. Dat is op zich handig omdat het hoofdscherm (na verloop van tijd) perfect aansluit bij jouw kijkgedrag. Toch is het zeker in het begin verwarrend dat iconen hier verschijnen, van plaats veranderen of zelfs weer verdwijnen. Het app-aanbod van webOS is goed.

Vrijwel alle apps die op LG's vorige NetCast-platform beschikbaar waren, lijken geporteerd te zijn naar webOS. In de LG store vinden we onder andere: RTL XL, KIJK (SBS Gemist), NPO Uitzending Gemist, NOS Sport, NOS Journaal, Netflix, Pathé Thuis en Videoland. LG's webOS blijkt bovendien Chromecast-compatibel en je kunt zonder een fysieke Chromecast content via de Chromecast-optie op je smartphone of tablet naar de tv casten. Op LG-televisies is deze optie, in tegenstelling tot de later besproken Android TV's van Sony en Philips, niet helemaal officieel.

Panasonic: Firefox OS

Panasonic stapt dit jaar over op Firefox OS als besturingssysteem voor zijn duurdere smart-tv's. Firefox OS kennen we onder andere van smartphones, maar ook de televisiemarkt wordt nu ontgonnen door moederbedrijf Mozilla dat vooral bekend is van zijn internetbrowsers. Firefox OS is geheel opensource en behalve voor Panasonic ook beschikbaar voor andere fabrikanten. Tot op heden maken die er in ieder geval geen gebruik van. Net als bij LG's webOS en Samsungs Tizen (dat we hierna bespreken), kiest ook Panasonic voor een simpel hoofdscherm, dat in eerste instantie slechts drie opties heeft: Live tv, Apps en Apparaten.

©PXimport

Het thuisscherm van Firefox OS bevat in eerste instantie drie opties, maar je kunt dat zelf uitbreiden.

Via die opties kun je doorklikken naar het zenderoverzicht, een overzichtspagina met alle geïnstalleerde apps en een pagina met alle ingangsbronnen. Anders dan webOS werkt Firefox OS dus nog wel met losse submenu's. Als gebruiker heb je wel de mogelijkheid om apps en favoriete ingangsbronnen aan het hoofdscherm toe te voegen, waardoor deze gemakkelijker te bereiken zijn. Op het hoofdscherm worden deze koppelingen in lintvorm naast elkaar getoond, met maximaal vijf shortcuts gelijktijdig zichtbaar. Pin je meer apps, dan wordt het dus alsnog scrollen.

Ook met Firefox OS kun je hierdoor gemakkelijk wisselen tussen live-tv en jouw favoriete apps. Door het gebruik van de grote bollen op het hoofdscherm is de informatiedichtheid echter wel érg laag. Wij hadden graag iets meer snelkoppelingen op één scherm gezien. Qua app-aanbod heeft Panasonic het inmiddels redelijk op orde. Netflix is uiteraard aanwezig, evenals Pathé, Videoland, KIJK (SBS Gemist) en NPO Uitzending Gemist. De laatste beperkt zich echter tot het journaal. Het aanbod van RTL moeten we vooralsnog geheel missen.

Elke televisie slim: Google Chromecast

Wat als je nog niet toe bent aan een nieuwe televisie en een televisie met geen of haperende slimme functionaliteiten hebt? Dan biedt Googles Chromecast een goedkope oplossing die in de praktijk ook een uitstekend alternatief blijkt voor een smart-tv-platform. Je sluit de HDMI-stick (die minder dan 35 euro kost) aan op een vrije HDMI-poort waarna je hem verbindt met je wifi-netwerk. Vervolgens kun je vanaf geschikte apps op je smartphone of tablet casten. Hierbij omzeil je apps die op de televisie draaien en gebruik je de eigen apps van diensten als Netflix op je smartphone of tablet om content uit te zoeken.

De afspeelopdracht wordt vervolgens naar de Chromecast gestuurd. Het enige 'nadeel' van de Chromecast is dat je een smartphone of tablet moet hebben om het geheel te kunnen gebruiken, maar een echt nadeel kunnen we dat vandaag de dag niet noemen. Je hebt niet bij alle platformen een Chromecast nodig als je de ingebouwde apps wilt omzeilen. Googles Android TV is volledig compatibel met het protocol van de Google Chromecast en je kunt dus vanuit alle voor Chromecast geschikte apps op je smartphone of tablet direct casten naar de televisie (zónder fysieke Chromecast in je tv). Ook Panasonics Firefox OS heeft een hoge compatibiliteit met het Google Cast-protocol.

Samsung: Tizen

Samsung had een prima werkend smart-tv-systeem met een groot aanbod aan apps en functies, maar desondanks koos het begin dit jaar voor een compleet nieuwe aanpak, zowel qua technologie als qua interface. De basis van het nieuwe systeem is het Tizen-besturingssysteem dat Samsung ook op zijn smartwatches en op enkele telefoons gebruikt. Het grootste voordeel van Tizen is volgens Samsung dat het lichter is dan het vorige smart-tv-systeem, wat de snelheid van de interface en apps ten goede komt. Bovendien kan Tizen écht multitasken, waardoor het wisselen tussen apps beter mogelijk wordt. Een derde voordeel dat Tizen volgens Samsung biedt, is dat het gemakkelijker te updaten is, waardoor de 2015-modellen eenvoudiger en sneller van nieuwe software voorzien kunnen worden.

De komst van Tizen betekent niet alleen een verandering onder de motorkap, ook het uiterlijk van Samsungs smart-tv-interface is geheel op de schop gegaan. De onderverdeling in losse, beeldvullende pagina's met live-tv, films en series, en multimedia verdwijnt. In plaats daarvan is er nu een menu met shortcuts dat onderin het beeld wordt weergegeven. Qua uiterlijk lijkt Samsungs nieuwe Smart Hub sterk op webOS van LG en ook de werking is vergelijkbaar en toont het standaard alleen de meest gebruikte mogelijkheden direct in de één overzichtsbalk. Al deze shortcuts vind je onder het kopje Recent dat standaard getoond wordt. Daarnaast biedt het kopje Featured toegang tot onder andere de app-store, games, de zoekfunctie, alsmede de submenu's voor live-tv, video-on-demand en de mediaspeler-functies.

©PXimport

Net als bij LG's webOS maakt Samsung gebruik van een lint met apps en functies.

Samsung heeft behalve de smart-tv-interface ook de rest van de interface op de schop gegooid. De hierboven beschreven Smart HUB wordt getoond wanneer je op de Smart-knop drukt of wanneer je met de gyroscopische afstandsbediening naar beneden beweegt. Ga je echter naar links dan krijg je het geluidsmenu, naar rechts de kanaallijst en omhoog het algemene instellingenmenu. De nieuwe interface vraagt even wat gewenning, maar werkt prettig en vooral ook lekker snel. Het app-aanbod is bovendien uitstekend, met onder andere tv-gemist-apps van alle Nederlandse televisie-aanbieders.

Stroom via usb?

Mediaspelers in de vorm van een HDMI-stick zoals de Chromecast of Intel Compute Stick prik je eenvoudig in je HDMI-poort. Dat is echter een deel van het verhaal, want voor de voeding moet er ook een usb-kabel worden aangesloten. Hiervoor wordt een usb-voeding meegeleverd die je natuurlijk ook in een stopcontact moet stoppen. In plaats daarvan kun je ook proberen om de usb-kabel direct aan te sluiten op een usb-poort van je televisie. Of dit echt werkt, hangt van je televisie af. Sommige televisies leveren zoals de usb2.0-specificatie voorschrijft maximaal 2,5 watt en dat is voor de Chromecast genoeg. Krachtigere sticks zoals Android-sticks of Intels Compute Stick hebben meer energie nodig.

Bij sommige (nieuwere) televisies komt er echter meer vermogen uit de usb- aansluiting dan de usb-specificaties officieel toestaan. Soms staat het erbij, 500 mA of 0,5 A staat gelijk aan 2,5 watt, terwijl 1000 mA of 1 A genoeg is voor de doorsnee Android-stick. Werkt het niet, dan heb je dat snel genoeg door. Je stick schakelt dan niet in, start niet volledig op of loopt vast. Gebruik in zo'n geval dan alsnog de meegeleverde usb-stroomadapter.

Sony en Philips: Android TV

Sony en Philips kozen dit jaar voor Android TV van Google, waardoor de interface en mogelijkheden bij deze twee fabrikanten nu ineens grotendeels gelijkgetrokken zijn. Het uiterlijk van Android TV wordt namelijk bepaald door Google, met een hoofdscherm dat bestaat uit verschillende 'shelves' (planken) met aanbevolen content, apps, games, aansluitingen en instellingen. Boven in beeld vinden we altijd prominent de zoekknop, waarmee het mogelijk is om zowel gesproken als getypte zoekopdrachten in te voeren.

De zoekfunctie maakt het mogelijk om algemene zoekopdrachten uit te voeren, waarbij gebruikgemaakt wordt van Googles zoekdienst. Het is ook mogelijk om (bij apps die dat ondersteunen) naar content binnen apps te zoeken. Vooralsnog werkt dit alleen met Googles eigen apps zoals YouTube, maar in theorie is het dus ook mogelijk om met de globale zoekfunctie te zoeken naar films en series in apps van bijvoorbeeld Netflix.

De eerste rij met content onder het zoekvak bevat persoonlijke suggesties die je krijgt voor films, series, apps en games die mogelijk bij jouw interesses aansluiten. Deze suggesties worden door Android TV gedaan op basis van jouw gebruik van de tv. Ook gepauzeerde films en series vind je hier bijvoorbeeld terug, zodat je eenvoudig verder kunt kijken waar je gebleven was. Navigeren door de content gaat door van links naar rechts te scrollen, waarbij de meest relevante content altijd links staat.

Onder de algemene aanbevelingen vind je bij Android TV-toestellen een rij met aanbevolen apps die door de televisiefabrikant ingevuld kan worden. Sony vulde deze balk op het moment van onze test met links naar Sony Select (een Sony mini-app-store met aangeraden apps), maar ook met links naar Netflix, Videoland, NOS, NOS Sport en enkele andere populaire apps. Philips vult de balk ook met eigen aanbevelingen, waaronder Spotify, Skype en - opvallend - een Firefox-webbrowser.

©PXimport

Android TV is opgebouwd uit rijen met ieder hun eigen functie.

Vervolgens toont Sony eerst een rij met alle inputs waar de televisie over beschikt, gevolgd door een rij met iconen van alle apps die daadwerkelijk op de tv geïnstalleerd zijn. Philips toont meteen het overzicht met de apps en heeft de inputs in een submenu ondergebracht. In twee rijen worden apps gerangschikt op basis van gebruik, waarbij de laatst gebruikte apps links staan. De kracht van Google TV zit hem (in potentie) in het grote aanbod van apps. Hoewel lang niet alle normale Android-apps ook op Android TV beschikbaar zijn, is het aanbod wel groot en bovendien groeiend.

Voor wie er waarde aan hecht, zijn er bovendien veel games beschikbaar. Met de kracht van Google en het Android-ecosysteem moet Android TV dus haast wel een goed systeem zijn. Toch hebben wij een gemengd gevoel bij Android TV. De ruime ondersteuning voor apps en de ingebouwde Google-cast en Chromecast-functies zijn pluspunten, maar de vaste indeling van de rijen met daarbij altijd prominent in beeld de aanbevelingen van zowel Google als de televisiefabrikant is gewoon minder handig dan wat Samsung, LG en Panasonic dit jaar doen met hun nieuwe systemen.

Conclusie

De nieuwe smart-tv-platformen van LG, Panasonic, Samsung en Sony en Philips maken dat er dit jaar echt wat nieuws te kiezen is. LG was vorig jaar de eerste met een radicaal nieuw systeem en borduurt met webOS 2.0 voort op dit platform. De opzet van het systeem is gelijk gebleven en blinkt nog altijd uit in eenvoud en gebruiksgemak. Panasonics Firefox OS zet in op diezelfde eenvoud met een hoofdmenu dat maximaal vijf items bevat. Vooralsnog is het app-aanbod redelijk, maar nog niet zo compleet als dat van LG en Samsung.

Samsung introduceert dit jaar Tizen, een nieuw besturingssysteem dat qua uiterlijk en werking nogal lijkt op webOS van LG. Qua gebruiksgemak zit er wat ons betreft heel weinig verschil tussen Tizen en webOS. Sony en Philips kiezen dit jaar voor Android TV. Van Sony konden we al daadwerkelijk een model testen. Van alle nieuwe smart-tv-systemen hebben wij onze grootste bedenkingen bij Android TV. De opzet met rijen die een vaste indeling hebben oogt in vergelijking met de concurrentie ineens ouderwets en inflexibel. Vooral het feit dat het hoofdscherm direct gevuld is met aanbevelingen van Google en de televisiefabrikant is minder handig dan de direct beschikbare shortcuts naar veelgebruikte functies bij webOS, Tizen en in iets mindere mate Firefox OS.

Ook een mediaspeler?

Een smart-tv is vooral smart door de apps van diverse internet-gerelateerde (streaming)diensten als Netflix, Uitzending Gemist en YouTube. Daarnaast bevat iedere smart-tv ook een mediaspeler voor je eigen bestanden die je zowel over DLNA als via usb kunt gebruiken. Betekent het dat je met de aanschaf van een smart-tv geen mediaspeler meer nodig hebt? Dat ligt helemaal aan je eisen. Wil je een mediaspeler die alle formaten altijd afspeelt met ondertiteling zonder gedoe, dan moet je nog steeds niet bij een smart-tv zijn. Doorgaans werken bijvoorbeeld ondertitels niet goed via DLNA en dat is lastig in de Nederlandse markt. Via de usb-aansluiting gaat het afspelen van films en ondertiteling vaak een stuk beter, maar dat is in onze ogen weer ouderwets.

Voor echte filmliefhebbers met een moderne surroundset telt daarnaast waarschijnlijk mee dat een smart-tv niet met alle surroundformaten om kan gaan. Dolby Digital en DTS worden doorgaans in ieder geval wel afgespeeld, maar komen lang niet altijd in surround via de geluidsuitgangen de televisie uit. Overigens kon de geteste Panasonic televisie met webOS helemaal niets met DTS-geluid. Over de nog betere surroundcodecs als Dolby TruHD en DTS-HD MA hoef je in combinatie met de ingebouwde mediaspeler in je smart-tv niet eens na te denken. We raden je aan om als je van plan bent om een smart-tv aan te schaffen en nog geen mediaspeler hebt om de ingebouwde functionaliteit zeker uit te proberen, maar verwacht dan geen vlekkeloze ervaring. We hebben van een paar belangrijke formaten in de tabel aangegeven of de ingebouwde mediaspeler het via usb afspeelt.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).