E-mail exporteren en importeren doe je zo

© PXimport

E-mail exporteren en importeren doe je zo

Beveiligingssoftware

Geplaatst: 2 juli 2015 - 11:47

Aangepast: 24 november 2022 - 11:27

Robbin Ooijevaar

Misschien begint het mailprogramma dat je gebruikt om e-mails mee te lezen te verouderen. Door je mails te archiveren of exporteren heb je een back-up achter de hand. Deze kun je vaak gebruiken om over te stappen naar een nieuwe pc of andere mailclient, bijvoorbeeld Windows 8 Mail-app.

01 Nieuwe computer

Als je je mail wilt overzetten of veiligstellen, kan dit op diverse manieren. De manier die je kiest, hangt af van wat je wilt bereiken. Heb je een nieuwe computer met Windows 8.1 en werkte je op je oude computer met Outlook Express of Windows Live Mail? Dan kun je besluiten om de oude berichten te archiveren in een doorzoekbaar archiefbestand. Het is ook mogelijk de oude mailtjes in de Windows 8.1 Mail-app te krijgen. Verder kun je Windows Live Mail als programma installeren op je nieuwe computer en hierin de berichten importeren. En misschien wil je wel overstappen op webmail van Outlook.com of Gmail? Kortom: veel mogelijkheden en keuzes!

02 Export en import

Met exporteren haal je mail uit een mailprogramma. Een goede export kan dienstdoen als back-up; die heb je nodig om je berichten over te zetten naar een andere computer. Bewaar de geëxporteerde berichten dus bij voorkeur op een extern opslagmedium, bijvoorbeeld een externe harde schijf of grote usb-stick. Je kunt de export ook veiligstellen in een clouddienst zoals Dropbox of OneDrive.

Het grootste probleem van mail overzetten of migreren is dat er veel wegen naar Rome leiden. Het gaat heel snel en eenvoudig of je bent er zeer lang mee bezig. We belichten de meest gangbare wegen. Door creatief te combineren en experimenteren kom je in vrijwel alle scenario's tot een goed eindresultaat.

© CIDimport

03 Dezelfde mailclient

Op je nieuwe computer kun je de berichten importeren. Dit werkt het eenvoudigst als je hier over hetzelfde mailprogramma beschikt. Overstappen van Thunderbird op je oude computer naar Thunderbird op je nieuwe computer is dus eenvoudig (zie tip 12). Dit geldt ook voor Windows Live Mail naar Windows Live Mail en van Outlook naar Outlook.

Van Outlook Express naar Outlook Express lukt meestal niet, omdat je nieuwe computer waarschijnlijk Windows 7 of Windows 8.1 draait. Hiervoor is Outlook Express niet beschikbaar. Wel kun je overstappen van Outlook Express naar Windows Live Mail (of een andere mailclient).

Als je verandert van mailclient-A naar mailclient-B, hebben we het over migreren. Voor sommige migraties is een handige wizard beschikbaar, bijvoorbeeld als je de Windows 8.1 Mail-app gaat gebruiken.

© CIDimport

04 Webmail

Je hoeft je e-mail niet per se naar een e-mailprogramma te migreren. Je kunt ook overstappen van Windows Live Mail op je computer naar Gmail of Outlook.com. Beide webmaildiensten werken in de cloud: de berichten staan op internet en het programma (de webmaildienst) ook. Je kunt je e-mail benaderen vanuit elke webbrowser of de mail ophalen met een mailprogramma. Voor de overstap naar Outlook.com is een goede migratiewizard beschikbaar. De 'nieuwe' Windows 8.1 Mail-app kun je eenvoudig koppelen aan Outlook.com of Gmail.

© CIDimport

Mail in de cloud

Een van de voordelen van migreren naar de cloud is dat je nooit meer mail hoeft over te zetten naar je volgende computer: je mail blijft in de cloud. Overstappen naar de webmaildienst Gmail of Outlook.com heeft nog een zeer aangenaam voordeel ten opzichte van een klassiek mailprogramma: je postvakken zijn overal beschikbaar en identiek, in een webbrowser, de Windows 8.1 Mail-app (mits zodanig ingesteld) en op je tablet of smartphone. Dit geldt ook voor je contactpersonen.

Onafhankelijke cloud

Mail en contactpersonen in de cloud wil je het liefst niet beperken tot één fabrikant of merk. Dit wordt steeds lastiger omdat diensten, software/besturingssysteem en hardware met elkaar verweven zijn. De grootste spelers van dit moment zijn:

Microsoft

Cloudplatform: Outlook.com

Hardware: Windows Phone

Google

Cloudplatform: Gmail

Hardware: Google Nexus en andere Android-toestellen

Apple

Cloudplatform: iCloud

Hardware: iPhone en iPad

De platforms kun je grotendeels door elkaar gebruiken. Zo krijg je Gmail en Outlook.com probleemloos op alle apparatuur aan de praat. Apple iCloud is voornamelijk bedoeld voor iOS-apparatuur. Om mail en contactpersonen op andere apparatuur aan de praat te krijgen is vaak een tussenstap nodig. Outlook.com en Gmail hebben wat dit betreft een streepje voor, iets om mee te nemen in je keuze als je volledig wilt overstappen naar een clouddienst.

Windows 8.1 Mail-app

01 Mail-app van Windows 8.1

Als je doel is om over te stappen naar de Windows 8.1 Mail-app, biedt Microsoft een eenvoudige weg die je kunt bewandelen. Via een speciaal programma zet je al je mail over naar Outlook.com, de webmaildienst van Microsoft. Vervolgens voeg je het Outlook.com-mailaccount toe aan de Windows 8.1 Mail-app en je bent klaar! De truc werkt alleen met Windows Live Mail en Outlook.com. Outlook Express en Thunderbird worden niet ondersteund. Als je een van de niet-ondersteunde clients gebruikt, kun je eerst je mail migreren naar Windows Live Mail of Outlook.com en daarvandaan overstappen naar de webmaildienst van Microsoft.

02 Outlook.com

Voordat je aan de slag gaat, heb je een Outlook.com-account of Hotmail-adres nodig. Open Internet Explorer en surf naar www.outlook.com en meld je aan. Je hebt expliciet Internet Explorer nodig, anders werkt het niet. In je mailbox klik je op het tandwieltje, kies je Opties / E-mailaccounts importeren / E-mailapps op je pc. De aanwezige mailprogramma's verschijnen in beeld, bijvoorbeeld Outlook en Windows Live Mail. Klik op Kies wat je wilt importeren en vink de onderdelen aan die je in Outlook.com wilt krijgen. Bevestig met Importeren en volg verder de stappen op het scherm.

© CIDimport

03 Koppelen

Het importeren van je berichten gaat snel als je weinig berichten hebt of kan zeer veel tijd in beslag nemen als je een grote mailbox probeert binnen te halen in Outlook.com. Wacht geduldig af tot alles binnen is. Zodra het importeren is voltooid, kun je je mail bekijken via www.outlook.com. De webmail is eenvoudig te koppelen aan de Windows 8.1 Mail-app. Start deze app via het Windows 8.1-startscherm. Open de Charms-balk via Windows-toets+C en kies Instellingen / Accounts. Klik op Voeg een account toe en doorloop de stappen van de wizard om je Outlook.com-account te koppelen.

© CIDimport

Outlook Express

Het standaard mailprogramma van Windows XP was Outlook Express. Om je mail uit Outlook Express naar een ander mailprogramma te krijgen heeft Microsoft een goede stap-voor-stap-handleiding samengesteld. Ook kun je je mail uit Outlook Express eenvoudig archiveren met MailStore Home (zie tip 17).

Windows Live Mail

01 'Recente versie' uit 2012

De meest recente versie van Windows Live Mail is 2012. Deze client is dus verouderd, maar nog steeds geliefd bij een grote groep mensen. Je kunt de mailclient installeren in Windows 8.1. Het programma maakt onderdeel uit van Windows Live Essentials. Wees alert tijdens de installatieprocedure, om te voorkomen dat er meer 'essentials' worden geïnstalleerd. Ook kan de installatieprocedure proberen om aanpassingen te doen aan je webbrowser.

© CIDimport

02 Exporteren

De overstap van Windows Live Mail naar Windows Live Mail is redelijk eenvoudig. Je hebt geen extra programma's nodig. Klik in het menu op Email exporteren / E-mailberichten. Geef aan dat je wilt exporteren naar Microsoft Windows Live Mail. Wijs een map aan om je berichten op te slaan, bijvoorbeeld in je OneDrive, Dropbox of externe harde schijf. Maak bij voorkeur een nieuwe map aan, bijvoorbeeld een map Export Windows Live Mail. Kies wat je wilt exporteren, bijvoorbeeld Alle mappen, en bevestig met Volgende. Je berichten worden nu geëxporteerd.

© CIDimport

03 Importeren

Het importeren van de Windows Live Mail-berichten gaat in Windows Live Mail bijna op dezelfde manier als het exportproces. Start het programma en kies in het menu voor Berichten importeren en vervolgens voor Windows Live Mail. Je kunt ook importeren uit Outlook Express 6 en Windows Mail, als je hier een export van hebt gemaakt. Wijs de map aan met je mailexport van de vorige tip en volg de stappen van de wizard.

© CIDimport

04 Adresboek

Het adresboek van Windows Live Mail stel je veilig door op Contactpersonen te klikken. Kies in het menu voor Exporteren / Bestand met komma gescheiden waarden. Hiermee kun je een csv-bestand opslaan. Dit is een algemeen bestand dat door de meeste mailprogramma's kan worden ingelezen om zo je contactpersonen te importeren.

De optie VCF is beschikbaar, maar is minder geschikt om te exporteren. Een vcf-bestand bevat meestal een digitaal visitekaartje van één contactpersoon. Ook kunnen niet alle mailprogramma's soepel overweg met deze indeling.

© CIDimport

Csv in Excel

Een csv-bestand is een populaire indeling om gegevens geordend op te slaan, een soort database in een tekstbestand. De meeste mailprogramma's gebruiken de universele csv-indeling om contactpersonen (je adresboek) veilig te stellen via de exportfunctie. Je kunt het csv-bestand vervolgens in een ander programma inlezen via de importfunctie. Er wordt gebruikgemaakt van een scheidingsteken, bijvoorbeeld een tab, komma of puntkomma. Hierdoor kunnen naam; achternaam; mailadres uit elkaar worden gehaald.

De inhoud van een csv-bestand is eenvoudig te openen met Excel. Maak een nieuw leeg werkblad aan en klik op Gegevens / Van tekst. Wijs het csv-bestand aan dat je bijvoorbeeld bij tip 9 hebt bewaard. Er volgt een wizard om onder andere het scheidingsteken op te geven, waarna de informatie zichtbaar wordt in Excel.

Thunderbird

01 Profielmap

Thunderbird bewaart alles wat met je mail en instellingen heeft te maken in een speciale profielmap. Om je gegevens van Thunderbird naar Thunderbird te krijgen kun je de profielmap volledig veiligstellen naar een extern opslagmedium en later terugkopiëren. Sluit Thunderbird en gebruik de toetscombinatie Windows-toets+R. Voer de opdracht %APPDATA%\Thunderbird\Profiles uit. Er wordt een Windows Verkenner-venster geopend. Je herkent je profielmap aan het woordje default. Als je alles in één keer wilt veiligstellen, kopieer je deze map naar een externe schijf.

© CIDimport

02 MozBackup

De vorige stap werkt, maar is voor veel mensen te Spartaans. Het hulpprogramma MozBackup is eenvoudiger en biedt meer controle over hetgeen je veiligstelt uit Thunderbird. Het is een portable programma. Je kunt MozBackup dus draaien vanaf een externe harde schijf en het zo gebruiken op bijvoorbeeld je oude en nieuwe computer. Je hebt zowel je back-upbestanden als het back-upprogramma MozBackup op één plek bij de hand.

03 Veiligstellen

Sluit Thunderbird en start MozBackup. Geef aan dat je Mozilla Thunderbird wilt veiligstellen door hierop te klikken en activeer Backup a profile. Volg de wizard om je profiel veilig te stellen, inclusief alle Thunderbird-instellingen en uiteraard je berichten. Je kunt zelf aangeven welke gegevens je wilt exporteren, activeer bijvoorbeeld alleen de opties Address books en Emails. Het terugzetten van je back-up is net zo eenvoudig. Kies dan in het eerste scherm van MozBackup voor Restore a profile (in plaats van Backup a profile).

© CIDimport

04 ImportExportTools

Als je berichten liever handmatig exporteert (en importeert) vanuit Thunderbird, heb je de Thunderbird-uitbreiding ImportExportTools nodig. Druk op de Alt-toets en open het menu Extra / Add-ons om de uitbreiding te installeren. Als dit niet lukt op de standaardmanier via de zoekfunctie, klik op het tandwielicoontje en kies Add-on installeren via bestand. Je moet het installatiebestand van ImportExportTools dan eerst handmatig downloaden. Na de installatie van de ImportExportTools-uitbreiding kun je met de rechtermuisknop eenvoudig je e-mailmappen en berichten veiligstellen (exporteren) en inlezen (importeren). Meer opties van de ImportExportTools vind je in het menu Extra.

© CIDimport

05 Adresboek

Om je Thunderbird-adresboek handmatig veilig te stellen hoef je niets extra's te installeren. Klik op Adresboek om dit onderdeel te openen. Druk op de Alt-toets en kies in het menu voor Exporteren om het adresboek als bestand op te slaan. Met Importeren kun je adressen inlezen in je Thunderbird-adresboek. Thunderbird ondersteunt diverse indelingen, waaronder csv.

© CIDimport

MailStore Home

01 MailStore Home

We hebben het beste voor het laatste bewaard. MailStore Home is een allemansvriend als het gaat om je mail veilig te stellen, te archiveren en te migreren tussen verschillende programma's. Het aanmaken van een archief is de spil van het programma en (mede) de oplossing voor migratieproblemen. Je berichten worden gekopieerd van je mailclient naar een archief van MailStore Home. In dit archief kun je ook door je berichten bladeren en deze openen. Er is een krachtige zoekfunctie aanwezig. Het is verder mogelijk om een archief terug te kopiëren naar een (andere) mailclient. Exporteren naar de bekende webmaildiensten of IMAP-mailserver behoort eveneens tot de opties.

02 Locatie mailarchief

Je kunt MailStore Home installeren of kiezen voor 'portable gebruik'. Dit laatste is handig als je je mailarchief en benodigde programma om je archief te openen op één locatie wilt bewaren, bijvoorbeeld op een externe harde schijf. Als je MailStore Home volledig installeert, kun je met een extra handeling (de optie Back-up naar HDD of USB) je mailarchief ook kopiëren naar een extern opslagmedium en daarvandaan ook weer inlezen. De locatie op schijf van MailStore Homes mailarchief is eenvoudig te vinden via Beheermiddelen / In Windows Explorer tonen.

© CIDimport

03 Archief maken

Het aanmaken van een archief is veilig. Je mailberichten worden nooit uit je mailclient verwijderd. Klik op de knop E-mails archiveren. De eerste keer dat je dit doet, moet je een profiel aanmaken. Hierin bepaal je welke e-mailclient je wilt archiveren, bijvoorbeeld Outlook, Windows Live Mail of Thunderbird. Achter de knop Geavanceerd vinden gevorderde gebruikers opties als Gmail, IMAP en zelfs Exchange. Zodra je profiel 'klaarstaat', kun je met de knop Uitvoeren direct alle berichten uit de gekozen mailclient archiveren.

In de toekomst zal het nog sneller gaan en kun je je mailarchief direct updaten. Start MailStore Home, klik op E-mails archiveren, klik op je profiel en update met de knop Uitvoeren.

© CIDimport

04 Persoonlijk archief

Je mailberichten vind je terug onder Persoonlijk archief. Blader door je berichten of gebruik de optie E-mails zoeken om een specifiek mailtje snel terug te vinden. Hiermee komen we bij een handige functie van MailStore Home voor iedereen die geen zin heeft om zijn mail over te zetten, maar de berichten ook niet kwijt wil raken. Maak met MailStore Home een mailarchief en raadpleeg het als je het ooit nodig hebt.

Het exporteren vanuit een MailStore Home-mailarchief naar een mailprogramma gaat bijna net zo eenvoudig als het aanmaken van het mailarchief. Klik op E-mails exporteren en geef aan naar welk programma (of server) je wilt exporteren en bevestig met Uitvoeren. Je kunt ook bij Persoonlijk archief met de rechtermuisknop op een map klikken en kiezen voor Exporteren naar.

Deel dit artikel
Reageer op dit artikel
Wat vond je van dit artikel?

Aanbevolen voor jou

ID.nl logo

ID.nl, onderdeel van Reshift BV, is in 2022 gestart en uitgegroeid tot de meest toonaangevende en complete consumentensite van Nederland. Het doel van ID.nl is om de consument te helpen met alle technologie die hoort bij het dagelijks leven: van smart-health-meters tot e-bikes, van warmtepompen tot zonnepanelen - en alles daar tussenin!

Duidelijk, betrouwbaar en onafhankelijk: ID.nl maakt moeilijke dingen makkelijk.

Contact

ID.nl

Nijverheidsweg 18

2031 CP Haarlem

info@id.nl

Telefoon: 023-5430000