Voor veel Windows-gebruikers is de Opdrachtprompt onbekend terrein. Zonde, want je kunt deze gebruiken om handige taken op je pc uit te voeren. Wij geven je 15 handige commando's voor de Windows Opdrachtprompt.

01 Naar de prompt

Om opdrachtregelcommando's uit te voeren, moet je eerst de opdrachtprompt openen. Dat kan in Windows 7 vanuit het startmenu, waar je achtereenvolgens Alle programma's / Bureau-accessoires / Opdrachtprompt selecteert. In Windows 10 (en Windows 8) kan dat door Windows-toets+X in te drukken, waarna je in het menu Opdrachtprompt kiest. Of je tikt cmd in het Windows-startvenster in. Standaard beland je zonder administratorrechten in het opdrachtpromptvenster. Heb je echter extra bevoegdheden nodig, klik dan in Windows 7 de optie Opdrachtprompt met de rechtermuisknop aan en kies Als administrator uitvoeren. In Windows 10 druk je Windows-toets+X in en kies je deze keer Opdrachtprompt (administrator).

Hier vind je een overzicht van de beschikbare cmd-commando’s in Windows (klik een commando aan voor bijhorende parameters en voorbeelden). In dit artikel lichten we enkele handige commando's uit.

Cmd-venster

©PXimport

02 De opdrachtprompt zelf

Standaard beland je in een venster met witte letters op een zwarte achtergrond, maar dat valt aan te passen. Je wijzigt de kleuren met het color-commando (dat je zoals alle commando's afsluit met Enter): color 1E bijvoorbeeld geeft je blauwe letters op een lichtgele achtergrond. Het commando color /? geeft mooi overzicht van de beschikbare kleuren. Met het commando cls maak je het venster netjes leeg. Met exit sluit je het venster weer. Wil je verder tekst uit Windows in zo'n opdrachtpromptvenster plakken, kopieer die tekst dan eerst met Ctrl+C naar het klembord, waarna je de titelbalk van het opdrachtpromptvenster met de rechtermuisknop aanklikt en Bewerken / Plakken kiest.

©PXimport

03 Mapinhoud opvragen

Stel, je wilt de inhoud van map c:\hoofdmap\submap opvragen. Dat kan met het dir-commando: dir c:\hoofdmap\submap. Of je navigeert naar de gewenste map met cd hoofdmap, gevolgd door cd submap, waarna je dir uitvoert. Of makkelijker: je bladert in Windows Verkenner naar de gewenste map, waarna je een lege plaats in het Verkenner-venster met Shift+Rechtermuisknop aanklikt. In het contextmenu selecteer je vervolgens Opdrachtvenster hier openen. We blijven nog even bij het dir-commando, want dat heeft enkele interessante parameters, zoals dir /? je al duidelijk maakt. Wil je bijvoorbeeld de inhoud sorteren op datum (recentste bestanden eerst), dan doe je dat met dir /O-D.

©PXimport

04 Verborgen datastromen

Velen weten niet dat Windows verschillende 'datastromen' aan een bestand laat koppelen. Zo'n extra datastroom kun je eventueel gebruiken om gegevens in een bestand te verbergen. Een klein experiment maakt dat duidelijk. Creëer (met Kladblok) een document dat je wilt verbergen, bijvoorbeeld geheim.txt. Vervolgens voer je in die map het volgende commando uit: type geheim.txt > blabla.txt:verborgen.txt. Hiermee neem je geheim.txt op in het (ogenschijnlijke lege) bestand blabla.txt. Het bestand geheim.txt mag je nu verwijderen (bijvoorbeeld met del geheim.txt). Voer je een dir-commando uit, dan lijkt blabla.txt leeg. Echter, via het commando dir /R krijg je alsnog die verborgen datastroom te zien. Om de inhoud van die datastroom te zien voer je het volgende commando uit: "c:\system32\notepad.exe" blabla.txt:verborgen.txt.

©PXimport

05 Gelinkte mappen

Stel, je hebt frequent toegang tot een bepaalde map nodig. Dat is niet zo handig wanneer die map diep genest zit. Dat valt op te lossen door een koppeling naar die map te creëren. Ga als administrator naar de opdrachtprompt en voer het volgende commando uit: mklink /J c:\snelmap "d:\map1\submap\subsubmap". Wanneer je vervolgens data opslaat in de map c:\snelmap, dan komen die gegevens automatisch (ook) terecht in die diep geneste map. Naderhand mag je de 'linkmap' (c:\snelmap) weer verwijderen als je dat verkiest; de data in de diep geneste map blijven behouden. Let wel: wanneer je bestanden uit die linkmap verwijdert, dan verdwijnen die wél ook uit de diep geneste map!

©PXimport

06 Services

Je weet vast dat er heel wat services op de achtergrond actief zijn in Windows. Het commando net start vertelt je precies welke services. Nu is het ook mogelijk services vanuit de opdrachtprompt stoppen te zetten en (weer) op te starten. Stel, je wilt voorkomen dat Windows zomaar je pc zou herstarten omdat er updates klaar staan, dan schakel je die service uit met net stop "windows update". En zoals je wellicht al vermoedde, activeer je een service met net start, gevolgd door de exacte naam van de service. De aanhalingstekens gebruiken we overigens om duidelijk te maken dat het om een begrip (of pad) gaat, en dus niet om afzonderlijke woorden.

©PXimport

07 Gedeelde bronnen

In Windows kun je bronnen als printers en mappen delen. Wil je snel een overzicht krijgen van deze gedeelde bronnen, voer dan het commando net view \\ in, bijvoorbeeld net view \\redactiepc1. Die computernaam lees je af in het venster dat je te zien krijgt wanneer je Windows-toets+Pause indrukt. Een nieuwe gedeelde netwerkmap creëer je met een commando als net share videos="c:\media\persoonlijk\video filmpjes". De gedeelde netwerkmap verwijder je weer met net share videos /delete. Het is ook mogelijk een gedeelde netwerkschijf permanent aan een vrije stationsletter te koppelen: net use x: \\""\ /persistent:yes (waarbij je x: vervangt door de gewenste stationsletter).

©PXimport

08 Accounts met tijdsbeperking

Via Windows Gebruikersaccountsbeheer voer je allerlei beheertaken voor Windows-accounts uit. Maar sommige taken laten zich alleen (of sneller) vanuit de opdrachtprompt uitvoeren. Wil je een bepaald account tijdelijk op non-actief zetten, dan volstaat een opdracht als net user /active:no (vervang no door yes om het weer te activeren). Of je zorgt ervoor dat een account zich alleen op bepaalde tijdstippen bij Windows kan aanmelden: net user /times:ma-vr,5pm-7pm;za-zo,10am-8pm. Met net user controleer je of de opdracht geslaagd is. Let op: vergeet bij deze commando's de slash niet (voor active en times), anders Windows denkt dat je het wachtwoord van het account wilt aanpassen!

©PXimport

09 Connectiviteit

Het gebeurt wel eens in een netwerk dat een apparaat plots niet meer reageert. Om snel uit te vissen of er nog wel een netwerkverbinding bestaat tussen je pc en dat apparaat gebruik je het ping-commando, gevolgd door de computernaam of het IP-adres van dat apparaat (bijvoorbeeld ping redactiepc-1 of ping 192.168.0.5). Als het goed is, dan krijg je vier antwoorden. Is dat niet zo, controleer dan de fysieke aansluiting of de netwerkconfiguratie. In veel gevallen kun je ook externe servers testen (zoals ping www.google.nl). Kun je wel een extern IP-adres pingen (zoals ping 8.8.8.8), maar niet de URL, dan is er mogelijk een probleem met de DNS-service: zie ook tip 11.

©PXimport

10 Internetconnectie

Er is ook een commando waarmee je kunt nagaan hoever de verbinding tussen je eigen pc en de beoogde server op het internet reikt. Immers, tussen je pc en zo'n server liggen vaak heel wat 'knooppunten' (zoals routers) en het valt niet uit te sluiten dat je connectie stokt bij een van die knooppunten. Probeer het gerust even uit met het volgende commando: tracert www.computertotaal.nl. Zo'n commando is trouwens erg informatief gezien je kunt nagaan langs welke route(rs) je verzoek zoal loopt. Overigens bevatten moderne Windows-versies ook het commando pathping, een combinatie van ping en tracert. Na de tracering en enig geduld volgen dan de reactiestatistieken.

©PXimport

11 DNS

Wanneer je een webadres (URL) in je browser invult, dan zorgt een DNS (Domain Name Service) ervoor dat het netjes aan het bijhorende IP-adres wordt gekoppeld, zodat je browser met de webserver kan verbinden. Kun je wel nog IP-adressen, maar geen URL's meer bereiken, dan helpt het nslookup-commando je om de werking van de DNS-server te controleren. Voer nslookup uit en tik vervolgens server in, gevolgd door de naam of het IP-adres van de DNS-server die je wilt testen. Druk nu op de Enter-toets en vul een willekeurig webadres in, zoals www.computertotaal.nl. Krijg je nu time-outs te zien, dan is er blijkbaar een probleem met de ingestelde dns-server.

©PXimport

12 Netwerkconfiguratie

Een snelle manier om over je thuisnetwerk allerlei informatie op te vragen, is via het commando ipconfig. Op deze manier zie je onder meer welke (al dan niet draadloze) LAN-adapters actief zijn, welk IP-adres die adapters hebben, en wat het adres van je standaardgateway (oftewel router) is, zodat je dit adres in je browser kunt intikken om naar de webinterface van dat apparaat te gaan. Wil je ook de DNS-server(s) en de MAC-adressen van de netwerkadapters weten en wil je weten of DHCP actief is, gebruik dan ipconfig /all. Verder kan het bij connectieproblemen helpen om even alle adressen vrij te geven met ipconfig /release en die opnieuw in te stellen met ipconfig /renew.

©PXimport

13 Netwerkverbindingen

Het commando netstat geeft je een overzicht van de actieve verbindingen, inclusief IP-adres en poortnummer van zender en ontvanger. Voer ook eens de opdracht netstat /? uit om een idee te krijgen van de talrijke parameters. Zo geeft netstat -s je een mooi statistisch overzicht per netwerkprotocol (IP, ICMP, TCP en UDP), wat handig kan zijn bij het oplossen van netwerkproblemen. Met netstat -o krijg je ook de PID (process identifier) te zien van de processen. Via Windows Taakbeheer, waar je Beeld / Kolommen selecteren / Proces-id selecteert, kun je dan te weten komen welke toepassingen daarvoor verantwoordelijk zijn.

©PXimport

14 Kopieeroperaties

De kans is groot dat je vaak bestanden en mappen via Verkennerkopieert. Veel flexibiliteit biedt die omgeving echter niet, althans niet wanneer je de mogelijkheden vergelijkt met het commando robocopy. Via robocopy /? krijg je alvast een overzicht van het indrukwekkend aantal parameters. Eén voorbeeld: met robocopy c:\media g:\backup\media /MIR (MIR staat voor mirror) wordt de bronmap (c:\media) automatisch gespiegeld met de doelmap (g:\backup\media). Handig is ook de mogelijkheid om opdrachten op te slaan: je hoeft hiervoor maar de parameter /SAVE: toe te voegen. Met het commando robocopy /JOB: voer je die opdracht dan netjes weer uit.

©PXimport

15 In batch

Een belangrijk voordeel van opdrachtregelcommando's is ook dat je verschillende opdrachten na elkaar in een batchbestand kunt opnemen, zodat die één voor één worden uitgevoerd zodra je het batchbestand aanroept (dat laatste kan overigens ook via de taakplanner van Windows). Zo'n batchbestand is niets anders dan een tekstbestand met de extensie .bat of .cmd, dat je bijvoorbeeld met Kladblok aanmaakt. Een eenvoudig voorbeeld ter illustratie:

cls

robocopy c:\media g:\backup\media

del c:\media\*.* /Q

pause

Met het del-commando verwijder je, zonder een vraag naar bevestiging, alle bestanden uit c:\media (nadat je die dus met het robocopy-commando had gekopieerd).

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).