Als je geïnteresseerd bent in een elektrische SUV die luxe en innovatie combineert, is Nio een merk om in de gaten te houden. Met modellen zoals de Nio EL6, die uitblinken in afwerking en technologie, biedt Nio een verfrissend alternatief in de EV-wereld. Benieuwd hoe Nio de strijd aangaat met de gevestigde merken? Lees verder en ontdek wat deze nieuwe speler in de EV-markt jou te bieden heeft.

Wie in de markt is voor een hoogwaardig afgewerkte SUV, kan kiezen uit een breed scala aan merken en modellen. Met name de traditionele fabrikanten zijn hier goed vertegenwoordigd. Zelfs als een volledig elektrische aandrijflijn een vereiste is, valt er nog genoeg te kiezen.

Toch is er één merk dat met behulp van een paar stevige bokshandschoenen de strijd aangaat met de welbekende gevestigde orde: Nio. Een kakelvers automerk uit het land dat momenteel excelleert als leverancier van concurrerende en gunstig geprijsde elektrische auto’s. China inderdaad.

Nio startte zijn carrière eind vorig jaar met de ET7, een luxe sedan waarmee je kunt ‘batterij-swappen’. Inmiddels zijn de Nio-hubs gevuld met maar liefst vijf modellen. De benjamin? Dat is de Nio EL6, en InstaAutoVlog voelde ‘m onlangs stevig aan de tand.

©ERICVANVUUREN.NL

Batterij-swappen

Om dan maar meteen met die bokshandschoenen te beginnen: Nio doet het net even anders. Om te beginnen ontwikkelt en bouwt het merk alléén volledig elektrische auto’s. Auto’s die net als andere EV’s kunnen worden opgeladen, maar ook kunnen worden voorzien van een andere accu.

Dit zogenaamde swappen kan in Nio’s eigen Swapstations en maakt het in potentie mogelijk dat elke Nio in 5 of soms zelfs 3 minuten weer is voorzien van een volledig opgeladen accupakket. Dat is dus bijna net zo snel als traditioneel benzine of diesel tanken. Daarnaast positioneert het merk zich in het hogere segment met premium aanvoelende producten die qua afwerking en technologie niet onderdoen voor de zogenaamde gevestigde orde. 

Nio EL6-concurrenten

Na de ET7, EL7, ET5 en recent nog de ET5 Touring is het dan nu de beurt aan de EL6 om met al deze eigenschappen het onderscheid te maken. De EL6 is dan ook een auto die we mogen zien als de SUV-versie van de ET5, die weer een stuk compacter is dan de EL7.

Die EL7 concurreert bijvoorbeeld met auto’s als de Mercedes EQE SUV en de Audi Q8 eTron, terwijl de Nio EL6 meer in het vaarwater zit van de Audi Q4 eTron, de BMW iX1 en wellicht zelfs een Mercedes EQA. Toch zit er een addertje onder het gras, want met zijn lengte van 4,85 meter, een breedte van 1,99 meter en een hoogte van 1,70 meter opereert de EL6 eigenlijk een segment hoger. Denk daarbij aan de BMW iX3, de Lexus RZ450e of misschien zelfs – daar is-ie weer – de Mercedes EQE SUV. 

©ERICVANVUUREN.NL

Méér auto voor je geld

Maar wie een Q4 eTron, iX1 of EQA aan de hand van opties richting het standaard uitrustingsniveau van een EL6 brengt, zal ongenadig schrikken van het forse prijskaartje. Voor hetzelfde bedrag krijg je bij Nio een stuk meer auto. Een SUV die standaard is uitgerust met hoogwaardige LED Matrix-koplampen, softclose-portieren en luxe zaken als een glazen panoramadak en privacy glass.

De EL6 is bovendien gezegend met een chic en subtiel lijnenspel. Zo oogt hij elegant, beschikt-ie over fraaie proporties en met name de goed gevulde wielkasten met standaard 20-inch lichtmetalen wielen zorgen voor een mooie balans. Een maatje meer is ook mogelijk.

Absolute weelde

Neem je plaats in het interieur, dan word je overladen door absolute weelde. En dat is een ander stokpaardje van het merk, want in tegenstelling tot andere automerken is Nio erin geslaagd om in korte tijd een eigen identiteit neer te zetten. Van de gebruikte materialen tot aan het dual-layer design van het dashboard, alles is met de grootste aandacht voor detail ontworpen, vervaardigd en in elkaar gezet.

We zien daarnaast de toepassing van duurzame materialen zoals rotan, plantaardig leder en fraaie stiksels die alles bijeenhouden. De aangename sfeer, die mede het gevolg is van de Warm Gravel-kleurstelling, is bijna huiskamerachtig, zij het met een flinke shot high-tech. Zo is ook deze Nio-telg standaard uitgerust met een Smart Cockpit in de vorm van een 10,2-inch oleddisplay recht voor je neus en een 12,3 inch groot en verticaal in het midden geplaatst amoledscherm, dat dient als multimedia- en navigatiesysteem. Over the air-updates verlopen via een 4G-verbinding, evenals die voor de techniek van de auto. O, en er is standaard een 4K-dashcam. En dan hebben we nog een heleboel niet genoemd. 

©ERICVANVUUREN.NL

Riante vijfzitter

Het zitcomfort? Fantastisch. De EL6 beschikt over forse en goedgevormde zetels die standaard op vier zitplaatsen zijn verwarmd en optioneel zijn uit te rusten met stoelventilatie en zelfs een massagefunctie. Mede dankzij een uitstekend elektrisch verstelbare stuurkolom zit je daarnaast als een vorst en bovendien een stuk minder 'op de bok' dan in bijvoorbeeld de ET5. Een groot verschil.

Ook de tweede zitrij is niet vergeten. Sterker nog, dat is misschien wel een van zijn sterkste punten. De goed gevormde achterbank zit erg comfortabel en zaken als een vlakke vloer, veel ruimte voor de bovenste én onderste ledematen en comfort als een eigen klimaatregeling maken het daar zeer aangenaam. 

©ERICVANVUUREN.NL

Elektrisch trekpaard

Als we een blik in de uitstekend afgewerkte kofferruimte werpen, zien we een standaard volume van 580 liter en een extra ruimte onder de vloer voor het opbergen van de laadkabel. Klappen we alles neer, dan ontstaat er een nagenoeg vlakke vloer en maximaal 1430 liter inhoud. Dankzij de mogelijkheid van een elektrisch uit- en wegklapbare trekhaak (standaard) mag de EL6 bovendien 1200 kg trekken. Niet bijster veel in vergelijking met bijvoorbeeld een Tesla Model Y (1600 kg), maar wel een stuk meer dan de 750 kg van een BMW iX3. 

©ERICVANVUUREN.NL

Dorstige EV

Elke EL6 wordt vooralsnog geleverd met één aandrijflijn bestaande uit twee elektromotoren. Een 204 pk sterke motor op de vooras en een 286 pk sterk exemplaar achter. En ja, ook dit 'instappertje' beschikt over 490 pk en een koppel van 700 Nm. Voldoende om de 0-100-sprint in 4,5 seconden af te ronden en een begrensde topsnelheid van 200 km/u.

In combinatie met het standaard accupakket van 75 kWh kun je hier volgens de WLTP-testmethode maximaal 406 km van genieten, of 529 km als je opteert voor een 100kWh-accu. Een naar aanleiding van de testperiode haast onmogelijk te realiseren afstand trouwens, want de EL6 ontpopte zich als een van de dorstigste EV’s ooit getest met een gemiddeld energieverbruik van 24kWh/100km. In combinatie met het 75kWh-accupakket betekende dat een range van maximaal 300 km... 

Routeplanning

Niet swappen maar laden? Standaard kan dat met een 3-fase-boordlader (11 kW) of met maximaal 140 kW aan een snellader. Dat geldt voor de 75kWh-accu, want opvallend genoeg kan de 100kWh-batterij worden bijgeladen met een maximale pieksnelheid van 125 kW. Niettemin moet een mooie laadcurve zorgen voor een 10-80%-vulling in 40 minuten.

Goed om te weten is bovendien dat de slimme software en de krachtige computer van de auto in staat zijn tot het uitstippelen van een route via snellaadstations en zelfs kan berekenen wat het resterende percentage is bij aankomst. Hoelang je dan dient te laden? Ook dat vertelt de auto je.

©ERICVANVUUREN.NL

Eerste Nio met adaptieve dempers

Hoe de EL6 rijdt? Zoals je mag verwachten van een SUV in deze klasse: comfortabel, verfijnd, maar toch ook voldoende scherp als je daarom vraagt. Sterker nog, de EL6 rijdt een stuk beter dan de EL7, en eigenlijk ook de ET5. Oké, het is een auto met een hoger zwaartepunt, maar mede vanwege de toepassing van standaard adaptieve dempers rondom is-ie overall gezien net even iets verfijnder.

Deze dempers zorgen er aan de ene kant voor dat de EL6 rustig blijft bij het nemen van een drempel en dat de koets onder alle omstandigheden wordt gebalanceerd. Korte oneffenheden kunnen mede vanwege de 20-inch lichtmetalen wielen (de kleinste mogelijk) soms wat rommelig doorkomen, al blijft het binnen de perken.

Adrenalineshot voor de dempers

Sterker nog, de Nio-engineers hebben op dit vlak een knap stukje afstelling laten zien. Met name in de Comfort-modus is de EL6 voorbeeldig uitgebalanceerd en comfortabel, maar na het selecteren van de Sport- of Sport+-modus krijgen de dempers een adrenalineshot. De EL6 zet zich dan echt schrap. Oké, het wordt geen volbloed sportauto, maar alles wordt wel net een tandje scherper. Ook de besturing, al blijft de overbrengingsverhouding hetzelfde, want die wordt iets minder bekrachtigd waardoor je net iets meer tegendruk krijgt. Voor genoeg feedback ben je echter aan het verkeerde adres, want het is vooral een erg prettige reisgenoot.

©ERICVANVUUREN.NL

Supercomputer met Lidar

Wat moet worden verbeterd? De rechtuitstabiliteit, want na het passeren van de 100 km/u, zeker in de Comfort-modus, is de koets net even iets te los. De EL6 is dan gevoelig voor factoren als zijwind of spoorvorming, en geeft dan niet al te veel vertrouwen. Ook in de standaardmodus is dit nog niet je van het en het selecteren van de Sport-modus kan dan een oplossing zijn.

Of de veiligheids- en assistentiesystemen dan soelaas kunnen bieden? Ja, absoluut, want de recente update van de firmware van de auto heeft er echt voor gezorgd dat de kracht van Nio’s technologie tot zijn recht komt. Tal van sensoren, camera’s, maar voornamelijk de Lidar óp het dak zorgen ervoor dat de auto zich keurig op jouw rijstrook centreert. Ook is-ie in staat om semi-autonoom in te halen.

Onderscheidend zijn de momenten dat er verkeer voor de auto langs rijdt. Dan merk je echt de rekenkracht van de supercomputer op. De EL6 schiet dan niet in de stress, maar anticipeert haast ‘natuurlijk’. En o ja, hebben we al verteld dat ook deze technologie standaard is?

Een lege huls?

Wat dat allemaal mag kosten? Een vrij vriendelijke 55.900 euro. Nog steeds een behoorlijke som natuurlijk, maar gezien de standaarduitrusting en het vermogen van de auto eigenlijk een koopje. Zij het met één forse maar: dit betreft dan een auto zonder accu. Wil je een 75kWh-batterij? Dan ben je meteen 67.900 euro kwijt. En de 100kWh-versie? 76.900 euro!

Een hele smak geld, maar nog steeds concurrerend. Let wel, een gelijkwaardig aangeklede Audi Q4 eTron of een BMW iX1 kent ook een dergelijk prijskaartje. Nio heeft echter nog een troef in handen, want als je de accu koopt ben je niet in staat om gebruik te maken van de Swapstations. Je bent dan immers eigenaar van de batterij. Je zou ‘m dan ook kunnen leasen. Voor 169 euro krijg je een 75kWh accu en voor 289 euro de dikke batterij.

Aantrekkelijk, maar onthoud wel dat je dan in principe eigenaar bent van een lege huls. Zij het een fijne die zelfs jaren na aankoop nog kan worden geüpdatet met de laatste batterijtechnologie van dat moment.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).