Smartphones beheersen een steeds groter deel van ons leven en bevatten daardoor foto's, video's, notities, agenda-afspraken, enzovoort. Maar ook smartphones zijn weleens aan vervanging toe. Hoe zorg je er dan voor dat je inhoud bewaard wordt?

Verschillende platformen

Er zijn veel verschillende soorten smartphones, maar in tegenstelling tot vroeger zijn er veel minder besturingssystemen, om de simpele reden dat niet iedere telefoonfabrikant meer de noodzaak voelt om z'n eigen besturingssysteem te ontwikkelen. Er zijn er nog altijd veel meer dan twintig, maar in realiteit zal je er maar een handjevol tegenkomen wanneer je op zoek gaat naar een mobiele telefoon.

In dit artikel bespreken we er drie. De twee populairste: iOS (van Apple) en Android (van Google) en daarnaast ook Windows Phone, dat nog lang niet zo populair is als iOS of Android, maar wel enorm is opkomst is (zeker nu Microsoft Nokia heeft gekocht).

iOS

Tip 01: iTunes en iCloud

Apple biedt in principe twee manieren aan om een reservekopie te maken van je iPhone: mét en zonder kabeltje. Wil je een reservekopie via het kabeltje maken, dan wordt deze lokaal opgeslagen op je computer en heb je dus ook die computer nodig om de reservekopie terug te zetten.

Om een reservekopie te maken, sluit je de iPhone met het kabeltje aan op je pc of Mac en start je iTunes. Klik vervolgens op de knop iPhone rechtsboven. Op de pagina die verschijnt klik je links op Deze computer en rechts op Reservekopie maken. Wil je een reservekopie terugzetten? Dan klik je in deze pagina op de knop Reservekopie terugzetten. Voor een reservekopie via iCloud heb je geen kabeltje nodig. Daarvoor navigeer je op je iPhone naar Instellingen / iCloud / Opslag en reservekopie. Daar kun je onder aan de pagina drukken op Maak nu een reservekopie.

Een reservekopie uit iCloud zet je terug via Instellingen / Algemeen / Stel opnieuw in / Wis inhoud en alle instellingen. Je iPhone gaat dan terug naar de fabrieksmodus en tijdens de installatie kun je een iCloud-reservekopie terugzetten.

©PXimport

Tip 01 Via iTunes kun je reservekopieën maken en terugzetten.

©PXimport

Tip 01 Reservekopieën maken kan ook draadloos, dankzij iCloud.

Tip 02: Handmatige back-up

iOS mag dan veelzijdig en handig zijn, maar het is ook een zeer gesloten platform omdat Apple de touwtjes strak in handen houdt. Er zijn dus geen apps die je hele iPhone back-uppen zoals dat via iCloud gaat, maar het is wel mogelijk om je foto's en video's veilig te stellen. Ook dit kan zowel draadloos als bedraad.

Met een kabeltje werkt dit als volgt. Je sluit allereerst je iPhone aan op je computer. Gebruik je een Windows-pc, dan zie je het apparaat verschijnen in de Windows Verkenner onder het kopje Computers. Klik je daarop, dan zie je de map Internal Storage met daarin de mappen die je foto's en video's bevatten. Sluit je je iPhone aan op je Mac, dan wordt (bij een standaardconfiguratie) automatisch de Fotolader gestart. Je kunt dan alle foto's en video's laten importeren, of alleen de foto's en video's van je keuze.

©PXimport

Tip 02 Wanneer je de iPhone aansluit op je pc, kun je de foto's er eenvoudig vanaf halen.

Tip 03: Dropbox

Wil je wel gebruikmaken van de cloud voor een reservekopie, maar dit niet via Apple laten lopen (omdat je niet je hele bestaan in handen van Apple wil leggen)? Dan kun je ook Dropbox gebruiken. Het nadeel is wel dat je alleen foto's kunt uploaden naar de cloud, maar dat is wederom een restrictie die door Apple is opgelegd. Er zijn meer apps dan Dropbox die je in staat stellen om foto's te uploaden, maar het mooie van Dropbox is dat het een geautomatiseerd proces is. Dit is wel zo handig, want de kans dat je snel even je foto's uploadt voor je telefoon valt of gestolen wordt, is natuurlijk vrij klein.

Start de Dropbox-app en log in met je Dropbox-account (heb je die niet, dan kun je die maken in de app). Je krijgt dan direct de vraag of je automatisch foto's wil uploaden. Had je de app al geïnstalleerd, dan schakel je de functie in via Instellingen / Camera upload, waar je het schuifje op 'aan' zet. Alle foto's die je vanaf nu maakt (en alle foto's die al op je iPhone staan) worden vervolgens automatisch geüpload naar Dropbox.

©PXimport

Tip 03 Een reservekopie van alleen je foto's kun je ook maken via Dropbox.

Privacy

Veel back-upoplossingen die we in dit artikel bespreken, maken gebruik van de cloud. Het voordeel daarvan is dat je altijd de beschikking hebt over je gegevens, zolang je maar een internetverbinding hebt. Het nadeel is dat wanneer er om wat voor reden dan ook geen verbinding mogelijk is, je dus geen toegang tot je gegevens hebt.

En hoe zit het met je privacy, hoe veilig zijn je gegevens in zo'n cloud? Je mag ervan uitgaan dat je gegevens bij een cloud-dienst redelijk veilig zijn, simpelweg omdat zo'n dienst zich geen imagoschade kan veroorloven.

Android

Tip 04: Reservekopie via Google

Uiteraard bevatten ook Android-telefoons de mogelijkheid om een reservekopie te maken van de inhoud. Opmerkelijk genoeg is het, in tegenstelling tot in iOS, de meegeleverde back-upfunctie die redelijk beperkt is.

Standaard kun je in Android een back-up maken door te drukken op Instellingen / Accounts / Back-up opties. Daar druk je op Back-up maken en terugzetten. Bij Back-up van account kun je je Google-account opgeven, waarna je de optie Back-up mijn gegevens kunt aanvinken. De naam zegt het echter al, er wordt alleen een reservekopie gemaakt van je gegevens, zoals applicatiegegevens, wifi-wachtwoorden en instellingen. Foto's en video's worden bijvoorbeeld niet meegenomen in de reservekopie. Je kunt een reservekopie terugzetten door te drukken op Standaardgegevens herstellen. Tijdens de configuratie van een nieuwe Android-smartphone kun je met behulp van je Google-account een reservekopie terugzetten.

Overigens kan het zijn dat je, afhankelijk van het merk telefoon dat je koopt, nog extra back-upopties hebt, maar dat is nooit voor de gehele inhoud van de smartphone.

©PXimport

Tip 04 Via je Google-account kun je de belangrijkste instellingen op je telefoon veiligstellen.

Tip 05: Handmatige reservekopie

Net als bij de iPhone, kun je ook je Android aansluiten op je pc en zo foto's en video's naar je harde schijf kopiëren. Android is echter geen gesloten platform, wat inhoudt dat je op deze manier nog veel meer content van de smartphone kunt halen.

Wanneer je de Android-smartphone met de bijgeleverde kabel aansluit op je computer, verschijnt de naam van je toestel in de Windows Verkenner (we nemen Windows even als voorbeeld) onder het kopje Computer. Klik hierop en vervolgens op de submap (vaak genaamd Phone) waarna je de inhoud van je gehele smartphone ziet. Ideaal, want zo kun je niet alleen foto's en video's veiligstellen vanaf de smartphone, maar ook e-books, muziek, video's, downloads en wat je ook maar op je smartphone hebt staan. Zo zou het eigenlijk overal moeten werken.

Wat daarnaast fijn is aan Android, is dat je gegevens niet alleen van de smartphone af kunt kopiëren, maar er ook naartoe. Op een nieuwe smartphone plaats je de eerder gekopieerde content dus net zo gemakkelijk weer terug.

©PXimport

Tip 05 Door de Android-smartphone aan te sluiten op je computer, kun je alle inhoud eenvoudig downloaden.

Tip 06: Kies Air

Hoe handig het maken en terugzetten van een reservekopie ook is, je kunt niet precies kiezen wat je terug wil zetten. Gelukkig heeft Samsung daar een app voor, genaamd Kies Air. Kies installeert je gratis vanuit de Google Play Store.

Wanneer je de app start, krijg je een url te zien die je moet invoeren in de browser van een computer die verbonden is met hetzelfde wifi-netwerk. Zodra je dit doet, kom je op een pagina terecht waarin je de inhoud van je telefoon per categorie kunt bekijken, downloaden en uploaden. Met Kies Air kun je zo precies downloaden wat je veilig wil stellen, waarna je het op een eventuele nieuwe telefoon weer kunt herstellen.

©PXimport

Tip 06 Met Kies Air beheer je je smartphone en bepaal je eenvoudig wat je wil opslaan als reservekopie.

Windows Phone

Tip 07: Reservekopie maken

Windows Phone is in principe net zo'n gesloten systeem als iOS, en heeft ook als voordeel dat er een partij achter zit met een eigen clouddienst, in dit geval Microsoft SkyDrive. Bij het configureren van je telefoon, heb je een Microsoft-account moeten invoeren. Dit account wordt automatisch gebruikt voor het maken van reservekopieën. De reservekopie die je kunt maken is zeer compleet, maar je bepaalt zelf hoe compleet.

Wanneer je in Windows Phone navigeert naar Instellingen / Back-up / Applijst & Instellingen, dan kun je de basisreservekopie in- of uitschakelen. Dit houdt in dat er een reservekopie wordt gemaakt van de lijst met apps die op je smartphone zijn geïnstalleerd, van je oproepgeschiedenis, je themakleur, je ingestelde accounts enzovoort. Interessant is overigens dat Windows Phone alleen een reservekopie maakt wanneer je verbonden bent met wifi, tenzij dat langer dan een week niet gebeurt. Dan wordt er een mobiele verbinding gekozen. Reservekopieën van je sms-berichten schakel je in via Instellingen / Back-up / Applijst & Sms-berichten.

©PXimport

Tip 07 Met Windows Mobile kun je eenvoudig een reservekopie van gegevens maken.

Tip 08: Reservekopie van foto's

Ook in Windows Phone kun je aangeven dat foto's en video's opgeslagen moeten worden op je SkyDrive. Microsoft heeft dit echter in een apart menu gestopt, omdat je maar 7 GB aan opslagcapaciteit krijgt. Dat lijkt veel, maar na een paar weken foto's en video's uploaden, is die ruimte wel vol.

Wil je de back-up voor foto's en video's inschakelen, navigeer dan naar Instellingen / Back-up / Foto's. Je kunt hier ook aangeven in welke kwaliteit je de foto's en video's in de reservekopie wil hebben. Dat betekent niet dat de kwaliteit omlaag geschaald wordt, maar wanneer je bijvoorbeeld kiest voor Bestekwaliteit, worden alleen foto's geüpload van 10 megapixel of meer.

©PXimport

Tip 08 Ook foto's kun je automatisch uploaden als reservekopie, maar denk daarbij wel aan je SkyDrive-opslagcapaciteit.

Tip 09: Handmatige reservekopie

Net als in iOS en Android, is het ook in Windows Phone mogelijk om content, alleen foto's en video's, te downloaden naar je computer. Opmerkelijk genoeg gaat dat niet via de Verkenner (dit lag wel in de lijn der verwachting met een Microsoft-product), maar via de Windows Phone-app. Met deze app kun je nu de inhoud van je Windows Phone naar je computer synchroniseren, en andersom. De app is er overigens ook voor OS X.

©PXimport

Tip 09 De Windows Phone-app laat je je inhoud veilig downloaden naar je pc, en uiteraard ook weer uploaden.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).