Dat back-uppen (eigenlijk) nodig is, weet u ondertussen wel. Maar bent u echt goed voorbereid als er iets verkeerd gaat? We geven tips die bij het hele proces van pas komen. Gebruik ze om uw aanpak voor het maken en terugzetten van back-ups eens onder de loep te nemen. Of gebruik ze om eindelijk eens met back-uppen te beginnen.

Algemene regels

1. Voorkomen in plaats van genezen

Houd uw harde schijf goed in de gaten om te voorkomen dat u back-ups nodig hebt. Bijna alle harde schijven, ook externe, bewaken zelf hun 'gezondheid'. Zo houden ze bijvoorbeeld het aantal sectoren bij dat is verplaatst vanwege schijfproblemen (Reallocated Sectors) of dat onherstelbare fouten heeft (Uncorrectable Sectors). Deze zogeheten SMART-waarden kunt u uitlezen met programma's als SpeedFan of CrystalDiskInfo. Ook in het BIOS van uw computer kunt u vaak een SMART-controle inschakelen. SMART geeft alleen een indicatie, maar als uw harde schijf achteruitgaat, kunt u alles op tijd overzetten of klonen naar een nieuwe schijf.

©PXimport

Voorkom dat u uw back-ups nodig hebt.

2. Opgeruimde back-up

Zorg dat back-ups sneller worden gemaakt en geen onnodige rommel bevatten, door uw computer opgeruimd te houden. Afhankelijk van de instellingen worden bij een back-up allerlei zaken gekopieerd waar u niet zo nodig een back-up van hoeft. Daardoor duurt het back-uppen misschien te lang of kunt u minder back-ups bewaren. Gebruik het ingebouwde Schijfopruiming van Windows of speciale programma's als CCleaner om uw pc op te schonen. Andersom is het trouwens verstandig eerst een back-up te maken als u echt rigoureus gaat opruimen, zodat u die nog hebt als er bij de opruiming iets misgaat.

©PXimport

Verwijder rommel voor snellere en kleinere back-ups.

3. Hoe eerder hoe beter!

Bent u deze tips aan het lezen en bedenkt u zich dat u helemaal geen back-ups hebt? Ga dan gelijk aan de slag om wel een back-up van uw belangrijkste documenten, foto's enzovoort te maken. Al kopieert u alleen even handmatig uw belangrijkste bestanden naar een usb-stick, het is beter dan niets. Dat kan in veel gevallen door met rechts te klikken op een map of bestand, vervolgens op Kopiëren naar en tot slot op de naam van de usb-stick. Dit is natuurlijk een open deur, maar het zal u maar gebeuren dat uw sollicitatiebrief, scriptie of trouwfoto's verloren gaan doordat u geen (extra) back-up hebt.

©PXimport

Een eenmalige back-up is nog altijd beter dan geen back-up.

4. Gratis back-upprogramma's

Er zijn tal van gratis back-upprogramma's. Open in Vista of Windows 7 het menu Start en typ Back-up om het ingebouwde programma op te roepen. Een beperking in Vista is dat u geen mappen kunt selecteren, maar alleen bestandstypen. Kiest u in Windows 7 voor Zelf bepalen, dan kunt u behalve de standaardmappen ook andere mappen opgeven. Gebruikt u Windows XP of voldoet de ingebouwde back-up niet, dan zijn er vele alternatieven. Gratis voorbeelden zijn Comodo Backup, EASEUS Todo Backup Home en Cobian Backup. Welk programma u ook gebruikt, controleer of alle gewenste mappen en/of bestandstypen in de back-up zijn opgenomen.

©PXimport

Controleer of alle gewenste mappen in de back-up zijn opgenomen.

5. Back-up of synchronisatie?

Sommige back-upprogramma's kunnen ook synchroniseren en sommige synchronisatieprogramma's kunnen back-uppen. Let daarop, want synchronisatie is geen back-up! Als bij synchronisatie de 'back-up' (de gesynchroniseerde kopie) beschadigd raakt of verwijderd wordt, gebeurt dat ook met het origineel. Bij back-uppen beïnvloedt de back-up natuurlijk niet het origineel. Bij een back-upprogramma verdwijnen hooguit bestanden als u oudere back-ups overschrijft. Maar doorgaans kunt u bij de back-upinstellingen een aantal bestandsversies laten bewaren of pas na bepaalde tijd laten overschrijven. Als u toch per se een synchronisatieprogramma wilt gebruiken voor back-ups, moet u ontzettend goed letten op de instellingen.

©PXimport

Let op het verschil tussen back-uppen en synchroniseren.

6. Gestructureerde back-ups

Probeer bestanden en mappen op uw pc overzichtelijk en logisch in te delen. Als u ze ook nog duidelijke namen geeft, vereenvoudigt dat het maken en terugzetten van back-ups. Verplaats oude items eventueel naar een aparte (sub)map, die minder vaak geback-upt wordt. Vaak zullen uw belangrijkste, persoonlijke bestanden zich al bevinden in de map Mijn Documenten (XP) of de map met uw gebruikersnaam (Vista/7). In Windows 7 kunt u de ingebouwde bibliotheken gebruiken om mappen te verzamelen die verspreid staan over uw pc. Dan moet u uiteraard wel een back-upprogramma gebruiken dat bibliotheken ondersteunt.

©PXimport

Neem mappen op in bibliotheken en maak daarvan back-ups.

7. Bewaar een back-up buitenshuis

Eigenlijk moet u altijd een (extra) back-up bewaren op een andere locatie. Daarmee voorkomt u gegevensverlies bij brand, inbraak, natuurrampen en andere calamiteiten. Dat kan heel eenvoudig en goedkoop, door een dvd met uw belangrijkste bestanden aan (een betrouwbaar) iemand te geven. Bij grotere hoeveelheden gegevens kunt u twee of meer externe schijven rouleren, of een NAS op een andere locatie via internet benaderen, maar dit zijn redelijk prijzige oplossingen. Andere alternatieven zijn aanbieders van online back-up en P2P-oplossingen zoals BuddyBackup, waarbij deelnemers schijfruimte beschikbaar stellen voor elkaars (versleutelde) back-ups.

©PXimport

Via internet back-uppen naar vrienden.

8. Volledig, incrementeel of differentieel?

Soms kunt u bij het maken van back-ups kiezen tussen drie versies: een volledige, incrementele of differentiële. Kies als het kan altijd voor volledige back-ups. Die vergen wel de meeste tijd om te maken en nemen de meeste ruimte in beslag, maar het doel van back-ups is gegevensverlies voorkomen. Het risico daarop is het kleinst met volledige back-ups. Terugzetten met behulp van een volledige back-up gaat vaak ook sneller en gemakkelijker dan van incrementele of differentiële back-ups. Kies alleen voor incrementeel of differentieel als u anders ruimte of tijd (bij het back-uppen) te kort komt.

©PXimport

Kies voor volledige back-ups als dat haalbaar is.

Bij een incrementele back-up worden de verschillen opgeslagen ten opzichte van de vorige back-up. Die hebt u er dus altijd bij nodig. Is dat weer een incrementele back-up, dan is die ook afhankelijk van de voorafgaande, enzovoort. Een differentiële back-up bevat alle verschillen ten opzichte van de vorige volledige back-up en is alleen daarvan afhankelijk. Incrementele back-ups zijn doorgaans (veel) kleiner en dus sneller gemaakt, maar als er een uit de reeks ontbreekt kunt u gegevens kwijtraken. Differentiële back-ups zijn wat veiliger, maar worden steeds groter naarmate er meer tijd is verstreken sinds de vorige volledige back-up.

©PXimport

Met een schema, zoals hier in True- Image 2011, kunt u de nadelen beperken.

9. Windows 7 back-up aanpassen

Bij de back-upfunctie van Windows 7 kunt u niet zelf kiezen of vervolgback-ups volledig of incrementeel zijn. Als in de registersleutel HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\WindowsBackup\AutomaticFullBackup de (DWORD-)waarde Enabled bestaat en 0 is, zijn alle volgende back-ups incrementeel. Is dit niet het geval, dan krijgt u bij 50 procent verwijderde of gewijzigde bestanden een volledige back-up. Door de waarde OlderFilesSizePercentage te maken of wijzigen past u dit laatste percentage aan. Los daarvan kunt u met de waarde TimePeriodInDays een interval in dagen opgeven tussen volledige back-ups. Afhankelijk van uw Windows-editie en instellingen en foutjes in Windows 7, kan het echter voorkomen dat incrementele back-ups bijna even lang duren als volledige.

©PXimport

Via het register hebt u meer controle over de ingebouwde back-upfuntie van Windows 7.

10. RAID is geen back-up

NAS-apparaten met RAID1 spiegelen de inhoud van een harde schijf op een tweede schijf. Bij een defecte schijf raakt u niet meteen bestanden kwijt en kunt u doorwerken op de andere schijf. Net als synchroniseren is dit echter geen back-uppen. Zo biedt het bijvoorbeeld geen bescherming tegen overschreven, geïnfecteerde of verwijderde bestanden. Dit geldt tevens voor andere RAID-varianten. Bij RAID0 wordt alleen de inhoud willekeurig verdeeld over de schijven en loopt u zelfs meer risico op gegevensverlies. Zorg dus ook bij RAID altijd voor back-ups, bijvoorbeeld door op de NAS een externe harde schijf aan te sluiten.

©PXimport

Ook met RAID ingesteld op een NAS, blijft een back-up noodzakelijk.

11. Benut de schaduwkopieën

In de Ultimate-versie en de zakelijke edities van Vista en in alle edities van Windows 7, zit de voorziening Schaduwkopieën. Die bewaart oudere versies van mappen en bestanden, zodat die teruggezet kunnen worden. Als u ergens geen back-up van hebt, of niet de gewenste versie, kan een schaduwkopie misschien uitkomst bieden. Klik daarvoor met de rechtermuisknop op een map of bestand en kies Vorige versies herstellen. Via het dialoogvenster kunt u vorige versies openen en kopiëren. In de Home-edities van Vista kunt u het gratis programma ShadowExplorer installeren om toegang te krijgen tot deze schaduwkopieën.

©PXimport

Schaduwkopieën zijn een handige noodoplossing of aanvulling voor echte back-ups.

12. Back-ups maken van Windows

Maak vooral back-ups van uw foto's, documenten en andere (belangrijke) persoonlijke bestanden. Windows en programma's kunt u altijd nog opnieuw installeren. Back-ups van uw Windows-installatie, zogeheten images, kunnen u echter wel veel tijdverlies en verloren instellingen besparen. Gratis voorbeelden van programma's voor images zijn Macrium Reflect Free en Paragon Backup and Recovery Free. De ingebouwde back-upfunctie van Windows 7 en het onderdeel Windows Complete PC Back-up in sommige Vista-edities maken ook images. Images vergen (erg) veel tijd en ruimte en zijn daarom vooral geschikt als aanvulling op gewone back-ups, bijvoorbeeld door iedere twee weken of iedere maand een image te maken naast de dagelijkse of wekelijkse back-ups.

©PXimport

De back-upfunctie van Windows 7 maakt standaard ook images.

13. Stationsletters, netwerkstations en mislukte back-ups

Een usb-apparaat krijgt niet altijd dezelfde stationsletter in Windows. Wanneer u naar een usb-apparaat back-upt, kan dit leiden tot mislukte back-ups. Met DriveLetterView kunt u gemakkelijk stationsletters toewijzen of verwijderen, ook voor apparaten die niet zijn aangesloten. U moet het programma wel als administrator uitvoeren. Een complexer programma met meer mogelijkheden is USBDLM.

Wanneer u stationsletters koppelt aan netwerkmappen, wordt de verbinding daarmee niet altijd hersteld bij het starten van Windows. Dat geeft problemen bij back-ups van/naar netwerkmappen. Gebruik hiervoor Simple Network Drive Connector of maak een bat-bestand met de volgende opdrachten aan in de map Opstarten in het startmenu:

pushd \\[servernaam]\[mapnaam]

popd \\[servernaam]\[mapnaam]

©PXimport

Voorkom dat back-ups mislukken door verkeerde stations­letters.

14. Wachtwoorden

Maak een back-up (desnoods op papier) van al uw wachtwoorden. Een wachtwoordbeheerprogramma biedt vaak een ingebouwde back-upfunctie. Vooral online gebruikt u veel wachtwoorden, wachtwoordbeheerder LastPass kan tijdens de installatie wachtwoorden uit uw browser(s) importeren. Wachtwoorden uit andere wachtwoordbeheerders importeren kan eventueel na de installatie. Klik daarvoor op de nieuwe knop in uw browser en kies Extra / Importeren vanuit. Kies Extra / Exporteer naar / LastPass CSV-bestand om een (onbeveiligde!) back-up te maken. Die zou u voor de veiligheid moeten versleutelen, of u gebruikt de betreffende optie onder Exporteer naar.

©PXimport

Importeer wachtwoorden uit uw browser(s) tijdens de installatie.

Specifieke back-ups

15. Picasa

Picasa kan zelf back-ups maken naar cd/dvd of een willekeurige map, bijvoorbeeld op een externe schijf. Kies in Picasa Extra / Back-up afbeeldingen. U moet aanvankelijk op Nieuwe set klikken als u iets anders wilt dan branden. Kies in de mappenlijst links van welke mappen een back-up moet worden gemaakt. Bij herhaling worden alleen nieuwe items geback-upt. Als u eigen back-upsoftware gebruikt, controleert u via Extra / Mappenbeheer in welke mappen de afbeeldingen staan. Sluit ini-bestanden niet uit bij back-ups, want hierin bewaart Picasa gegevens voor ongedaan maken en dergelijke. Andere gegevens bevinden zich in de Picasa-database onder C:\Users\[accountnaam]\AppData\Local\Google\Picasa[versienummer] en in de submap Albums (Vista/7).

©PXimport

De ingebouwde back-upset kan alleen naar cd of dvd.

16. E-mail & IMAP

Als u het IMAP-procotol gebruikt, blijft alle e-mail op de mailserver staan. Maak back-ups op uw eigen pc, ook voor als de e-mailprovider ermee ophoudt. Het programma IMAPSize kan overweg met de meeste IMAP-accounts, zoals Gmail, en maakt incrementele back-ups. Berichten worden bewaard in eml-formaat en kunnen worden teruggezet met IMAPSize of geïmporteerd met bijna elk e-mailprogramma, ook in een ander e-mailaccount. Kies in het programma View / Options en stel op het tabblad Misc de locatie in voor de back-ups (Root Backup Directory). Kies Account / New om uw e-mailaccountgegevens in te voeren en daarna Account / Account Backup.

©PXimport

Met IMAPSize back-upt u e-mailberichten naar uw eigen computer.

17. Microsoft Outlook

Als u Microsoft Outlook gebruikt, staan alle bijbehorende e-mailberichten, afspraken, contactpersonen en andere informatie, in een of meer bestanden met de pst-extensie. Kunt u die niet automatisch kiezen in uw back-upsoftware, dan vindt u ze als volgt. Rechtsklik op de accountnaam (de standaardnaam is Persoonlijke mappen), kies Eigenschappen voor en klik in het dialoogvenster op de knop Geavanceerd. Achter Bestandsnaam ziet u dan de locatie. Neem de pst-bestanden op in uw back-up. Microsoft biedt een gratis Outlook-invoegtoepassing om regelmatig back-ups te maken van deze bestanden.

©PXimport

Maak back-ups van uw Outlook-gegevens.

18. iTunes

Maak een back-up van afspeellijsten, aangeschafte muziek of apps en andere inhoud van iTunes. Controleer via Bewerken / Voorkeuren op het tabblad Geavanceerd welke map iTunes gebruikt en neem die op in uw back-up. Als de optie Bestanden naar iTunes Media kopiëren niet is aangevinkt, kan het echter voorkomen dat mediabestanden ook buiten die map worden bewaard. Vanuit iTunes zelf brandt u met de opdracht Bestand / Bibliotheek / Back-up maken op schijf een back-up van uw iTunes-bibliotheek op cd/dvd. Kies tussen alles of alleen gekochte items en markeer het vakje Alleen toevoegingen en wijzigingen voor incrementele back-ups.

©PXimport

Controleer waar iTunes alles bewaart.

19. Router

Als u zelf aan router-instellingen sleutelt of deze verloren gaan, krijgt u problemen met uw internetverbinding. In de webinterface van uw router vindt u doorgaans een back-upfunctie onder kopjes als Systeem, Geavanceerd of Administration. Bewaar dit back-upbestand waar u het terug kunt vinden, liefst in een map die ook weer geback-upt wordt. Het programma RouterPassView kan voor sommige router-modellen wachtwoorden en andere gegevens uit dit back-upbestand tonen. Om zonder draadloze verbinding instellingen terug te zetten, gebruikt u desnoods een netwerkkabel. Upload (restore) het bestand via de webinterface om de router-instellingen snel terug te zetten.

©PXimport

Maak een reservekopie van uw router-instellingen.

Back-ups terugzetten

20. Bestandsindeling en versleuteling

De bedoeling van een back-up is natuurlijk dat u deze bij problemen daadwerkelijk terug kunt zetten. Als een speciale, programmaspecifieke bestandsindeling of compressie voor de back-ups wordt gebruikt, bent u afhankelijk van het back-upprogramma. Ook bij versleutelde back-ups is dat vaak het geval. Zorg er dan voor dat u een reservekopie maakt van de installatiebron (download of dvd) van het back-upprogramma! Kies als dat kan een populaire bestandsindeling voor back-ups, zoals zip, of bewaar back-ups in de oorspronkelijke indeling. Ga na of het mogelijk is back-ups terug te zetten of ontsleutelen zonder het oorspronkelijke back-upprogramma.

©PXimport

Kies bij voorkeur een indeling die u niet afhankelijk maakt van het back-upprogramma.

21. Verifiëren en logboekbestanden

Neem niet zomaar aan dat een back-up goed gemaakt is. In de meeste back-upprogramma's kunt u bij de instellingen kiezen voor verificatie oftewel controle van de back-up. Schakel die optie in, ook al duurt het back-upproces daardoor langer. Met een onvolledige of mislukte back-up kunt u niet alle of helemaal geen gegevens herstellen. Controleer ook af en toe de eventuele logboekbestanden van uw back-upprogramma. Als alternatief kunt u het toepassingenlogboek van Windows openen: Configuratiescherm (/ Systeem en beveiliging) / Systeembeheer / Computerbeheer / Logboeken. Filter dit op gebeurtenissen die verwijzen naar uw back-upprogramma, om te controleren of back-ups goed worden uitgevoerd.

©PXimport

Houd in de gaten of uw back-ups wel goed worden gemaakt.

22. Controleer oudere back-ups op cd/dvd

De leesbaarheid van zelf gebrande cd's of dvd's neemt in de loop der tijd steeds verder af. Controleer bij back-ups op cd/dvd geregeld de kwaliteit van uw schijfjes met speciale programma's zoals VSO Inspector of IsoBuster. Als dit soort programma's fouten vindt of het lezen met veel haperingen en vertragingen verloopt, is het tijd voor een nieuwe back-up. U kunt met IsoBuster zelfs proberen om bestanden te herstellen van een moeilijk leesbare cd of dvd. De houdbaarheid van een cd of dvd is trouwens korter naarmate u op hogere snelheid brandt of als u herschrijfbare media gebruikt.

©PXimport

Controleer de staat van cd's of dvd's waarop back-ups zijn bewaard.

23. Controleer of back-ups bruikbaar zijn

Op het moment dat u een back-up nodig hebt, moet het terugzetten goed verlopen. Test dit voordat het nodig is en controleer of u een bepaalde back-up goed kunt vinden en gebruiken. Probeer bijvoorbeeld om een belangrijk document terug te zetten uit een back-up, maar maak voor de zekerheid eerst een kopie van dat document. Een image als test terugzetten is riskant, want als het fout gaat start Windows misschien niet meer. Maar u kunt in ieder geval wel testen of uw pc kan starten van de bijbehorende herstel-cd en of u dan gemaakte images kunt selecteren.

©PXimport

Test of uw back-ups ook werkelijk bruikbaar zijn.

24. Back-up terugzetten op een andere locatie

Als u een oudere versie van een persoonlijk bestand terugzet uit een back-up, doet u dat bij voorkeur op een andere locatie. Zo houdt u de mogelijkheid om de bestanden te vergelijken en bijvoorbeeld tekstfragmenten uit beide bestanden te combineren. Als u een of meer (systeem)bestanden terugzet op de oorspronkelijke locatie, moet u in ieder geval de opties voor overschrijven goed controleren. Images moet u op de oorspronkelijke partitie (op dezelfde computer) terugzetten, anders zijn ze normaliter niet bruikbaar. Soms is het wel mogelijk een image als 'schijf' te koppelen en afzonderlijke bestanden naar een andere locatie terug te zetten.

©PXimport

Let op waar u bestanden terugzet.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).