Een nieuwe computer wil je natuurlijk zo goed mogelijk configureren om er zo lang mogelijk plezier van hebben. In tegenstelling tot een kant-en-klaar systeem wordt er bij een zelfbouwcomputer geen besturingssysteem meegeleverd. Wij helpen je op weg.

Je kunt bij een zelfbouwcomputer (die je zo kunt samenstellen en op deze manier in elkaar kunt zetten) met een écht schoon systeem beginnen en zelf bepalen welke software je wil gebruiken. Heb je geen notebook, koppel dan niet direct je oude computer af om plaats te maken voor de nieuwe. Door de oude computer te laten staan, kun je bijvoorbeeld een digitale handleiding lezen, de nieuwste stuurprogramma's voor de nieuwe pc downloaden of naar oplossingen van eventuele problemen zoeken.

Daarbij is het soms nodig om een driver naar een usb-stick te kopiëren, mocht de nieuwe computer tijdens de installatie daarom vragen. Tijdens het installeren en updaten van de nieuwe pc kun je ook voorbereidingen treffen voor het eventueel migreren van de huidige bestanden en instellingen. Uiteraard kun je dit artikel ook gebruiken als inspiratie om een bestaande computer opnieuw schoon te installeren.

De vorige delen gemist? Ga er alsnog mee aan de slag:

Bouw je eigen pc - deel 1: Een pc samenstellen

Bouw je eigen pc - deel 2: Een pc in elkaar zetten

1 Configureren en controleren basisinstellingen

De eerste keer dat je de computer inschakelt - en je een diepe zucht van opluchting uitblaast omdat het allemaal werkt - verschijnt er een melding in beeld met de vraag of je de computer wil configureren. Druk op de toets die wordt aangegeven om de setup te starten (meestal is dat de Delete-toets).

Vervolgens opent het configuratiescherm van het BIOS of de EFI waar je de hardware kunt instellen en controleren. Het eerste dat je controleert is de temperatuur. Schommelt deze rond de veertig graden of lager, dan is het systeem in orde. Komt het daarboven, dan kun je het beste controleren of het koelelement wel juist op de processor is geplaatst. Vervolgens stel je de systeemdatum en tijd in, controleer je of alle aangesloten opslagmedia herkend worden en of deze op de juiste SATA-poorten zijn aangesloten. Afhankelijk van de fabrikant, kunnen er nog heel veel andere zaken ingesteld worden configuraties worden gedaan, zoals het overklokken van geheugen, inschakelen van een WOL (Wake On LAN).

Ook kan de opstartvolgorde van je apparaten worden aangepast en zelfs de snelheid van de ventilatoren kan vaak worden ingesteld.

©PXimport

Via de EFI, kun je de instellingen van de computer aanpassen.

Van het BIOS naar de EFI

Hoewel we vaak nog BIOS (Basic Input Output System) als verwijzing gebruiken, horen we bij de nieuwste moederborden EFI of UEFI (Unified Extensible Firmware Interface) te zeggen. Het oude bekende BIOS stamt nog uit de jaren zeventig en was zeer verouderd. Daar had de hardware vaak onder te lijden, zo konden er bijvoorbeeld geen schijven van meer dan twee terabyte worden gebruikt als opstartschijf. Bij servers is de EFI al enige tijd standaard, maar bij de werkstations is het pas echt in 2011 opgekomen met de Sandy Bridge- en Ivy Bridge-moederborden.

Hoewel het basissysteem van de UEFI hetzelfde is, maakt elke fabrikant een eigen schilletje om de UEFI heen. Dat maakt het voor ons lastig om je exact te laten zien waar je een instelling kunt vinden. Gelukkig is de UEFI een stuk gebruiksvriendelijker dan het BIOS was, en is het in de meeste gevallen zelfs met een muis te bedienen.

©PXimport

Met de EFI kan een stuk meer dan dat met het BIOS kon.

2 Installatieschijf opstarten

Gebruik je een nieuwe harde schijf (of SSD), dan is de kans groot dat de computer automatisch het dvd-station zal aanspreken en met de vraag zal komen op een toets te drukken om de installatie van Windows te starten. Als je een nieuwe SSD met een oude harde schijf waarop nog een besturingssysteem staat in de computer hebt geplaatst, zal deze proberen van de oude harde schijf op te starten. Soms gaat dit goed, maar vaak resulteert dit in een blauw scherm.

Er zijn moederborden die tijdens het opstarten de mogelijkheid bieden een afwijkend opstartmedium te kiezen. Zo kan eenmalig het dvd-station opgeven als opstartmedium en kun je een schone installatie op de SSD uitvoeren. Als je computer nog steeds niet juist opstart, kan in het BIOS/de EFI de opstartvolgorde worden aangepast. Door het dvd-station als eerste aanspreekpunt in te zetten, zal de computer eerst controleren of er een opstartbare schijf in het station zit en kan de installatie via die weg worden gestart. Vergeet niet de installatieschijf in het optische station te stoppen.

©PXimport

In de EFI kan de opstartvolgorde worden aangepast.

3 Windows installeren

Als de computer is gestart van de installatieschijf van Windows 8 of 8.1, dan wordt gevraagd om de taal, tijd en invoermethode op te geven. Geef deze gegevens op en klik op Volgende en Nu installeren. Voer vervolgens je productcode in en druk op Volgende. Als je akkoord gaat met de voorwaarden klik je op Volgende. Kies de optie Aangepast: alleen Windows installeren (geavanceerd). Selecteer de schijf waarop je het besturingssysteem wil installeren.

Eventueel kun je voor Nieuw en Wijzig kiezen om de grootte aan te passen en zo meerdere partities te maken (niet aan te raden bij een kleine SSD). Klik op Volgende en wacht tot de installatie is voltooid. De computer kan mogelijk een aantal keer opnieuw opstarten. Na de installatie kun je een naam aan de pc geven en een kleur kiezen. Klik op Volgende, kies een netwerkverbinding (als je draadloos internet gebruikt), vul het wachtwoord in en klik op Volgende.

Klik op Expresinstellingen gebruiken en log in met je Microsoft-account. Je account wordt ingesteld en Windows 8 zal opstarten.

©PXimport

De installatie van Windows 8 verloopt vrij vlot en is gemakkelijk te doorlopen.

4 Stuurprogramma's installeren

Bij de computeronderdelen heb je waarschijnlijk een hoop cd's gekregen, maar die zijn meestal al verouderd. Als Windows de stuurprogramma's al heeft gevonden, raden wij je aan op de website van de fabrikant de nieuwste stuurprogramma's te downloaden. Soms staan er wel handige programma's op een installatie-cd en zelfs programma's waar normaal voor betaald moet worden. Het kan dus wel lonen een snelle blik op de schijfjes te werpen.

Controleer of alle stuurprogramma's zijn geïnstalleerd, door Uitvoeren te starten (Windows-toets+R) en de opdracht devmgmt.msc in te geven. In Apparaatbeheer staan alle apparaten die op de computer zijn aangesloten. Als er bij een apparaat een uitroepteken staat, is er iets mis. Dubbelklik erop en controleer onder het tabblad Algemeen bij Apparaatstatus wat het probleem is.

Om het stuurprogramma te installeren plaats je de cd-rom (of download je de nieuwste drivers). Open vervolgens het tabblad Stuurprogramma en klik op Stuurprogramma bijwerken. Kies Op mijn computer naar stuurprogramma's zoeken, geef de locatie van het stuurprogramma op en klik op Volgende om het te installeren.

5 Overzetten oude gegevens

Als de nieuwe computer volledig functioneert, dan kunnen ook de bestanden van je oude computer worden overgedragen naar de nieuwe computer. Hiervoor heb je een Easy Transfer-kabel, een externe harde schijf of een netwerk nodig. Als voorbeeld sluiten we beide computers aan op het netwerk. Met het programma Windows Easy Transfer kunnen vervolgens bestanden en instellingen worden overgedragen. Dit programma is vanaf Windows 7 standaard geïntegreerd in het besturingssysteem. Gebruikt je Windows XP of Vista, dan moet je het programma eerst downloaden.

Installeer en start het programma. Klik op Volgende en kies Een netwerk. Selecteer Dit is mijn oude computer en ga naar je nieuwe computer. Op de nieuwe computer ga je (in Windows 8) naar het Startscherm en typ je Windows Easy Transfer. Klik op Windows Easy Transfer en kies Volgende. Klik op Een netwerk en kies Dit is mijn nieuwe computer. Kies Ik heb het al op mijn oude computer geïnstalleerd en klik op Volgende. Vul nu de sleutel in die op je oude computer staat en klik op Volgende. Klik onder je account op Aanpassen en Geavanceerd om eventueel extra bestanden en mappen mee te nemen. Kies Overzetten om te starten.

Na het proces kun je een transferrapport opvragen en een lijst van programma's op de oude computer inzien.

©PXimport

Via Windows Easy Transfer kun je snel en gemakkelijk belangrijke bestanden overdragen naar de nieuwe computer.

Ninite

Veel handige software kun je vinden de website www.ninite.com. Hier staat een lijst met veelgebruikte computerprogramma's. Door de gewenste programma's in de lijst selecteren kan op de knop Get Installer worden gedrukt. Download het bestand dat wordt aangeboden. Met dit bestand worden één voor één de geselecteerde programma's gedownload en geïnstalleerd. Zo hoef je niet elke installatie zelf te doorlopen.

Bewaar na de installatie het bestand goed, hiermee kun je namelijk later de software controleren op updates en deze net zo gemakkelijk installeren.

©PXimport

Met Ninite kun je in één keer heel veel programma's installeren, zonder voor elk programma een losse installatie te doorlopen.

6 Beveiligingssoftware

Back-uppen en beveiligen zijn de belangrijkste dingen die je als eerste dient te doen op een nieuw systeem. De keuze in beveiligingssoftware is enorm. Het is aan jou of je een betaald programma of gratis programma kiest. Alle antivirusprogramma's doen hun werk, zowel betaald als onbetaald.

Bij de gratis antivirussoftware is het wel vaak noodzakelijk om nog losse anti-spywaresoftware te installeren. Een firewall is geen noodzaak, omdat de firewall in Windows ruim voldoende is. Op Ninite kun je verschillende programma's voor de beveiliging van je computer vinden. We adviseren om één antivirusprogramma te gebruiken. Antivirussoftware conflicteert veelal met elkaar, wat ervoor zorgt dat het systeem instabiel wordt.

7 Browsers

De browser is je toegangspoort naar het internet en dus een belangrijk onderdeel van je computer. Volgens diverse metingen is Google Chrome de meest gebruikte browser voor niet mobiele apparaten. Daarna volgt Internet Explorer, op de voet gevolgd door Firefox. Andere browsers als Opera en Safari zijn marginaal, maar wel een goed alternatief. Je kunt natuurlijk altijd meerdere browsers installeren en uitproberen welke je het prettigst vindt.

©PXimport

Een browser is een persoonlijke keuze, je kunt ook meerdere browsers installeren.

8 Office

Voor een kleine honderd euro kun je een jaar lang gebruik maken van Office 365 voor thuisgebruik. In deze abonnentsvorm krijg je Office-toepassingen als Word, Excel, PowerPoint, Outlook en OneNote en mag je deze op vijf computers installeren. Daarbij krijg je zestig Skype-wereldminuten en twintig gigabyte extra opslagruimte op je SkyDrive.

Heb je liever ongelimiteerd de Office-toepassingen, dan kun je ook de software kopen. Je krijgt bij het goedkoopste pakket van honderdveertig euro Word, Excel, PowerPoint en OneNote voor één computer. Er zijn ook gratis alternatieven voor Office. Zo is Apache OpenOffice een complete kantoorapplicatie voor teksten, spreadsheets en presentaties. Nog een mooi alternatief is LibreOffice, met soortgelijke functionaliteit.

©PXimport

Er zijn ook gratis kantoortoepassingen zoals Apache OpenOffice.

9 Media & communicatie

Je wil natuurlijk ook films kijken en muziek luisteren. Voorheen kreeg je bij Windows ook Media Center. Bij Windows 8 Pro kan deze software alleen los worden aangeschaft voor tien euro. Gebruikers van Windows 8 moeten upgraden naar het Windows 8 Pro Pack voor 160 euro om Media Center te gebruiken.

Natuurlijk zijn er ook heel goede gratis alternatieven. Zo is het gratis programma XBMC misschien wel beter dan Windows Media Center zelf en is VLC een gratis alleskunner om video's af te spelen. Daarbij hebben diensten als Spotify en Netflix een steeds groter aandeel en wordt een andere mediaspeler bijna overbodig. Wat communicatie betreft is Skype toch de grootste.

Hoewel de software op een vrij offensieve wijze is doorgevoerd (Windows Live Messenger werd in sneltreinvaart vervangen door Skype), is het wel een zeer uitgebreide en veel gebruikte tool om te chatten en te (video)bellen.

10 Foto en videobewerking

Voor foto en videobewerking ben je niet alleen aangewezen op Adobe Photoshop (Elements) of Première (Elements). Hoewel deze prima voldoen, zijn er een hoop alternatieven. Zo is Windows Movie Maker een leuk eenvoudig programma om een korte film van je foto's en/of video's te maken en kan GIMP bijna net zoveel als een ander fotobewerkingsprogramma.

Op Ninite worden al een aantal gratis fotobewerkingsprogramma's aangeboden. Als je op zoek bent naar alternatieven, dan kun je ook op deze website terecht. Voor een alternatief zoek je rechtsboven naar de software waar je een alternatief voor wil. Vervolgens wordt een lijst met alternatieve software weergegeven. Een leuke manier om andere programma's te vinden.

©PXimport

Op de website www.alternativeto.net kun je zoeken naar een programma's en er alternatieven voor vinden.

11 Virtualisatie

Wil je software van je oude pc meenemen naar de nieuwe, dan bestaat de kans dat kans dat de software niet zal werken. Dit kun je tackelen door een virtuele machine te gebruiken.

Hyper-V is de virtualisatiesoftware van Microsoft, die voorheen alleen beschikbaar was voor Windows Server. Je kunt het vergelijken met de Windows XP Mode uit Windows 7. Om Client Hyper-V te gebruiken hoef je het alleen in te schakelen. Druk op Windows-toets+R, typ appwiz.cpl en druk op Enter. Kies Windows-onderdelen in- of uitschakelen, markeer het selectievakje voor Hyper-V en druk op OK. Start na de installatie de computer opnieuw op. Om een virtuele machine te installeren, start je het programma en klik je op Actie / Nieuw / Virtuele Machine. Doorloop de Wizard Nieuwe virtuele machine.

Een virtuele machine vereist wel dat je over een volledige retailversie van het andere besturingssysteem beschikt. Als je Windows XP installeert is een retaillicentie dus verplicht. Als alternatief op Hyper-V kun je ook het gratis programma VirtualBox of het betaalde programma VMware Workstation proberen.

©PXimport

Bij Windows 8 Professional krijg je Hyper-V, waarmee je een besturingssysteem kunt virtualiseren.

Opstarten via Taakbeheer

Na de installatie van alle gewenste programma's, zal een deel ook opstarten tijdens het starten van Windows. Dit kan de opstarttijd vertragen. Je kunt het automatisch opstarten van programma's uitschakelen via Taakbeheer (voorheen was dit Systeemconfiguratie). Start Taakbeheer (Ctrl+Shift+Esc) en open het tabblad Opstarten. Hier zie je een lijst met programma's die samen met Windows opstarten. Schakel onnodige programma's uit door ze te selecteren en op de knop Uitschakelen te drukken. De volgende keer zal het programma niet samen met Windows worden gestart.

©PXimport

Via Taakbeheer kan voorkomen worden dat programma's tijdens het opstarten geladen worden.

12 Schoonhouden

De pc dient ook onderhouden te worden. Met CCleaner, kan Windows schoongemaakt worden. Door er een taak van te maken en deze bijvoorbeeld eens per week te laten lopen, hoef je er niet eens zelf aan te denken! Installeer CCleaner, ga naar Start en typ taken plannen. Open Taken plannen bij Instellingen en klik op Actie / Taak maken. Geef een Naam en Beschrijving op en selecteer de optie Met meeste bevoegdheden uitvoeren. Open het tabblad Triggers. Klik op Nieuw, geef een tijd en interval op en klik OK. Ga naar het tabblad Acties, kies Nieuw en Bladeren. Ga naar de installatiemap van CCleaner, selecteer CCleaner.exe en klik op OK.

Voer nu de parameter /auto toe en klik op OK. Eventueel kun je naar wens achter de tabbladen Instellingen en Voorwaarde nog een aantal extra wensen doorvoeren. Klik op OK om de taak op te slaan.

©PXimport

Door de takenplanner te gebruiken, wordt de computer automatisch opgeruimd.

13 Back-upsoftware en cloudopslag

Is je pc helemaal aan kant, dan is deze stap misschien wel de belangrijkste van allemaal. Maak voor jezelf een back-upschema. Zorg voor goede back-upsoftware en een opslagmedium waarop je een kopie van je bestanden kunt bewaren. Een betaald programma dat wij adviseren is Acronis True Image. Met dit programma kun je automatisch back-ups laten uitvoeren én kun je bij een systeemcrash gemakkelijk terug naar de oude situatie.

Er zijn ook gratis alternatieven. Programma's als Clonezilla en Paragon Backup & Recovery hebben een goede reputatie.

©PXimport

Met Paragon kun je een back-up van je hele harde schijf maken.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).