Vrijwel alle fabrikanten leveren bij hun Android-smartphone een handjevol apps mee die je maar lastig kunt verwijderen. Dat komt doordat het in veel gevallen om zogeheten systeem-apps(of standaard-apps) gaat. Gelukkig bestaat er een eenvoudige manier om ze wel uit te schakelen. Je hebt er alleen wat software en enkele aangepaste toestelinstellingen voor nodig. Standaard apps op Android verwijderen werkt zo.

Gemiddeld gebruiken we ongeveer negen apps per dag en dertig per maand. Van de ongeveer tachtig apps op de gemiddelde smartphone wordt zodoende meer dan zestig procent niet maandelijks gebruikt. En een deel daarvan wordt zelfs helemaal niet gebruikt. Om meerdere redenen is het slim zulke apps te verwijderen (zie het kader hieronder). 

Helaas is dat niet altijd makkelijk! In veel gevallen gaat het om zogeheten systeem-apps. Dat kunnen onderdelen van Android zelf zijn, maar ook apps die fabrikanten hebben toegevoegd. Wil je tóch van die apps af, dan zul je wat kunstgrepen moeten uithalen. Een daarvan is het ‘rooten’ van je toestel, maar dat is voor de meesten geen optie. Niet alleen wordt dat steeds lastiger en schimmiger, ook kun je bepaalde apps dan helemaal niet meer gebruiken, bijvoorbeeld apps van je bank. Gelukkig is er een alternatief. 

In dit artikel leggen we uit hoe je zonder te rooten vanaf je pc bepaalde apps op een smartphone of tablet met Android kunt uitschakelen, ook als het systeem-apps zijn.

Waarom je apps beperken?

Het verwijderen van de apps die je niet gebruikt, is in de eerste plaats natuurlijk een stuk overzichtelijker. Maar het biedt ook andere voordelen, zoals meer privacy. Veel apps bevatten zogeheten trackers die informatie over je verzamelen en doorspelen. Een tracker kan bijvoorbeeld crashes en bugs melden. Maar er zijn ook trackers die informatie doorspelen over de apps die je gebruikt en de manier waarop je ze gebruikt. Enkele geven persoonlijke gegevens door of zelfs je locatie. Dit alles kan voor adverteerders interessant zijn, die over een zo compleet mogelijk profiel van gebruikers willen beschikken. 

De non-profitorganisatie Exodus Privacy heeft een handige tool op haar website waar je kunt zien welke trackers in apps zijn ingebakken. Verder nemen apps uiteraard ruimte in en kunnen ze je toestel – zelfs als je ze niet gebruikt – ook trager maken. Dat komt doordat ze bijvoorbeeld op de achtergrond gebeurtenissen monitoren om op in te kunnen haken.

Tenslotte kan het verwijderen van apps ook je toestel veiliger maken. Iedere app is immers een potentiële ingang voor hackers, zeker als er bekende kwetsbaarheden zijn.

©PXimport

Over het project

In dit artikel gaan we gebruikmaken van de Universal Android Debloater GUI. De opensource tool is geschreven in de programmeertaal Rust. Het is gebaseerd op een eerder project dat nu is verouderd. Het heeft dezelfde naam, maar met de toevoeging GUI. Daarmee wordt de grafische gebruikersinterface bedoeld die is toegevoegd, zodat je kunt selecteren welke apps uitgezet moeten worden. Het maakt samen met enkele andere verbeteringen het hele proces een stuk gebruiksvriendelijker. 

Het meeste werk hebben de ontwikkelaars vermoedelijk gehad aan het maken van een uitgebreide lijst met alle bekende pakketten voor Android, aangevuld met alle informatie die daarover beschikbaar is. Daardoor kun je beter de afweging maken welke apps veilig uitgeschakeld kunnen worden. 

Voordat je begint heb je de ontwikkelaarskit van Android nodig waarin het programma ADB (Android Debug Bridge) is opgenomen. Die tool speelt een belangrijke rol in deze tool.

©PXimport

Android SDK Platform Tools

Als eerste heb je zoals gezegd de Android SDK Platform Tools nodig. Pak het zip-bestand uit op je pc. Wij kiezen de map c:\android\sdk. In de map platform-tools vind je nu het bestand adb.exe. Dit programma gaan we gebruiken voor interactie met de smartphone. Verder heb je de juiste drivers voor je smartphone nodig. In de meeste gevallen kun je ook de universele ADB-drivers gebruiken. Op je toestel moet je via de ontwikkelaarsopties de zogeheten usb-foutopsporing aanzetten, wat we zo uitleggen. Dit is nodig voor het gebruik van ADB. 

De map (in ons voorbeeld c:\android\sdk\platform-tools) moet je ook aan de omgevingsvariabelen toevoegen. Hiervoor open je de instellingen voor Windows en ga je naar Systeem en vervolgens naar Info. Kies rechts Geavanceerde systeeminstellingen. Klik dan op Omgevingsvariabelen. In het vak Systeemvariabelen klik je op Path gevolgd door Bewerken. Voeg de map toe met de platform-tools, bijvoorbeeld c:\android\sdk\platform-tools.

Telefooninstellingen aanpassen

Voordat je aan de slag kunt gaan moet je een instelling op je telefoon of tablet aanpassen. Je moet namelijk de zogenoemde usb-foutopsporing aanzetten. Deze optie vind je in een speciaal (verborgen) menu voor ontwikkelaars. Om het menu te activeren open je de instellingen en blader je naar Over de telefoon. Zoek naar Build-nummer en tik er zeven keer op tot wordt aangegeven dat je ontwikkelaar bent. Ga dan één stapje terug in het menu en naar Systeem. Klap zo nodig Geavanceerd uit. Hier zie je nu Ontwikkelaarsopties tussen staan. 

Blader naar het kopje Foutopsporing en zet een vinkje bij USB-foutopsporing. Dit is nodig voor communicatie via ADB, de Android Debug Bridge. Let er op dat er enkele kleine risico’s kleven aan het gebruik van ADB en de in deze masterclass besproken tool:

Risico’s bij gebruik van deze tool?

Je hoeft niet heel bang te zijn voor eventuele neveneffecten van de stappen op deze pagina. Alles kan in theorie gemakkelijk weer ongedaan worden gemaakt. Het grootste risico is dat je een bepaald systeemproces uitschakelt dat wel nodig is voor je toestel. Die kans is echter heel klein, omdat de tool zelf al in een aparte lijst aangeeft welke onderdelen je beter niet kunt verwijderen. 

Gaat er toch iets fout, dan start het toestel in het eerste ergste geval niet meer op en kom je in een zogenoemde bootloop, tot het booten vijf keer achter elkaar mislukt. Daarna start het toestel vanzelf in herstelmodus en kun je genoodzaakt zijn het terug te zetten naar de fabrieksinstellingen. Je kunt je toestel dus niet onbruikbaar maken (‘bricken’). 

Wel kan het gebeuren dat je alle informatie die er op staat kwijtraakt. Houd daar dus rekening mee en zorg dat er geen belangrijke informatie meer op staat, of dat je een back-up achter de hand hebt.

Vooraf apps verwijderen

Voordat je aan de slag gaat is het handig om apps die je niet (meer) nodig hebt handmatig te verwijderen. Dat scheelt straks wat werk. Er zijn ook apps die je daarbij helpen. Dit lukt uiteraard alleen voor apps die je via de Play Store hebt geïnstalleerd en niet voor systeem-apps. 

Als voorbeeld noemen we de app Uninstaller (of Deïnstallatie) van Splend Apps. Als je deze app start zie je de tabjes User apps en System apps. Op het eerste tabblad zie je de apps die je op de normale manier kunt verwijderen. Je tikt ze gewoon één voor één aan en klikt op het prullenbakicoontje. Op het tabje met systeem-apps kun je eventueel ook al enkele apps identificeren die je wil gaan verwijderen met de tool uit dit artikel.

©PXimport

Verbinding maken

We gaan eerst de verbinding via ADB testen. Open daarvoor de Opdrachtprompt in Windows. Blader naar de map waar je de platformtools hebt geïnstalleerd, in ons voorbeeld:

cd c:\android\sdk\platform-tools

Geef dan de opdracht:

adb devices

Als het goed is, zie je nu een apparaat met identificatienummer. Op je toestel verschijnt een dialoog waarin je toegang voor je pc via usb-foutopsporing moet toestaan. Zorg dat je hier toestemming voor geeft. We gaan nu met de tool aan de slag. Haal eerst de laatste versie op via https://kwikr.nl/debloatversie. 

Vouw daarvoor op de bewuste pagina het onderdeel Assets uit. Download dan het bestand uad_gui-windows.exe. Je kunt dit op elke willekeurige plek op je pc zetten en starten. Als je interesse hebt in de broncode van het project kun je die ook op GitHub vinden. Dit geeft je een idee wat de tool op de achtergrond doet.

06 Handmatig verwijderen

©PXimport

Via ADB kun je ook handmatig opdrachten geven naar je toestel. Zo kun je met de volgende opdracht een shell openen naar je toestel:

adb shell

Daarna vraag je een lijst met alle pakketten op, inclusief details zoals de pakketnaam:

pm list packages -f

De naam pm staat voor packagemanager ofwel de pakketbeheerder van Android. Deze opdracht laat alleen de systeempakketten zien:

pm list packages -s

De tool in deze masterclass gebruikt ook laatstgenoemde opdracht om de lijst met systeempakketten op te vragen. Om een bepaald pakket uit te schakelen, gebruik je:

pm disable pakketnaam

Vervang je disable door uninstall, dan kun je het bewuste pakket de-installeren. Deze opdrachten lukken allemaal zonder root-toegang. 

De precieze opdrachten kunnen verschillen afhankelijk van de gebruikte Android-versie, maar dat wordt door de Universal Android Debloater GUI opgevangen. Eventueel kijk je welke commando’s worden ondersteund met:

pm --help

Navigeren door de tool

Als je de tool opstart via uad_gui-windows.exe zie je direct een flinke lijst met apps. Via de menu’s aan de bovenkant kun je eventueel die lijst verfijnen. In het eerste vak kun je naar een bepaald pakket zoeken. Het tweede vak (waar standaard user 0 staat), geeft je de mogelijkheid om apps voor een specifieke gebruiker te verwijderen. Dit is nieuw sinds release 0.3. 

Met user 0 wordt de standaardgebruiker bedoeld. Als je meerdere gebruikers op het toestel hebt aangemaakt, kun je ook één van die andere gebruikers kiezen. Standaard laat de tool aanbevelingen zien voor apps die je veilig kunt verwijderen. Dat zie je aan de keuze Recommended in het menu. 

Als je hierop klikt, kun je de selectie wijzigen naar Advanced, Expert, Unsafe of Unlisted. Naast deze optie kun je kiezen of je alle pakketten wilt zien (met de optie All packages) of alleen de pakketten met de status Enabled of Disabled. Onder Settings kun je eventueel een ander thema kiezen voor deze tool zelf. Dat staat dus los van je toestel zelf.

©PXimport

Werking van de tool

Systeem-apps kunnen niet daadwerkelijk worden verwijderd van je toestel. Ze zijn namelijk geïnstalleerd op een systeempartitie die alleen gelezen kan worden. Alleen de toestelfabrikant heeft het recht om wijzigingen aan te brengen via systeemupdates. Maar systeem-apps gebruiken óók de datapartitie waar je als gebruiker wél toegang toe hebt. Daar worden alle apps bewaard met alle veranderingen die je aan je toestel hebt gemaakt. 

Als je het toestel terugzet naar de fabrieksinstellingen wordt die partitie eenvoudigweg gewist, evenals de cache. Je kunt de systeem-apps dus niet letterlijk verwijderen van je toestel, maar je kunt wel voorkomen dat ze in het geheugen worden geladen door ze voor alle gebruikers te verwijderen uit de datapartitie. En je kunt uiteraard ook de apps die je zelf hebt geïnstalleerd uit de datapartitie verwijderen.

Selectie maken

Hoe maak je nu precies een selectie? Als we even uitgaan van de aanbevolen apps, zal het op vrijwel elk toestel een forse lijst zijn. Bij de Nokia 7 Plus, het toestel dat we hiervoor gebruikten, gaat het om 112 apps. Voor het proces maakt het overigens niet veel uit welk toestel je gebruikt. Uiteraard kan het aantal apps wel verschillen. De Nokia 7 Plus zou door het Android One-besturingssysteem veel minder onnodige apps moeten bevatten dan bijvoorbeeld modellen van Samsung, Huawei en Xiaomi, die hun eigen schil en apps toevoegen. 

Als je op een app klikt, zie je een omschrijving daarvan. Zo heb je een idee wat een bepaalde app doet. Een enkele keer zul je via bijvoorbeeld een zoekopdracht meer informatie op willen zoeken. Het is handig om dan op pakketnaam te zoeken, bijvoorbeeld com.android.dreams.basic.

©CIDimport

Uitschakelen en inschakelen

Het uit- en inschakelen van apps via de tool spreekt redelijk voor zich. Heb je een selectie gemaakt dan is het handig deze eerst via de optie Export current selection te exporteren. Er wordt dan in de desbetreffende programmamap een tekstbestand aangemaakt waarin de pakketnamen worden genoemd. Zo kun je altijd nagaan welke pakketten je hebt verwijderd. Daarna klik je op Disable selection om de geselecteerde apps uit te schakelen. 

Dit kan afhankelijk van het aantal apps wel wat tijd vragen. Met de optie Enabled in de knoppenbalk zie je alleen de (resterende) apps die zijn ingeschakeld. Wijzig de weergave eventueel naar All packages om óók de zojuist uitgeschakelde apps te zien, of naar Disabled om alléén de uitgeschakelde apps te zien. 

Achter elk pakket zien je een optie om dat pakket uit te schakelen (Enable) dan wel in te schakelen (Disable). Zo kun je eenvoudig de status weer omzetten. Je kunt ook een selectie maken en dan de optie Enable/Restore selection kiezen.

©CIDimport

Ongebruikte apps opsporen

Als je door het lijstje met apps bladert, staan er ongetwijfeld apps tussen die je niet direct herkent. Mogelijk zie je ook al meteen apps waarvan je weet dat je ze niet (meer) gebruikt. Gelukkig zijn er manieren om apps op te sporen die je niet of nauwelijks gebruikt. Een van de handigste opties is ‘Files by Google’. Dit is in feite een bestandsbeheerder, maar je kunt hier ook je toestel mee opschonen én een lijst met apps opvragen. 

Hiervoor ga je naar het tabblad Browsen en kies je Apps. De apps worden hier automatisch gesorteerd op de datum dat je ze het laatst hebt gebruikt. Er is ook een optie om de apps te selecteren waarna je ze alle kunt verwijderen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).