Je zou het misschien niet zeggen, maar de fiets hierboven is een hypermoderne fiets. Hij zit namelijk tjokvol gadgets. Sleutels zijn niet nodig: het slot opent automatisch. De lampen gaan vanzelf aan als je opstapt. Het ingebouwde alarm houdt dieven op afstand en de verborgen gps-zender houdt je locatie bij. Hebben? Dat kan! Zo maak je van je oude brik een slimme fiets.

Tip 01: Verlichting

Je een ongeluk trappen om je dynamo aan te zwengelen zodat je een beetje zichtbaar bent in het donker? Dat is eigenlijk niet meer van deze tijd. Dat kan veel gemakkelijker. Bijvoorbeeld met de See.Sense Icon set. Dat zijn lampjes die met behulp van een bewegingssensor reageren op de omgeving. Rijd je op een rotonde of benadert een auto je ’s avonds, dan schijnen de Icon-lampjes feller zodat het verkeer om je heen je beter ziet. Je kunt ze ook laten knipperen maar dat is in Nederland niet toegestaan.

De lampjes zijn via een rubberband gemakkelijk te bevestigen op elke fiets. Ze worden opgeladen via een usb-kabel en zijn via bluetooth verbonden met je smartphone. Met de See.Sense-app kun je de helderheid van de lampjes instellen en de firmware updaten. De lampjes produceren zo veel licht, dat ze ook overdag zichtbaar zijn. De fietslampen kunnen via je mobiel ook een van je contacten een noodberichtje sturen als je valt. Of een waarschuwing geven op je telefoon als de bewegingssensor merkt dat iemand er met je fiets vandoor gaat. De Icon-lampjes gaan daarnaast automatisch aan als je fietst in het donker. De Icon’s van See.Sense zitten dus boordevol mogelijkheden, die het fietsen veiliger en aangenamer maken. Ze zijn alleen wel prijzig: een setje kost 119,99 pond, dat is zo’n 138 euro.

©PXimport

Tip 02: Slim slot

Een slimme fiets kan natuurlijk niet zonder een ‘slim’ slot. Eentje die je niet hoeft te openen met een sleuteltje (kun je dat ook niet meer kwijtraken), maar die reageert op je telefoon. De SL 460 Smartlock (71 euro) van het Duitse bedrijf Trelock is een mooi voorbeeld. Die kun je via NFC verbinden aan je telefoon. Let op: niet iedere smartphone heeft een NFC-chip ingebouwd, daarvoor heeft Trelock een E-key voor 60 euro extra. Wil je het ringslot sluiten, dan druk je een knop aan de zijkant in en trek je het hendeltje naar beneden. Openen doe je met je smartphone. Je opent de app en houdt de telefoon tegen het vlak aan de zijkant van het slot aan. Na een druk op de knop, schiet het slot open. Nog een voordeel is dat er geen sleutelgat is dat door een dief kan worden geforceerd. Daarnaast kun je het slot delen met maximaal acht personen om de fiets uit te lenen. Die kunnen dan dezelfde app gebruiken.

De SL 460 werkt snel en gemakkelijk. Hij werkt zonder batterij, het slot krijgt z’n stroom via de NFC-verbinding van de smartphone. De Trelock Smartlock heeft geen ART-keurmerk maar ziet er net zo stevig uit als een ringslot met ART-2-keurmerk.

©PXimport

Tip 03: Nog slimmer slot

Er is één ding dat de SL 460 niet kan, maar de Linka Lock (169 euro) wel … en dat is automatisch openen. De Linka werkt met bluetooth en kan volledig automatisch openen als je binnen twee meter afstand van je fiets komt. Dat voel heel futuristisch en is ook nog eens heel handig, want je hoeft je telefoon niet meer uit je zak te halen. Vertrouw je het niet? Dan kun je die functie ook uitschakelen en het slot openen met de Linka-app.

Wil je het Linka-slot sluiten, dan druk je twee keer op het knopje aan de zijkant. Het gaat dan met een zachte zoem automatisch dicht. Ben je je telefoon vergeten of werkt je bluetooth-verbinding even niet, dan heb je een noodcode als back-up. Heb je bijvoorbeeld de code 3625 bedacht, dan druk je het knopje aan de zijkant eerst drie keer in, dan zes keer etc. Het slot opent ook dan voor je. Verder heeft de Linka een ingebouwd alarm (110 dB) dat reageert op beweging. En je kunt de toegang tot het slot delen met anderen.

De Linka moet worden opgeladen met een usb-kabel (volgens de fabrikant hoeft dat maar één keer per jaar). Ook dit slot ziet er stevig uit maar heeft geen ART-keurmerk.

©PXimport

Tip 04: Alarm

Het slot dat we in de vorige tip bespraken heeft een ingebouwd alarm, maar je kunt ook een los alarm aanschaffen. De Chinese webwinkel DealExtreme verkoopt bijvoorbeeld een model voor 4,22 euro dat reageert op schokkerige bewegingen. Je kunt het apparaatje eenvoudig bevestigen aan het frame van je fiets. Wil je het alarm activeren, dan druk je twee seconden de B-knop in. Het alarm reageert op beweging en geeft een ‘gil’ van 110 dB. Om het alarm uit te schakelen, moet je een zelf gekozen code invoeren. Het alarm werkt op een 9V-batterij. Heb je een lichte fiets, dan is het misschien handiger om te investeren in bijvoorbeeld een slot met ingebouwd alarm of een gps-tracker (zie tip 5), omdat het alarm niet reageert als de tweewieler wordt opgetild (het kan geen versnelling meten maar alleen trilling).

©PXimport

Tip 05: Tracker

Met een gps-tracker kun je je fiets overal volgen. Mocht je fiets worden gestolen, dan vertelt de ingebouwde gps-chip je precies waar je tweewieler is. De Vclone van Velocate is een gps-tracker vermomd als een achterlamp met reflector. Op het oog zie je geen verschil tussen een gewoon achterlicht en de Vclone. Maar binnenin dit apparaat zitten een gps-chip en simkaart verstopt, die ervoor zorgen dat je je fiets overal ter wereld met je smartphone kunt volgen. De installatie van de Vclone is niet anders dan die van een achterlicht: je schroeft hem met twee moertjes vast aan de achterkant van je fiets. Je downloadt en start daarna de bijbehorende app, waarna je op een kaart meteen de positie van je fiets ziet (mits hij verbinding heeft met minimaal drie satellieten).

Via een bluetoothverbinding kun je met de app het achterlicht ook aanzetten (helaas is daarvoor geen knopje meer aanwezig op de Vclone). Ook kun je instellen dat je een seintje krijgt als iemand je tweewieler steelt. De Vclone wordt via een usb-snoer opgeladen, en dat is nog best lastig. Aan het uiteinde van het snoer zit namelijk geen stekkertje, maar hangen twee draadjes die je door twee gaatjes onder de Vclone moet steken. Niet echt gebruiksvriendelijk. Daarnaast is het best prijzig: tussen de 149 en 240 euro, afhankelijk van het abonnement.

©PXimport

Tip 06: Goedkopere tracker

Een veel goedkopere optie is de Chinese Mini GPS Tracker (18,30 euro). Die is misschien niet per se gemaakt voor een fiets, en niet zo mooi vermomd als de Vclone, maar werkt ook prima. Je kunt hier zelf een (prepaid)simkaart in stoppen. Als je het bijbehorende telefoonnummer belt, stuurt het kastje je een sms met daarin de coördinaten, het tijdstip, de snelheid en een link naar Google Maps. De Mini GPS (64 x 46 x 17 mm en 50 gram) is goed te verstoppen onder het zadel.

©PXimport

Tip 07: Navigatie

Er zijn allerlei producten te koop voor fietsnavigatie, met prijzen tussen de 150 en 600 euro. Maar voor wie het goedkoop wil houden hebben we twee woorden: Google Maps. Deze navigatie-app is gratis en voor smartphones met iOS en met Android beschikbaar. Zodra je in de app een bestemming hebt gekozen, klik je daaronder op het fiets-icoontje en krijg je een fietsroute voorgeschoteld. Klik je onderaan het scherm op Stappen en meer, dan krijg je van iedere afslag een foto te zien. Je kunt de kaarten trouwens downloaden naar je telefoon, zodat je onderweg geen data verbruikt (klik op het hamburgericoon en kies Offline kaarten). Met een waterdichte fietshouder kun je je smartphone veilig monteren op je stuur.

Tip 08: Usb-aansluiting

Als je je telefoon heel veel gebruikt en lange tochten maakt, is het handig als je hem onderweg kunt opladen. Cortina verkoopt een stuurpen met ingebouwde powerbank voor 85 euro, verkrijgbaar via de fietshandel. De stuurpen kan worden aangesloten op iedere dynamo en ziet er fraai uit. Tijdens het fietsen laad je de ingebouwde accu op, die vervolgens je smartphone voedt. Het inbouwen van de stuurpen is wel even een klusje, maar het resultaat is heel netjes. We mochten de stuurpen testen op een fiets van TSO Fietsen in Groningen. Tijdens die rit bleek hoe simpel het werkt: telefoon aansluiten op de usb-ingang en gaan. Het laden gaat niet heel snel, maar het zorgt er in elk geval voor dat je telefoon op peil blijft.

Ook een mooie optie is de Cycle2Charge (59,90 euro plus 10 euro verzendkosten). Dit is een klein apparaatje dat netjes bovenop het balhoofd van een Ahead-stuurpen kan worden gemonteerd. Heb je geen Ahead-stuurpen, dan kan hij met een adapter ook op een gewoon stuur worden geplaatst. Met een snoertje sluit je de Cycle2Charge op je 5V-dynamo aan, zodat het apparaatje de energie om kan zetten in stroom voor je telefoon. Je sluit simpelweg je mobiel op de usb-ingang aan. De Cycle2Charge kan tegen een stootje en is gemakkelijk te installeren.

©PXimport

Tip 09: Alles in één

Het alles in één pakket van Cobi vervangt je telefoonhouder, usb-lader, navigatie, fietslampjes en bel, en maakt er één slim geïntegreerd systeem van. Het hart van het systeem is je smartphone, die met een ingebouwde accu (op te laden via usb) wordt gevoed. Via de afstandsbediening op je stuur bedien je de Cobi-app. Daarmee kun je een fietsroute vastleggen, je lampen aan- of uitzetten, je muziek bedienen en zelfs telefoontjes plegen. De lampen kunnen ook automatisch inschakelen als je fietst in het donker. En – heel gaaf – met je achterlicht kun je je richting aangeven. Het Cobi-systeem heeft ook een alarm, dat je via bluetooth een seintje stuurt als iemand je fiets pakt.

Het systeem werkt heel prettig en ziet er gelikt uit. Het kost alleen wel een flinke duit: 299 euro. Daarnaast is het wat fragiel en daardoor misschien minder geschikt in een grote stad of drukke fietsenstalling.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).