Net terug van vakantie? Je hebt ongetwijfeld heel wat foto's en filmpjes gemaakt. Op welke manier toon je die aan je vrienden en familieleden? Maak er een mooie herinnering van in de vorm van een filmpje.

In dit artikel leren we je hoe je de beelden van verschillende toestellen verzamelt en ze vervolgens netjes samenvoegt in een filmpje. Zo kun je de mooiste beelden koesteren en delen met je vrienden en familieleden. We maken gebruik van de populaire apps Flipagram en Replay. Lees ook: 9 Android-tips om je foto's te bewerken.

Beelden verzamelen

Leuke vakantie gehad? Je hebt ongetwijfeld heel wat beeldmateriaal mee naar huis genomen. De kans is groot dat er zelfs beelden op verschillende apparaten staan. Jij hebt misschien voornamelijk gefotografeerd met je iPhone terwijl je partner met een Android-telefoon of iPad aan de slag ging. En tijdens die leuke uitstapjes heb je natuurlijk ook nog die ene compact- of spiegelreflexcamera meegenomen.

Als je op je iPad je vakantiefilmpje gaat monteren, wil je uiteraard al die beelden op de iPad hebben staan. Dat kan gelukkig op verschillende manieren. Beelden die op een SD-geheugenkaartje staan, kun je gemakkelijk importeren met de Apple iPad Camera Connection Kit (29 euro, Apple Store) of Lightning-naar-SD-kaartlezer (29 euro, Apple Store). Neem het kleinigheidje mee op vakantie zodat je tijdens je terugreis - bijvoorbeeld in het vliegtuig - al aan de slag kunt. Wil je geen extra accessoire? Je kunt de beelden ook via je computer verzamelen, en ze daarna bijvoorbeeld via www.icloud.com op je iPad zetten.

Aan de slag met Flipagram

Er zijn in de App Store tientallen goede apps te vinden waarmee je snel en eenvoudig een filmpje kunt maken. De standaard-app iMovie is zeker ook een aanrader. Een andere erg populaire dienst om filmpjes te maken en te delen is Flipagram. Daar gaan we nu mee aan de slag. De redenen zijn divers. Flipagram is gratis, gebruiksvriendelijk, zit tjokvol leuke muziek en filters en biedt heel wat mogelijkheden om te delen. Je kunt de app gratis downloaden in de App Store.

©PXimport

Flipagram is gratis te downloaden in de App Store.Flipagram

Score: 5 sterren

Prijs: Gratis (+ in-app-aankoop)

Omvang: 36 MB

Registreren

Inmiddels zijn er wereldwijd al meer dan 120 miljoen geregistreerde gebruikers van Flipagram. Die zijn samen goed voor ruim 300 miljoen filmpjes. Een groot deel van die videoclips kun jij ook bekijken, want Flipagram is veel meer dan een app om video's te monteren. Het sociale gebeuren rond de clips - likes, reacties en reflips - maakt Flipagram net zo leuk. Geen paniek: als je niet wil dat je strandfoto's later gedeeld worden met onbekenden, kun je dat ook uitschakelen.

Om Flipagram ook te kunnen gebruiken, heb je een account nodig. Dat kun je aanmaken via de website of rechtstreeks via de app. Op de iPad volstaat het om links bovenaan op Aanmelden te tikken. Vervolgens kies Registeren. Wie geen zin of tijd heeft om al zijn persoonlijke gegevens handmatig in te voeren, kan registreren met behulp van zijn Facebook-account. Voor deze optie tik je simpelweg op Registeren met Facebook. Op die manier is de klus in twee tellen geklaard. Een ander voordeel van deze registratieprocedure is dat je gelijk te zien krijgt welke Facebook-vrienden ook gebruikmaken van Flipagram. Vind je dat maar niets? Dan ga je voor de tweede optie: Registreren met e-mailadres en volg je de wizard.

Beelden kiezen

Flipagram kan niet alleen overweg met de beelden die in je fotorol staan, maar ook met foto's op je sociale netwerken. Flipagram spreekt trouwens niet over beelden maar over momenten. Om van start te gaan, tik je op het plusteken centraal onderaan. Desgewenst kun je je Facebook- of Instagram-account aan Flipagram koppelen. Onderaan in beeld krijg je een overzicht van de foto's en video's die op je iPad staan. Je kiest simpelweg een map en vervolgens selecteer je een flink aantal beelden. Om verder te gaan tik je op Volgende in de rechterbovenhoek. Via Sorteren kun je allerlei filters gebruiken om de foto's van volgorde te veranderen. Dat kan echter ook handmatig: tik lang op een foto en versleep hem vervolgens naar de gewenste positie. Met de Passen-knop maak je de keuze uit originele en vierkante beelden en via Voeg Momenten toe kun je extra foto's of videofragmenten selecteren.

Foto's bewerken

De foto's die je geselecteerd hebt, kun je ook nog een beetje bewerken. Hiervoor tik je simpelweg op het potloodje in de rechteronderhoek van de foto. Met de vier knoppen onderaan kun je de foto roteren, van tekst voorzien, dupliceren of verwijderen. Kies je voor Tekst, dan voer je eerst de titel in en vervolgens kun je via de kleurencirkel net boven het toetsenbord een tekstkleur kiezen. Het lettertype wijzig je met de Aa-knop en om het formaat te veranderen, versleep je de rechterbenedenhoek van het tekstkader. Ga verder met Klaar als je tevreden bent van het resultaat.

Finishing touch

Flipagram heeft nu alle foto's achter elkaar gezet. Desgewenst kun je nog een titel op de eerste pagina toevoegen. Met de knop Voorinzage krijg je een preview te zien. Er ontbreekt uiteraard nog wat achtergrondmuziek. Kies Muziek. Via Mijn Muziek kun je eigen nummers toevoegen. Via Zoek Muziek kun je in een gigantische database op zoek naar bepaalde nummers. De eerste 30 seconden kun je gratis gebruiken. Is je clip langer? Dan word je doorverwezen naar iTunes om het lied aan te kopen. Wil je liever zelf iets inspreken? Ook dat kan.

Hiervoor kies je Gesproken Tekst Opname. Zodra het audiogedeelte in orde is, tik je op Klaar en kun je opnieuw een preview bekijken. Via Snelheid kun je de lengte eventueel nog aanpassen. Versleep de balk richting schildpad om het fragment langer te maken of richting haas om te versnellen. Er zijn zelfs handige knoppen om je clip de ideale lengte te geven voor Flipagram (30 seconden), Instagram (15 seconden) en Vine (6 seconden). Ga verder met Klaar. Overgiet het geheel eventueel nog met een Filter.

Delen

Tevreden met het resultaat? Voeg eventueel nog een bijschrift toe. Je kunt vrienden taggen met een @ en ook het gebruik van hashtags is ingeburgerd op Flipagram. Standaard staat Plaats op Profiel ingeschakeld. Dat wil zeggen dat je videoclip openbaar is voor andere Flipagram-gebruikers. Schakel dit uit als je de clip verborgen wilt houden. Zodra je op Klaar tikt, krijg je nog allerlei andere deelmogelijkheden te zien. Je kunt je Flipagram-clip publiceren op Instagram, Facebook, Twitter, Vine of delen via e-mail. Achter de knop Meer zitten nog extra mogelijkheden om de clip te sharen op Tumblr, Pinterest of YouTube. Vind je het Flipagram-watermerk storend? Dat kun je wegwerken via een eenmalige in-app-aankoop.

Replay

Score: 5 sterren

Prijs: Gratis (+ in-app-aankopen)

Omvang: 85,1 MB

Aan de slag met Replay

Wil je nog meer mogelijkheden? Dan is Replay een goede keuze. Deze app is niet voor niets bekroond door Apple als 'Keuze van de redactie'. Ook deze app kun je gratis downloaden in de App Store. De functies zijn een tikkeltje uitgebreider dan die van Flipagram en er zijn heel wat kant-en-klare thema's beschikbaar. Open de app en tik op Aan de slag om je eerste fragment te maken. Geef de applicatie toegang tot je beelden en laat de app weten of je al dan niet meldingen wilt ontvangen. Via Inspiratie krijg je een idee wat er allemaal mogelijk is met deze app.

©PXimport

Via Inspiratie krijg je een idee over de mogelijkheden van Replay.

Beelden selecteren

Overtuigd? Tijd om zelf in de regisseursstoel te kruipen. Tik op Nieuw, scrol door je filmrol en selecteer een reeks beelden door ze simpelweg aan te tikken. Heb je echt héél erg veel foto's op je iPad staan? Dan kun je ook gerichter zoeken. Tik op Zoek linksonderaan en filter op Dichtbij, Favorieten of Recent. Via Albums rechtsonderaan krijg je toegang tot de verschillende mappen met foto's en videofragmenten op je iPad. Zodra je tevreden bent met je selectie tik je rechtsboven in beeld op Voorbeeld.

©PXimport

Beelden selecteren doe je in een paar tellen.

Videostijl kiezen

Je krijgt nu een preview van het fragment te zien. Zie je rechtsboven een icoontje met een roodgekleurde toverstaf? Dat geeft aan dat je in de stijlmodus zit. Met de grote gekleurde blokken helemaal onderaan kun je een bepaalde videostijl kiezen. De eerste drie zijn gratis, de andere kun je aanschaffen via in-app-aankopen. Je kunt van alle stijlen een preview opvragen door er één keer op te tikken. Om de videostijl verder aan te passen aan je persoonlijke voorkeuren, tik je er nog een keer op. Je kunt nu het Lettertype, het Filter en de Graphics zelf veranderen. Met de Verras me!-knop maakt Replay zelf een mix-and-match. Tevreden met het resultaat? Dan ga je verder met de Voltooid-knop.

©PXimport

Probeer zeker de Verras Me!-knop eens uit.

Storyboard

Als je op de tweede knop - met de filmstrip - rechts in beeld tikt, kun je het fragment verder finetunen. De volgorde van de foto's en video's is wellicht niet helemaal zoals je wil. Dat kun je hier aanpassen door de thumbnails onderaan te verslepen. Tik op een foto om extra knoppen tevoorschijn te halen. Met de plustekens links en rechts van een thumbnail kun je extra beelden importeren, met de knop met de vier hoeken onderaan kun je aangeven waar de camera moet scherpstellen en met de Aa-knop kun je tekst toevoegen. Beelden dupliceren of verwijderen? Dat doe je respectievelijk met het derde en vierde knopje onderaan een foto.

©PXimport

De focus kiezen, tekst toevoegen, een beeld dupliceren ... het kan allemaal.

Muziek toevoegen

Een videoclip heeft uiteraard ook wat muziek nodig. Tik in het hoofscherm op de knop met de muzieknoot en vervolgens onderaan op Muziek selecteren. Replay zal je in eerste instantie een aantal suggesties voorschotelen die bij de stijl van je clip passen. Daarnaast biedt het heel wat tracks uit verschillende muziekgenres aan. Eén keer tikken volstaat om een voorsmaakje te krijgen. Door een tweede keer te tikken selecteer je de track. Via Mijn muziek bovenaan kun je nummers uit je eigen iTunes-bibliotheek kiezen. Vervolgens kun je aangeven wanneer de muziek moet starten, bijvoorbeeld vanaf seconde 12.

©PXimport

Replay biedt verschillende tracks uit diverse genres aan.

Tempo en formaat wijzigen

De een houdt van breedbeeld, een ander van vierkant. Met de knop met de sleutel kun je het Formaat van de clip wijzigen. Cinema geeft je een standaard 16:9-beeld. Als je Vierkant kiest, kun je met één tik op de knop nog aangeven of je ook wilt dat je clip geoptimaliseerd wordt voor Instagram. De videoclip krijgt dan automatisch een maximale duur van 15 seconden. Wil je zelf aangeven hoelang het fragment moet duren? Dan kies je Tempo en maak je je keuze tussen Langzamer, Natuurlijk of Sneller. Ga verder met Voltooid en tik daarna rechts boven in de hoek op Opslaan.

©PXimport

De ene houdt van breedbeeld, de andere van vierkant.

Delen met vrienden

In de allerlaatste stap kun je nog even een hoofdtitel meegeven, bijvoorbeeld Zomervakantie 2015. Daarna kun je het fragment delen met je vrienden, familieleden of collega's. Replay biedt verschillende mogelijkheden aan. Er zijn sneltoetsen voor Facebook, Twitter, YouTube en Instagram. Wil je het fragment niet aan de hele wereld tonen? Dan kun je opteren voor Email. Via je iPhone zou je het fragment zelfs nog via WhatsApp kunnen versturen. Met de schuifbalken onderaan kun je nog aangeven of je clip op Replay gepubliceerd mag worden en in de filmrol moet opgeslagen worden. Wil je de clip op een later tijdstip nog verder bewerken? Dat kan. Je kiest op de startpagina voor Mijn films, je selecteert de clip en kiest daarna voor Kopiëren en bewerken.

©PXimport

Jij kiest zelf op welke manier je het fragment wilt delen met vrienden, familieleden en collega's.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).