De kans is groot dat je over een Windows-pc beschikt en dat je tevens een Android-smartphone in je bezit hebt. Twee totaal verschillende apparaten, maar dat betekent niet dat er geen gegevensuitwisseling mogelijk is. Integendeel: er zijn enkele ingebouwde functies en heel wat (gratis) tools waarmee je beide apparaten dichter bij elkaar brengt. In dit artikel stellen we je een aantal handige oplossingen voor.

Tip 01: Snelle overdracht

We beginnen met een eenvoudig scenario: je hebt een bestand op je pc staan en dat wil je overhevelen naar je smartphone. Dat kan met de gratis dienst Send Anywhere. Ga op je pc met een browser naar https://send-anywhere.com, of installeer de desktop-applicatie of de Outlook-add-in. Druk op de plus bij Send en dubbelklik op het gewenste bestand. Vervolgens druk je op de Send-knop. Er verschijnt een zescijferige code evenals een qr-code. Op je smartphone moet je eerst de gratis app van Send Anywhere uit de Googel Play Store installeren. Open deze app en tik op Receive. Vul de code in of tik op het pictogram met de qr-code. In dit laatste geval richt je de camera op de qr-code van je pc-scherm en even later is het bestand overgezet. Overigens kan dit ook in omgekeerde richting, in dat geval tik je op de Send-knop in de mobiele app.

©PXimport

Tip 02: Data delen (cloud)

Send Anywhere is natuurlijk niet zo handig wanneer je zeer regelmatig data nodig hebt van je pc. Dan is de app FolderSync een betere oplossing, zeker als je met een of meer clouddiensten werkt. Na de installatie op je smartphone en het toekennen van de nodige machtigingen, tik je op het menu (het pictogram met de drie streepjes) en open je Accounts. Druk op het plusknopje en kies een van de circa 27 ondersteunde opslagdiensten, zoals Dropbox, Google Drive of OneDrive. Verzin een naam, tik op Account verifiëren en selecteer het bijbehorende account. Bevestig met Toestaan en met Opslaan. Tik opnieuw op het menu en kies Mappenparen.

Via het plusknopje voeg je een mappenpaar toe: vul een naam in, kies de zojuist gecreëerde accountnaam en geef aan welke externe en interne map je kiest. De eerste is een (al dan niet lege) map in je cloudopslagdienst, de tweede is een map op je smartphone. Het synchronisatietype stel je bijvoorbeeld in op Tweewegs-synchronisatie. Desgewenst kun je hier via de ingebouwde taakplanner nog een automatische synchronisatie inplannen. Bevestig met Opslaan. Met de Sync-knop start je de synchronisatie meteen (via wifi).

Nu hoef je op je pc nog maar de synchronisatiemap van de cloudopslagdienst te installeren (voor zover je dat al niet had gedaan) en af te stemmen op de map die je in FolderSync had voorzien. Op dezelfde manier kun je nu nog accounts van andere cloudopslagdiensten toevoegen.

©PXimport

Tip 03: Data delen (wifi)

Gebruik je liever geen clouddienst als tussenstation, dan is een bestandsmanager aangewezen die gedeelde mappen van je Windows-pc via het draadloze netwerk kan benaderen. Er zijn diverse apps beschikbaar in de Play Store, maar hiervan zitten er veel vol advertenties, terwijl ze te weinig functionaliteit bieden, onoverzichtelijk zijn of een aanslag plegen op je privacy. ES File Explorer Manager PRO kost weliswaar 3,19 euro, maar is wel een prima deal. Er is een gratis variant, maar ook die gaat gebukt onder bloatware en advertenties.

Start de app op, tik op het menu (het icoontje met de drie streepjes) en kies Netwerk / LAN. Probeer eerst de Scan-knop uit: de kans is groot dat die meteen je netwerkapparaten en dus ook je pc met gedeelde mappen ontdekt. Lukt het op deze manier niet, druk dan op het plusknopje in het lan-overzicht en voer zelf de nodige gegevens van de computer (die hier als server fungeert) in: ip-adres of hostnaam en wellicht ook inloggegevens.

Je hoeft nu maar door de gedeelde mappen te navigeren om bij de gewenste bestanden te komen. Zelf bestanden toevoegen kan uiteraard ook.

Tip 04: Bediening op afstand

Je kunt natuurlijk nog een stap verder gaan en op je smartphone de bediening van je pc overnemen. Daar bestaan diverse tools en apps voor, waaronder PC Remote, Teamviewer, VNC Viewer en Splashtop Personal.

Wij bekijken hier Chrome Remote Desktop. Dat vergt een eenmalige voorbereiding. Start je Chrome-browser op je pc en surf naar https://remotedesktop.google.com/access. Klik in het vak bij Externe toegang instellen onderaan op het blauwe knopje met een pijltje naar beneden. Je wordt nu naar de pagina met de extensie Chrome Remote Desktop verwezen. Klik hier op Toev. aan Chrome / Extensie toevoegen / Accepterenen installeren. Bevestig met Ja (2x) zodat de app wordt geïnstalleerd. Vul een geschikte naam voor je computer in en druk op Volgende. Geef een pincode op van minstens zes cijfers en bevestig met Starten en Ja. Op de webpagina verschijnt de mededeling dat je pc online is.

Over naar je smartphone, waar je Chrome Remote Desktop vanuit de Play Store installeert. Start de app op, tik op de naam van je pc en vul de pincode in. Bevestig met Verbinding maken. Op je pc verschijnt de melding dat je bureaublad momenteel wordt gedeeld; voorwaarde is natuurlijk wel dat de pc is ingeschakeld en dat je met je Google-account bent aangemeld. Met de knop Delen stoppen verbreek je de verbinding. Op de webpagina kun je via Bekijken/bewerken een overzicht van gekoppelde clients opvragen en een koppeling via het prullenbak-icoon ook weer verwijderen.

©PXimport

Tip 05: Foto’s en berichten

We gaan de andere kant op: sinds Windows 10 versie 1809 is het mogelijk via de app Jouw telefoon foto’s en sms-berichten van je telefoon ook op je pc te bekijken en ook sms-berichten via je computer te versturen. Druk op de Windows-toets, tik Jouw telefoon in en start deze app op (staat de app nog niet op je computer, installeer hem dan vanuit de Microsoft Store). Klik op Aan de slag, meld je aan met je Microsoft-account en selecteer Telefoon koppelen, waarna je jouw mobiele nummer invult.

Tik op je smartphone op de link in het bericht dat je ontvangt en installeer de begeleidende app. Start de app, meld je hier eveneens aan met je Microsoft-account, sta enkele machtigingen toe en klik op Gereed en even later op Toestaan. Als het goed is, verschijnen de recentste foto’s van je smartphone nu ook in de pc-app. Eventueel klik je hier op het menu en zet je alle schuifknoppen bij Foto’s en Berichten op Aan. In de rubriek Berichten (preview) verschijnen je sms-berichten en kun je via Nieuw bericht ook zelf sms’jes versturen. Deze app zou compatibel moeten zijn met smartphones waarop Android 7 of hoger is geïnstalleerd.

©PXimport

Tip 06: Mobiel beheer

Ben je op zoek naar een heuse beheertool voor je mobiele apparaat, dan schiet de Windows-app Jouw telefoon vooralsnog flink tekort. Een gratis tool als Syncios Manager is veel krachtiger. Je kiest het best voor Customize Install om bepaalde installatie-opties helemaal naar wens in te stellen.

Je moet eerst de usb-foutopsporingsmodus op je smartphone activeren. Ga naar het instellingenscherm, kies Systeem / Over de telefoon en tik zeven keer op Build-nummer. Dit zorgt ervoor dat je bij Systeem nu ook de optie Ontwikkelaarsopties ziet staan. Open deze rubriek en activeer USB-foutopsporing. Vervolgens verbind je de smartphone via een usb-kabel met je pc. Syncios detecteert je apparaat automatisch en activeert ook de Syncios-service op je Android-toestel.

De werking en mogelijkheden spreken nu grotendeels voor zich. Je krijgt een overzicht van de apps, contacten, sms’jes, media en foto’s en via de Back-up-knop kun je die naar je pc back-uppen en zo nodig ook weer terugzetten met Herstel. Nieuwe items toevoegen of items verwijderen kan ook.

Onder de knop Toolkit schuilen trouwens nog diverse handige hulpprogramma’s, zoals een beltoonmaker, een conversietool voor audio en video enzovoort (let wel op: sommige tools werken alleen in de premiumversie van Syncios; kosten: 26 euro).

©PXimport

Tip 07: AirDroid

We gaan nog een stapje verder: met het gratis AirDroid is het mogelijk een notificatie op je pc te krijgen zodra er een bericht (bijvoorbeeld e-mail, sms, of WhatsApp) op je Android-toestel binnenkomt. Installeer AirDroid op je Windows-pc, creëer een account en meld je aan. Installeer vervolgens de mobiele AirDroid-app op je smartphone en sta de gevraagde machtigingen toe. Dat zijn er behoorlijk wat, maar het is dan ook de bedoeling dat je via AirDroid bediening op afstand mogelijk maakt.

In de Windows-app kun je nu diverse rubrieken openen, zoals File Transfer, Files, Notification, SMS, Call History, Contacts en AirMirror. De kans is reëel dat je voor sommige van deze rubrieken nog extra machtigingen moet toekennen: dat wordt dan in het applicatievenster zelf toegelicht.

Heel interessant is AirMirror. Met deze technologie kun je de camera en het virtuele toetsenbord van je Android-toestel vanaf je pc overnemen, schermopnames maken en zelfs live het schermbeeld van je Android-toestel op je pc dupliceren. Door Non-Root Authority te activeren hoeft je apparaat hiervoor niet eens ‘geroot’ te zijn. Wel moet je je apparaat tijdelijk met de usb-kabel verbinden en USB-foutopsporing activeren (zie ook tip 6).

©PXimport

Spiegelbeeld

©PXimport

Tip 08: Emulatie

De ultieme stap om Android en Windows dichter bij elkaar te brengen, is een emulatie van het besturingssysteem. Anders gezegd, je draait Android gewoon binnen Windows. We gebruiken daarvoor de gratis en gebruiksvriendelijke tool BlueStacks, waarvoor je zelfs geen (afzonderlijke) virtualisatiesoftware nodig hebt. De installatie heb je in een oogwenk voor elkaar.

De eerste start van BlueStacks kan wel enkele minuten duren. Vervolgens stel je de gewenste taal en het land in en druk je op de knop Aan de slag. Meld je aan met je Google-account; wellicht wil je hiervoor een apart account maken. Even later kun je al van start. Apps installeren doe je gewoon vanuit de Google Play Store-app of je klikt op het knopje met de drie puntjes linksboven het Home-screen en kies je Install Apk (als je over zo’n installatiebestand op je pc beschikt). Veel plezier met … Windroid? Andows?

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).