Misschien herkent u dit wel: Windows doet niets meer en een harde klap op de kast helpt deze keer niet. Reden tot paniek? Nee hoor, met een schijfimage hebt u de boel binnen vijf minuten weer aan de praat. Wij testen vijf pakketten waarmee u zo'n image kunt maken.

" Is het u ook al eens overkomen? Uw pc is crasht en u hebt geen backup gemaakt. Dat gebeurt u geen tweede keer! Bij het maken van een backup kunt u er voor kiezen om alleen van uw belangrijke documenten een kopie te maken, want Windows kunt u immers opnieuw installeren. Óf u maakt een backup van uw hele systeem, dus een exacte kopie van de harde schijf of partitie, inclusief bootsectoren, bestandstabellen en systeem- en registerbestanden. Zo'n kopie noemen we een image of beeldbestand. Het grote voordeel van zo'n compleet beeldbestand is dat u de boel sneller weer draaiend hebt als er iets fout gaat. Bovendien is het stukken veiliger dan het ingebouwde systeemherstel van XP zelf, want als Windows weigert, doet systeemherstel het ook niet meer. Ook in andere gevallen kan een image uitkomst bieden. Denk bijvoorbeeld aan een virus, corrupte partitietabellen en bootsectoren, en zelfs corrupte of per ongeluk gewiste bestanden. In minder ernstige situaties kan een image eveneens goed van pas komen, bijvoorbeeld als u de harde schijf in uw pc wilt vervangen. U maakt dan van de oude harde schijf een image en schrijft deze meteen weg op de nieuwe schijf. Simpeler kan haast niet. Om een image te maken en terug te zetten hebt u speciale imagingsoftware nodig. Wil deze goed werken, dan zijn een aantal punten van belang. Voordat we de pakketten bekijken, bespreken we eerst aan welke eisen goede imagingsoftware moet voldoen. Eisen aan images maken Bij imagingsoftware is het vooral belangrijk dat het gemaakte beeldbestand naderhand probleemloos kan worden teruggezet. Maar ook andere factoren spelen een rol bij de kwaliteit van een imagingpakket, bijvoorbeeld de snelheid waarmee de image wordt gemaakt, en of de software zuinige - lees gecomprimeerde - images creëert. Bijna onmisbaar vinden we de mogelijkheid om een imagebestand in hapklare brokken op te splitsen, zodat we hem over verschillende cd's kunnen verdelen. Eveneens belangrijk is welke apparaten de software ondersteunt; kan het pakket bijvoorbeeld overweg met ide- en scsi-harde schijven, externe schijven via usb en firewire, zip- en jaz-schijven, cd-r(w) en dvd-r(w) en netwerkschijven (ook in peer-to-peer)? Heb je een systeem met een wat exotischere volume-indeling zoals een ext2-, ext3- of een ReiserFS-Linux-indeling, dan moet het uiteraard ook mogelijk zijn om daar een image van te maken - bij voorkeur op een slimme manier, zodat bijvoorbeeld alleen de sectoren die daadwerkelijk gegevens bevatten in de image opgenomen worden. Is gemak een criterium, dan zijn ook images die je vanuit je vertrouwde (Windows-)omgeving kunt maken best handig. Nog leuker wordt het als je de software vanuit Windows kunt 'schedulen', zodat het systeem op gezette tijden zelf een veiligheidskopie maakt. Eisen aan images terugzetten Ook voor het terugzetten van een image hebben we ons verlanglijstje: zo verwachten we van een flexibel imagingpakket dat we vanuit Windows afzonderlijke bestanden kunnen selecteren die we al dan niet willen terugzetten; gaat het om een herstelopdracht van de volledige systeempartitie, dan kunnen we leven met een herstart in een special (MS-dos)omgeving. Ook praktisch: de mogelijkheid om de partitiegrootte aan te passen als je de image op een andere partitie of schijf wilt installeren. In bepaalde gevallen komt zelfs een omschakeling naar een ander bestandssysteem van pas: bijvoorbeeld als je een partitie met fat16 naar een partitie groter dan 4 GB wilt overhevelen - een omzetting naar fat32 is in dat geval erg handig. Drive Image 7.0 Drive Image 7.0 heeft enkele nuttige vernieuwingen ten opzichte van de vorige versie, maar een nadeel is dat het pakket alleen werkt onder Windows 2000 en Windows XP. Gebruikt u een andere Windows-versie, dan moet u genoegen nemen met de bijgeleverde 2002-versie. De software ondersteunt verschillende doelapparatuur: u kunt uw images kwijt op dvd-r(w)'tjes en op usb- en firewire-schijven. Ook netwerklocaties worden ondersteund, maar daarvoor moet u zich wel aanmelden bij de V2i-protector service (een minder fraai ge'ntegreerd onderdeel van Drive Image). Verder pakt deze nieuwe versie uit met 'hot imaging', een andere benaming voor de rechtstreekse aanmaak van images (en van de actieve systeempartitie) onder Windows. Images restoren kan ook vanuit Windows, op de systeempartitie na; daarvoor hebt u de opstart-cd van Drive Image nodig. Deze loodst u door een speciale pqre-opstartomgeving. Pqre is een uitgeklede versie van Windows XP, aangevuld met enkele handige tools als ping, ipconfig, chkdsk en eigen tooltjes om informatie over partities op te vragen en partitietabellen aan te passen. Drive Image zelf start nogal traag op, maar met de vernieuwde interface is niets mis. U kunt kiezen uit een basisweergave en een venster voor geavanceerdere opdrachten. De wizards kunnen in gebruiksvriendelijkheid niet direct tippen aan die van True Image (zie verderop), maar voor de gemiddelde pc-gebruiker zijn ze meer dan voldoende. Ook over de opties zijn we te spreken; zo kunt u zelf de maximale imagegrootte bepalen en de image na creatie laten checken, een wachtwoord aan de image hangen, slechte sectoren van de bronschijf tijdens de backup negeren en de SmartSector-technologie uitschakelen. Overigens is het verstandig deze laatste optie in te schakelen, anders worden er lege sectoren mee gekopieerd - zonde van de ruimte! Het is ook mogelijk om selectief bestanden uit een image terug te halen: dat gaat het makkelijkst door de image aan een schijf(letter) te koppelen, zodat u de nodige bestanden vanuit de Verkenner kunt ophalen. Met de ingebouwde taakplanner kunt u de aanmaak van images ook automatiseren. Klein slordigheidje van Drive Image: blijkbaar zoekt het pakket in een onbestaande /NL-map naar de (Engelstalige) hulpbestanden, zodat u die map zelf moet aanmaken én de helpbestanden daar naartoe moet slepen om de help-functie te kunnen gebruiken. ImageMaker 1.1 ImageMaker is een gratis programma - tenminste, als u tevreden bent met de iets oudere en bijzonder magere 1.1-versie. De installatie verloopt simpel, evenals de interface: veel meer dan twee knoppen (Make image en Restore image) biedt de software niet. Maakt u een image, dan beperkt dat zich tot het aanduiden van de gewenste partitie en een locatie waarop u de image wilt bewaren. Van compressie (dit zit wel in de betaalde versie 1.2) en bestanden met een maximumgrootte opsplitsen is dan ook geen sprake. Lastig is dat ImageMaker ook alle lege sectoren meeneemt in de image, waardoor u al snel enorme images krijgt. En dan hebben we het nog niet gehad over hoeveel tijd dit alles kost. Een ander nadeel van dit programma is dat het alleen overweg kan met harde schijven en geen andere randapparatuur ondersteunt. Het terugzetten van de image verloopt net zo rechtlijnig als het maken ervan: u geeft de image en de doelpartitie aan en het programma gaat aan de slag. Bestanden selectief herstellen is niet mogelijk en een image doorzoeken kan evenmin. Het grote voordeel is natuurlijk wel dat u uw image-opdrachten rechtstreeks vanuit Windows kunt uitvoeren. Norton Ghost 2003 Norton Ghost is misschien wel het bekendste imagingprogramma, maar begint toch de eerste tekenen van ouderdom te vertonen. Versie 2003 mag dan bijna alle mogelijke randapparatuur én bestandsindelingen ondersteunen, voor de eigenlijke creatie of het terugzetten van een image start Ghost de pc nog steeds in een MS-dosomgeving op. Dat is niet meteen duidelijk vanuit Windows NT/2000/XP, maar daarin komt het programma je tegemoet in de vorm van een kleine virtuele opstartpartitie, waarin PC Dos 7.1 huist. Niettemin blijkt Ghost binnen die omgeving bijzonder snel in het maken en terugzetten van images. De opdrachten en parameters voor zo'n image gaan gelukkig wél via een Windows-module - en die lijkt bedrieglijk eenvoudig: kiest u het basisvenster, dan verschijnen alleen de opties Backup, Restore en View Log. Schudt u daarmee een wizard wakker, dan moet u al snel kiezen: óf u gaat akkoord met de basisinstellingen en kunt alleen maar hopen dat alles naar wens gaat, óf u opent het tabblad met geavanceerde opties en stort zich in een behoorlijk technisch avontuur vol usb-, scsi- en cd-stuurperikelen. Jammer dat ook relatief eenvoudige en interessante opties als 'compressie' in datzelfde tabblad verborgen zitten. Hebt u bijvoorbeeld liever een 'high' compressie dan de 'fast0'-variant die standaard geselecteerd staat, dan moet u dat hier zelf aanpassen. Ook kunt u zelf een maximumgrootte voor de images instellen, maar die optie zit nóg dieper verborgen. Uiteraard heeft Norton Ghost 2003 ook de nodige extra's aan boord: zo kunt u schijven rechtstreeks klonen en met een handige browser selectief bestanden uit een image terug zetten. Een bootdiskette hoort er natuurlijk bij, maar ook hier verschijnt het MS-dos-spook: u moet de diskette zelf van de gewenste stuurprogramma's voorzien en ook eventuele parameters voor het eigenlijke MS-dos Ghost-programma moet u zelf zien te ontdekken. Van een ingebouwde taakplanner voor automatische images ontbreekt helaas elk spoor. True Image 6.0 True Image van Acronis is met een serieuze inhaalslag bezig en daar heeft de gebruiksvriendelijkheid van het pakket zeker mee te maken; zowel bij het aanmaken, terugzetten als doorbladeren van een image schieten wizards u te hulp. De makers adviseren om vooraf sowieso een opstartdiskette of -cd aan te maken, die hebt u hard nodig als uw systeem weigert op te starten en u alsnog toegang tot een eerder gemaakte image wilt krijgen. Wij hadden echter één probleem: de 'reddings-cd' weigerde tijdens onze test op te starten. Een image maken gaat gelukkig wel van een leien dakje: er verschijnt eerst een overzicht van de aanwezige partities en/of schijven die je alleen hoeft aan te klikken. Handig is dat je de actieve systeempartitie kunt selecteren en dat je ook zelf de compressiegraad van de image en een maximumgrootte voor het imagebestand kunt bepalen. Enige controle was echter wel op zijn plaats geweest: tik je bijvoorbeeld een ongeldige waarde in, dan maakt True Image daar imagebestanden van 1 byte van! Over de restore-opties zijn we dan weer wél te spreken: zo kunt u rechtstreeks vanuit Windows individuele bestanden terughalen. True Image koppelt dan een tijdelijke schijf(letter) aan de gemaakte image, zodat u via de Verkenner de nodige bestanden naar de doelschijf kunt slepen. Uiteraard kunt u ook hele partities - zelfs verschillende tegelijk - herstellen. Ook prettig is de optie om de grootte van de doelpartitie aan te passen door de visuele voorstelling met de muis te vergroten en te verkleinen. Het doelvolume mag dan niet in gebruik zijn - True Image zal in dat geval de pc opnieuw opstarten. Toch blijft voorzichtigheid geboden: onze test-pc blijft op dat onderdeel namelijk geregeld hangen. True Image 7.0 Wij hebben de bètaversie van True Image 7.0 getest, maar bij publicatie van deze PCM ligt het pakket waarschijnlijk al in de winkels. Onze testversie is in ieder geval behoorlijk stabiel en rekent definitief af met de tekortkomingen van zijn voorganger. Zo werkt de reddings-cd nu wel - maar alleen als we de optie Safe version aanvinken (dat wil zeggen zonder stuurprogramma's voor usb-, pc card- en scsi-schijven). In eerste instantie lijkt het alsof de drie hoofdmodules uit versie 6.0 (creëren, terugzetten en bekijken van een image) slechts zijn opgepoetst, maar wie beter kijkt, zal zien dat er aardig is gesleuteld. Bij ons verloopt de creatie van een image in de hoogste compressie dertig procent sneller dan bij versie 6.0. Opvallend is het gloednieuwe New disk deployment, waarmee je met behulp van een paar handige wizards voortaan rechtstreeks (dus zonder tussenstap van een image) partities van de ene schijf naar de andere kunt klonen. Ook handig is de ingebouwde taakplanner, waarmee we zelfs incrementele backups kunnen inplannen: True Image zal dan alleen de achteraf aangepaste sectoren aan de image toevoegen. Als extra zekerheid heeft het pakket nu ook een module ingebouwd waarmee je de gemaakte images kunt controleren. Het neusje van de zalm is de Acronis Secure Zone: een verborgen partitie op je harde schijf waarop je een image van een partitie kunt bewaren die voor andere toepassingen - dus ook virussen - ontoegankelijk is. Nog voor u Windows opnieuw opstart, kunt u de image over de partitie terugzetten en draait alles weer. Conclusie In deze test kunnen we in ieder geval een duidelijke verliezer aanwijzen, ImageMaker 1.1 - hoewel we niet moeten vergeten dat het hier om een gratis programma gaat. Een winnaar aanduiden is wat moeilijker. Experimenteert u graag, dan hebt u aan Norton Ghost een leuk speeltje, maar de onhandige MS-dos-omwegen spreken ons minder aan. Wilt u snel aan de slag met dat pakket, dan hebt u de handleiding echt wel nodig. Heel wat gebruiksvriendelijker vinden we True Image 6.0 - op enkele slordigheidjes na. De bètaversie van opvolger 7.0 rekent niet alleen af met wat oude tekortkomingen, maar biedt tegelijk een aantal extraatjes als een taakplanner, incrementele back-ups en een veilige zone. Daardoor wint True Image 7.0 het met een neuslengte voorsprong van de gedoodverfde favoriet Drive Image 7.0 (dat overigens alleen onder Windows 2000 en Windows XP draait) en krijgt het pakket het predikaat PCM Keuze Beste Product. De PCM Keuze Beste Koop gaat naar True Image 6.0. Dat Easy Computing het pakket in een Nederlandstalige uitvoering voor een zacht prijsje aan de man brengt, heeft daar veel mee te maken. Begin 2004 komt Easy Computing met een Nederlandstalige variant van versie 7.0. ***Kader Structuur! Imagingpakketten lijken gebruiksvriendelijk, wat de verleiding om lukraak te beginnen erg groot maakt. Toch is het verstandig om gestructureerd te werken: voer bij voorkeur eerst een schijfcontrole uit op het volume waarvan u een image wilt maken. U voorkomt dan dat het imagingprogramma er door een schijffout mee uitscheidt. Verder is het handig om vooraf het volume te defragmenteren. Dat werkt niet alleen sneller, uw image behoudt die optimalisatie ook bij het terugzetten. Wat uiteraard ook niet mag ontbreken is een up-to-date antivirusprogramma. Maar let op: tijdens het wegschrijven van de image kunt u het beste geen anti-viruspakket actief laten draaien en ook het gebruik van low-level schijftools is dan niet aan te raden. Verder is de precieze locatie(s) van uw image van belang. Het heeft immers geen zin om de image op dezelfde partitie te zetten - geeft die partitie er de brui aan, dan bent u meteen ook uw image kwijt! Een andere partitie kan uiteraard wel, maar ook dat is fataal als uw harde schijf crasht of uw pc gestolen wordt. Kiest u voor een extra veilige aanpak, dan kunt u de image in brokken van 650 MB naar een andere partitie wegschrijven en die vervolgens op cd of dvd zetten. Vergeet niet te controleren of de schijfjes werken en bewaar ze op een veilige plaats. Een handig - zij het iets duurder - alternatief vormen externe usb 2.0- en firewire-schijven; die werken niet alleen sneller, maar staan tegelijk een volautomatische imagingprocedure toe - mits uw imagingpakket daarvoor ondersteuning biedt. ***/kader "

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).