Wanneer je nog een oude pc hebt staan, kun je er in een paar stappen een ESXi-server van maken. Daarop kun je gelijktijdig meerdere besturingssystemen gebruiken met behulp van virtualisatie. Behalve leuk is dat ook heel handig, bijvoorbeeld om vanaf de tablet dingen op je pc te doen.

Virtualisatie op oude hardware (in plaats van via een bestaand OS op je huidige pc) noemen we bare-metal-virtualisatie, en de bekendste software is ESXi van VMware. Alle grote bedrijven gebruiken het en ook nog in hun meest kritische omgevingen. ESXi is namelijk zeer robuust en toch eenvoudig te gebruiken.

Bovendien is ESXi gratis, wat het ook aantrekkelijk maakt om thuis te gebruiken. Er is eigenlijk maar één belangrijk kenmerk om goed te onthouden en te overwegen voor je jouw eigen pc ombouwt tot ESXi-server: op een ESXi-server kun je niet gewoon computeren! Je hebt áltijd een ander apparaat nodig (een andere pc of een tablet) om de virtuele machines op de ESXi-server te gebruiken.

Systeemeisen ESXi

De minimale systeemeisen van ESXi zijn bescheiden: een harde schijf of SSD van 256 GB, een 64-bit-dualcore-processor en 4 GB RAM-geheugen. Maar: vooral meer geheugen is welkom. Verder moet je in het BIOS twee technieken inschakelen. Druk bij de start van de pc op DEL of F2 (of welke toets dat ook is op jouw systeem) om het BIOS te openen. Ga naar de processorinstellingen en zoek naar termen als NX Technology, XD Support of Execute Disable Bit. Zet die opties op Enabled. Ook een optie getiteld Intel (Intel VT) Virtualization Technology of AMD (AMD-V) Virtualization Technology moet op Enabled staan.

Voordat je ESXi installeert, raden we met klem aan om een back-up te maken van de hele pc. In elk geval wordt de harde schijf waarop je ESXi installeert tijdens de installatie gewist. Voor het geval er nog meer schijven aan hangen: bij een installatie als deze is een totale back-up (image) altijd beter. 

©PXimport

ESXi downloaden

Om ESXi te downloaden bij VMware, moet je een account aanmaken. Ga naar de site van VMware en klik op Download Now. Log in of maak een nieuw account via Create an Account. Ben je ingelogd, dan kom je direct op de pagina License en Download. Neem de licentiecode over, die heb je later nodig. Klik bij ESXi ISO image (Includes VMware Tools) op Manually Download en doe hetzelfde bij VMware vSphere Client.

Bewaar beide bestanden op de pc. Plaats een lege cd in de cd-brander en open Windows Verkenner. Blader naar het iso-bestand en klik erop met de rechtermuisknop, kies Schijfkopiebestand branden. Zet een vinkje bij Schijf controleren na branden en bevestig met Branden. Haal de cd eruit als die klaar is en schrijf er met een cd-markeerstift op dat dit de VMware ESXi 6.0-installatieschijf is.

Boot de pc vanaf de ESXi-installatieschijf en wacht even, na zes seconden start automatisch de installatie. Wacht tot je bij het scherm Welcome to the VMware ESXi Installation bent, druk dan op Enter om verder te gaan en daarna op F11 om de licentie te accepteren.

Selecteer in de volgende stap de harde schijf om ESXi te installeren. Als er meerdere schijven zijn ontdekt, kun je met de pijltjestoetsen wisselen. Druk op Enter als bevestiging en doe dit daarna nogmaals om de standaard toetsenbordindeling te accepteren.

©PXimport

De volgende stap is erg belangrijk. Hier bepaald je het root-wachtwoord voor de server. Deze heb je later vaker nodig. Typ het wachtwoord bij Root password en herhaal het bij Confirm password. Druk dan op Enter om verder te gaan. Druk tot slot op F11 om de installatie nu echt uit te voeren. ESXi wist nu de installatieschijf en kopieert er de eigen bestanden naartoe. Zodra je de melding ESXi has been succesfully installed ziet, verwijder je de installatie-cd en druk je op Enter om het systeem opnieuw te starten.

De server opstarten

Wacht tot de ESXi-server is opgestart, je kunt het verloop onderin het scherm volgen. In het grijze deel van het openingsscherm zie je wat systeeminformatie, belangrijker is de informatie in het geelgekleurde deel. Daar staan twee url’s voor het downloaden van tools plus enkele functietoetsen waarmee je ESXi kunt beheren. Bij de bovenste url kun je het huidige IP-adres van de server aflezen. Neem de url over in de adresbalk van de browser. Je maakt nu verbinding met de webservice op de ESXi-server en ziet er wat verdere informatie.

IP-adres toewijzen

Het belangrijkste om nu te doen is de server een vast IP-adres te geven. Zoals je op de voorpagina kunt zien, is het huidige IP-adres uitgegeven via DHCP en dat kan dus zo maar veranderen. Bepaal welk IP-adres de server het beste kan krijgen en neem anders het IP-adres over dat deze nu heeft. Druk op F2 om de configuratieopties te starten. Druk op Enter om te bevestigen dat je als root inlogt en typ daarna het wachtwoord, bevestig met Enter.

Ga met de pijltjestoets op het toetsenbord omlaag naar Configure Management Network / IPv4 Configuration. Ga naar Set status IPv4 adress and network configuration. Druk op de spatiebalk om deze configuratieoptie te kiezen. Druk weer op het pijltje omlaag en pas bij IPv4 Address het IP-adres aan en eventueel ook Subnet Mask en Default Gateway, al moet je die laatste twee alleen aanpassen als je de ESXi-server ook echt naar een heel ander netwerk verplaatst. Druk op Enter om de aanpassingen te bevestigen. Druk daarna op Esc om de managementconsole te verlaten en bevestig met Y dat je de configuratiewijziging wilt doorvoeren.

Lees verder op de volgende pagina.

©PXimport

Wil je de ESXi-server uitschakelen, dan kan dat vanuit de vSphere Client via een rechtsklik op de server in de linkerkolom van het programma. Bevestig via Ja dat de server niet in maintenance mode staat, geef een korte reden voor het uitschakelen en schakel de server uit via OK. Je kunt het ook doen rechtstreeks op de server. Druk op F12, bevestig dat je de root bent door op Enter te drukken en typ dan het wachtwoord. Druk dan op Enter en F2. Zorg er wel voor dat vooraf alle actieve virtuele machines of gepauzeerd zijn of uitgeschakeld.

Uitschakelen

Het gebruik van Windows of Linux als virtuele machine op ESXi is niet anders dan wanneer het op de pc zelf zou staan. Je kunt onderdelen toevoegen, applicaties installeren, je eigen achtergrondje erop zetten. Maar ook beveiliging blijft nodig, zoals de installatie van een antivirusprogramma, en het regelmatig updaten van het besturingssysteem en de geïnstalleerde programma’s.

Voor de virtuele machine maakt het niet uit dat hij virtueel is, hij weet het niet eens. Heb je eens een probleem met een virtuele machine, de bekende toetscombinatie Ctrl+Alt+Del geef je via het menu VM / Guest / Send Ctrl + Alt + Del. En een virtuele machine hard uitzetten gaat via de rode stopknop op het console: Shutdown Guest.

VMware Tools

Om de prestaties en het gebruiksgemak van een virtuele machine te verbeteren, zijn er de VMware Tools. Deze installeer je in de virtuele machine. De tools zijn er voor zowel Windows als Linux. Start de virtuele machine en open de console. Klik dan op VM / Install/Upgrade VMware Tools. De installatie loopt dan verder vanzelf. Heel handig, met de VMware Tools geïnstalleerd is het niet meer nodig telkens toetsenbord en muis los te maken van de virtuele machine. Beweeg de muis naar buiten de virtuele machine en je kunt direct de pc weer gebruiken.

Behalve met vSphere Client kun je ook op andere manieren verbinding maken met één van de virtuele machines. Je kunt TeamViewer installeren in een virtuele machine of de standaard Remote Desktop (Extern Bureaublad) gebruiken. Voor beide zijn er apps voor iOS, Android en Windows Phone. Verder heeft VMware enkele ESXi-apps zoals de vSphere Client voor iOS en WatchList voor Android, maar beide kunnen wel een goede update gebruiken want erg uitgebreid zijn ze niet. Als alternatief download je het gratis vmwViewer of koop je voor een paar euro de app vmwPAD (beide gebruiken onder water VNC).

©PXimport

ESXi-server afsluiten

Wil je de ESXi-server uitschakelen, dan kan dat vanuit de vSphere Client via een rechtsklik op de server in de linkerkolom van het programma. Bevestig via Ja dat de server niet in maintenance mode staat, geef een korte reden voor het uitschakelen en schakel de server uit via OK. Je kunt het ook doen rechtstreeks op de server. Druk op F12, bevestig dat je de root bent door op Enter te drukken en typ dan het wachtwoord. Druk dan op Enter en F2. Zorg er wel voor dat vooraf alle actieve virtuele machines of gepauzeerd zijn of uitgeschakeld.

Tekst: Edmond Varwijk

 vSphere Client

De server is nu klaar voor gebruik. Om virtuele machines aan te maken, gebruiken we de vSphere Client die we eerder al bij VMware hebben gedownload. Installeer het programma en start het op. Vul bij IP address/Name het IP-adres van de ESXi-server in, bij User name vul je root in en bij Password het bijbehorende wachtwoord. Klik dan op Login. Er verschijnt een waarschuwing dat de server een onbekend certificaat gebruikt om de verbinding te beveiligen. Zet een vinkje bij Install this certificate and do not display any security warnings en klik op Ignore. Even later ben je ingelogd op de vSphere Client en kun je de ESXi-server gaan gebruiken.

ESXi licentie

ESXi is gratis, maar je hebt wel een licentie nodig. De licentie heb je eerder al genoteerd of kun je alsnog aanvragen door te klikken op Assign a license to the ESXi host en daarna met je VMware-account in te loggen. Kopieer de licentiesleutel naar de pc. Klik dan in vSphere Client op het tabblad Configuration en selecteer links in de lijst met opties Software / Licensed Features. Klik op Edit en daarna op Assign a new license key to this host. Klik op Enter key en plak hier de licentiesleutel. Bevestig met twee keer OK.

©PXimport

Datastores

Voordat je een eerste virtuele machine maakt, is het handig het daarvoor benodigde installatie-iso-bestand naar de ESXi-server te kopiëren. Klik op Configuration / Storage en daarna met de rechtermuisknop op datastore1. Kies Browse datastore. De opslag op de ESXi-server wordt nu geopend in een soort Verkenner-venster. De centrale storage op de ESXi-server is nog leeg.

Klik op Create a new folder en maak een map aan met de naam ISOs. De map komt rechts in het Verkenner-venster te staan. Dubbelklik op de map. Maak een map met de naam van het besturingssysteem dat je wilt installeren. Dubbelklik dan weer op die map en klik daarna op Upload files to this folder / Upload file. Selecteer nu het iso-bestand en bevestig dat je het wilt uploaden naar de ESXi-server.

Virtual machine aanmaken

Zijn de iso’s geüpload, klik dan op Getting started / Create a new virtual machine. Doorloop de stappen van de wizard, meestal voldoet de standaardkeuze. Geef de virtuele machine de naam van het besturingssysteem en selecteer datastor1 als plek om deze te bewaren. Selecteer bij Guest Operating System het besturingssysteem dat je gaat installeren, ESXi kiest dan automatisch de juiste instellingen. Is alles klaar, klik dan op Finish.

In de linkerkolom van vSphere Client staat nu de nieuwe virtuele machine. Klik erop met de rechtermuisknop en kies Edit settings. Klik op CD/DVD drive 1 en selecteer rechts eerst Datastore ISO file, en selecteer daarna via Browse het installatie-iso-bestand. Zet dan een vinkje bij Connect at power on. Bevestig met OK. Klik nu opnieuw met de rechtermuisknop op de virtuele machine en kies Open console. Klik op Power on, de groene driehoek bovenin de console. Even later zal de virtuele machine beginnen met de installatie van het besturingssysteem.

©PXimport

Om iets in de virtuele machine te kunnen doen met toetsenbord of muis, klik je met de muis in het venster van de virtuele machine. Wil je weer terug naar de pc, dan wil dat niet. Daarvoor moet je eerst toetsenbord en muis weer loskoppelen van de virtuele machine. Dit doe je door gelijktijdig de Ctrl-toets en Alt-toets in te drukken op het toetsenbord.

Driverproblemen ESXi

Het meest voorkomende probleem wanneer ESXi op een pc wordt geïnstalleerd, is het ontbreken van drivers. Vaak gaat het dan om een netwerkkaart (vaak Realtek of Marvell) of de SATA/AHCI-controller. Dit probleem los je op door de drivers aan de ESXI-ISO toe te voegen en daarmee de installatie te herhalen. Controleer eerst welke hardware niet wordt ondersteund. Zoek daarna online de ontbrekende driver. Dit moet een Linux-driver zijn, veel ervan zijn ook bij VMware te downloaden. Daarna gebruik je een Powershell-script om de drivers aan de ISO toe te voegen. Uitleg en tools vind je hier. 

Lees verder op de volgende pagina.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).