Om Windows 10 volledig naar je hand te zetten, moet je soms diep graven om bij de juiste opties uit te komen. Ultimate Windows Tweaker 4.2.2 maakt korte metten met het doolhof aan instellingen, tabbladen en submenu’s. Vanuit acht duidelijke vensters met slechts een paar tabs voer je aanpassingen uit. Omdat sommige tweaks erg diepgaand zijn, moet je wel weten wat je doet.

Tip 01: Portable versie

Met iedere Windows-update is Ultimate Windows Tweaker uitgebreid en vernieuwd. Intussen zitten we aan versie 4.2.2., die meer dan 200 tweaks voor het besturingssysteem bevat. Het gaat om een kleine download die geen installatie vereist, want de software is portable. Je kunt het programma dus ook gebruiken vanaf een usb-stick als je dat handig vindt. Download het zip-bestand, pak het archiefbestand uit en open het programma.

Het besturingssysteem zal waarschuwen dat deze software de besturingsinstellingen kan wijzigen. Dat is ook de bedoeling van deze tweak-software. Misschien slaat zelfs je antivirus-bescherming alarm, maar het gaat hier om een false positive; vals alarm. Je kunt gerust zijn, Ultimate Windows Tweaker bevat geen malware. Het enige gevaar dat je loopt, is dat je zelf wijzigingen doorvoert zonder kennis van zaken. Daarom maakt het programma bij het openen een herstelpunt, waardoor je de tweaks kunt terugdraaien.

Tip 02: Systeeminformatie

Wanneer je het programma voor het eerst opent, krijg je een overzicht van de systeeminformatie. De tweaks zijn verdeeld in acht categorieën. Ga vooral niet halsoverkop experimenteren en voer zeker niet te veel tweaks in één keer door! Dan weet je bij een ongewenst resultaat niet meer wat precies de oorzaak ervan is.

Iedere categorie vind je een logische verzameling van selectievakjes (checkboxes) en schuifjes. Onder in beeld zie je een regeltje: “There’s nothing to show right now (…)”. Wanneer je dadelijk in één van de acht categorieën met de muisaanwijzer over selectievakje gaat, lees je hier een korte beschrijving van de tweak.

©PXimport

Terug naar af

©PXimport

Tip 03: Maatwerk

We lichten in dit artikel de handigste functies uit. We starten bij de categorie Customization. Wanneer je hierop klikt zie je in het rechterdeel vijf tabbladen: Windows 10, Taskbar, File Explorer, Universal UI en This PC. In het tabblad Windows 10 bekijk je de diverse opties om de computer af te sluiten. Dit is ook de plaats om de grafische animatie van het startmenu uit te schakelen. Dit maakt het menu minder fraai, maar het opent wel wat sneller. In het tabblad This PC bepaal je welke onderdelen in Windows Verkenner bij Deze computer moeten verschijnen.

©PXimport

Duister thema

Standaard verschijnen de instellingen-menu’s van Windows 10 in het wit. De ontwikkelaars van Microsoft hebben echter ook een verborgen thema klaargemaakt onder de naam Hidden Dark Theme. Zoals de naam laat vermoeden, verandert de kleur van de menu’s hierdoor in een erg donkere tint. Om dit beschikbaar te krijgen moet je normaal gesproken het register wijzigen via ingewikkelde instellingen. In Ultimate Windows Tweaker open je de categorie Customization waar je in het tabblad Windows 10 de optie Enable Dark Theme aanvinkt en daarna de computer herstart.

©PXimport

Tip 04: Taakbalk

Het tabblad Taskbar van de groep Customization bevat alle tweaks voor de startbalk en het systeemvak. Is de startbalk naar je smaak te klein of te groot, dan pas je hier het formaat ervan aan. Of wil je de grootte van de pictogrammen traploos wijzigen? Via deze weg snoei je ook in het aantal elementen die in het systeemvak zitten: wil je de klok, het geluidsvolume, de batterijmeter, het netwerkpictogram weg uit het systeemvak? Dat kan allemaal!

©PXimport

Tip 05: Windows Verkenner

We blijven nog even in Customization. In het tabblad File Explorer regel je de werking van Windows Verkenner. Hier leg je bijvoorbeeld vast dat de laatst geopende mappen opnieuw open moeten zijn wanneer je de pc herstart, met Restore Last OpenedFolders At Startup. Gebruik je Aero Snap nooit, de functie die vensters herschaalt wanneer je ze naar de rand van het beeldscherm sleept? Of heb je lak aan Aero Peek, de functie waarmee je tijdelijk door vensters heen kunt kijken? Dan vink je hier de opties Disable Aero Peek Feature en Disable AeroSnap Feature aan.

©PXimport

Tip 06: Universal UI

Het tabblad Universal UI gebruik je om aan te geven hoelang de notificaties in beeld blijven. Hier geef je bijvoorbeeld ook aan hoelang de diashow in het vergrendelingsscherm te zien moet zijn. Met één vinkje schakel je trouwens het Vergrendelscherm uit zodat je niet telkens moet inloggen. Dat is uiteraard minder veilig, maar als je de enige bent die thuis aan deze computer werkt, dan kan het erg handig zijn. En met het SmartScreen-filter laat je nieuwe apps uit de Windows Store controleren op malware.

©PXimport

Herstelpunt

©PXimport

Tip 07: Gebruikersaccounts

De categorie User Accounts bestaat maar uit één tabblad, dat tweaks bevat om de veiligheid aan te passen via het welkomstscherm, het gebruikersaccount en het gebruikersaccountbeheer. De optie Disable Last Logon Information On Logon Screen voorkomt dat in het welkomstscherm te zien is met welk gebruikersaccount je het laatst bent ingelogd. Dit maakt het alweer wat lastiger voor onbevoegden om in te loggen, omdat die naast het wachtwoord ook de gebruikersnaam moeten kennen. De optie Require Users To Press CTRL+ALT+DEL To Logon zorgt dat de gebruiker eerst deze drie toetsen moet indrukken voordat hij kan inloggen.

In dit tabblad kun je ook een eigen boodschap invoeren die de gebruiker voortaan voor zijn neus krijgt bij het inloggen. De grote blauwe knop Enable Built-in Administrator Account schakelt naar de administratormodus. Dat kan nodig zijn om beveiligingsinstellingen te wijzigen, software en hardware te installeren en toegang te krijgen tot alle bestanden op de computer. Beheerders kunnen ook wijzigingen aanbrengen in andere gebruikersaccounts. Gebruik dit account uitsluitend voor het oplossen van problemen! Als je dit account als standaardaccount gebruikt, loop je het risico dat je per ongeluk wijzigingen aanbrengt die de Windows-installatie schaden. Daarom is er gelukkig ook een tweede knop, Disable Built-in Adminstrator Account, zodat je kunt terugschakelen naar een gewoon account.

©PXimport

Tip 08: Prestaties

Door naar de categorie Performance, waar we de schuifjes en vakjes vinden voor het verbeteren van de systeemprestaties. Door Windows minder te lang te laten wachten op het afronden van taken of op het afsluiten van processen die niet reageren, bespaar je op de systeembronnen. Dit regel je met de schuifjes onder de Performance Tweaks. Zorg dat Restart Shell Automatically After Some Error aan staat. Hierdoor zal Windows na een crash de gebruikersomgeving onmiddellijk opnieuw opbouwen. Let op met de optie Auto-End Non Responsive Programs, want als je programma’s die niet reageren automatisch laat afsluiten, kan dit gegevensverlies veroorzaken.

©PXimport

Broncontrole

Tip 09: Mapherkenning

Windows herkent automatisch het type map (foto’s, muziek, video). Door deze automatische herkenning worden in de menubalk de bijbehorende opdrachten getoond. Soms werkt deze automatische herkenning niet correct, zodat een map met muziek wordt weergegeven als een map met documenten. In dat geval gebruik je bij Performance de tweak Disable Automatic Folder View Discovery om alsnog bij alle opdrachten te komen.

©PXimport

Tip 10: Veiligheid

De rubriek Security & Privacy verzamelt de beveiliginstellingen in twee tabbladen: Security en Privacy. In het eerste tabblad beperk je de vrijheid om instellingen van het systeem te wijzigen. Hier zorg je dat de gebruiker het bureaublad niet mag wijzigen of de pc niet kan uit zetten. Heb je goede redenen om niet te willen dat een gebruiker via de toegang tot het Configuratiescherm de instellingen van de pc aanpast, dan kun je zelfs het Configuratiescherm uitschakelen met Disable Control Panel.

In het tabblad Privacy beginnen alle twintig keuzemogelijkheden met Disable. Hiermee timmer je de mogelijkheden dicht die toelaten dat je pc met andere apps gegevens uitwisselt. Zo verbied je dat de kalenderinformatie terechtkomt bij allerlei apps, of dat je locatie wordt prijsgegeven. Je schakelt op deze plek ook het risico uit dat een app bedoeld of stiekem gebruikmaakt van je webcam.

©PXimport

Tip 11: IE 11-tweaks

Bij categorie Internet Explorer hebben we een dubbel gevoel, omdat deze browser baan moet ruimen voor Microsoft Edge. Toch heeft Ultimate Windows Tweaker 4 een aparte pagina waarin je een groot aantal instellingen van deze browser kunt aanpassen. De meeste van die instellingen laten zich ook gewoon rechtstreeks in Internet Explorer wijzigen, maar daar zijn ze soms lastig te vinden omdat ze op verschillende locaties staan.

Bij de Internet Explorer-tweaks zitten enkele vanzelfsprekende opties, zoals de keuze van de startpagina of Enable Suggested Sites om op basis van je surfgedrag aanbevolen websites te tonen. De meeste tweaks zijn bepalend voor de surf- en download-ervaring. Wil je bijvoorbeeld gebruikmaken van Smooth Scrolling? Wil je een melding ontvangen wanneer een download binnen is? En sta je third-party-extensies toe?

Tip 12: Contextmenu

De items binnen Context Menu bevatten opties voor het menu dat verschijnt als je met de rechtermuisknop op een bestand of map klikt. In het tabblad Universal Apps voeg je snelkoppelingen toe naar de standaard Windows-apps zodat je via rechtsklikken razendsnel de app Kaarten of Nieuws kunt openen. Je kunt ook items in het contextmenu plaatsen via het tabblad Desktop Context Menu. Op die manier voeg je via de rechtermuisknop de tool toe om schermafbeeldingen te maken, of maak je de Calculator en het Taakbeheer beschikbaar. Het tabblad Desktop Context Menu 2 bevat enkele speciale acties zoals uitvoeren van een scan door Windows Defender.

©PXimport

Tip 13: Additioneel

De categorie Additional is het allegaartje van tweaks die op de interface van Windows slaan of die de werking van Ultimate Windows Tweaker bepalen. Hier regel je bijvoorbeeld de knippersnelheid van de muisaanwijzer wanneer je tekst typt. Vind je de icoontjes in de Windows-taakbalk te groot, dan vink je de optie Use Small Taskbar Icons aan. Al deze instellingen kun je ook terugvinden in het Windows-systeem, maar wederom: dan moet je graven in allerlei vensters en opties.

Kende je dit programma al, dan valt je vast op dat in vergelijking met vorige versies Ultimate Windows Tweaker 4.2.2 de Netwerk-tweaks uit de linkerbalk zijn verdwenen. De aanpassingen voor de netwerkinstellingen zijn verhuisd naar de rubriek Additional.

Tip 14: Netwerkveiligheid

In die groep Network Tweaks binnen Additional, pak je de netwerkbeveiliging aan. Eigenlijk vreemd dat deze groep niet als tabblad in de categorie Security & Privacy staat. Met de optie Hide Entire Network From Network Neighbourhood verberg je overige werkgroepen in de netwerkomgeving, zodat Windows Verkenner uitsluitend in de eigen netwerkgroep kan bladeren. Wanneer je een server of werkstation wilt verbergen in de verkenner, activeer je de optie Hide Computer From The Browser List.

©PXimport

Tip 15: Foto-programma

We blijven nog even binnen Additional. In Windows 10 is de app Foto’s ingesteld als standaard fotoviewer. Hoewel dit een prima app is, verlangen velen terug naar de Windows Photo Viewer die we kennen van eerdere Windows-versies. Photo Viewer is in Windows 10 wel aanwezig, maar is ontoegankelijk gemaakt. Om Windows Photo Viewer opnieuw tot leven wekken, gebruik je de grote blauwe tekst Enable Windows Photo Viewer. Elke aangekochte computer is voorzien van OEM informatie (Original Equipment Manufacturer), zeg maar de merkinformatie van de computer. Deze info bestaat meestal uit een Windows-logo en reclame van de fabrikant. En ook deze informatie kun je personaliseren in de rubriek Additional.

©PXimport

Tip 16: Exporteren

Heb je alle instellingen zo staan als je wilt? Dan is het handig om via Additional / Export alle instellingen te exporteren naar een .ini-bestand. Je kunt dan later altijd terug naar deze situatie door dat bestand via de knop Import weer te importeren. Op deze manier kun je ook alle instellingen direct toepassen op een andere computer!

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).