Android is ongekend populair op mobiele apparaten. Het is het gratis besturingssysteem dat gemaakt wordt door Google. Dat het gratis wordt weggegeven is niet zomaar; Google verdient geld aan z’n services. En met services bedoelen we voornamelijk advertenties. Niet zo'n gek idee dus, om Android zonder Google te gebruiken. Hoe doe je dat?

Waarom zonder Google?

Tip 01: Ingebouwde apps

Een aantal van de apps zijn al ‘dubbel’ uitgevoerd als je een apparaat hebt van een fabrikant als Samsung, LG of HTC. Je krijgt dan bijvoorbeeld een aparte e-mailapp, maar ook een muziekspeler, een eigen foto-app en meer. Gebruik je liever geen app van je fabrikant, dan zijn er veel handige alternatieven. Voor e-mail kun je bijvoorbeeld denken aan BlueMail, die alle grote e-mailproviders ondersteunt, zoals Gmail en Hotmail. Je kunt natuurlijk ook kiezen voor Microsoft Outlook voor Android, die eveneens overweg kan met de bekendste e-maildiensten, evenals met IMAP. De Outlook-app synchroniseert echter niet de contactpersonen en agenda van Android. Ook voor veel andere standaardapps vind je veel goede alternatieven in de Play Store. Een aantal zullen we hier apart als tip behandelen.

Tip 02: Apps uitschakelen

Om te voorkomen dat je toch Google-apps gebruikt op je smartphone of tablet (en dat je ze nog moet updaten en ermee lastiggevallen wordt), kun je de Google-apps uitschakelen. Je doet dat door de app Instellingen te openen en dan naar Apps te gaan. Blader aandachtig door de lijst, Google zet lang niet overal z’n merknaam voor, zo heten Google Chrome en Google Maps gewoon Chrome en Maps. Je schakelt een app uit door erop te tikken en daarna te kiezen voor Uitschakelen / App uitschakelen. Let op dat je niet alles van Google uitschakelt, zoals Google Play Services en Google Play zelf. Waarom niet? Dat lees je in tip 3 en in het kader ‘Play Services’. Om zeker te weten of een app van Google afkomstig is of niet, moet je even in de Google Play Store duiken. Bij Mijn apps en games zie je onder de naam van de app de naam van de fabrikant.

©PXimport

Tip 03: Play Store

Vanuit de Google Play Store installeer je alle apps voor Android. Er zijn echter alternatieven. Een van die alternatieven is F-Droid. Dat is een speciale opensource-applicatiewinkel. F-Droid maakt gebruik van repository’s, net als Linux. Op die manier is er niet één centrale instantie die de toegang tot de appstore beheert, maar is het decentraal. Je installeert F-Droid vanaf de website www.f-droid.org. Tik op Download F-Droid en haal de betreffende apk binnen. Voer het gedownloade bestand uit. Standaard worden apps uit onbekende bronnen geblokkeerd. Verschijnt er een melding, tik dan op Instellingen en zet bij Beveiliging / Apparaatbeheer de schakelaar om bij Onbekende bronnen en tik op OK. Je kunt de apk opnieuw openen vanuit je Downloads. Tik dan op Installeren. Naast F-Droid kun je ook kiezen voor Amazon Appstore, of voor de Microsoft Apps-app. De laatste is een mini-appwinkel met apps van Microsoft. Houd er wel rekening mee dat het aanbod van deze alternatieve applicatiewinkels karig is, veel van de bekendste apps zul je er helaas niet terugvinden.

©PXimport

Zin en onzin van custom rom’s

Tip 04: F-Droid

Zodra je F-Droid opent, kan het even duren voordat de lijst met apps is geladen. Bovenaan bij Wat is nieuw kun je een categorie kiezen, bijvoorbeeld Internet. Je kunt gewoon een app openen en dan tikken op Installeren om de app te installeren. Helaas is het zo dat je als je geen rootrechten hebt op je Android, je onbekende bronnen aan moet laten staan. Let op dat je niet zomaar onbekende apk’s vanaf het internet installeert, deze kunnen onveilig zijn! Ga overigens in F-Droid nog even naar Instellingen via het menu en zet een vinkje bij Download automatisch updates. Vink eventueel ook Alleen via Wi-Fi aan om updates alleen over wifi te downloaden. Naast de menuknop vind je de optie om je bronnen (repository’s) te beheren. Als je daarop tikt, zie je de actieve bronnen. Je vindt meer bronnen voor andere apps hier. Om een nieuwe bron toe te voegen, tik je op Nieuwe bron. Voer dan het bronadres (oftewel de url) in en tik op Toevoegen.

Tip 05: Google Chrome

Als je af wilt van Google Chrome, heb je veel om te kiezen. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan Mozilla Firefox. De Android-versie synchroniseert met de desktopvariant en ondersteunt zelfs extensies. Daarmee kun je bijvoorbeeld eenvoudig advertenties blokkeren. Een andere optie is om te kiezen voor bijvoorbeeld Dolphin Browser, die browser bestaat al erg lang op Android en wordt nog steeds regelmatig bijgewerkt en verbeterd. Op bepaalde apparaten die root hebben, is het mogelijk om de AOSP-browser te installeren. Dat is de standaard opensourcebrowser voor Android. Deze vind je hier. Het aantal ondersteunde apparaten is echter wel beperkt. In F-Droid vind je eveneens een opensourcebrowser genaamd simpelweg genaamd Browser.

©PXimport

Tip 06: Zoeken

Je kunt andere zoekapps installeren in Android, zoals DuckDuckGo, Yahoo Zoeken, Startpage of Bing Search. Bij de meeste zoek-apps kun je een widget aan je startscherm toevoegen om er snel en eenvoudig mee te zoeken. Mocht je toch graag Google Chrome blijven gebruiken, dan kun je daarin wel een andere standaardzoekmachine instellen. Daarvoor open je Chrome en tik je op de menuknop rechts van de adresbalk en ga je naar Instellingen. Tik dan op Zoekmachine en kies een andere zoekmachine uit de lijst. Helaas missen daar wel een aantal populaire opties. De mobiele browser Mozilla Firefox biedt voor zoeken een stuk meer instellingen dan Chrome. Je kunt hierbij zelf bepalen welke zoekmachines je toevoegt en welke je als standaard wilt instellen. Ook kun je die gekozen standaardzoekmachine van Firefox in sommige Android-versies automatisch laten starten als je lang op de thuisknop drukt.

Tip 07: Google-instellingen

©PXimport

Google maakt het lastig om de datadrift in Android te verminderen. Google Now, de app die je continu contextuele informatie geeft en daarvoor heel wat permissies gebruikt, zet je als volgt uit. Ga naar Instellingen / Google en dan naar Zoeken en Now. Ga dan naar Je feed en zet de schakelaar bij Feed om. Als je de optie Ook je feedvoorkeuren aanvinkt, wordt Google Now op al je apparaten uitgeschakeld. Voor optimale privacy, vink je die optie aan. Tik dan op Uitschakelen. Om te voorkomen dat Google nog data verzamelt van je apparaat, ga je naar Accounts en privacy. Tik dan op Google-activiteitopties en zet daar per onderdeel de gegevens uit. Doe dat dus bij Web- en app-activiteit, Apparaatgegevens, Spraak- en audioactiviteit, YouTube-zoekgeschiedenis, YouTube-kijkgeschiedenis en Locatiegeschiedenis van Google. Zet de schakelaar van elk onderdeel om en tik op Onderbreken. Ga daarna nog even twee keer terug totdat je weer bij Google bent in de Instellingen. Tik dan op Advertenties en selecteer Afmelden voor personalisatie van advertenties om te voorkomen dat advertenties op basis van je Google-gegevens gepersonaliseerd worden.

©PXimport

Play Services

©PXimport

Tip 08: Google Maps

Als je wilt navigeren zonder dat Google weet waar je heengaat, heb je een aantal opties. Een van de betere opties is HERE WeGo, de navigatie-app die vroeger van Nokia was, maar tegenwoordig in handen is van Audi en BMW. De app bevat veel functies van Google Maps, zoals navigatie met het openbaar vervoer en fietsroutes. Wil je liever een meer open alternatief, dan moet je op zoek naar een app die gebruikmaakt van OpenStreetMaps. Een van die apps is bijvoorbeeld Kaarten & Navigatie van OsmAnd.

Tip 09: Google Foto’s

Google Foto’s is een heel erg handige dienst. We vinden het erg fijn dat je gratis onbeperkte opslag krijgt voor al je foto’s, die je vervolgens ook op elk apparaat kunt bekijken. Natuurlijk moet die gratis dienst ergens van ‘betaald’ worden. Google scant je foto’s continu om zijn algoritmes te verbeteren. Een gratis alternatief dat precies hetzelfde kan als Google Foto’s kennen wij niet. Natuurlijk heb je wel andere apps waarmee je je Android-foto’s kunt beheren. Vaak levert de telefoonfabrikant een eigen foto-app mee, maar deze is meestal wat te beperkt. Een gratis alternatief is bijvoorbeeld Piktures. In de galerij staan al je foto’s, maar de app heeft een aantal leuke extra’s. Zo kun je de agendaweergave openen en zie je per dag je gemaakte foto’s. Ook kun je foto’s inzien via Dropbox en bepaalde foto’s achter slot en grendel zetten met een pincode. Een betaalde oplossing die wij prettig vinden werken is Focus Picture Gallery. In F-Droid vind je overigens A Photo Manager, een opensource fotobeheerder met geofuncties geïntegreerd.

©PXimport

Tip 10: Office-documenten

Het beste alternatief voor Google Documenten is Microsoft Office. Die suite is vandaag de dag in zijn geheel beschikbaar voor Android. Je hebt de beschikking over Word, PowerPoint, Excel, Outlook en OneNote. Helaas kun je in de gratis versie alleen documenten bekijken, voor het bewerken ervan moet je een abonnement op Office 365 nemen. Wil je alleen documenten bekijken op je mobiele apparaat, dan kun je overigens ook kiezen voor LibreOffice Viewer, of het Indiase bedrijf Zoho. Die laatste heeft ook zijn eigen Android-suite met de mogelijkheid om documenten direct op je smartphone of tablet te bewerken. Daarvoor hoef je geen account aan te maken en je kunt met anderen samenwerken aan een document. Je kunt ook kijken naar Dropbox Paper, waarmee je documenten kunt bewerken die zich in je Dropbox bevinden. Je kunt ook hier eenvoudig samenwerken met anderen, maar je kunt er geen spreadsheets of presentaties mee bewerken.

©PXimport

Tip 11: Telefoon

De telefoon-app op alle niet-Google-telefoons is van de fabrikant, dus van bijvoorbeeld LG, Samsung of HTC. Heb je een Nexus- of Pixel-telefoon, dan is de telefoonapp wel van Google. Als je daar vanaf wilt, zijn er mogelijkheden. Een daarvan is Drupe. Deze app voegt ook nog een aantal extra handigheidjes toe. Zo kun je contacten met een veeg vanaf je hoofdscherm bellen. Handig is dat Drupe ook telefoontjes kan plegen met andere apps, zoals WhatsApp, Skype en Facebook Messenger, zodat je een compleet overzicht van je belgeschiedenis hebt. Wil je liever iets eenvoudigers, dan kun je kijken naar de Zero Dialer. Zoals de naam al doet vermoeden, richt deze app zich op de basis. Dat betekent een goeie zoekfunctie, de optie om telefoontjes te blokkeren en snel bij je contactpersonen te komen. Je kunt in Android de standaard belapp instellen via Instellingen / Apps / Standaardapplicaties en kies dan voor Oproep-app.

Tip 12: Toetsenbord

Het toetsenbord van Android kun je eenvoudig vervangen door een alternatief. Vaak is dit niet nodig, omdat je fabrikant al een eigen toetsenbord meelevert. Wat betreft toetsenborden is er bovendien erg veel concurrentie, dus je hebt veel te kiezen, zowel gratis als betaald. Een paar voorbeelden zijn SwiftKey, Swype, Chrooma, TouchPal en Minuum. Elk toetsenbord heeft wel een aantal extra handigheidjes, zoals thema’s, snelkoppelingen om te knippen en plakken, zoeken en emoji-integratie. Wil je een opensource-toetsenbord, kijk dan eens naar AnySoftKeyboard.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).