Je staat in dubio: wordt het een tablet of ga je toch voor een traditionele laptop? Het enorme aanbod maakt het er niet makkelijker op en dan zijn er ook nog eens die hybrides, apparaten die je als tablet én als laptop kunt gebruiken. We helpen je op weg bij het maken van een keuze.

Op 27 januari 2010, alweer bijna vier jaar geleden, werd de eerste iPad door Steve Jobs geïntroduceerd. Een apparaat waaraan we toen heel erg moesten wennen. Hoewel Apple niet de eerste was die een tabletcomputer op de markt bracht, wist het bedrijf met deze gigantische iPod Touch de consument voor het eerst echt te verleiden. En hoe! Na de introductie in april in de VS en in juli in Nederland werd het apparaat in korte tijd enorm populair.

Het gemak van een tablet
Opmerkelijk, want hoewel het apparaat vanuit de magische handen van Jobs aan het wereldwijde publiek werd getoond, was er niet echt een duidelijk ‘gebruiksmodel’ voor het ding. Behalve dan surfen over het internet. Op de vraag waarvoor je een tablet nou echt moest gebruiken, kon niemand een goed antwoord op te geven. Maar dat deerde de talrijke kopers niet. De creatieve app-makers wisten echter langzaam maar zeker de iPad om te vormen tot een heel veelzijdig apparaat, waarmee je het ene moment mee kunt gamen en op het andere moment een televisieprogramma kunt kijken, foto’s kunt bewonderen en aan de slag kunt met je documenten.

Zonder gedoe. Hij start snel op en ook als je ermee werkt is een tablet zoals de iPad verrassend vlot. Maar als je kijkt naar de functionaliteit, dan zie je dat er toch een belangrijk verschil is tussen een laptop enerzijds en een iPad of een Android-tablet anderzijds. De laatste zijn meer bedoeld om informatie te raadplegen of om met los bluetooth toetsenbord of een cover met ingebouwd toetsenbord geconcentreerd te werken aan één document. Wil je in retraite werken aan je memoires, dan is een tablet met toetsenbord prima tool. Maar wil je gelijktijdig een stapel documenten doorspitten, werken aan een uitgebreide presentatie en ondertussen je favoriete website en Twitter volgen? Dan is een tablet vooralsnog niet het prettigste gereedschap. Want meerdere programma’s tegelijk gebruiken en multitasken is niet het sterkste punt van de huidige generatie tablets.

Vergelijk het een beetje met koken. Op de camping kan je met een gaskomfoor en een pannetje een heerlijk gerecht maken. Maar als je uitgebreid wilt gaan koken dan is dat zespits fornuis toch een heel stuk prettiger. Oftewel: op dat moment komt een laptop in zicht. Dankzij het aangekoppelde toetsenbord en het touchpad kan je veel efficiënter werken. Daarnaast is het besturingssysteem dat je op een laptop terugvindt gemaakt om met vensters te werken. Tablets werken met toepassingen die vrijwel altijd het volledige scherm in beslag nemen en dat maakt het werken met meerdere toepassingen minder handig dan op een laptop, waar je eenvoudig de vensters naast elkaar kunt zetten. Technisch is er ook een belangrijk verschil: waar de meeste tablets op (opgevoerde) smartphonetechniek werken, kan je bij een laptop ook kiezen voor veel krachtigere hardware.

Als je het heel scherp zou willen definiëren, dan zou je kunnen zeggen dat een tablet gemaakt is voor het raadplegen van informatie en licht werk, terwijl een laptop juist meer gericht is op werk. Nu is dit zoals gezegd een scherpe definitie en het is natuurlijk sterk afhankelijk van jouw gebruik wat het beste bij je past. Toch heeft de komst van de tablet de laptopmarkt niet ongemoeid gelaten. Laptops zijn dunner geworden, met onder andere de komst van ultrabooks, en ook zijn er steeds meer laptops die met een beter scherm worden geleverd – al heeft een tablet over het algemeen een veel beter scherm met een hogere resolutie en betere kijkhoek en dito kleurweergave dan een vergelijkbare laptop. Ook een aanraakscherm wordt meer en meer standaard op laptops.

Met Windows 8 en Windows RT probeert Microsoft een brug te slaan tussen de notebook en tablets. De oplossing die het gekozen heeft is om het besturingssysteem twee omgevingen te geven: de klassieke desktop die niet heel erg geschikt is om met alleen vingerbewegingen te bedienen, en een nieuwe omgeving met de tegelinterface die Microsoft ook gebruikt op zijn telefoonbesturingssysteem en die ook de mogelijkheid biedt om meerdere apps en de desktop naast elkaar te gebruiken en via het scherm te besturen. De makke van Windows is dat het aanbod van apps nog altijd – een jaar na de introductie! – vér achterblijft bij Android en iPad en dat voor het gebruik van de desktopomgeving een keyboard en muis eigenlijk onmisbaar zijn. Daarnaast heeft Microsoft nog steeds niet een variant van zijn Office-software gemaakt die prettig werkt met vingerbediening.

Dat hebben de fabrikanten ook gezien en dus zie je steeds meer hybrides op de markt verschijnen. Een van de eerste populaire modellen op dat gebied was de Asus Transformer – met Android. Ook met Windows zijn er inmiddels verschillende hybrides. Bij veel van die modellen (zoals de Transformer) is de techniek in het scherm verwerkt en is het toetsenbord, waaronder bij een gewone laptop vaak de techniek is geplaatst, niet meer dan een standaard waarin de tablet kan worden geklikt. Het voordeel is dat je hiermee niet alleen een lichte tablet hebt, maar ook een apparaat dat dienst kan doen als laptop.

Ook zijn er tal van vormen met draaibare en kantelbare schermen. Je hebt dan altijd het keyboard bij de hand, maar het nadeel is dat het gewicht over het algemeen een stuk hoger is dan van een tablet zonder keyboard. Een niet te missen voordeel van een hybride is dat je daarmee één apparaat hebt dat je als laptop én als tablet kunt gebruiken. Dus geen gedoe meer met het synchroniseren van bestanden en je kunt op beide apparaten met dezelfde software en instellingen werken. Nadeel is dat een hybride over het algemeen nog vrij duur is in vergelijking met een losse tablet of laptop.

Maar wat moet je nu kiezen? Dat is erg afhankelijk van je wensen. Een tablet is vooral geschikt voor eenvoudig, simpel werk en het raadplegen van documenten en websites. Voor écht werken heb je een besturingssysteem nodig dat meer geschikt is voor multitasken en met vensters kan werken. In dat geval is een laptop de beste keuze. Maar je kunt ook kiezen voor ‘the best of both worlds’: met een hybride heb je het voordeel van het werken met één apparaat en altijd dezelfde software.

1. Licht en compact
Geen toetsenbord en dat maakt dat de gemiddelde tablet een stuk lichter is dan een laptop. Tablets wegen afhankelijk van de schermgrootte tussen de 400 en 700 gram, terwijl de lichtste laptops een kilo wegen.

2. Start supersnel op
Hoe goedkoop je tablet ook is: hij start snel op. Dat komt omdat in tegenstelling tot veel laptops geen harde schijf is ingebouwd, maar het veel vlottere flashgeheugen wordt toegepast.

3. Werkt lang op een accu
Een tablet gaat vaak veel spaarzamer met energie om dan de processors die je in laptops terugvindt. 8 tot 10 uur werken op een tablet is niet bijzonder, voor een laptop wel.

4. Goedkope apps
Een pakketje Microsoft Office? Dat kost je € 100, en als je de versie met Outlook wenst dan ben je het dubbele kwijt. De apps in de appstores van Apple’s iOS en Android zijn veel goedkoper dan de softwarepakketten in de winkel.

5. Een goed scherm
Zelfs bij betaalbare tablets is een ips-scherm met een goede kijkhoek en kleurweergave de standaard geworden. Dat geldt allerminst voor de schermen van laptops. Behalve dan bij notebooks in de topklasse.

6. Geen gedoe
Het besturingssysteem van een tablet is een stuk eenvoudiger dan bijvoorbeeld Windows of MacOS X. Dat betekent dat er ook veel minder mis kan gaan tijdens het gebruik.

7. Innovatieve software
Doordat ook kleinere ontwikkelaars via de appstore eenvoudig een groot publiek kunnen bereiken, ontstaat er een ecosysteem waarin het ontwikkelen van slimme apps mogelijk is.

8. Hoge resolutie
De gemiddelde laptop moet het nog doen met een hd-scherm. Goedkopere tablets hebben vaak ook nog een hd-resolutie. Maar full-hd of beter, zoals Apple’s Retina, is de standaard voor de luxere tablets.

9. Touchscreen standaard
Het ligt voor de hand, maar een aanraakscherm is natuurlijk standaard op een tablet.

10. Veel accessoires
Zeker als je een van de bekendere modellen kiest, zoals de iPad van Apple en de Galaxy-modellen van Samsung, dan kan je een keuze maken uit heel veel accessoires waarmee je een tablet makkelijker kunt gebruiken.

1. Vast toetsenbord
Het toetsenbord op het scherm werkt prima voor eenvoudige teksten, maar als je een document, spreadsheet of presentatie wilt maken dan zijn een vast toetsenbord en touchpad onontbeerlijk.

2. Prestaties
Een tablet start weliswaar sneller op, maar voor het echt zware werk is een goede laptop meer geschikt. Je kunt kiezen voor veel krachtigere processors, videokaarten en grotere schijven.

3. Meer opslag
Laptops hebben vaak een 500 GB harde schijf of groter en dat betekent dat je voor hetzelfde geld vaak veel meer opslagcapaciteit krijgt dan bij een tablet. Daar is 64 GB opslag al veel.

4. Aansluitingen
Probeer eens een harde schijf of geheugenstick op een tablet aan te sluiten. Op veel tablets is dat zonder dure accessoires of kabeltjes niet mogelijk.

5. Groter scherm
Ga je langere tijd werken dan is het scherm van zelfs een wat grotere 10-inch tablet wel wat aan de kleine kant. Dan is een laptop met een scherm van 13,3 inch of groter prettiger in het gebruik.

6. Vertrouwde software
Outlook, Word, PowerPoint en Excel: dat is het gereedschap voor kantoorwerkers. Die software is alleen beschikbaar voor Windows en MacOS en werkt het prettigste met een toetsenbord en muis.

7. Meer flexibiliteit
Een tablet draait het besturingssysteem waarvoor het gemaakt is. Een laptop kan je eenvoudig voorzien van een ander besturingssysteem zoals Linux. En zelfs Windows installeer je eenvoudig op een MacBook.

8. Meer vrijheid
Een laptop kent minder beperkingen dan iOS en in mindere mate Android, waardoor je vrijer bent om de software en hardware op jouw manier te gebruiken.

9. Makkelijk upgraden
Langzaam maar zeker wordt het steeds lastiger, zeker bij dunne laptops. Maar het is nog steeds relatief makkelijk om bijvoorbeeld het geheugen op te waarderen of de harde schijf te vervangen door een ssd.

10. Langere ondersteuning
Het besturingssysteem van een laptop wordt doorgaans langer ondersteund en je hebt de vrijheid een ander besturingssysteem te installeren. Bij tablets is dat niet de standaard, zo kwam iOS 6 niet beschikbaar voor de eerste iPad.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).