Bij de aankoop van een nas gaat veel aandacht uit naar de hardware. Niet onterecht, want over het maximum aantal schijven en de processor kun je alleen voor aankoop beslissen. Toch verdient juist voor de aanschaf ook de software een zeer kritische blik. Na de aanschaf bepaalt die toch vooral of je een bepaalde functie ook echt gaat gebruiken. Wij gaan op zoek naar de beste software voor je nas.

De software voor een nas bestaat uit meerdere delen. Allereerst is er het besturingssysteem. Dit wordt geleverd door de nas-fabrikant. Het zorgt ervoor dat de hardware in de nas goed samenwerkt en biedt basisfunctionaliteit zoals de mogelijkheid de opslagruimte in te richten en gebruikersbeheer.

Wil je meer met de nas dan wat er standaard al mogelijk is, dan kun je extra functionaliteit veelal met een paar klikken aan de nas toevoegen. Voor elke extra functie is een package of app nodig die speciaal is ontwikkeld voor gebruik op de nas. De meeste nas-fabrikanten leveren dergelijke uitbreidingen, maar er zijn ook bedrijven en enthousiaste gebruikers die deze uitbreidingen ontwikkelen. Het aantal uitbreidingen verschilt per merk en model maar is in de loop der jaren steeds groter geworden. De installatie gebeurt vanuit een app-store binnen het besturingssysteem van de nas of handmatig.

©PXimport

Mobiele apps

Behalve de software op de nas speelt ook de software buiten de nas een rol en zelfs een steeds grotere rol. Windows- en Mac-systemen hebben zelf nog wel voldoende tools en functionaliteit aan boord om de nas te gebruiken, maar voor smartphones en tablets geldt dat veel minder. Wil je onderweg bij de documenten op de nas kunnen of je foto’s automatisch uploaden, dan ben je vooral afhankelijk van de beschikbaarheid van een goede mobiele app die dat kan op jouw smartphone of tablet én voor jouw nas. De meeste nas-fabrikanten bieden apps voor iOS en Android en soms ook voor Windows Phone, maar het aantal en de functionaliteit loopt sterk uiteen.

Asustor ADM 2.7/3.0

Asustor Data Master (ADM) is het besturingssysteem voor nas-apparaten van Asustor. Het bestaat uit een bureaublad waarop alle onderdelen van het besturingssysteem staan zoals Opslagbeheer, Toegangsbeheer, Gebruikersbeheer, de Instellingen en de Bestandsverkenner. Via App Central kun je extra functionaliteit toevoegen. De actuele versie van ADM op moment van schrijven is 2.7, maar half augustus komt ADM 3.0 beschikbaar. Wij testen de finale bèta daarvan.

ADM 3.0 is een flinke stap vooruit. Het heeft een fris uiterlijk met minder zoete kleuren. Ook neemt het de grootste irritatie van versie 2.7 weg, voor het eerst zijn namelijk alle losse vensters vrij te schalen en past de inhoud zich daarop aan. In versie 2.7 hadden alle vensters een vaste grootte en moest je dus heel veel scrollen, ook wanneer dat eigenlijk niet nodig zou zijn. Andere verbeteringen zijn de widgets voor realtime monitoring, een verbeterde methode om de nas te verbinden met internet en de mogelijkheid tijdens de installatie met één klik een set uitbreidingen voor persoonlijk of juist zakelijk gebruik te installeren.

©PXimport

Uitbreidingen en apps

Er is ruimschoots keuze in uitbreidingen, zowel voor zakelijk als voor privégebruik, en zowel gemaakt door Asustor zelf als van derden. Wel zou de versnippering wat minder kunnen. In plaats van één programma voor back-up én synchronisatie heeft Asustor allemaal losse synchronisatie-apps voor Dropbox, Google Drive, OneDrive, HiDrive en nog wel meer. Bekende apps zijn Photo Gallery, de streaming-apps SoundsGood en LooksGood en het eigen Download Center, maar ook CouchPotato en Sonarr. Ook Kodi ontbreekt niet. Heb je een Asustor-nas met een hdmi-poort, dan kan Asustor Portal met een aantal apps zoals xbmc, YouTube en Chrome direct op een aangesloten tv worden gebruikt.

De achterstand die Asustor had bij de apps voor smartphones en tablets is verminderd, maar nog niet helemaal ingelopen. Zowel in aantal als kwaliteit kan het nog beter. ADM 3.0 biedt nieuwe mogelijkheden en een dergelijke update verdient meer en iets uitgebreidere apps, dus die zullen er zeker ook wel komen.

©PXimport

Drobo Dashboard

Anders dan alle andere nas-fabrikanten, biedt Drobo geen webportal op de nas voor configuratie en gebruik. Drobo houdt van eenvoud en ontneemt de gebruiker eigenlijk al het netwerk-gedoe via het Drobo Dashboard. Dat is een programma voor Windows en macOS dat de Drobo’s in het netwerk opzoekt en waarmee je die kunt configureren en vooral ook gebruiken. Gedeelde mappen worden automatisch verbonden en updates automatisch geïnstalleerd. Dit maakt de Drobo erg gebruiksvriendelijk, alleen bij problemen mis je toch wel de mogelijkheid om zonder tussenkomst van de software, contact met een apparaat te kunnen maken.

Het streven naar eenvoud zie je terug in de manier waarop Drobo met de schijfruimte omgaat. Drobo heeft BeyondRaid dat van elke combinatie van schijven en ongeacht verschillen in merk, model, opslagcapaciteit of toerental, een veilige opslag maakt. Raakt de opslagruimte vol, dan laat de Drobo weten welke schijf vervangen moet worden door één met meer opslagcapaciteit.

©PXimport

Uitbreidingen en apps

Hoewel Drobo vooral uitblinkt in onverstoorbare opslag kun je ook actief met het apparaat aan de slag en uitbreidingen installeren. Het aantal uitbreidingen is echter niet groot en bevat ook nog eens tien apps die geen eigen toepassing hebben, maar nodig zijn voor andere onderdelen zoals Java, Mono en Python. Er zijn drie echte Drobo-apps: myDrobo en DroboAccess zorgen voor toegang op afstand, terwijl DroboPix de nas geschikt maakt voor het automatisch uploaden van foto’s vanaf smartphone en tablet waarop de gelijknamige DroboPix-app is geïnstalleerd.

Het aantal apps voor smartphone en tablet is beperkt, het zijn er twee: Drobo Access voor toegang tot de nas en de data op afstand, en het eerdergenoemde DroboPix.

Live-demo’s van webinterface

Netgear ReadyNAS OS 6.0

Ooit heeft een medewerker van netwerkgigant Netgear bedacht dat een nas genoeg heeft aan eenzelfde interface als een router of een switch. ReadyNAS OS 6.0 biedt namelijk wel een prachtige webinterface, maar deze is echt alleen relevant voor de nas-beheerder. Een gewone nas-gebruiker hoeft hier nooit in te loggen. Een totaal andere benadering dan het virtuele bureaublad met een configuratiescherm en applicaties zoals Synology, QNAP en Asustor die bieden. Een tikkeltje saai misschien, maar wel in lijn met de visie van Netgear dat de ReadyNAS “premium storage levert voor prosumers en het MKB”.

Maar vergis je niet, verspreidt over acht tabbladen biedt ReadyNAS OS alles wat een nas-beheerder maar nodig kan zijn zoals gebruikersbeheer, bestandsbeheer, netwerkconfiguratie, cloud-integratie en back-up en herstel. En er zijn enkele speciale mogelijkheden. Bij de schijfindeling staat de optie X-RAID: net als bij Drobo kun je bij Netgear schijven van verschillende grootte en specificaties combineren en ook later nog opslagcapaciteit toevoegen. Daarbij kun je kiezen voor het Btrfs-bestandssysteem. Dit maakt continue snapshots waardoor je verwijderde en gewijzigde bestanden altijd eenvoudig kunt terugzetten aan de hand van een overzichtelijke tijdlijn. ReadyNAS introduceerde het als eerste, en in al zijn modellen, waar Synology dat pas sinds kort doet en alleen op de duurdere modellen.

©PXimport

Uitbreidingen en apps

Wat de uitbreidingen betreft neemt Netgear een middenpositie in, waarbij het officiële aanbod nog wel kan worden uitgebreid met apps vanuit de community. Opvallender eigenlijk dan het aanbod en de soms vreemde keuzes daarbinnen, is dat er eigenlijk weinig ontwikkeling in zit. Het aanbod staat eigenlijk al enkele jaren stil en dat geldt ook voor de spaarzame uitbreidingen van Netgear zelf.

Cloud-integratie zit traditioneel goed in elkaar in ReadyNAS OS. Met ReadyCloud krijg je mobiele toegang tot de nas, en met ReadyNAS Vault biedt Netgear een eigen online back-up voor de data op de nas. Voorzichtig introduceert men nu ook synchronisatie met andere cloudopslag zoals Google Drive en Amazon S3. Gebruik je liever geen cloud, maak dan met ReadyDR een back-up naar een andere ReadyNAS, waar ook ter wereld. ReadyDR back-upt op block-levelniveau, kost dus weinig bandbreedte. Het aantal apps voor smartphone en tablet is zeer beperkt.

©PXimport

Synology DSM 6.1

DiskStation Manager of kortweg DSM is het besturingssysteem voor Synology nas-apparaten. Het is zonder twijfel het meest stabiele nas-besturingssysteem en dat ondanks dat het tjokvol functionaliteit zit. Dat laatste valt trouwens minder op dan bij de andere besturingssystemen, Synology kiest er vaak voor de complexiteit bij de gebruiker weg te houden. Zo opent het Configuratiescherm standaard in de uitgeklede Basismodus, en alleen wie voor de Geavanceerde modus kiest, ziet ook echt alle opties. Het tekent de manier waarop DSM is ingericht, van een bedrieglijke eenvoud.

©PXimport

Uitbreidingen en apps

Het aantal uitbreidingen voor DSM is enorm, zeer gevarieerd én van goede kwaliteit. Een zeer groot aantal worden bovendien door Synology zelf gemaakt en onderhouden, wat de kwaliteit en beschikbaarheid zeker ten goede komt. Hoewel de consument ook niets tekort komt, komen veel uitbreidingen vooral in een zakelijke omgeving tot hun recht. Synology heeft namelijk niet zozeer de andere nas-merken in het vizier, maar veel meer Google en Microsoft en andere clouddiensten. Een MKB’er die dat wil, kan op de nas een volledige kantooromgeving inrichten met e-mail, chat, spreadsheet, tekstverwerker, notities, contacten en agenda. Ook is er een sterke Synology-community die nog weer eigen uitbreidingen ontwikkelt.

Bij de schijfindeling biedt Synology Hybrid Raid (SHR) de mogelijkheid als Drobo BeyondRaid en Netgear X-Raid. Ook introduceert Synology inmiddels (net als Netgear al eerder deed) het Btrfs-bestandssysteem, maar wel alleen in specifieke, duurdere modellen. Wel of geen Btrfs, je kunt altijd gebruik maken van de vele back-up- en synchronisatiemogelijkheden tussen nas en externe schijf, andere nas’en en cloud. Deze zijn door Synology bovendien in een klein aantal handzame applicaties samengebracht.

Heb je geen behoefte aan zakelijke functies en ben je juist op zoek naar media en streaming: ook daarvoor heeft Synology alles in huis. Er zijn bovendien ruimschoots mobiele apps voor smartphones en tablets om de meeste van deze functies ook nog onderweg te kunnen gebruiken.

©PXimport

QNAP QTS 4.3.3

QNAP Turbo System of QTS is het besturingssysteem voor QNAP-nas-apparaten. Hoewel het enkele versienummers achterloopt op DSM van Synology zijn de overeenkomsten groter dan de verschillen. Aanvankelijk keek QNAP vooral veel af bij Synology, inmiddels loopt QTS op een aantal punten voor op DSM. QNAP innoveert sneller en met meer lef dan Synology en dat is aan QTS te zien.

De installatie van QTS is de mooiste van allemaal. Meer dan de unieke cloud-key die aan de zijkant op elke QNAP staat, is niet nodig om de juiste software op de nas te krijgen en deze vergaand te configureren. De enige tegenvaller is dat QNAP geen flexibele raid-variant heeft zoals BeyondRaid, X-Raid of SHR.

©PXimport

Uitbreidingen en apps

Verder valt er weinig af te dingen op de vele mogelijkheden van QTS. Het besturingssysteem is akelig compleet en alles wat nog ontbreekt kan vanuit een ruim aanbod aan uitbreidingen worden toegevoegd. De uitschieters zijn Virtualization Station waarmee je op de nas Linux- en Windows-systemen kunt virtualiseren, iets wat QNAP echt goed heeft uitgewerkt. Een tweede uitblinker is HybridDesk Station waarmee je via een hdmi-aansluiting (die bij QNAP bijna standaard aanwezig is) de nas als mediaspeler of virtuele Linux-pc kunt gebruiken.

Uniek voor QTS is USB Direct waarmee je via een usb-c-kabel directe toegang kunt krijgen tot de bestanden op de nas. Dit is voorlopig alleen nog beschikbaar op een klein aantal QNAP-nas’en. QTS overtuigt verder met eenvoudige, veilige toegang tot en vanaf het internet, back-up, synchronisatie met cloud of andere nas-apparaten, het is allemaal mogelijk en nog veel meer. Bovendien is QNAP net als Synology bezig de vele gelijksoortige back-upapplicaties te integreren tot één makkelijke en overzichtelijke toepassing.

©PXimport

Western Digital My Cloud OS 2.30.165

Western Digital is vooral bekend als leverancier van harde schijven en het bedrijf heeft daardoor ook nog een ander belang dan alleen zelf zoveel mogelijk nas-apparaten te verkopen. De relatie met de partners moet WD koesteren en behouden. Misschien dat het daarom is dat WD zich vooral richt op een deel van de markt dat door de andere nas-fabrikanten vaak wat wordt vergeten: iedereen die wel de functionaliteit van een nas wil, maar zonder zich zwaar in allerlei techniek te moeten verdiepen. Eenvoud is namelijk de grote kracht van WD.

Net als Netgear heeft WD wel een webinterface, maar niet op een bureaublad gebaseerd, maar op een echte beheeromgeving. Dit is voor de configuratie van de nas, de verbindingen en de gebruikers. Net als bij Netgear, is de WD nas wel erg eenvoudig te gebruiken. Om goed inzicht te krijgen in de gezondheid van het apparaat, de gebruikers, cloudtoegang en geïnstalleerde extra’s is nooit meer dan een paar klikken nodig. Bovendien zijn er duidelijke grafische weergaven waar mogelijk.

©PXimport

Uitbreidingen en apps

Western Digital biedt binnen de App Store van My Cloud OS een zeer bescheiden aantal van zestien uitbreidingen aan. De belangrijkste wensen worden wel vervuld met Plex en SqueezeCenter voor media; Transmission voor torrents; DropBox-synchronisatie; en WordPress voor websites; en Z-Way Server voor home-automation. Geen van de apps kan echter de vergelijking doorstaan met soortgelijke functies van de andere nas-merken. Ook is de integratie vaak lastiger waardoor het gebruiksgemak bij de apps duidelijk minder goed is.

Een sterk punt van de Western Digital is de app voor smartphone en tablet, en het gemak waarmee je met een WD-nas een persoonlijke cloud opzet. Tegelijk kun je buiten die app niet heel veel doen met een WD-nas op je mobiele apparaat.

©PXimport

Conclusie

Bij de keuze van een nieuwe nas kun je niet meer alleen maar naar de hardware kijken. De software, zowel het OS op de nas als de software die je gebruikt om met een smartphone, pc of tablet verbinding te maken met de nas, speelt allemaal een grote rol in wat de nas jou uiteindelijk te bieden heeft. Wat voor jou de beste keuze is hangt af van jouw gebruik van de nas. Wil je vooral heel veel functionaliteit en zelf bepalen wat je met de nas doet, dan kun je niet om QNAP QTS, Synology DSM en Asustor ADM heen. Wil je de nas vooral als nas gebruiken, dan kan Netgear ReadyNAS OS ook een heel goede keuze zijn. Drobo en Western Digital zijn meer niche en vooral geschikt als je vooral bestanden veilig wilt opslaan en toch toegankelijk wilt houden, ongeacht waar je ook bent.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).