Elke nas staat tjokvol belangrijke bestanden. Dat geldt voor vrijwel elke nas, hoe verschillend die verder in prestaties en functionaliteit ook is. Deze bestanden (denk aan foto’s, documenten en back-ups) zijn vaak van groot belang en mogen niet verloren gaan. Daarom zijn ze juist ook op de nas gezet. Wat vaak wordt vergeten is dat dan wel de nas goed beveiligd moet zijn. Een nas beveiligen kun je in 14 stappen doen.

Nas’en danken hun populariteit aan de grote opslagruimte en het gemak waarmee je de bestanden centraal kunt opslaan en delen. Een nas maakt (zeker voorzien van meerdere schijven) al snel een professionele indruk … zo’n apparaat moet wel goed en veilig zijn, toch? Maar schijn bedriegt: een nas kan heel veilig zijn en goed voor de opgeslagen bestanden zorgen, maar daar moet je wel wat voor doen. De nas moet eerst goed ingericht en goed beveiligd worden, en daarna moet de correcte werking goed bewaakt worden. Anders kan wat de beste plek lijkt voor alle gegevens ook juist een enorme kwetsbaarheid zijn … wat men in het bedrijfsleven ook wel een ‘single point of failure’ noemt.

Stap voor stap

01 Software en updates

Een belangrijk onderdeel van elke nas is de software op de nas. Deze bestaat uit twee of drie delen: het besturingssysteem (in dit verband ook wel firmware genoemd), de officiële uitbreidingen en mogelijk ook nog onofficiële uitbreidingen. Voor de firmware raden we aan niet te ver achter te lopen en liefst niet al te lang na het uitkomen van een nieuwe versie, die te installeren. Je kunt dit zelfs automatiseren door de nas zelf te laten controleren op updates en nieuwe firmware, en deze daarna te laten installeren. Een andere optie is wel direct downloaden, maar pas installeren wanneer jij dat aangeeft. Omdat je weleens hoort dat nieuwe updates of nieuwe firmware problemen geven, is dat ook een prima optie. Wacht echter niet te lang, net zoals Windows bevatten ook de besturingssystemen nas-apparaten weleens fouten die er met deze updates uitgehaald worden. Gebruik liefst wel altijd de download en installatiefunctie van de nas, deze controleert ook op de herkomst van de firmware en of de download onbeschadigd is. Lees de release notes die met een nieuwe firmware meekomen en waarin informatie over de nieuwe versie en de compatibiliteit staat.

©PXimport

02 Uitbreidingen

Behalve de firmware zijn er nog twee soorten software op de nas, de officiële uitbreidingen en de onofficiële uitbreidingen. De officiële uitbreidingen staan in de app-store van de nas. Deze worden standaard door de nas-fabrikant of partners aangeboden, en doorlopen een kwaliteitscontrole voor ze in de app-store komen. Update deze altijd zo snel mogelijk en liefst automatisch. Ben je van plan ook nog uitbreidingen uit alternatieve bronnen geïnstalleerd, besef dan dat deze niet op kwaliteit zijn gecontroleerd door de nas-fabrikant en dat je daardoor meer risico loopt. Er zijn best veel goede onofficiële uitbreidingen, maar voordat je deze gaat updaten is het belangrijk de compatibiliteit te beoordelen door de release notes en forummeldingen te lezen.

©PXimport

03 Gebruikers

Op de nas is standaard een groep Users of Gebruikers aanwezig. Maak voor alle gebruikers van de nas een nieuw account aan en maak ze lid van deze standaardgroep Users of Gebruikers. Maak geen gewone gebruikers lid van de Administrators-groep. Afhankelijk van de nas die je gebruikt kun je behalve gebruikersnaam en wachtwoord ook aanvullende opties instellen zoals het moeten wijzigen van het wachtwoord bij de eerste keer inloggen. Tevens kun je toegang geven of weigeren tot bepaalde mappen op de nas, evenals bepaalde functies toekennen zoals het kunnen inloggen op het bureaublad van de nas, of het gebruik van de ftp-server, de File Station en de bestandsverkenner. Wees niet te royaal met rechten, je kunt altijd later nog nieuwe toekennen.

©PXimport

04 Gewone gebruiker

Maak ook voor jezelf een account aan in de groep Users of Gebruikers, en gebruik dat alle keren dat je de nas normaal gebruikt. Gebruik dit account ook om netwerkverbindingen te maken met een map op de nas. Log alleen in als Administrator wanneer je echt de configuratie van de nas moet aanpassen. Afhankelijk van het merk nas kun je extra opties instellen zoals het verzenden van een mail aan de nieuwe gebruiker met daarin de accountgegevens of de gebruiker verplichten bij de eerste keer inloggen het wachtwoord aan te passen. Voor het wachtwoord zelf kun je een wachtwoordbeleid instellen dat minimumeisen stelt aan de lengte en complexiteit ervan.

Weg met de admin

©PXimport

05 Minder kwetsbaar

De meeste nas-apparaten bieden behalve opslagruimte ook nog een groot aantal andere functies. Dat kunnen standaardfuncties zijn zoals ftp, maar ook later toegevoegde diensten zoals een downloadfunctie of een mediaspeler. Een belangrijke stap in de beveiliging van de nas is het uitschakelen van alle functies die je niet gebruikt. Bovendien helpt dit de prestaties van de nas te verbeteren. Een functie die niet actief is, gebruikt geen processortijd, geen geheugen en kan ook niet misbruikt worden. Log in op de nas en open de app-store (Package Center, App Central of hoe het onderdeel op jouw nas heet waarmee je extra functies aan de nas kunt toevoegen). Hier zijn de geïnstalleerde uitbreidingen te zien. Verwijder de uitbreidingen die je niet gebruikt of indien je twijfelt, schakel ze eerst een tijdje uit. Controleer ook het onderdeel Configuratie op algemene functies die je zou kunnen uitschakelen. Wees hier wel alerter, anders dan de geïnstalleerde uitbreidingen raken deze standaardonderdelen sneller de werking van de nas.

©PXimport

06 Inbraak voorkomen

Om te voorkomen dat door eindeloos het wachtwoord te gokken iemand toegang forceert tot de nas kun je accounts en/of ip-adressen blokkeren die een te groot aantal foutieve inlogpogingen doen. De precieze werking verschilt per merk nas. Bij Synology heet het Automatisch Blokkeren en geldt het voor een hele reeks Synology-onderdelen zoals bij het verkrijgen van toegang tot de nas, maar ook bij diverse communicatieprotocollen zoals ssh, telnet en ftp, en bij het proberen toegang te krijgen tot onderdelen als File Station, Photo Station en nog veel meer. QNAPs netwerktoegangsbeveiliging biedt hetzelfde, maar met de mogelijkheid het per protocol in te schakelen. Deze functies werken op ip-adres. Wil je gebruikersaccounts met teveel foutieve inlogpogingen blokkeren, kies dan voor Accountbeveiliging. Je kunt ervoor kiezen na een aantal dagen een blokkade weer op te heffen.

©PXimport

07 Verplicht https

Standaard beheer je de nas via de browser. Je logt dan via http in op de webinterface van de nas. Communicatie via http is echter niet versleuteld en kan dus eenvoudig worden afgeluisterd, en dat geldt ook voor het administrator-account en het wachtwoord. Je kunt dit voorkomen door de nas telkens als er onbeveiligd contact wordt gemaakt met de webinterface, deze om te leiden naar het wel versleutelde https. Dat is veiliger en, door het automatisch door de nas te laten afhandelen, net zo makkelijk. Omdat de nas niet over een echt ssl-certificaat beschikt, maar een zelfgemaakt exemplaar gebruikt, geven bijvoorbeeld Chrome en Firefox wel een foutmelding, maar je kunt de url van de nas als uitzondering toevoegen. De verbinding is dan wel beveiligd, maar de identiteit van de nas wordt dan niet via het certificaat bewezen (wat binnen je eigen thuisnetwerk ook helemaal niet uitmaakt).

©PXimport

08 Logging

Een belangrijk onderdeel van de beveiliging is weten wat er op de nas gebeurt. Je kunt dat te weten komen door in de logboeken te kijken, de vastlegging van alle gebeurtenissen op de nas. Afhankelijk van het soort gebeurtenis gebeurt dat standaard, zoals bij de systeemmeldingen, of moet je die apart activeren, zoals bij gebeurtenissen van gebruikers of verbindingen die met het systeem worden gemaakt. Zodra je als admin inlogt op de nas krijg je de belangrijkste meldingen direct te zien maar voor echt alle meldingen moet je bij de Logboeken zijn. Af en toe deze gebeurtenissen even nalopen en scannen op de ergste of meest verdachte meldingen, verhoogt de beveiliging van de nas.

©PXimport

09 Melding via e-mail

Om te voorkomen dat je een echt belangrijke melding mist of er te laat op reageert, kun je de nas je laten waarschuwen. Je krijgt dan per e-mail een waarschuwing toegestuurd en weet dan dat je nadrukkelijk even naar de gezondheid en veiligheid van de nas moet kijken. Om de mail te versturen is behalve het mailadres waar het bericht naartoe gestuurd moet worden ook een geldige smtp-server of mailservice nodig. Gebruik je één van de standaard services, moet je daarop eenmalig inloggen of je inloggegevens configureren. Het is verstandig om met een testbericht te controleren of de nas ook echt mail kan versturen. Afhankelijk van het merk nas kun je ook kiezen voor sms of een andere pushservice.

©PXimport

10 S.M.A.R.T.

Bij beveiliging denken we vooral aan hackers, maar bij een nas is het noodzakelijk verder te kijken. Voor de beveiliging van de gegevens op de nas is het namelijk nadrukkelijk nodig ook naar de hardware te kijken en die geregeld te controleren. En dat geldt vooral voor de harde schijven in de nas. Elke harde schijf gaat ooit stuk en dus is het belangrijk de gezondheid van elke schijf te monitoren. De nas gebruikt hiervoor s.m.a.r.t (self-monitoring analysis and reporting technology), een techniek om de gezondheid, temperatuur en de verbruiksstatus van een harde schijf te beoordelen, en wanneer een kritische waarde wordt overschreden, alarm te slaan. Je kunt de levensduur van de schijven al flink verhogen door speciale nas-schijven te gebruiken zoals de Western Digital Red en Seagate IronWolf. Deze zijn geoptimaliseerd voor gebruik in een nas. De laatste hebben zelfs een eigen gezondheidssysteem dat nog verder gaat dan s.m.a.r.t..

©PXimport

Raid

©PXimport

11 R-sync

Bij raid1 heb je, als beveiliging tegen uitval van een schijf, een kopie op een tweede schijf in dezelfde nas. Maar met de functie rsync synchroniseer je de hele nas of een deel ervan, naar een tweede nas. Die tweede nas kan op hetzelfde netwerk zitten, maar mag ook bij vrienden of familie heel ergens anders staan. Besef wel dat als de tweede nas buiten je eigen netwerk staat, dat je in je router via nat een poort (meestal 873) moet openzetten. En dat moet uiteraard ook in de router op de andere locatie.

Rsync werkt op bijna elke nas identiek. Activeer de rsync-server, bepaal een gebruikersnaam en wachtwoord en maak een gedeelde map aan om te synchroniseren. Rsync werkt heel efficiënt, na de eerste kopieerslag worden alleen nog de wijzigingen verstuurd. Heb je veel data, doe dan in elk geval de eerste rsync met de nas-apparaten op hetzelfde netwerk.

©PXimport

12 Cloud-back-up

Heb je geen tweede nas bij de hand, maar wil je wel de gegevens ook buiten het eigen huis bewaren, dan is cloud-back-up een optie. Je gebruikt dan de opslagruimte van één van de bekende cloudopslagsystemen zoals Microsoft OneDrive, Google Drive of Strato Hi-Drive. Voor veel van deze diensten zijn er apps beschikbaar: dat is een kwestie van installeren, een account toevoegen en je kunt back-uppen. QNAP en Synology bieden beide een back-upprogramma dat al deze diensten verenigt. Dat maakt het nog makkelijker. Synology heeft inmiddels ook een eigen cloud-back-updienst: Synology C2. Bedenk wel dat een beetje nas meestal veel meer bestanden bevat dan je gratis bij deze diensten kunt neerzetten. Wil je veel back-uppen, dan zal dat niet gratis zijn.

13 Lokale back-up

Misschien minder sexy, maar zeker zo handig is een back-up naar een via usb aangesloten externe schijf. Elke nas kan het en het is van alle back-upmogelijkheden vaak de snelste en in elk geval de meest overzichtelijke. Indien nodig kun je dit op een nog professionelere manier doen door niet te werken met normale schijven en een usb-dockingstation, maar te kiezen voor de RDX-oplossing van Tandberg Data. Verwisselbare schijven in een compacte behuizing mét overschrijfbeveiliging en een handig via usb 3.0 aan te sluiten schijfstation.

Als je ervoor kiest om meer dan één lokale back-up via usb te maken, dan kun je de schijven roteren en zorgen dat er altijd één buitenshuis wordt bewaard. Die kun je dan bewaren bij een familielid of een goede vriend (iemand die je vertrouwt, want het gaat wel om belangrijke data).

©PXimport

14 Is er nog meer?

©PXimport

Als je alle punten op deze checklist bent afgelopen, dan is de nas zeker beter beveiligd, en dat geldt ook voor de gegevens op de nas. Toch lijkt het alsof je altijd nog meer kunt doen, al betreft het dan handelingen waar niet iedereen het nut van inziet. Zo zou je ook antivirus op de nas kunnen installeren. Synology biedt bijvoorbeeld gratis het op ClamAV-gebaseerde Antivirus Essential (ClamAV heeft overigens niet zo’n beste reputatie) en kun je betaald zowel bij Synology als QNAP ook McAfee gebruiken. Maar over de zin of onzin van antivirus op een nas zijn de experts het nog niet eens?

Een andere optie is versleuteling van de schijven. De hele schijf of alleen een volume. Enerzijds is dat een geruststellende gedachte voor als je schijven gestolen worden of je de nas op een externe locatie staat, anderzijds wordt de nas er een stuk langzamer door en kan het lastig zijn om nog bestanden te herstellen als er ooit is misgaat met zo’n schijf.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).