ID.nl logo
E-bike onderhoud: essentiële tips voor een langere levensduur en optimale prestaties
© Jorik Algra Fotogrfie
Mobiliteit

E-bike onderhoud: essentiële tips voor een langere levensduur en optimale prestaties

Fiets je fluitend door het leven op jouw e-bike? Dan wil je natuurlijk dat je trouwe tweewieler in topconditie blijft. Goed onderhoud is cruciaal voor een langere levensduur, veiligheid en optimale prestaties van jouw elektrische fiets. In dit artikel vertellen we je precies wat je moet doen om je e-bike in perfecte staat te houden. Pak je gereedschap en ga aan de slag!

Een e-bike heeft de juiste zorg en aandacht nodig om optimaal te presteren. In dit artikel duiken we dieper in het onderhoud van je e-bike en geven we je handige tips om het beste uit je elektrische fiets te halen. Van het controleren van de bandenspanning tot het reinigen en onderhouden van de ketting en tandwielen, je leert alles wat je moet weten om je e-bike in topconditie te houden.

In dit artikel behandelen we de volgende punten:

  • Bandenspanning: het belang van de juiste bandenspanning en hoe je deze controleert.
  • E-bike reiniging en inspectie: hoe je jouw e-bike schoonmaakt en onderdelen controleert op slijtage en schade.
  • Ketting- en tandwielenonderhoud: tips om de ketting en tandwielen te reinigen en smeren voor een soepele rit.
  • Remmen: informatie over controleren en afstellen voor optimale veiligheid
  • Accu en elektronica: wat je kunt doen om te zorgen voor een lange levensduur

Als je meer wilt weten over e-bikes en hoe je de juiste keuze maakt, lees dan ook ons andere artikel: Alles wat je moet weten over e-bikes: eerst lezen, dan kopen!

Bandenspanning, remmen, onderhoud – al deze aspecten spelen een cruciale rol in het genot en de prestaties van je e-bike. In dit artikel onthullen we de geheimen van het optimaliseren van je fietservaring en hoe je jouw e-bike in topconditie kunt houden. Of je nu een dagelijkse pendelaar bent of een weekendavonturier, deze tips en trucs zullen je helpen het meeste uit je elektrische fiets te halen en ervoor te zorgen dat je altijd veilig en comfortabel op pad gaat.

Bandenspanning: houd de druk erop!

Het controleren van de bandenspanning lijkt misschien een kleinigheid, maar het heeft een enorme impact op jouw fietservaring. Check de spanning minstens één keer per maand. De aanbevolen bandenspanning vind je op de zijkant van de band. Te lage bandenspanning zorgt voor extra weerstand en snellere slijtage, terwijl te hoge spanning het comfort en de grip vermindert. Gebruik een fietspomp met drukmeter voor het beste resultaat.

Hier zijn drie praktische tips over bandenspanning:

  1. Pas de bandenspanning aan het terrein aan: voor een soepele rit op verharde wegen kun je een hogere bandenspanning aanhouden, terwijl een iets lagere spanning meer grip biedt op onverharde of modderige wegen.

  2. Houd rekening met het gewicht van de berijder: een zwaardere berijder heeft over het algemeen een hogere bandenspanning nodig dan een lichtere berijder om de fiets efficiënt te laten rollen.

  3. Controleer de bandenspanning vaker bij kouder weer: banden verliezen sneller lucht bij lagere temperaturen, dus het is belangrijk om ze vaker te controleren in de wintermaanden.

Tabel: Aanbevolen bandenspanning in combinatie met het gewicht van de berijder
Gewicht berijderAanbevolen bandenspanning (bar)
50-60 kg3,0 - 3,5
60-70 kg3,5 - 4,0
70-80 kg4,0 - 4,5
80-90 kg4,5 - 5,0
90-100 kg5,0 - 5,5
100+ kg5,5 - 6,0

Let op: deze tabel dient slechts als richtlijn en de ideale bandenspanning kan variëren afhankelijk van de banden en de fiets. Raadpleeg altijd de aanbevelingen van de fabrikant en pas de spanning aan op basis van persoonlijke voorkeur en rijomstandigheden.

🟢De perfecte fietspomp kiezen: waar moet je op letten?

Aankoopadvies fietspomp: Bij het kiezen van de juiste fietspomp voor jouw e-bike zijn er enkele belangrijke factoren waarmee je rekening moet houden.

1. Type ventiel: Zorg ervoor dat de fietspomp compatibel is met het ventiel van jouw e-bike (Schrader-, Presta- of Dunlopventiel). Sommige pompen zijn voorzien van een dubbele kop die geschikt is voor meerdere ventielen, terwijl andere pompen specifieke koppen hebben die je kunt verwisselen. 2. Drukmeter: Kies een fietspomp met ingebouwde drukmeter, zodat je gemakkelijk de bandenspanning kunt controleren en aanpassen tijdens het oppompen. Digitale drukmeters zijn meestal nauwkeuriger dan analoge meters. 3. Maximale druk: Controleer de maximale druk die de fietspomp kan leveren. Dit moet voldoende zijn voor de aanbevolen bandenspanning van jouw e-bike. De meeste fietspompen kunnen drukken tussen de 6 en 8 bar leveren, wat voldoende is voor de meeste e-bikes. 4. Pompformaat: Overweeg het formaat van de fietspomp. Een vloerpomp is meestal efficiënter en gemakkelijker te gebruiken, maar kan lastig zijn om mee te nemen. Een minipomp of CO2-pomp is handig voor onderweg, maar het oppompen van de banden kan meer tijd en moeite kosten. 5. Materiaal en bouwkwaliteit: Kies een fietspomp van hoge kwaliteit, gemaakt van duurzame materialen zoals aluminium of staal. Een goede fietspomp gaat langer mee en is beter bestand tegen intensief gebruik. 6. Prijs: Bepaal je budget en houd rekening met de prijs-kwaliteitverhouding. Een goedkope fietspomp kan verleidelijk zijn, maar het is de moeite waard om te investeren in een kwalitatief betere pomp die langer meegaat en beter presteert.

Schoon en veilig: inspecteer en reinig je e-bike

Een schone e-bike is niet alleen mooi om naar te kijken, maar ook veiliger. Maak je fiets minimaal één keer per maand schoon met een zachte borstel, spons en speciale fietsreiniger. Inspecteer tijdens het schoonmaken ook het frame, de remmen, de ketting en andere onderdelen op slijtage, schade of loszittende onderdelen. Voer daarnaast regelmatig een veiligheidscontrole uit: test de verlichting, bel en reflectoren.

  1. Verwijder hardnekkig vuil met zorg: gebruik een zachte borstel of doek om modder, zand en ander vuil voorzichtig van de onderdelen te verwijderen. Vermijd het gebruik van een hogedrukreiniger, omdat deze water in de lagers en elektronica kan spuiten, wat tot problemen kan leiden.

  2. Controleer de bekabeling: let tijdens het reinigen en inspecteren van de fiets ook op de bedrading en kabels. Zorg ervoor dat er geen kabels beschadigd, geknikt of los zijn. Controleer ook de aansluitingen op de accu, motor en display om er zeker van te zijn dat ze goed vastzitten en vrij zijn van vuil en corrosie.

  3. Wees voorzichtig met water: hoewel het verleidelijk kan zijn om je e-bike met een tuinslang af te spoelen, kan te veel water schade toebrengen aan de elektronische componenten. Gebruik in plaats daarvan een vochtige doek of spons om het frame en de onderdelen schoon te maken, en zorg ervoor dat je de elektrische onderdelen zoals de accu, motor en display niet rechtstreeks met water besproeit.

Lees ook: Zo verwijder je roest van de fietsketting

©Andrey Popov

Houd je e-bike goed schoon en verleng de levensduur met regelmatig onderhoud.

Top E-bike Sloten: Bescherm Jouw Fiets

Het is essentieel om te investeren in een goed slot voor je e-bike, aangezien fietsendiefstal helaas een veelvoorkomend probleem is. Een hoogwaardig slot kan je e-bike beschermen tegen diefstal en je gemoedsrust geven wanneer je hem ergens achterlaat. Hier zijn drie aanbevolen sloten die je kunt overwegen voor de beveiliging van je e-bike:

  1. Axa Foldable 1000 Vouwslot: Dit slot is compact, makkelijk mee te nemen en biedt een goede beveiliging tegen diefstal.
  2. Abus 1060 Granit CityChain X-Plus kettingslot: Dit kettingslot is bijzonder robuust en biedt uitstekende bescherming tegen doorgewinterde fietsendieven.
  3. Axa Newton Pro UL Mini U beugelslot: Een compact en lichtgewicht U-beugelslot dat zorgt voor solide bescherming en eenvoudig op te bergen is tijdens het rijden.

Schoonmaaksets voor fietsen: professioneel onderhoud met het juiste gereedschap

Speciale schoonmaaksets voor fietsen zijn ontworpen om het reinigen en onderhouden van je e-bike eenvoudiger en effectiever te maken. Een goede schoonmaakset bevat vaak een biologisch afbreekbare fietsreiniger, ontvetter, kettingspray, borstels en een reinigingsdoek. Door te investeren in een kwalitatieve schoonmaakset, zorg je ervoor dat jouw e-bike er altijd tiptop uitziet en optimaal presteert.

Huis-, tuin- en keukenmiddelen als alternatief

Hoewel het gebruik van speciale schoonmaakproducten voor fietsen de voorkeur geniet, zijn er ook enkele huis-, tuin- en keukenmiddelen die je kunt gebruiken als alternatief:

  1. Afwasmiddel: meng een beetje afwasmiddel met water om een milde zeepoplossing te maken. Gebruik een spons of zachte borstel om je fiets voorzichtig schoon te maken. Spoel de fiets daarna grondig af met water om zeepresten te verwijderen. Vermijd het gebruik van agressieve schoonmaakmiddelen, omdat deze de lak en onderdelen van de fiets kunnen beschadigen.

  2. Witte azijn: meng gelijke delen water en witte azijn om een milde, biologisch afbreekbare ontvetter te maken. Breng deze oplossing aan op de ketting en tandwielen met een borstel of doek. Laat het even intrekken en veeg het vervolgens weg met een schone doek.

  3. Bakpoeder: Meng een beetje water met bakpoeder om een pasta te maken. Deze pasta kan worden gebruikt om hardnekkig vuil en vlekken op het frame en de wielen te verwijderen. Breng de pasta aan op het vuil, laat het even inwerken en veeg het vervolgens weg met een vochtige doek.

Let op: Hoewel huis-, tuin- en keukenmiddelen effectief kunnen zijn voor het reinigen van je e-bike, kunnen sommige middelen de onderdelen van de fiets aantasten. Gebruik deze middelen met voorzichtigheid en test ze eerst op een onopvallende plek. Het is altijd aan te raden om specifieke reinigingsproducten voor fietsen te gebruiken voor het beste resultaat.

Smerig goed: ketting en tandwielen onderhouden

De ketting en tandwielen zijn het hart van jouw e-bike. Een goed gesmeerde ketting zorgt voor soepel schakelen en minder slijtage. Reinig en smeer de ketting elke 300 tot 400 kilometer, afhankelijk van de weersomstandigheden. Gebruik hiervoor een ontvetter en een speciale kettingspray. Inspecteer de tandwielen op slijtage en vervang ze indien nodig.

  1. Houd de juiste kettingspanning aan: een te strakke ketting kan leiden tot extra slijtage en een verminderde efficiëntie, terwijl een te losse ketting het risico op aflopen vergroot. Controleer de kettingspanning regelmatig en pas deze indien nodig aan, volgens de specificaties van de fabrikant. Om de kettingspanning te meten, druk je met je vinger in het midden van de ketting tussen de tandwielen. Een goed afgestelde ketting moet ongeveer 1 tot 2 centimeter speling hebben. Raadpleeg de handleiding van je e-bike voor specifieke aanwijzingen over het aanpassen van de kettingspanning op jouw model.

  2. Gebruik de juiste smeermiddelen: kies een kettingspray of smeermiddel dat speciaal is ontworpen voor fietskettingen en e-bikes. Vermijd het gebruik van algemene smeermiddelen zoals WD-40, omdat deze niet voldoende bescherming bieden en sneller vuil aantrekken.

  3. Reinig de cassette en derailleurwieltjes: verwijder tijdens het reinigen van de ketting ook vuil en vet van de tandwielen (cassette) en de derailleurwieltjes. Dit zorgt voor een soepelere overdracht en vermindert slijtage. Gebruik een tandenborstel of speciale cassetteborstel om tussen de tanden te komen en hardnekkig vuil te verwijderen.

©BEVIS NICKEL

Maak na elke rit je remmen en ketting schoon om slijtage te voorkomen

Remmen: controleer en stel ze af voor optimale veiligheid

Goede remmen zijn essentieel voor jouw veiligheid. Controleer de remblokken op slijtage en vervang ze als ze minder dan 1,5 mm dik zijn. Stel de remmen af zodat ze goed aangrijpen en niet aanlopen. Bij mechanische remmen doe je dit met de stelschroef, bij hydraulische remmen is het belangrijk om de remvloeistof tijdig te verversen.

  1. Houd de remschijven schoon: vuil en olie op de remschijven kunnen de remprestaties verminderen. Maak de remschijven regelmatig schoon met een doek en een speciale schijfremreiniger. Vermijd het gebruik van agressieve reinigingsmiddelen of het aanraken van de remschijven met je vingers, omdat dit de remprestaties kan beïnvloeden.

  2. Controleer op ongelijke slijtage: kijk bij het inspecteren van de remblokken ook naar ongelijke slijtage. Als één remblok sneller slijt dan het andere, kan dit duiden op een probleem met de afstelling of uitlijning van de remklauw. Raadpleeg de handleiding van je e-bike of schakel een professional in om dit probleem te verhelpen.

  3. Luister naar je remmen: als je piepende of schurende geluiden hoort tijdens het remmen, is dit vaak een teken dat de remblokken versleten zijn of dat de remschijven vuil of beschadigd zijn. Voer een grondige inspectie uit en vervang indien nodig versleten of beschadigde onderdelen om te zorgen voor optimale remprestaties en veiligheid.

©Yurii Artemenko

Een goed gesmeerde en onderhouden ketting zorgt ervoor dat je fietstocht soepel en geruisloos verloopt

Accu en elektronica: zorg voor een lange levensduur

De accu is het kloppende hart van jouw e-bike. Verleng de levensduur door de accu regelmatig op te laden, zelfs als je de fiets een tijdje niet gebruikt. Bewaar de accu op een droge, koele plaats. Bescherm de elektronica en zorg voor een optimale werking met deze drie extra tips:

  1. Laad op de juiste manier op: om de levensduur van de accu te verlengen, is het belangrijk om de accu op de juiste manier op te laden. Gebruik altijd de door de fabrikant aanbevolen oplader en volg de instructies voor het opladen. Vermijd het volledig ontladen van de accu, want dit kan de capaciteit verminderen. Probeer de accu op te laden als deze tussen de 20% en 80% capaciteit heeft.

  2. Houd de contactpunten schoon: vuil en corrosie op de contactpunten van de accu en de fiets kunnen de prestaties van de e-bike verminderen en de levensduur van de accu verkorten. Maak de contactpunten regelmatig schoon met een droge doek en gebruik indien nodig een speciaal reinigingsmiddel voor elektrische contacten. Controleer ook de aansluitingen en kabels op tekenen van slijtage of schade.

  3. Bescherm tegen extreme temperaturen: accu's presteren het best bij gematigde temperaturen. Extreme hitte of kou kan de levensduur en prestaties van de accu beïnvloeden. Vermijd het bewaren of opladen van de accu bij temperaturen onder de 0°C of boven de 40°C. Als je de e-bike buiten in de kou stalt, overweeg dan om de accu mee naar binnen te nemen en op kamertemperatuur te bewaren.

Servicebeurten: investeer in een langere levensduur en optimale prestaties

Regelmatige servicebeurten zijn essentieel voor het behoud van de goede staat en veiligheid van jouw e-bike. Door je fiets door een professional te laten onderhouden, zorg je ervoor dat alle onderdelen optimaal functioneren en tijdig worden vervangen indien nodig. Servicebeurten kunnen variëren van basis tot uitgebreid, afhankelijk van het onderhoud dat jouw e-bike nodig heeft.

Basis servicebeurt: Deze beurt omvat het controleren en afstellen van de remmen, versnellingen, bandenspanning, verlichting en het smeren van de ketting. Het is aanbevolen om minimaal één keer per jaar een basis servicebeurt uit te voeren, afhankelijk van het gebruik van de fiets.

Uitgebreide servicebeurt: Een uitgebreide beurt omvat naast de punten die tijdens de basis servicebeurt worden gecheckt ook het controleren van de wieluitlijning, het vervangen van versleten onderdelen (indien nodig) en het controleren van de accu en elektronica. Een uitgebreide servicebeurt wordt aanbevolen elke 1 à 2 jaar, afhankelijk van de intensiteit van het gebruik.

De kosten voor servicebeurten kunnen variëren, afhankelijk van de werkplaats en de omvang van de beurt. Hieronder vind je een indicatie van de kosten:

Soort servicebeurtGemiddelde kosten
Basis servicebeurt50 - 80 euro
Uitgebreide servicebeurt100 - 150 euro

Houd er rekening mee dat deze kosten exclusief eventuele vervangingsonderdelen zijn. Door te investeren in regelmatige servicebeurten, verleng je de levensduur van jouw e-bike en zorg je voor een veiligere en aangenamere fietservaring.

Tabel: Veel voorkomende onderdelen die vervangen moeten worden, inclusief de geschatte kosten.
OnderdeelGeschatte kosten
Remblokken10 - 30 euro
Ketting20 - 60 euro
Cassette25 - 80 euro
Banden20 - 60 euro per stuk
Binnenband5 - 15 euro per stuk
Derailleurwieltjes10 - 30 euro
Kabels (rem/versnelling)5 - 20 euro per stuk
Accu (e-bike)200 - 600 euro

Let op: De kosten zijn exclusief arbeidsloon en kunnen variëren afhankelijk van de kwaliteit en het merk van het onderdeel. Het is altijd raadzaam om advies in te winnen bij een professionele fietsenmaker om de juiste onderdelen voor jouw specifieke e-bike te kiezen en een nauwkeurigere kosteninschatting te krijgen.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.